2023年電商采購管理辦法

千里之行，始于足下讓知識帶有溫度。第第2頁/共2頁精品文檔推薦電商采購管理辦法中鐵十六集團公司集團公司

小型材料電商選購管理方法

第一章總則

第一條為了加強集團公司小型材料的選購管理，實現(xiàn)增值稅專用發(fā)票的集中索取和抵扣，解決工程項目小型材料選購中市場信息獵取不足、選購透亮?????度低、選購渠道窄等問題，進一步降低選購成本，集團公司打算在電商平臺實施小型材料選購。為有效開展此項工作，特制訂本方法。

其次條電商選購的定義

電商選購是指將小型材料的需求信息投放到電商平臺的大客戶專用信息門戶上，由潛在供給商按照選購人的要求，在線舉行報價、并提交相應的商務和技術條件等，選購人按照供給商提交的信息合理挑選供給商的選購模式。

第三條平臺建設

集團公司首先挑選阿里巴巴作為小型材料電商選購的電商平臺，在阿里巴巴平臺開拓選購專區(qū)，建立包含在線發(fā)布物資需求信息、在線生成訂單、在線支付等功能的電子商務系統(tǒng)，供各單位使用。

第四條電商選購的物資種類

在電商平臺實施選購的物資是指單品種總價在30萬元以下，不相宜于藏匿招標的小型材料。主要包括五金電料、緊固件、焊接材料、小型機具、周轉材料(十萬以內)、消防器材、管通閥門、橡塑制品、辦公用品、平安防護用品等適

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宜于在電商平臺選購的物資。禁止將單品種總價在30萬元以上且相宜于藏匿招標的物資肢解后在電商平臺選購。

其次章職責分工

第五條集團公司設備運輸物資部負責集團公司小型材料電商選購的管理工作。主要職責包括：

1．負責制定和完美電商選購管理制度和方法；

2．負責設計和完美電商平臺選購業(yè)務流程，與阿里巴巴共同建立網絡競價規(guī)章，維護網絡競價交易秩序；

3，負責建立優(yōu)勢資源渠道，發(fā)布合格電商企業(yè)名錄。

4．指導、監(jiān)督和檢查各子公司開展網絡競價選購工作。

第六條集團公司物資貿易公司（以下簡稱物貿公司）主要職責包括：

1．負責對接阿里巴巴選購運營部門，協(xié)調解決系統(tǒng)存在的問題，維護平臺各項功能正常使用；

2.準時與工程公司交換發(fā)票，確保發(fā)票符合要求；

3.通過擔保賬戶，統(tǒng)一辦理與成交供給商的料款結算。

4.定期與各公司舉行對賬和結算，向公司開具符合要求的增值稅發(fā)票。

5．協(xié)作集團公司做好物資人員網購培訓工作；

6．建立選購臺賬，定期與選購單位核對簽認，并統(tǒng)計分析、上報相關資料與數據。

第七條子公司物資管理部門主要職責包括：

1．制定完美公司電商選購實施細則，并催促落實。

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2．負責收集和審核物資申請方案，發(fā)布物資需求信息；

3．負責甄選報價，選定供給商，聯(lián)系發(fā)貨，按照項目部反饋的信息，在平臺確認收貨或者退貨；

4．負責協(xié)調解決收貨驗收過程中存在的問題；

5．負責收集項目部發(fā)票，統(tǒng)一辦理與物貿公司的料款與服務費結算并交換票據。

第八條項目部物資管理部門主要職責包括：

1.制訂并向公司選購部門提交小型材料選購方案；

2.聯(lián)絡供給商，到貨驗收與簽認,索取發(fā)票；

3.對貨物符合性和服務質量向公司選購部門反饋信息。

第三章業(yè)務流程

第九條設置賬號

1．賬號功能及權限：集團公司設備運輸物資部制定并給予相應賬號信息發(fā)布、成交確認、選購監(jiān)管等操作權限。

2．集團公司賬號：由集團公司設備運輸物資部在阿里巴巴平臺注冊，具備對各子公司網上競價、成交、到貨、支付等信息的監(jiān)督功能。

3．子公司/項目指揮部賬號：子公司向集團公司設備運輸物資部報備賬號管理人信息。由集團公司集團公司賬號開設分公司子賬號，該賬號具備發(fā)布需求信息、顯示和成交確認等功能。

第十條需求發(fā)布

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1．網絡競價與物流組織正常約需10天的供給周期，項目部須提前上報物資申請方案。

2．子公司物資部門審核物資申請方案無誤后，將需求信息在網絡選購專區(qū)發(fā)布。經公司同意后，項目部也可自行發(fā)布需求信息。注重發(fā)票信息的購貨方為：中鐵十六局集團物資貿易有限公司。

3．項目部對物資申請方案的有效性、規(guī)范性及精確?????性負責，子公司負責監(jiān)督和指導。

第十一條信息推介

阿里巴巴利用技術手段將物資選購信息，多渠道主動向潛在供給商推送，使更多供給商獵取需求信息并參加報價。

第十二條競價方式

在競價期間網絡平臺向全部供給商顯示當前最低報價，各供給商可多次報價。

第十三條競價有效期

競價有效期影響網上報價的供給商數量。各子公司或項目部按照實際需用時光確定合理的競價有效期，但至少應保持3天的時光。

第十四條成交下單

競價結束后，子公司物資部門篩選出供給商的有效報價，按最低價成交的原則挑選供給商，并下達供貨訂單。此環(huán)節(jié)操作受各級物資部門和物貿公司的監(jiān)督，如不挑選最低價成交，須報上級業(yè)務部門審批。

第十五條托付物貿公司向支付寶擔保賬戶轉款

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線上成交下單后，子公司物資部門向物貿公司出具書面

托付付款通知書（掃描件）。托付付款通知書作為物貿公司代付料款的依據。物貿公司據此向支付寶擔保賬戶準時轉款。

第十六條供給商發(fā)貨

成交物資由供給商負責配送到訂單上載明的交貨地點，并隨貨提供發(fā)票和相關質量證實資料。

第十七條現(xiàn)場收貨驗收

項目部物資部門收貨驗收并簽認后，由物流商負責將收貨單據交供給商。

第十八條收貨反饋和確認

收貨驗收后，項目部24小時內向公司物資部門反饋實際收貨數量和金額等狀況。公司物資部門據此在24小時（工作日）之內向物貿公司出具收貨確認函。收貨確認函需明確日期、供給商名稱、成交訂單號及付款金額等。

第十九條支付料款

物貿公司按照收貨確認函，通過網上操作將支付寶擔保賬戶款項支付給供給商。

其次十條異樣狀況處理

1．到貨物資數量質量存在問題，項目部應準時向供給商和公司物資部門提交驗收記錄，公司物資部門聯(lián)系供給商協(xié)調解決相關事宜，物貿公司負責催促阿里巴巴幫助解決。

2．發(fā)生退款，子公司物資部門與供給商交流全都后，

準時向物貿公司出具退款申請，物貿公司負責辦理退款。

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3．未按期到貨，為防止支付寶系統(tǒng)自動劃款，子公司物資部門應準時與供給商聯(lián)系，由供給商在支付寶系統(tǒng)辦理延遲付款。

4．子公司物資部門未準時出具收貨確認函，導致支付寶系統(tǒng)自動劃款的，視為收貨驗收無誤，付款無誤。

第四章結算管理

其次十一條每月20日前，物貿公司根據托付付款通知書金額匯總各子公司當月網購物資狀況及代付的資金，并與子公司物資部門對賬簽認。

其次十二條每月20日，物貿公司依據雙方簽認單和相關資料，向各子公司結算賬戶辦理托付收款。

其次十三條子公司應準時核對物貿公司托收的資料，如有異議，應于3個工作日內向集團公司設備運輸物資部和物資公司反饋，無異議或逾期未反饋，則按規(guī)定日期將托收款項劃轉至物貿公司。

其次十四條子公司應在結算賬戶中留足資金，以備托收。因賬戶余額不足形成的托收透支款，按一年期貸款利率方案透支利息，并納入當期現(xiàn)款上繳。

其次十五條通過電商選購的物資，物貿公司根據托付付款通知書的選購金額收取1%的服務費，并分離對子公司開具服務費發(fā)票。當月服務費與料款一并向子公司托收。

第五章配合隊伍用料管理

其次十六條子公司和項目部應將配合隊伍施工必須的

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小型材料統(tǒng)一支配電商選購，并加強監(jiān)管。

其次十七條項目部物資部門審核配合隊伍提交的網購物資申請方案。申請方案經項目部領導批準后，物資部門啟動上報或掛網流程。

其次十八條配合隊伍網購料款結算根據子公司網購結算流程辦理。項目部負責準時收回相關款項。

其次十九條網購形成的物資選購成本節(jié)余，由項目部與配合隊伍商議分配，以鼓舞和引導配合隊伍樂觀參加網購。

第六章附則

第三十條各子公司應設定專人開展此項工作，并保持人員相對穩(wěn)定，以確保網絡選購工作順當實施。

第三十一條各子公司應制定網絡選購專項嘉獎方法，按選購成本節(jié)余和增值稅發(fā)票抵扣的適當比例給有關人員嘉獎，以提高工作樂觀性和促進陽光選購。

第三十二條為樂觀推動網絡選購工作，集團公司將對此項工作舉行檢查和評選。

第三十三條本方法自2022年1月1日起執(zhí)行。

第三十四條本方法由集團公司設備運輸物資部負責解釋。

附件1：網絡競價選購業(yè)務流程圖

附件2：《網絡選購托付付款通知書》

附件3：《網絡選購確認支付單》

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附件1：

網絡競價選購業(yè)務流程圖

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附件2：

電商選購托付付款通知書

中鐵十六集團公司物資貿易有限公司：

我公司（）于年代日需選購物資如下：

請將上列提交貨款至支付寶第三方擔保平臺。到貨后我公司物資部門會準時出具收貨確認函。若因確認不準時導致支付寶系統(tǒng)自動劃款的，中鐵十六集團公司物資貿易有限公司可視為收貨驗收無誤，付款無誤。

公司（蓋章）：

簽字（物資部長）：

年代日

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附件3：

網絡選購確認支付單

中鐵十六集團公司物資貿易有限公司：