電子郵件書寫禮儀

關(guān)于電子郵件書寫禮儀第1頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月contents郵件標(biāo)題稱呼語與問候語正文附件結(jié)尾簽名回復(fù)技巧發(fā)送、抄送、密送第2頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題，這顯得最為失禮標(biāo)題要簡潔，在郵件的接收方能顯示的完整標(biāo)題為宜標(biāo)題要反映郵件的重要性一封郵件一個主題，不可大雜燴，方便日后查找，整理?；貜?fù)郵件時要更改標(biāo)題，適當(dāng)去除郵件中的“FW”及RE,避免出現(xiàn)一連串的RE,RE。標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯誤字第3頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月郵件標(biāo)題比如“關(guān)于發(fā)布會方案”，這個標(biāo)題就缺少很多信息，誰的發(fā)布會？什么時間的？方案是誰做的？如果寫成這樣：《速途網(wǎng)絡(luò)上海辦8月媒體策劃》，會清楚很多?；貜?fù)郵件時要更改標(biāo)題，適當(dāng)去除郵件中的“FW”及RE,避免出現(xiàn)一連串的RE,RE。第4頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月稱呼語與問候語Email開頭和結(jié)尾最好要有問候語。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、Dealall如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“XX經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。第5頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月正文Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情以及截止時間。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，容易給人留下隨意夠嚴謹?shù)挠∠?，影響專業(yè)度。郵件正文合理使用列表，清晰明確。遇到復(fù)雜的內(nèi)容，最好列幾個段落進行清晰明確的說明，每個段落要簡潔。第6頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月郵件標(biāo)題郵件正文合理使用列表，清晰明確。遇到復(fù)雜的內(nèi)容，最好列幾個段落進行清晰明確的說明，每個段落要簡潔。第7頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月附件如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影使用；如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。第8頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月附件正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。第9頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。不要只用一個簽名檔,不同場合使用不同的簽名檔；每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個途徑。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過多，只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。第10頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月結(jié)尾簽名電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個途徑。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過多，只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般

應(yīng)選擇比正文字體小一些。

第11頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月回復(fù)技巧及時回復(fù)Email.收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因為這是對他人的尊重；理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時；如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，等等”；記住：及時作出回應(yīng)，哪怕只是確認一下收到。第12頁，課件共14頁，創(chuàng)作于2023年2月發(fā)送、抄送、密送收件人是要處理這封郵件所涉及問題的，必須對郵件予以回復(fù)；而被抄送人則只是需要知道此事，并不一定要對郵件進行回復(fù)，當(dāng)然如果被抄送人有建議，可以回復(fù)郵件；而密送是收件人并不知道你發(fā)給了密送的人，這個一般只用在非常規(guī)場合。收件人及被抄送人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低。轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，如果有敏感或者機密信息要小心謹慎，需要特別注意的是，經(jīng)過多人多次回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)的郵件里包含的最