時(shí)間管理的思維與規(guī)劃

27五月2023時(shí)間管理的思維與規(guī)劃時(shí)間的涵義(一)一、在企業(yè)管理活動(dòng)與作業(yè)中

─講究工作合理化，縮短工作時(shí)間，提高工作效率以降低成本。二、在提高工作與生活品質(zhì)上

─力求達(dá)成縮短工作時(shí)間的目標(biāo)，讓員工擁有充分的休閑時(shí)間，享受更充實(shí)的休閑生活，進(jìn)而提升工作品質(zhì)。把時(shí)間依是否從事工作來區(qū)分：

1.「ON」的時(shí)間─就是從事工作的時(shí)間。講求如何節(jié)約時(shí)間(工時(shí)成本)，致力于提高工效，降低成本。2.「OFF」的時(shí)間─工作以外剩余的時(shí)間。把它當(dāng)作資源來活用，實(shí)現(xiàn)更豐富、快樂的生活。時(shí)間的涵義(二)時(shí)間的特性1.時(shí)間不會(huì)停留、不能回頭2.時(shí)間的累積就是生命3.時(shí)間是公平賦予每一個(gè)人4.時(shí)間是一種資源，卻無法積蓄儲(chǔ)存5.沒有彈性也無法取代有助于時(shí)間管理的思維與規(guī)劃實(shí)例一、我們無法控制時(shí)間的運(yùn)行，卻可以學(xué)習(xí)「活用時(shí)間」以「創(chuàng)造余?！埂６?、「活用時(shí)間」就是時(shí)間管理的種種具體方法?！赣嘣！咕褪怯嘞镜臅r(shí)間。三、您會(huì)想過「一星期可以有八天嗎？」「時(shí)間」就像「桌子上的文件」。在一天的桌上可能因?yàn)闀?huì)議、訪客、外出等行程而使公文堆積如山。每天總得整理整頓一下，使桌面變得寬敞?！笗r(shí)間」也和桌子一樣需要整理整頓?，F(xiàn)代人的勞動(dòng)時(shí)間一日不過八小時(shí)，一天24小時(shí)減去勞動(dòng)時(shí)間、睡覺、吃飯、洗澡和通勤時(shí)間大概還有三小時(shí)多的空余時(shí)間，每周約可以多出一天份的時(shí)間，則一星期不就可以有八天了嗎？有助于時(shí)間管理的思維與規(guī)劃實(shí)例四、嘗試「設(shè)想每一天的劇本」當(dāng)自己的導(dǎo)演─就像行銷世界里所謂的「生活設(shè)計(jì)」─前一夜睡前看一看記事本，為明天的預(yù)定行程做種種假定，設(shè)想處理方案。─工作時(shí)間中，盡力依據(jù)預(yù)定行程去實(shí)行，每當(dāng)順利實(shí)行完成后，可以享受擴(kuò)展無限的充實(shí)感。─在程序中難免會(huì)遇到挫折或意外的狀況，此時(shí)便須試探換個(gè)角度思考突破困境之道。─不管出什麼狀況，把自己放在主角的位置思考行動(dòng)計(jì)畫，便是活用時(shí)間的「大智慧」。有助于時(shí)間管理的思維與規(guī)劃實(shí)例五、活用時(shí)間「不只是為個(gè)人」─打一通電話原定三分鐘卻講了十幾分鐘。你自己耗費(fèi)時(shí)間，對(duì)方也無謂地被你剝奪了十幾分鐘。─發(fā)一件連絡(luò)文件給五百人閱讀，「不簡明扼要」而讓讀者多花三分鐘解讀。試算看看：3分鐘×500=1,500分(合25小時(shí))你！讓公司耗損25小時(shí)的時(shí)間成本。─一個(gè)人不小心做錯(cuò)一個(gè)產(chǎn)品或業(yè)務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致下游(下工程)跟隨的損耗。─時(shí)間價(jià)值非只關(guān)系一人，往往是以集團(tuán)價(jià)值和損失為基礎(chǔ)。切記！有助于時(shí)間管理的思維與規(guī)劃實(shí)例六、多學(xué)習(xí)活用時(shí)間，不要成為受時(shí)間控制的奴隸

─分析時(shí)間價(jià)值，以「工作」和「閑暇」的角度判別「值得」與「不值得」。─事有先后，必先理順再進(jìn)行，以免虛耗「重覆」或「等待」的時(shí)間。─要經(jīng)常思考「將既定的時(shí)間挪一挪」的創(chuàng)意，試試看！─對(duì)于后續(xù)要進(jìn)行的工作先做好準(zhǔn)備。有助于時(shí)間管理的思維與規(guī)劃實(shí)例七、時(shí)間管理是全體成員共同努力的目標(biāo)

─上班第一件事是排定今天的行程計(jì)畫。─公司主管最期盼的是各部門成員，能將一天預(yù)定的工作在結(jié)束時(shí)正好能夠完成。─任何方式的討論會(huì)或協(xié)調(diào)會(huì)都會(huì)牽動(dòng)個(gè)人原有的行程計(jì)畫。─不當(dāng)?shù)耐涎踊驘o效冗長的議題都會(huì)立即造成大量的時(shí)間資源浪費(fèi)，并對(duì)許多個(gè)人形成既定行程的干擾。─必須要全體成員共同遵守時(shí)間活用之規(guī)則，才能產(chǎn)生效果?！溉绾位钣脮r(shí)間」之啟發(fā)一、「勤快一點(diǎn)」，活用偶發(fā)的空檔時(shí)間─在一連串的預(yù)定行程中，偶爾發(fā)生提早結(jié)束某段行程的情況，即產(chǎn)生偶發(fā)之空檔時(shí)間。─如果你事先準(zhǔn)備好某些「臨時(shí)工作菜單」就可以善加利用這些空檔時(shí)間，達(dá)到活用時(shí)間的效用。─「臨時(shí)工作菜單」可以預(yù)定下列工作內(nèi)容：1.整理辦公室或辦公桌2.整理名片或資料3.在公司或工作埸所隨意走動(dòng)一下，四處看看。?????「如何活用時(shí)間」之啟發(fā)二、活用突發(fā)的一小時(shí)空檔

(一)外勤人員(在公司外的工作行程中)

─到街上走一走，做一小時(shí)的「citywatching」，看─與公司有關(guān)的販賣店─書店、唱片行、商廈、專柜、展示埸─觀察新開的店和倒閉的店─觀察路人，詳查流行趨勢(shì)

(二)內(nèi)勤人員

─開開辦公室到相關(guān)部門探訪一些相關(guān)的信息─站起來走動(dòng)一下，整理檔案等落實(shí)時(shí)間管理的具體作法一、事先規(guī)定期限

1.商品或材料采購必須決定─品名、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、交期、付款條件(付款期限)。2.指示工作時(shí)，上司應(yīng)該指示完成期限；如果上司疏忽交代，則應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)示與確認(rèn)完成期限。3.辦理專案活動(dòng)時(shí)，因?yàn)闋可嬖S多相關(guān)日程，更應(yīng)該事先協(xié)調(diào)各分項(xiàng)業(yè)務(wù)的先后順序與完成期限。4.產(chǎn)品生產(chǎn)組裝之標(biāo)準(zhǔn)工序與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工時(shí)、投入與產(chǎn)出之生產(chǎn)計(jì)劃更需要具體規(guī)定時(shí)限。落實(shí)時(shí)間管理的具體作法二、確實(shí)做好時(shí)效控制并采取適當(dāng)?shù)某C正措施(P-D-C-A)

1.新產(chǎn)品開發(fā)的日程計(jì)劃與定期檢討，特別注意各階段工作的進(jìn)度是否有落后而待補(bǔ)救的任務(wù)。2.確實(shí)跟催新規(guī)材料之開發(fā)與檢討進(jìn)度。3.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)的生產(chǎn)進(jìn)度控制與調(diào)整。落實(shí)時(shí)間管理的具體作法三、文書作業(yè)和文書處理的時(shí)間管理要項(xiàng)

1.文書作業(yè)和文書處理的原則─盡可能簡明扼要─以簡明易讀的條列式書寫─盡可能以一件一張為原則

2.文書處理機(jī)是節(jié)省時(shí)間的必備工具

─各種型式的電腦、PDA─電子郵件、傳真機(jī)─復(fù)印機(jī)、掃描器─機(jī)器操作人力資源的培訓(xùn)養(yǎng)成落實(shí)時(shí)間管理的具體作法四、將最大的時(shí)間掠奪者─會(huì)議縮短與效率化

大多數(shù)公司之管理者，每周參加的內(nèi)部會(huì)議、部門會(huì)議、各種例會(huì)、不定時(shí)的研討會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等不勝枚舉。保守一點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)，平均每人每周約有2~3次會(huì)議。如果每次會(huì)議時(shí)間平均須2個(gè)小時(shí)，則每周每人開會(huì)耗費(fèi)5小時(shí)，佔(zhàn)用一周工作時(shí)間的八分之一，佔(zhàn)用率達(dá)到12.5%，這還沒有包含因?yàn)闀?huì)議主持討論之效率不高導(dǎo)致延宕時(shí)間或流會(huì)重開等情況所引起之損失。

故將會(huì)議列為「最大的時(shí)間掠奪者」，以下內(nèi)容詳加檢討。落實(shí)時(shí)間管理的具體作法五、學(xué)習(xí)「如何開會(huì)的技巧」─會(huì)議的1H

─不同的目的有不同的會(huì)議型式和不同的討論方式。─會(huì)議前召集單位要做好事前準(zhǔn)備工作和適當(dāng)?shù)馁Y料。─主管人員應(yīng)參加研習(xí)，學(xué)習(xí)當(dāng)主持人的角色技巧以確保有效控制會(huì)埸程序和時(shí)效性。─所有管理者也需要接受培訓(xùn)以具備參與討論的基本素養(yǎng)。─所有會(huì)議必須控制在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成結(jié)論并結(jié)束落實(shí)時(shí)間管理的具體作法六、有關(guān)會(huì)議的5W要素之考量建議

1.會(huì)議室最好視與會(huì)人數(shù)而選擇，太寬敞的會(huì)議室容易使會(huì)議時(shí)間拖長，降低開會(huì)效率。2.為避免太多的贅言，浪費(fèi)大家的時(shí)間，要求與會(huì)者發(fā)言簡潔并互相禮讓；每次發(fā)言時(shí)間絕對(duì)遵守在限定的一分半之內(nèi)(正常速度可以說180~200字的內(nèi)容)。3.會(huì)議的開始時(shí)間嘗試不要定在準(zhǔn)點(diǎn)或半點(diǎn)的時(shí)刻，而定在特定的時(shí)刻(如九點(diǎn)五十分，三點(diǎn)十分，兩點(diǎn)二十分???落實(shí)時(shí)間管理的具體作法六、有關(guān)會(huì)議的5W要素之考量建議

4.在議程中要盡量縮短「資料說明」的時(shí)間，最好改發(fā)書面資料。5.書面資料亦不宜分發(fā)大量的資料。只要準(zhǔn)備精簡的資料分發(fā)給相關(guān)的與會(huì)者。6.盡量活用投影機(jī)等來輔助發(fā)表資料。新科技視訊會(huì)議之輔助器材已經(jīng)相當(dāng)普及，管理者應(yīng)該