科技檔案的整理方法

《民營企業(yè)檔案治理指南》之四：科技檔案的整理方法2023-11-04【點(diǎn)231次一、科技文件材料的形成技術(shù)文件的總稱。材料、聲像材料、機(jī)讀文件等幾種根本類型。科研課題等幾個類別。(一)科技檔案的分類科技文件材料在經(jīng)過歸檔之后即轉(zhuǎn)化為科技檔案,對應(yīng)科技文件材料的幾個大類,科技類檔案一般分為基建檔案(工程建設(shè)檔案)、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品置三級類目。但分類時類目層次不宜過多,一般民營企業(yè)的科技檔案分到二級類目就已經(jīng)可以了。(二)整理的預(yù)備工作1、制定科技檔案立卷歸檔制度,明確每一類科技檔案的歸檔范圍、歸檔檔范圍及保管期限表》,科技檔案歸檔制度可參見附錄一的《各類文件材料的歸檔制度》。制定歸檔制度的作用主要在于加強(qiáng)檔案的積存和收集工作,保證科技檔案的齊全完整、準(zhǔn)時歸檔。一類科技檔案的分類代碼和編號方法。檔案分類編號方案可參見附錄一。(三)整理方法與操作步驟1、收集文件材料,準(zhǔn)時齊全完整。在各類科技活動開展的過程當(dāng)中就應(yīng)當(dāng)格外留意科技文件材料的形成和的科技文件材料分開來存放。在整個科技活動完畢之后,要準(zhǔn)時補(bǔ)充收集相關(guān)材料,確保整個科技活動過程中形成的科技文件材料的齊全完整。2、科技文件材料的組卷組卷,是在一個大類下,對一個工程的科技文件材料進(jìn)展分類、組合的過卷整理時,最重要的就是依據(jù)其成套性的特點(diǎn),結(jié)合考慮科技文件材料的種類,承受敏捷適當(dāng)?shù)姆椒?最終來確定案卷。最常見的組卷方法有以下幾種:按構(gòu)造組卷:產(chǎn)品、設(shè)備按組件或部件組卷,基建工程按分項(xiàng)工程組組卷;大型基建工程可按地基與根底工程、主體構(gòu)造工程、建筑給排水及采暖工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯安裝工程、外墻裝飾工程等分開進(jìn)展組卷,假設(shè)分項(xiàng)工程的文件材料仍舊很多,還可對分項(xiàng)工程進(jìn)一步細(xì)分;按程序或階段組卷:即按生產(chǎn)程序或工作階段來進(jìn)展組卷。如工業(yè)產(chǎn)的挨次組卷。圖紙可按建筑圖、構(gòu)造圖、水、電系統(tǒng)圖等專業(yè)的不同分開來組卷。字材料的組卷當(dāng)中。另外在對科技文件材料進(jìn)展組卷時,還應(yīng)當(dāng)留意以下幾點(diǎn):(2)引進(jìn)工程中的成套科技文件材料可不拆散組卷。并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。底圖以張為單位單獨(dú)保存和治理。卷排列在產(chǎn)品案卷之后。件材料單獨(dú)組卷。3、卷內(nèi)科技文件材料的排列卷內(nèi)科技文件材料的排列,一般分狀況按以下挨次排列:基建類案卷按工程依據(jù)性材料(工程報建、審批、紅線圖、拆遷協(xié)議的文字性材料不多,一般集中將其放在本工程基建檔案的首卷。一般隨機(jī)圖樣單獨(dú)組卷,但與同一臺套設(shè)備的其他材料一起編號、排架。另外,一些與基建工程同時進(jìn)展安裝、調(diào)試的大型設(shè)備,一般放入基建檔案中。(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序,或按其產(chǎn)品系列、構(gòu)造排列。果申報嘉獎和推廣應(yīng)用等階段排列。但為了便利查找和突出重點(diǎn),也可將課題鑒定和獲獎證書等材料放在首卷。段等。案卷內(nèi)治理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。文在前,原文在后。(1)編頁號裝訂的案卷每卷均從1開頭編流水頁號,但凡有內(nèi)容的頁面均要編頁號,本身已有正確頁碼的文件可不用再編頁號,直接置于本卷最終。編頁號時建議采用打碼機(jī)。頁右上角空白處加蓋檔號章,圖紙則蓋于標(biāo)題欄的右上角。檔號章式樣如以下圖,填寫方法參見《科技檔案卷內(nèi)名目》中的一樣工程。檔號檔號序號(2)圖紙的折疊案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按張折疊,以A4型大小為標(biāo)準(zhǔn),折疊方法保持全都,折疊后卷,圖紙折疊時應(yīng)留出裝訂位置,折疊后應(yīng)能完全翻開,不影響閱讀和利用。5、名目及封面的填寫(1)填寫《科技檔案卷內(nèi)名目》名目》的樣式見下表:序文件序文件責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注號編號其主要工程的含義及填寫要求如下:為:B1—1。1阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注。代號等。④責(zé)任者:填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。⑤文件材料題名:填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱,假設(shè)原有標(biāo)題不能反映材料內(nèi)容(如“通知”、“報告”等),則應(yīng)將文件內(nèi)容歸納一個標(biāo)題,用“[ ]”括起來,以便查找檢索。⑥日期:填寫科技文件材料的形成日期。確頁碼的文件可直接在此欄標(biāo)明頁數(shù)。(2)填寫案卷封面科技檔案案卷封面印制于檔案盒的正外表,也可承受內(nèi)封面形式(即軟牛皮紙印制的封面),案卷封面的樣式見下表:其主要工程的含義及填寫要求如下:于同一盒,則檔案盒封面上檔號一欄應(yīng)填寫:B1/1—3。②檔案館號:由檔案館填寫,民營企業(yè)此項(xiàng)可空。50位可填寫企業(yè)工程部門,設(shè)備檔案可填寫設(shè)備治理部門,假設(shè)是由企業(yè)檔案室立卷的,可填寫企業(yè)檔案室。⑤起止日期:填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。⑥保管期限:填寫組卷時該卷檔案所劃定的保管期限。⑦密級:依據(jù)企業(yè)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。一盒一卷時,檔案盒封面上的各工程必需填寫清楚;一盒多卷時,檔案盒工程必需填寫清楚。填寫備考表備考表一般印制在封底或檔案盒的內(nèi)外表,其主要工程及填寫要求如下:利用過程中需要說明的問題,以反映卷內(nèi)科技文件材料的完整齊全程度及缺損、修改、補(bǔ)充等狀況。②立卷人:應(yīng)由立卷責(zé)任人簽名。③立卷日期:填寫完成立卷的日期。④檢查人:應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。⑤檢查日期:填寫審核的日期。檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式,并用括號括起來。填寫《科技檔案分類名目》挨次,逐卷登記每個案卷根本狀況的案卷登記表,是查找科技檔案最根本的檢索工具,也是進(jìn)展科技檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)。《科技檔案分類名目》張數(shù)、備注等,樣式見下表:類別：檔案號 題 名

立卷 起止 密 期 張 備單位 時間 級 限 數(shù) 注案卷封面一樣,其他幾個工程的含義及填寫要求如下:①類別:填寫科技檔案的大類或?qū)兕惷Q。②檔案號:即《科技檔案卷內(nèi)名目》中的檔號。③張數(shù):填寫案卷的總頁數(shù)。褪色等。案卷可承受裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂的案卷要求去除文件上原有的金屬物;以A4大小為標(biāo)準(zhǔn),向左和向裝訂時的排列挨次為:案卷封面—科技檔案卷內(nèi)名目—科技文件材料—封底(含、不影響閱讀。不裝訂的案卷,要求卷內(nèi)每份科技文件材料單獨(dú)裝訂,單份文件裝訂時要求去除易銹金屬物、塑膠封皮等,單份文件較薄時可承受衣車縫邊、膠劑粘合、不銹鋼釘?shù)确椒?單份文件較厚時可承受三孔一線的裝訂方法,具體可參見企業(yè)訂。裝盒對于裝訂的案卷,裝盒時依據(jù)案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,裝滿為止。但不同工程的案卷不能裝在同一盒。對于不裝訂的案卷,裝盒時只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份間。填寫檔案盒背脊保管期限保管期限檔號案卷題名當(dāng)一盒一卷時,三個工程的填寫內(nèi)容與案卷封面上一樣。當(dāng)一盒多卷時,保管期限項(xiàng)填寫盒內(nèi)案卷的