會展管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)應用方案設計

山東省電視家庭購物節(jié)展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)應用方案【摘要】展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)能給全部參加展會人最優(yōu)參展體驗，展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)包含展會展前準備、現(xiàn)場服務、展后善后服務全程服務，衡量一個組織能否辦好展會標準不但在展覽收益上，更在于現(xiàn)場管理上，展會現(xiàn)場服務表現(xiàn)得最為直接，展會合理而科學現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)不但提升了展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)水平和展會形象，更能取得寶貴展會信息資源并挖掘利用?！娟P鍵詞】展會；現(xiàn)場；展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)一、展會現(xiàn)場準備展會籌備之中，主辦方要圍繞整個展會開展很多細節(jié)工作，往往細節(jié)工作直接關系到展會效果，更關系到展會品牌是否能延續(xù)下去，而這些細節(jié)若能做好才能真正能得到事半功倍結果。（一）組委會1、參展商驗證與登記注冊展商則能夠直接拿到自己相關證卡（可制作個性化或通用證卡，在展會舉行前寄送或在現(xiàn)場直接領?。⒄箷Y料、會刊（雜志和電子會刊）、參展指南、餐券、參展商調查表等。2、專業(yè)觀眾登記觀眾信息搜集（采集觀眾姓名、單位、職務、地址、電話等基本信息，并對數據進行錄入）、相關證卡（依照觀眾提交表格和名片等信息，為現(xiàn)場參展觀眾打印和發(fā)放入場證件）3、門禁管理門禁識別系統(tǒng)，是一個高度智能化、既能夠實時控制又能夠脫機使用網絡進出口監(jiān)控和警報管理安全系統(tǒng)。能夠有效幫助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場統(tǒng)計、管理、控制和宣傳工作，方便統(tǒng)計流量等信息、統(tǒng)計分析。（二）咨詢臺（服務柜臺和留言中心）設置現(xiàn)場觸摸屏參觀導覽系統(tǒng)幫助參加展會人員自助了解展會相關情況與相關服務，提升展會參加者滿意度。安排若干個熟知展會各項內容禮儀人員回答展會期間參展商和觀眾碰到問題，比如：衛(wèi)生間詳細位置等等。登記參展商和觀眾提出問題并對應處理。在展會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要，在這個中心能夠提供基本資料，服務柜臺要有足夠空間放置留言板等。設置電話，展會期間確保咨詢展會任何信息都能夠通暢。提供留言條，準備足夠筆、電話本、當地服務餐廳指南、地圖、觀光和購物指南。（三）現(xiàn)場管理小組參展商在報到時能夠在展會上向主辦單位申請其它服務，如住宿、飲食、租用設備、停車等，辦理相關手續(xù)及繳費。（四）突發(fā)事件應對方案1、緊急醫(yī)療在任何情況下都隨時可能發(fā)生，參加展會與會者會因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、處于不熟悉環(huán)境，會輕易產生種種不適輕易發(fā)生一些心臟疾病，中風和其余危害生命病。需要得到展會工作人員更多照料。會展組織者應該經過當地關于部門或機構幫助成立一個緊急醫(yī)療救護系統(tǒng)，在展會現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，并與當地醫(yī)院聯(lián)絡，一旦有緊急病人立刻安排救護并送到醫(yī)院搶救。2、每一個與會者都應該知道碰到火災應對方法，會展組織者有責任通知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面資料。所以主辦單位要印制防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者參考。在展會現(xiàn)場重點檢驗安全設施配置完好情況。3、每一個參加者在展會現(xiàn)場碰到偷竊時間都會給他們留下一個很不好印象，與會者會對展會品牌產生質疑。所以應該在展會期間加強警衛(wèi)同時也以書面資料形式通知相關防盜事宜。二、展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)表現(xiàn)（一）組織管理信息化充分利用互聯(lián)網、文檔、圖片資料數字化處理等各種信息技術，提升展會組織效率。降低組織管理中無章可循。（二）經營服務信息化作為當代服務業(yè)，會展競爭說到底是服務水平競爭，而只有實現(xiàn)了信息化管理服務，才是高水平服務。（三）戰(zhàn)略研究信息化國際上一些著名品牌與展覽場所，都非常重視來自會展信息化程度與績效。應用先進技術隊信息采集、整理，用信息化伎倆加以分析，做出科學服務用于評定，是會展經營機構生存與發(fā)展關鍵競爭力。三、展會后續(xù)服務（一）數據分析統(tǒng)計提供數據分析匯報，包含門禁流量觀眾情況、觀眾調查表、財務項目標統(tǒng)計分析。當展會結束后，參展單位能夠經過服務中心索取展位時段客流情況，這種先進服務會成為參展單位與客戶之間溝通最好橋梁。（二）方案對策依照展會實際情況統(tǒng)計展會期間碰到參展商和觀眾提出實際問題并提出合理處理方案和對策為展會品牌創(chuàng)造價值，樹立展會口碑，方便延續(xù)下屆展會。（三）會展評定和展后總結總結工作是管理工作主要組成部分，總結功效是統(tǒng)計整理工作資料，研究分析已作工作，為未來工作提供數據、資料、經驗和提議。四、展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)組成（一）展會現(xiàn)場管理信息系統(tǒng)1、會展電子平臺建設系統(tǒng)；2、會展網上系統(tǒng)；3、專業(yè)觀眾管理與交流系統(tǒng)；4會展客戶管理系統(tǒng)；5、會展評定分析系統(tǒng)；6、會展場館現(xiàn)場視頻直播系統(tǒng)；7、會展秘書在線服務系統(tǒng)；8、節(jié)事贊助管理系統(tǒng)；9、會展服務商管理系統(tǒng)。（二）展覽場館信息化管理展覽場館服務水平是考評一個展覽場館能否達成國際標準主要指標。面對異地參觀，場館當代化服務能夠使參展觀眾在交流與信息分享方面省去更多時間與精力，而考查一個場館信息化服務程度，已成為組展商選擇場館主要指數。（三）組展機構信息化經過強大展會信息系統(tǒng)分析與統(tǒng)計，組展機構很輕易就能夠了解到目標市場現(xiàn)實狀況，而且能夠經過對客戶數據和展位預定情況防止展覽會失敗和定錯展位，能夠提升對參展商以及觀眾需求和服務質量，使展會營銷與收益得到科學保障。（四）參展商系統(tǒng)信息化任何一個參展商都渴望在展會期間能有效掌握自己展臺和觀眾流量情況，同時也能了解產品受眾情況，展會在做好全方位當代化自擬吸附物系統(tǒng)后，參展商就能夠對自己參展情況效果了如指掌。五、會展信息化管理作用會展信息化管理作用，主要表現(xiàn)在優(yōu)化企業(yè)各類資源、提升客戶關系管理能力、提升會展服務質量和效率、拓展會展業(yè)務領域等四個方面。(一)優(yōu)化企業(yè)各類資源資源與資產最大區(qū)分在于，資源價值具備潛在性，能夠經過高水平管理最大程度地發(fā)揮它價值，這就是資源優(yōu)化。計算機和互聯(lián)網技術使用，為企業(yè)管理者提供了一個企業(yè)資源規(guī)劃和整理平臺，提升了決議效率和水平。任何企業(yè)資源都可分為有形資源和無形資源兩種，會展行業(yè)一樣如此。在貿易展覽會行業(yè)，最主要有形資源是展覽場館和資金，最主要無形資源是客戶信息和智力資源。信息化管理正對這些資源優(yōu)化發(fā)揮越來越大作用。(二)提升客戶關系管理能力實際上，會展行業(yè)尤其是展覽會對于客戶熏視遠不止把他們看成一個資源那么簡單。因為客戶認可和參加程度直接決定展覽成敗，所以客戶關系管理成為展會管理頭等大事。(三)提升會展服務質量和效率毫無疑問，會展行業(yè)各個經濟要素如組委會、參展商、展館等，一直在利用各種信息化伎倆提升工作效率，提升整個行業(yè)運作水平。(四)拓展會展業(yè)務領域會展業(yè)務領域拓展經典是網上會展。伴隨電子商務日益成為一個主要經濟運行形式，電信運行商提供了種類繁多、日益便利上網伎倆。假如說過去品牌會展主要經過建立網站以宣傳本身，那么今天網上會展已經具備了一些傳統(tǒng)會展所不具備功效和伎倆，不再僅僅是傳統(tǒng)會展宣傳伎倆，而是漸漸成為一個相對獨立新會展形式?，F(xiàn)在，一些大型會展紛紛開設電子版，有干脆就全部搬到網上。網頁設計也跨七了一個新臺階，不但設計精美、更新及時，而且普遍增加了許多實用性功效．如網上簽約、下單、鏈接貿易搭檔等。與傳統(tǒng)會展相比，網絡會展具備參會者不受地域限制、交易成本低、組織工作簡單等優(yōu)點，日益受到會展主辦方青睞。網上會展以其低投入、高效益特點必將成為傳統(tǒng)會展有效補充和延伸。六、會展信息管理主要內容(1)會展準備在會展開幕之前，主辦方要圍繞會展參加者處理很多細節(jié)工作，在短時間內集中處理這些瑣碎事項絕非易事，但很主要，細節(jié)工作直接關系到會展效果，關系到會展參加者對主辦方印象。會展現(xiàn)場信息服務系統(tǒng)能夠幫助主辦方從繁雜事務中解脫出來，達成事半功倍效果。會展準備工作內容：網頁開發(fā)制作和信息發(fā)參展商信息搜集和整理會展準備工作內容展前觀眾邀請信息預登記胸卡設計和制作原有觀眾信息導入會展準備工作內容調查問卷設計和印刷觸摸屏系統(tǒng)設計和制作①網頁開發(fā)制作和信息公布展覽主辦商利用服務商技術力量，開發(fā)會展宣傳網站。實現(xiàn)會展新聞、觀眾預登記、參展商在線申請、問卷調查、研討會信息公布等功效。主辦商能夠經過該網頁公布會展相關信息、在線招展(邀請參展商)和招商(邀請參觀者)。參展商能夠經過該主頁了解會展信息，包含上屆會展情況和匯報、本屆會展日程和活動安排、展館地理情況、酒店預訂、運輸和搭建等。同時，在參展后，即可將關于資料和信息在該主頁公布、修改和維護，經過工作平臺管理預約觀眾信息等。觀眾和公眾能夠經過訪問該主頁，查看主辦商和參展商公布關于信息，了解展覽動態(tài)，預約參觀等。②參展商信息搜集和整理。全方面參展商企業(yè)和產品信息是最有價值行業(yè)數據資源中心。參展商信息有三個起源：參展商參展調查表、參展商發(fā)放產品資料、參展商企業(yè)網站以及相關行業(yè)媒體介紹和評價。經過這種方式比起傳統(tǒng)會刊資料，需要深入完善，我們需要搜集和管理整個參展商參展展品型號、報價和銷售渠道、行業(yè)背景、獲獎情況等多方面資料。按照行業(yè)特點把參展商和展品進行分類，能使參展商信息愈加輕易利用。’③展前觀眾邀請服務商能夠依照主辦商要求對有興趣客戶和預登記觀眾郵寄邀請函和胸卡。④信息預登記主辦商能夠利用服務商技術優(yōu)勢和專業(yè)隊伍，完成參展商和觀眾展會前信息采集錄入工作，徹底從這些細節(jié)中解脫出來。⑤胸卡設計和制作服務商能夠依照主辦商要求，設計制作兼容非接觸式智能卡、接觸式智能卡、PVC條碼卡、紙質條碼卡等各種形式卡證，同時，為展覽主辦商提供參展商和觀眾胸卡設計和印刷服務。⑥原有觀眾信息導入服務商能夠提供對主辦商原有觀眾數據科學化、合理化整理，使之更符合展覽會需求，并將其導入到現(xiàn)有數據庫中?；蚪⒒诨ヂ?lián)網快捷、穩(wěn)定查詢。⑦調查問卷設計和印刷依照展覽會實際情況，服務商結合本身經驗和問題庫，提供調查問題咨詢，會同主辦商設計最合理有效調查問題，并負責排版制作。⑧觸摸屏系統(tǒng)設計和制作結合展覽會格調和不一樣需求，設計獨特美觀觸摸屏系統(tǒng)，提升展覽會檔次，滿足使用者了解、查詢等需求。(2)現(xiàn)場服務①參展商服務。展商服務管理由展商登記、展商證卡制作、資料管理、欠費管理、展商申請服務管理、展商調查表、展臺管理、展商調查表統(tǒng)計分析組成。②觀眾服務。觀眾服務包含：觀眾登記、觀眾信息搜集、制作證卡、門禁管理、電子會刊、事件管理、調查表分析和觀眾抽樣調查分析組成。(二)展后信息管理依照不一樣權限，按照主辦商各類查詢條件要求，在會后提供完整賣家信息資料庫和買家信息資料庫。參展商用戶能夠按照姓名、單位、職位、行業(yè)、學歷等不一樣條件組合對到會觀眾進行查詢；同時，基于查詢結果，能夠查看詳細信息、查看名片原件圖像、下載觀眾信息等，同時，提供發(fā)送郵件和群發(fā)郵件等觀眾聯(lián)絡功效。在展覽結束之后，為主辦方錄人和完善現(xiàn)場取得數據信息，并幫助主辦方利用相關數據，相關服務以下：1．數據處理對展覽會現(xiàn)場搜集觀眾信息和觀眾行為數據進行深入規(guī)范化處理。一是依攝影應行業(yè)特點，對各種不一樣部門和職位進行歸類處理，確定觀眾部門屬性(管理、銷售、技術、服務等)、決議層面、職位屬性(高級職員、中級職員、通常職員)歸類部門和職位；二是經過郵政編碼、電話區(qū)號和全世界城市數據庫相互校驗，確定觀眾所在城市、省份和大區(qū)信息規(guī)范地域；三是對殘缺不全、顯著無用信息進行刪除，提升信息有效性進行觀眾信息整理；四是對基本信息(姓名、單位、部門、職位、手機、郵件等)相同觀眾進行識別，合并相同信息。2．會展統(tǒng)計分析匯報為主辦商和參展商提供基于數據多個分析匯報。提供展覽會各會場和研討會觀眾抵達人數、在館人數、抵達人數等，這些能夠幫助主辦商分析現(xiàn)場展覽效果，輔助未來展覽策略。比如：分析不一樣主題會場抵達人數情況能夠調整主題設置；研討會主辦者能夠分析和比較不一樣研討會場在館人數，了解演講受歡迎程度和達成效果等。會展統(tǒng)計分析匯報包含百分比類分析匯報、調查類匯報等。百分比類分析匯報，是指依照規(guī)范化數據，以餅圖或棒圖形式提供基于觀眾職位、部門、觀眾起源區(qū)域等分析匯報；調查類匯報，則是經過對觀眾填寫調查表進行統(tǒng)計和分析，對組委會關心每個調查問題(觀眾感興趣產品類別、會前各宣傳媒體效果、觀眾行業(yè)細分等)提供備選答案餅圖、棒圖或圖表匯報，以及對每個調查問題相關性分析，如職位和某個問題看法相關性分析。另外，提供對調查問卷逐一查看功效。3．展后回訪提供專業(yè)觀眾回訪服務，方式包含郵寄、E-mail、傳真等，內容包含會后滿意度調查、下屆參觀意向等，經過展后回訪，能夠分別管理觀眾各種聯(lián)絡方式有效性，深入提升信息質量。參展商和觀眾展后對會展網站訪問：觀眾展后訪問此次展覽會站點時，能夠查看新公布展覽會資料、查詢曾經訪問過參展商、查看參展商最新信息、下載參展商參展資料，并可經過留言簿或電子郵件聯(lián)絡參展商或主辦商。七、會展信息化管理有效路徑(1)信息管理標準化信息管理標準化是指提升信息管理水平，建立計算機管理信息系統(tǒng)前提條件，主要包含原始數據搜集制度化，信息載體規(guī)范化、信息加工程序化和信息傳遞工藝化等方面。(2)信息管理高效化信息管理高效化是指信息管理各個步驟做到及時、準確、適用和經濟四個方面；高效率信息管理既是信息管理工作目標，也是貫通于信息管理全過程工作標準。(3)信息管理當代化進行當代化信息管理，需要做到人才建設和機構建設完善、技術全方面、硬件過硬，同時，要樹立當代化管理理念。(一)會展現(xiàn)場信息服務衡量會展企業(yè)能否辦好一個會展標準不但在展覽收益上，更在于會展招展服務水平上，而在會展現(xiàn)場表現(xiàn)得最為直接和明確，現(xiàn)場信息化管理不但提升了會展信息化水平和會展形象，愈加好地為會展參加者服務，更能取得寶貴會展信息資源并挖掘利用。1．會展現(xiàn)場信息管理系統(tǒng)結構這一部分主要由以下幾個系統(tǒng)組成，信息管理系統(tǒng)結構系統(tǒng)：數據庫管理系統(tǒng)觀眾登錄系統(tǒng)組展商接口系統(tǒng)門禁系統(tǒng)客戶終端系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)結構系統(tǒng)(1)數據庫管理系統(tǒng)數據庫管理系統(tǒng)包含中心服務器系統(tǒng)、觀眾信息處理和質量確保系統(tǒng)兩個部分，其中中心服務器系統(tǒng)是系統(tǒng)數據、應用程序管理中心，也是大量會展相關信息數據集中存放中心；觀眾信息處理和質量確保系統(tǒng)是對登錄大廳采集系統(tǒng)提交名片電子圖像做集中處理，并采取多重質量校驗方法確保信息質量。(2)觀眾登錄系統(tǒng)此系統(tǒng)包含觀眾信息采集系統(tǒng)和現(xiàn)場制卡系統(tǒng)。觀眾信息采集系統(tǒng)是對觀眾信息進行采集，實現(xiàn)從紙質到電子文檔轉換；現(xiàn)場制卡系統(tǒng)是為需要現(xiàn)場制卡觀眾和參展商提供高速條碼卡打印工具。(3)組展商接口系統(tǒng)現(xiàn)場信息處理完成后，系統(tǒng)需要對信息進行深入加工，才能滿足會展主辦商要求。這主要包含：觀眾信息處理／下載系統(tǒng)(觀眾歸一化管理、觀眾信息質量整理、所在城市自動生成、觀眾信息查詢處理、觀眾信息下載)；展覽會匯報生成系統(tǒng)(依照搜集到各種信息，進行分析統(tǒng)計，得到切實有用分析結果)；展后信息查詢系統(tǒng)(包含觀眾基本信息查詢、觀眾調查表查詢分析管理、觀眾行為信息查詢分析、觀眾數據對比校核、觀眾數據導出等)。(4)門禁系統(tǒng)門禁系統(tǒng)包含大會入口門禁系統(tǒng)和研討會門禁系統(tǒng)兩個部分。大會入口門禁系統(tǒng)是實現(xiàn)對觀眾進出館權限控制和對觀眾行為信息采集；研討會門禁系統(tǒng)是對進出研討會觀眾進行掃描，以實現(xiàn)會后對參會人員信息分析。(5)客戶終端系統(tǒng)伴隨科技水平發(fā)展，會展服務也隨之有了新內容，現(xiàn)在已經廣泛使用觸摸屏技術建設“人性化”客戶終端。從技術層面來說，觸摸屏系統(tǒng)由兩部分組成：①觸摸屏信息生成系統(tǒng)：依照參展商展臺、名稱、類別等信息生成展臺觸摸屏系統(tǒng)；②觸摸屏演示系統(tǒng)：依照觸摸屏生成系統(tǒng)生成數據顯示對應會展信息。2．會展現(xiàn)場信息服務每個會展現(xiàn)場信息化管理都有它個性，但通常會展現(xiàn)場信息服務都包含會展準備、現(xiàn)場服務、展后服務。結論展會現(xiàn)場信息化經營和管理會愈加普遍，主辦方不會再為了招商招展而東奔西走，參展商和觀眾也能夠愈加準確了解到展覽信息，愈加好接收展會全方服務，在未來會展業(yè)，信息和技術方面一定會有一個嶄新面貌。對于展覽會組織者來說，從客戶服務角度看，展覽會提供常規(guī)內容已不能滿足需求，需要應用信息技術提升效率。比如傳統(tǒng)手工登記觀眾方法經常造成擁擠，延遲觀眾入場參觀，影響展會效果，引發(fā)觀眾和參展商不滿。利用信息技術，快速制作和發(fā)放個性化胸卡，設置現(xiàn)場上網、觸摸屏等現(xiàn)場導覽系統(tǒng)，極大地方便了觀眾?？焖偌皶r信息搜集與處理，呵為參展商提供符合其需求分析匯報、觀眾數據等信息反饋服務。展覽組織者為了給參展商和觀眾提供全方面配套服務，經常會盡自己一切可能開發(fā)賓館預訂、交通、展品運輸和清關、展臺搭建、展具出租、服