材料管理制度

工程項(xiàng)目管理文件材料管理制度二六年六月一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍二、公司材料管理職責(zé)三、材料供應(yīng)和領(lǐng)用流程四、材料管理工作標(biāo)準(zhǔn)及具體要求五、附表一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍：適用平朔高速路基工程管理.二.項(xiàng)目部?jī)?nèi)部涉及工程材料管理各部門的職責(zé)：、工程部研定有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度，組織編制項(xiàng)目部材料管理制度：組織材料部實(shí)施材料管理制度；對(duì)項(xiàng)目部制定的材料采購(gòu)方案進(jìn)行復(fù)核；并會(huì)同材料部與供應(yīng)商簽訂材料供應(yīng)合同；對(duì)項(xiàng)目部的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；對(duì)項(xiàng)目部及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審核；對(duì)項(xiàng)目部的材料付款計(jì)劃進(jìn)行審核；編制材料采購(gòu)方案報(bào)項(xiàng)目部備案復(fù)核；對(duì)材料供應(yīng)商材料供應(yīng)的材料數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考核。9、根據(jù)每月整體的材料供應(yīng)計(jì)劃作出的相應(yīng)的材料付款計(jì)劃報(bào)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)部核撥工程項(xiàng)目資金。10、負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工程材料的管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。11、負(fù)責(zé)編制工程材料采購(gòu)計(jì)劃。并對(duì)材料數(shù)量的準(zhǔn)確性和對(duì)材料質(zhì)量的合格性負(fù)責(zé)。12、會(huì)同項(xiàng)目部材料保管員對(duì)材料供應(yīng)商供應(yīng)的材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收工作。包括材料的數(shù)量和質(zhì)量。并對(duì)材料供應(yīng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題于當(dāng)天以電話或書面形式發(fā)回公司。材料數(shù)量的準(zhǔn)確性由工程項(xiàng)目部的材料保管員負(fù)責(zé)，材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見由各專業(yè)工長(zhǎng)負(fù)責(zé)提出。、材料部：、根據(jù)材料供應(yīng)合同現(xiàn)場(chǎng)配合實(shí)施。并組織對(duì)入庫(kù)材料的驗(yàn)收事項(xiàng)。、負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)房管理。、做好進(jìn)場(chǎng)材料的驗(yàn)收、保管和管理工作。、對(duì)材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的供應(yīng)合同是否與材料的采購(gòu)計(jì)劃一致、供應(yīng)商供應(yīng)的材料是否與封樣一致、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書等有關(guān)手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場(chǎng)施工隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)問題的處理。、對(duì)材料供應(yīng)合同實(shí)施監(jiān)督。、財(cái)務(wù)部：、根據(jù)項(xiàng)目部每月資金使用計(jì)劃安排好材料的使用資金。、做好材料供應(yīng)合同的歸檔、管理工作。、對(duì)材料供應(yīng)合同進(jìn)行監(jiān)督。、嚴(yán)格按照項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)制度和材料費(fèi)用入帳的單據(jù)要求做帳。、對(duì)于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。、定期組織工程部、庫(kù)房材料保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對(duì)帳。、材料采購(gòu)員一、建立材料數(shù)據(jù)庫(kù)、材料數(shù)據(jù)的來源：、所采購(gòu)或正在采購(gòu)的材料，、各種材料廠家的情況，、主動(dòng)性的市場(chǎng)調(diào)查。、料數(shù)據(jù)庫(kù)的類別：、資料，、圖片、樣品，、文字?jǐn)?shù)據(jù)。、材料的分類：碎石，柴油，砂，水泥，鋼筋，枕木等。、料數(shù)據(jù)庫(kù)的建立的標(biāo)準(zhǔn)：、對(duì)材料的資料、圖片、樣品須按其分類整理備份歸檔。、文字?jǐn)?shù)據(jù)的建立的內(nèi)容：品名，商標(biāo)，規(guī)格、型號(hào)，單位，采購(gòu)價(jià)，市場(chǎng)價(jià)，生產(chǎn)廠家，聯(lián)系人，電話，建立時(shí)間。、每種材料須建立三個(gè)以上不同品牌。二、提供目標(biāo)材料信息、施工前：、提供工程量清單中所有產(chǎn)品的品牌、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)價(jià)（其中重要材料須提供一個(gè)品牌）。、提供主材的樣品、施工時(shí)：、對(duì)未確定的材料須提供產(chǎn)品資料、樣品予以確認(rèn)。、對(duì)進(jìn)場(chǎng)的材料須提供相關(guān)資料（如合格證、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)保書、有關(guān)認(rèn)證等）予以報(bào)驗(yàn)。四、 材料采購(gòu)程序（一），采購(gòu)前的工作：、做好材料采購(gòu)計(jì)劃：依據(jù)工程部出具的材料總清冊(cè)及工程進(jìn)度計(jì)劃表編制材料采購(gòu)計(jì)劃書（其內(nèi)容主要包括品名、品牌、數(shù)量、單價(jià)、合價(jià)、總價(jià)、計(jì)劃采購(gòu)時(shí)間、計(jì)劃到貨時(shí)間、供應(yīng)商等）上報(bào)總經(jīng)理室及財(cái)務(wù)部。、 工程開工前先介入常規(guī)材料的洽談，給實(shí)際采購(gòu)節(jié)省時(shí)間。、 做好每月用款計(jì)劃并上報(bào)財(cái)務(wù)部。（二），采購(gòu)階段的工作、材料用款的申請(qǐng)：憑工程部經(jīng)理、施工員、倉(cāng)管員三方簽字的材料預(yù)購(gòu)申請(qǐng)單及由經(jīng)辦人、材料部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理三方簽字的用款申請(qǐng)表報(bào)財(cái)務(wù)部申請(qǐng)用款，其中用款申請(qǐng)表采購(gòu)員須按實(shí)填寫。報(bào)批后，領(lǐng)取現(xiàn)金憑經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)、出納、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的借款單領(lǐng)取，銀行付款若為預(yù)付款憑收款單位的收據(jù)或發(fā)票，其余憑發(fā)票領(lǐng)取支票或匯票。、產(chǎn)品內(nèi)業(yè)資料的收集：所有采購(gòu)的產(chǎn)品都必須附有內(nèi)業(yè)所須的有效文件，如合格證、質(zhì)保書、檢測(cè)報(bào)告、環(huán)保認(rèn)證、三認(rèn)證等。、采購(gòu)的策略和技巧（）、根據(jù)目標(biāo)材料，選擇好產(chǎn)品供應(yīng)商。、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的，有一定供應(yīng)能力的。、付款條件好的。、可退換貨的。、售后服務(wù)好的。（）、減少中間采購(gòu)環(huán)節(jié)：不論新、老產(chǎn)品都要往一級(jí)采購(gòu)靠攏。（）、建立良好的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)：采用類似總代理的作法，穩(wěn)定數(shù)個(gè)采購(gòu)廠家以保證良好的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供貨時(shí)間及付款條件。（）、簽訂合同的注意事項(xiàng)：除了零星采購(gòu)?fù)?，都必須簽訂產(chǎn)品購(gòu)銷合同，簽訂合同時(shí)須注意：、寫明品名、商標(biāo)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)，（其中單價(jià)須注明是否含稅、哪里交貨價(jià)。）、寫明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，交貨時(shí)間、地點(diǎn)，付款條件，違約責(zé)任（其中預(yù)付款不得超過）、寫明質(zhì)保條件（如質(zhì)保日期）。、注明所有附件與合同同具法律效力。（）、材料的驗(yàn)收：分現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)驗(yàn)收和入庫(kù)前驗(yàn)收；后者必須有倉(cāng)管員、分管施工員、采購(gòu)員三方驗(yàn)收簽字。驗(yàn)收的內(nèi)容：、品質(zhì)（材料特性、等級(jí)、含量、外觀等）；、規(guī)格、型號(hào)（長(zhǎng)度、寬度、厚度、角度、平整度；特別要注意管材的壁厚及線條的寬、高）。、數(shù)量。在驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)其內(nèi)容任何一項(xiàng)與規(guī)定的不符，須及時(shí)提出異議，退貨、換貨或索賠。（三）、采購(gòu)后的工作、產(chǎn)品質(zhì)量的跟蹤：在產(chǎn)品使用過程中若出現(xiàn)質(zhì)量問題，我方須立即出具正式文件向賣方提出異議，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)要求賣方維修或換貨；質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題并給我方造成損失的，我方應(yīng)按合同規(guī)定立即提出索賠。、庫(kù)存產(chǎn)品的處理：對(duì)設(shè)計(jì)更改、施工員出單有誤等原因造成成品庫(kù)存的，應(yīng)及時(shí)退貨；對(duì)未能退貨的應(yīng)及時(shí)處理，盡量做到零庫(kù)存。、材料報(bào)銷入帳：采購(gòu)員的備用金年應(yīng)規(guī)定一定的限額，在采購(gòu)結(jié)束時(shí)應(yīng)立即報(bào)銷。（）、報(bào)銷憑證須具備：、有會(huì)計(jì)、出納、經(jīng)辦人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字的報(bào)銷封面，須注明現(xiàn)金還是銀行付款。、正式的發(fā)票及有蓋章的銷售清單。、有采購(gòu)員、倉(cāng)管員、施工員簽字的入庫(kù)單。、有施工員、項(xiàng)目經(jīng)理簽字的工程量決算單一一限保安裝項(xiàng)目。、有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、會(huì)計(jì)、出納、經(jīng)理簽字的五管印章。、倉(cāng)庫(kù)管理員、材料的入庫(kù)：做好材料數(shù)量的清點(diǎn)，并通知專業(yè)施工員對(duì)入庫(kù)材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收；辦理有效的材料入庫(kù)單；對(duì)于在材料入庫(kù)過程中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問題以最快的方式通知材料供應(yīng)商進(jìn)行處理。入庫(kù)單要根據(jù)公司合同材料采購(gòu)合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫，對(duì)于不同的材料供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫(kù)時(shí)對(duì)材料的數(shù)量/規(guī)格/型號(hào)/品牌/入庫(kù)時(shí)間/包裝情況/材料合同號(hào)或材料送貨單號(hào)作好記錄。特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對(duì)于材料的退貨也要辦理材料的出庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫。、材料的出庫(kù)：根據(jù)公司現(xiàn)場(chǎng)施工員審批的材料領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫(kù)手續(xù)。同時(shí)核查工程公司領(lǐng)用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。出庫(kù)時(shí)對(duì)材料出庫(kù)的數(shù)量/規(guī)格/型號(hào)/品牌/出庫(kù)時(shí)間/領(lǐng)料人/施工隊(duì)合同號(hào)作好記錄。對(duì)于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫(kù)報(bào)表報(bào)及復(fù)印件一套報(bào)公司備查。、材料的保管：做好入庫(kù)材料的分類保管工作；對(duì)于貴重材料要入箱裝鎖。、材料的月報(bào)：每月三日前將上月的材料的出入庫(kù)情況，庫(kù)存情況書面報(bào)物流公司、項(xiàng)目管理公司、建設(shè)單位財(cái)務(wù)部。、材料倉(cāng)管員閑時(shí)要巡視施工現(xiàn)場(chǎng)，檢查材料的使用執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)材料的現(xiàn)象及時(shí)上報(bào)給項(xiàng)目部經(jīng)理。對(duì)一些廢料及時(shí)回收進(jìn)庫(kù)。三.材料供應(yīng)和領(lǐng)用（材料在企業(yè)中的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程）流程*、材料的采購(gòu)流程：1、編制材料的采購(gòu)計(jì)劃、材料采購(gòu)計(jì)劃的復(fù)查、材料采購(gòu)計(jì)劃的修訂、編制材料的采購(gòu)方案、材料采購(gòu)方案的審核、簽訂材料供應(yīng)合同、材料的跟蹤收貨。、材料的入庫(kù)流程：、材料入庫(kù)檢驗(yàn)（數(shù)量、質(zhì)量） 、填寫入庫(kù)單 、材料入庫(kù)分類管理。、材料的領(lǐng)用流程：、裝飾公司申報(bào)材料領(lǐng)用計(jì)劃 、材料領(lǐng)用計(jì)劃審批 、填寫材料的出庫(kù)單 、材料出庫(kù)。、廢料的處理流程：、現(xiàn)場(chǎng)需處理的施工過程中產(chǎn)生中廢料由現(xiàn)場(chǎng)施工項(xiàng)目部自行處理 2、現(xiàn)場(chǎng)施工員負(fù)責(zé)將廢料處理 、廢料收入入現(xiàn)場(chǎng)施工項(xiàng)目部帳，用與獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)員工等現(xiàn)場(chǎng)開支。、材料款的支付程序：、材料預(yù)付款的支付：由現(xiàn)場(chǎng)施工項(xiàng)目部按合同條款填寫支票申領(lǐng)單 、工程部審查 、公司總經(jīng)理復(fù)查 、財(cái)務(wù)審核出票做賬。、實(shí)結(jié)材料款的支付：由現(xiàn)場(chǎng)施工項(xiàng)目部按合同條款填寫支票申領(lǐng)單 、工程部經(jīng)理審查、公司總經(jīng)理復(fù)查、財(cái)務(wù)主管審核出票做賬。實(shí)結(jié)材料款付款時(shí)，要求附有有效的材料入庫(kù)單。供應(yīng)商必須提供的有效的全額稅務(wù)發(fā)票（除合同說明不需提供發(fā)票外）。在每張發(fā)票的背書都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。四.材料管理中各項(xiàng)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求:A、材料采購(gòu)計(jì)劃：裝飾材料：材料采購(gòu)計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號(hào)，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時(shí)間要求。對(duì)于地毯，軟包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開栽圖。對(duì)于墻紙布料地毯的材料計(jì)劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對(duì)于五金，燈具，潔具等件要附有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片）。裝飾用外加工件：除了第項(xiàng)裝飾材料的要求外，還必須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。對(duì)于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標(biāo)志，金屬加工件的采購(gòu)計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說明（圖紙、文字、圖片、技術(shù)要求等）材料計(jì)劃表格式詳見附表。B、材料的采購(gòu)方案：1、材料的采購(gòu)方案包括材料的貨比五家；即比質(zhì)量，比價(jià)格，比交貨期，比服務(wù)，比付款條件。在此表中要求列出材料供應(yīng)商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日后公司監(jiān)事會(huì)和審計(jì)部門備查。材料的采購(gòu)方案只適用于主體材料。材料的采購(gòu)方案格式詳見附表。材料訂購(gòu)合同：1、材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財(cái)務(wù)部。副本一式兩份：工程部自留一份；公司存檔一份2、材料的訂購(gòu)合同格式詳見附表入庫(kù)單：入庫(kù)單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫；分別由材料保管員和公司現(xiàn)場(chǎng)施工員及送貨經(jīng)手人簽字。材料的入庫(kù)單要根據(jù)不同的材料訂購(gòu)合同和不同材料送貨單分列填寫；材料入庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號(hào)/價(jià)格/到貨日期/材料訂購(gòu)合同號(hào)或送貨單號(hào)；其填寫內(nèi)容要與材料訂購(gòu)合同或材料的送貨單要一致。4、4、材料的入庫(kù)單的格式詳見附表。材料的入庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)庫(kù)房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為公司核對(duì)聯(lián)。E、出庫(kù)單：1、出庫(kù)單在材料出庫(kù)時(shí)填寫；分別由現(xiàn)場(chǎng)材料保管員和現(xiàn)場(chǎng)施工員（對(duì)于重要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。2、材料出庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號(hào)/價(jià)格/出貨日期/施工隊(duì)合同號(hào)/施工隊(duì)工程承包人；其填寫內(nèi)容要與材料入庫(kù)單的內(nèi)容一致。3、材料出庫(kù)單要反映該材料在本項(xiàng)工程的使用部位及在圖紙上的編號(hào)。4、出庫(kù)單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對(duì)于論個(gè)/桶/捆/扎箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理公司進(jìn)行考查。5、材料的出庫(kù)單的格式詳見附表。6、材料的出庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財(cái)務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)工程部考核聯(lián)；三聯(lián)庫(kù)房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。附注：出入庫(kù)單所填項(xiàng)目必須填寫齊全；出入庫(kù)單要及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門（每周一次）；月底財(cái)務(wù)與材料保管員核對(duì)帳目，填寫清單，材料保管員必須做到帳目清楚；公司/財(cái)務(wù)部/工程部對(duì)庫(kù)房材料要進(jìn)行不定期的抽查盤點(diǎn)。五.附表：A、材料欲購(gòu)申請(qǐng)表材料計(jì)劃表要求需附有下列附件：附：材料樣板；附：加工要求；附：有關(guān)圖片資料。材料欲購(gòu)申請(qǐng)表工程項(xiàng)目： 編號(hào)：

序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)品牌數(shù)量單位預(yù)計(jì)單價(jià)要求貨到現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間用于部位專業(yè)工長(zhǎng)：（簽名）提出申請(qǐng)時(shí)間：年月曰現(xiàn)場(chǎng)施工員：（簽名）審核意見：項(xiàng)目經(jīng)理：（簽名）同意采購(gòu)時(shí)間：年月日注：此單一式份，專業(yè)工長(zhǎng)一份，材料員一份，倉(cāng)庫(kù)管理員一份，工程部一份，財(cái)務(wù)部一份、材料庫(kù)存月報(bào)表材料庫(kù)存月報(bào)表

序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)品牌數(shù)量單位用于部位材料使用執(zhí)行情況以及倉(cāng)庫(kù)管理員意見：倉(cāng)庫(kù)管理員（簽名）年月曰工程項(xiàng)目:編號(hào)、材料訂購(gòu)合同：材料訂購(gòu)合同合同編號(hào):簽訂合同時(shí)間:簽訂合同地點(diǎn):甲方： （需方）乙方： （供方）經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購(gòu)合同，條款如下:一、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額。序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)（元）備注合計(jì)合計(jì)人民幣金額（大寫）：二、質(zhì)量技術(shù)要求及驗(yàn)收方法：1、要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告及經(jīng)設(shè)計(jì)師確認(rèn)的材料封樣樣板；2、特殊材料還要提供該項(xiàng)材料當(dāng)?shù)卣块T允許使用的文件。3、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或封樣樣板。三、供貨方式：交貨時(shí)間：交貨地點(diǎn)：送貨人：電話：傳真：收貨人：電話：傳真：運(yùn)輸方式及費(fèi)用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費(fèi)用：。四、付款方式及時(shí)間：合同編號(hào)：五、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價(jià)格，不得對(duì)甲方有關(guān)人員給予回扣或變相回扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫(kù)單）。七、雙方責(zé)任：（一）甲方應(yīng)負(fù)責(zé)任：1、甲方按規(guī)定時(shí)間及方式向乙方付款；2、甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。（二）乙方應(yīng)付責(zé)任：1、產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時(shí)間，每逾期一日，乙方應(yīng)按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)返修或重新包裝，并承擔(dān)返修或重新包裝費(fèi)用。3、如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨，則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的的違約金。4、乙方不能按合同規(guī)定時(shí)