物業(yè)公司資料文件管理制度

資料文件管理制度第一節(jié)總則一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司資料文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、公司資料文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告狀況、溝通信息的重要工具。因此，必需認真做好資料文件的管理工作，有效地為公司進展服務。三、公司全體職工或員工都應發(fā)揚深化調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高資料文件質(zhì)量和處理效率。四、資料文件處理必需做到準確、及時、平安，嚴格依照規(guī)定的時限和要求履行。公司資料文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)資料文件分類一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，實行重大的強制性行政措施，用“規(guī)定”。二、確定、決議。對重要事項或重大行動做出支配，用“確定”。經(jīng)會議爭論??通過并要求貫徹的事項，用“決議”。三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關資料文件，批轉(zhuǎn)下級資料文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。四、通報。表彰先進，批判錯誤，傳達重要信息，用“通報”。五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映狀況、提出建議，用“報告”。六、批復。答復請示事項用“批復”。七、函。商洽工作、詢問問題、向關于主管部門請求批準等，用“函”。第三節(jié)資料文件格式一、資料文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組建。二、資料文件標題應準確簡要概括資料文件的主要內(nèi)容。三、發(fā)文字號包括代號、年號、挨次號。四、公司發(fā)文代號分為四種：①“xxx發(fā)”、②“xxx人發(fā)”、③“xxx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)資料文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的整體意志。發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日?！皒xx發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“xxx人發(fā)”、“xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文，資料文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。）五、資料文件必需蓋章或簽字。六、密級分為“絕密”、“隱秘”、“隱秘”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、資料文件內(nèi)容要求事實清晰、觀點鮮亮、條理清晰、文字精煉、用語準確。九、發(fā)文單位必需注明全稱。十、多頁資料文件應標明頁碼。十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。十二、資料文件紙一般使用A4型。第四節(jié)收文一、收文一律使用《收文簿》。二、外單位來文均由行政部指派專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，依據(jù)資料文件屬性及時分送相關部門。第五節(jié)辦文一、辦文包括資料文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一支配，包括資料文件的分送、傳遞和催辦。三、協(xié)辦部門必需樂觀協(xié)作主辦部門履行資料文件處理。四、資料文件的催辦由總經(jīng)辦負責，防止漏辦或延誤。五、嚴格依照時限要求履行。六、資料文件傳遞必需保證平安，完善簽收手續(xù)，防止資料文件遺失。七、資料文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指派專人保管、立卷歸檔。第六節(jié)發(fā)文一、發(fā)文一律使用《xxx公司發(fā)文稿紙》。二、發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第七節(jié)其他一、時限要求：1、特急：限４個工作時內(nèi)履行。2、急：限８個工作時內(nèi)履行。3、平：限１６個工作時內(nèi)履行。二、資料文件的保密要求：1、絕密資料文件：閱后應馬上退回發(fā)文部門