大學(xué)檔案管理辦法

-1-XXXX大學(xué)檔案管理辦法第一章總則第一條為了進一步加強我校檔案管理工作，有效的保護和利用檔案，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《XX省檔案管理條例》等法律法規(guī)，結(jié)合我校檔案工作實際情況，制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，是指我校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，是維護學(xué)校歷史真實面貌的重要事業(yè)。因此，必須加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，落實檔案機構(gòu)、檔案用房、人員編制、設(shè)施和經(jīng)費，保障檔案工作的正常開展。第四條學(xué)校檔案工作由教育行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第五條校長是學(xué)校檔案管理第一責(zé)任人，學(xué)校檔案工作在校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行，其主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費；（四）研究決定學(xué)校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作。第六條學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理、確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用和保守國家秘密的原則。第二章機構(gòu)設(shè)置與人員配備第七條學(xué)校成立檔案工作委員會，由校領(lǐng)導(dǎo)兼任主任，學(xué)校辦公室主任擔(dān)任副主任，綜合檔案室主任具體負責(zé)對全校檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。第八條學(xué)校設(shè)綜合檔案室。綜合檔案室具有對學(xué)校檔案工作的行政管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和對本校檔案永久保存、提供利用的兩種職能。學(xué)校的附屬單位（如醫(yī)院、校辦企業(yè)等）的檔案工作由附屬單位領(lǐng)導(dǎo)，同時接受學(xué)校綜合檔案室的監(jiān)督與指導(dǎo)。學(xué)校可根據(jù)需要要求他們向綜合檔案室移交檔案。第九條學(xué)校綜合檔案室的管理職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；（二）擬訂學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，并負責(zé)貫徹落實；（三）負責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；（四）編制檢索工具，組織編輯出版檔案史料和參考資料，多形式、深層次地開發(fā)檔案信息資源；（五）組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；（六）開展檔案的開放和利用工作；（七）開展學(xué)校專兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；（九）開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動；（十）完成上級部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。第十條學(xué)校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。第十一條學(xué)校綜合檔案室設(shè)主任一名，由認真執(zhí)行黨的方針政策、熱心檔案事業(yè)、有組織管理能力和開拓創(chuàng)新精神、學(xué)歷在本科以上、身體健康的人員擔(dān)任。第十二條綜合檔案室主任崗位職責(zé)：（一）認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)。（二）按照綜合檔案室的職責(zé)范圍，主持綜合檔案室的全面工作。（三）負責(zé)擬訂學(xué)校檔案工作計劃、規(guī)劃，進行學(xué)期或年度的學(xué)校檔案工作總結(jié)和本館工作總結(jié)，擬制檔案工作的各項規(guī)章制度、管理辦法，并認真組織實施。（四）組織實施綜合檔案室檔案工作的標(biāo)準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理；監(jiān)督、指導(dǎo)校屬各單位的檔案業(yè)務(wù)工作。（五）對綜合檔案室人員進行合理分工，隨時掌握工作情況，督促并要求其按計劃完成任務(wù)。（六）規(guī)范內(nèi)部管理，嚴格遵守各項規(guī)章制度；定期召開會議，傳達上級會議精神，討論、布置、檢查、總結(jié)工作。（七）抓好綜合檔案室人員的思想教育和作風(fēng)建設(shè)，解決他們的實際困難，不斷提高他們的政治素質(zhì)、工作質(zhì)量和工作效率。（八）組織綜合檔案室人員參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)研究活動，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；負責(zé)綜合檔案室人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；組織專兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（九）抓好檔案鑒定、編研和全宗管理工作，編制科學(xué)合理的全宗分類大綱和分類方案。（十）負責(zé)接待、處理來信來訪和對外業(yè)務(wù)聯(lián)系。（十一）定期向分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作委員會匯報工作并提出意見和建議。完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第十三條綜合檔案室工作人員崗位職責(zé)：（一）認真執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，遵守學(xué)校和綜合檔案室的一切規(guī)章制度。（二）熱愛本職工作，忠于職守，堅持原則，嚴守黨的機密。（三）積極參加政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及學(xué)會學(xué)術(shù)研究活動，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治素質(zhì)、檔案管理水平和工作能力。（四）負責(zé)分管檔案材料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、檢索、利用、編研及計算機管理。（五）指導(dǎo)校屬各單位檔案材料的收集、積累、分類、立卷、歸檔工作，并做好檔案的接收工作，辦好移交手續(xù)。（六）服從工作安排，完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第十四條建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校各二級單位應(yīng)把檔案工作列入本部門議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)和管理。必須有一名負責(zé)人分管該部門的檔案工作，并視情況配備1～2名兼（專）職檔案人員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。第十五條各二級單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：（一）組織本單位人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本單位的議事日程，每季度或每學(xué)期研究一次檔案工作。（二）加強與綜合檔案室的聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證本單位歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，歸檔及時。（三）制定本單位檔案工作的管理制度，對本單位的專兼職檔案員提出具體要求，并幫助他們解決工作中的實際困難。第十六條各二級單位專、兼職檔案員崗位職責(zé)：（一）執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，遵守學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度。（二）認真做好平時歸檔工作，根據(jù)本單位文件材料形成的特點和歸檔范圍，合理分類存放。（三）負責(zé)本單位各類文件材料的收集、積累、保管、整理立卷、歸檔工作，保證歸檔材料的齊全、完整、準確，案卷質(zhì)量符合要求。（四）主動接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，將應(yīng)歸檔的材料按要求向綜合檔案室移交歸檔。（五）努力鉆研業(yè)務(wù)，積極參加綜合檔案室組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和有關(guān)活動，不斷提高檔案工作管理水平。（六）完成綜合檔案室布置的工作任務(wù)。第十七條學(xué)校檔案工作人員及以檔案工作為主的兼職人員屬于檔案工作技術(shù)人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。第十八條學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施，防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。第三章檔案管理第十九條建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，將檔案工作納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。第二十條學(xué)校當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：（一）黨群類：主要包括學(xué)校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。（二）行政類：主要包括學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。（三）學(xué)生類：主要包括學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號）執(zhí)行。（六）基本建設(shè)類：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）執(zhí)行。（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。（九）出版物類：主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進修的材料；學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽職務(wù)、學(xué)位、稱號等的材料。（十一）財會類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執(zhí)行。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第二十一條學(xué)校檔案實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。學(xué)校各部門負責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校綜合檔案室移交。第二十二條歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第二十三條檔案材料歸檔時間為：（一）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；（二）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔，校建設(shè)辦應(yīng)從基建總投資中扣留5%的基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗收合格后退還。第二十四條學(xué)校對建設(shè)工程、科技研究、技術(shù)改造、重要設(shè)備（含更新）等項目的驗收、鑒定時，有關(guān)職能部門或業(yè)務(wù)主管部門必須通知學(xué)校綜合檔案室派人參加，并會同學(xué)校綜合檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署驗收歸檔意見。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收、鑒定和報獎。第二十五條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。學(xué)校檔案的分類方案，原則上按原國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》執(zhí)行，具體操作見《XXXX大學(xué)檔案實體分類法》。第二十六條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。第二十七條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。第二十八條學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交學(xué)校綜合檔案室保存。第二十九條學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，學(xué)校綜合檔案室可以通過征集、代管等形式進行管理。第三十條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長報告，及時處理。第三十一條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。第四章檔案的利用與公布第三十二條學(xué)校綜合檔案室按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)校檔案。屬下列情況之一者，不對外公布：（一）涉及國家秘密的；（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；（三）涉及個人隱私的；（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第三十三條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。第三十四條查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準。第三十五條學(xué)校綜合檔案室提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準。加蓋學(xué)校綜合檔案室公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。第三十六條學(xué)校檔案開放設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準按《檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999）執(zhí)行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。第三十七條學(xué)校綜合檔案室是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供。第三十八條寄存在學(xué)校綜合檔案室的檔案，歸寄存者所有。學(xué)校綜合檔案室如果需要向社會提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。第三十九條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準。第四十條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。第五章條件保障第四十一條學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案工作所需經(jīng)費