第7章-檔案管理課件

管理秘書(shū)實(shí)務(wù)

（第二版）

趙鎖龍編著管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材第7章：檔案管理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1檔案概述7.1.1檔案的概念和特點(diǎn)

1.檔案的概念

所謂檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的，保存?zhèn)洳榈?，?duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材2.檔案的特點(diǎn)（1）社會(huì)性即檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始記錄。（2）歷史性即檔案是過(guò)去已經(jīng)形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。

（3）原始記錄性檔案的本質(zhì)屬性。

（4）確定性即檔案內(nèi)容的清晰、確定性和其載體的固化、恒定性。7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1.2檔案的作用

第一，檔案是工作查考的依據(jù)。第二，檔案可為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供豐富的經(jīng)驗(yàn)。第三，檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。第四，檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。

7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1.3檔案的種類

1.文書(shū)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門(mén)檔案所謂文書(shū)檔案，是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。所謂科學(xué)技術(shù)檔案，是反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案。工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案和科學(xué)技術(shù)研究檔案等是科學(xué)技術(shù)檔案的重要屬類。所謂專門(mén)檔案，是在某項(xiàng)專門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料，例如，人事檔案、會(huì)計(jì)檔案都是重要的專門(mén)檔案。2.公務(wù)檔案與私人檔案3.歷史檔案與現(xiàn)行檔案7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1.4檔案管理工作的內(nèi)容1.檔案收集工作2.檔案整理工作3.檔案檢索工作4.檔案鑒定工作5.檔案統(tǒng)計(jì)工作6.檔案保管工作7.檔案提供利用7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1.5檔案管理工作的性質(zhì)和意義1.檔案管理工作的性質(zhì)檔案工作是一項(xiàng)管理性工作。這一方面因?yàn)闄n案工作是管理檔案的專門(mén)工作，另一方面因?yàn)橐粋€(gè)單位的檔案工作又是其管理工作的具體環(huán)節(jié)，如對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案的管理，就是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分。

2.檔案管理工作的意義檔案工作，在社會(huì)的歷史發(fā)展過(guò)程中，在社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)中，占有一定的重要位置。7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.1.6檔案管理工作基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是我國(guó)檔案工作的組織原則。

第一，國(guó)家全部檔案由各級(jí)、各類檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存。第二，全國(guó)檔案工作，在各級(jí)黨委和人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地分層次、分專業(yè)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。第三，實(shí)行黨、政檔案和黨、政檔案工作的統(tǒng)一管理。2.維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求。3.便于社會(huì)各方面的利用是檔案工作的根本目的。7.1檔案概述管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.2檔案收集7.2.1歸檔制度1.歸檔范圍一個(gè)單位應(yīng)歸檔的文件材料，主要有以下幾個(gè)部分：（1）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、錄音帶、照片等。（2）上級(jí)單位發(fā)來(lái)的與本單位主管業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。（3）代上級(jí)單位擬制并被采用的重要文件的定稿。（4）單位對(duì)外的正式發(fā)文，包括命令、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件。管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.2檔案收集（5）本單位的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)、下級(jí)單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)。（6）本單位反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。（7）本單位與有關(guān)單位協(xié)商工作的來(lái)往文書(shū)。（8）本單位的各種工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（9）本單位黨委、團(tuán)委、工會(huì)的工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、重要的統(tǒng)計(jì)材料及簡(jiǎn)報(bào)。（10）信訪工作材料。（11）本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。（12）本單位干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材（13）本單位職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。（14）本單位及下屬單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料。（15）本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等。（16）本單位財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。（17）本單位編輯的出版物。（18）本單位外事活動(dòng)中形成的材料。（19）同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。（20）下級(jí)單位報(bào)送的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.2檔案收集管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材2.歸檔時(shí)間一般來(lái)說(shuō)，辦理完畢的文件應(yīng)該由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷后，在次年的6月底之前向檔案部門(mén)移交。

3.歸檔手續(xù)單位文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將立好的案卷向檔案部門(mén)移交時(shí)，交接雙方要履行簽字手續(xù)，以作憑證。

7.2檔案收集管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材4.歸檔案卷的質(zhì)量要求（1）歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、文件的特征和價(jià)值分類立卷，以全面地、真實(shí)地反映本單位的歷史面貌。（2）案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫(xiě)清楚；要根據(jù)“檔案保管期限表”注明每個(gè)案卷的保管期限；需要永久和長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列好，并逐頁(yè)編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表。（3）案卷要按照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)排列；案卷目錄按規(guī)定格式編制一式三份，其中一份經(jīng)檔案部門(mén)核對(duì)簽收后退回移交單位。7.2檔案收集管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.2.2做好檔案收集工作應(yīng)注意的事項(xiàng)1.嚴(yán)格執(zhí)行文件的立卷歸檔制度及收發(fā)文登記制度。2.加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集。3.平時(shí)收集工作要落實(shí)到人。7.2檔案收集管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.2.3檔案裝訂1.整理歸檔文件歸檔文件以“件”為整理單位。2.修整歸檔文件（1）修裱破損文件（2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件（3）超大紙張折疊

3.裝訂歸檔文件（1）線裝式（2）變形材料（3）粘接式

7.2檔案收集管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.3檔案整理檔案整理工作的一般途徑和程序有：區(qū)分全宗、分類、立卷、案卷排列以及編制案卷目錄等。7.3.1區(qū)分全宗7.3.2全宗內(nèi)檔案分類工作1.常用檔案分類法第一，年度分類法第二，組織機(jī)構(gòu)分類法第三，問(wèn)題分類法管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材2.現(xiàn)實(shí)分類中常采用復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法

第一，年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法如：2019年經(jīng)理辦公室永久、長(zhǎng)期、短期2019年經(jīng)理辦公室永久、長(zhǎng)期、短期第二，年度—問(wèn)題—保管期限分類法如：2019年行政事務(wù)類短期2019年行政事務(wù)類短期7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材第三，年度—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法如：2019年短期辦公室第四，保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法如：永久2019年辦公室第五，機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法如：辦公室2019年永久7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材第六，機(jī)構(gòu)—保管期限—年度分類法如：辦公室永久2019年第七，保管期限—年度—問(wèn)題分類法如：永久2019年行政類、業(yè)務(wù)類第八，問(wèn)題—年度—保管期限分類法如：行政類2019年永久、長(zhǎng)期、短期7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材3.檔案分類的注意事項(xiàng)（1）分類時(shí)如何正確判定檔案文件所屬年度

1）文件上有兩個(gè)以上日期但又不是同一個(gè)年度的文件2）文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期的文件3）跨年度的文件7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材（2）分類時(shí)如何正確判定檔案文件所屬機(jī)構(gòu)（3）采用問(wèn)題分類法應(yīng)注意的問(wèn)題1）按文件內(nèi)容中最基本的問(wèn)題設(shè)置類別，如實(shí)地反映立檔單位的主要面貌2）類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯3）要按文件的主要內(nèi)容有規(guī)律地歸類

7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.3.3立卷

所謂立卷，就是將單份文件組合成案卷的工作。1.按問(wèn)題特征立卷2.按作者特征立卷3.按文種特征立卷4.按時(shí)間特征立卷5.按地區(qū)特征立卷6.按通訊者特征立卷7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.3.4排列案卷案卷的系統(tǒng)排列，只能在立卷之后才可能進(jìn)行。立成的案卷，為案卷排列提供了實(shí)際對(duì)象，而排列又確定了案卷的位置。7.3.5編目案卷目錄的編制，是在案卷排列之后進(jìn)行。案卷排列為編制案卷目錄提供了具體內(nèi)容，而案卷目錄又最后固定了案卷的排列順序。7.3檔案整理管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.4檔案價(jià)值鑒定及保管工作7.4.1檔案價(jià)值鑒定工作的主要內(nèi)容7.4.2檔案保管工作的主要內(nèi)容1.憑借柜具或庫(kù)房對(duì)檔案實(shí)施的日常管理2.對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的因素采取必要的措施（1）防止檔案的損壞（2）延長(zhǎng)檔案的壽命（3）維護(hù)檔案的安全

管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.4.3確定保管期限

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。所謂永久保存，就是將檔案無(wú)限期地永遠(yuǎn)保存下去；長(zhǎng)期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。

7.4檔案價(jià)值鑒定及保管工作管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.5檔案檢索工作7.5.1概念和意義檔案檢索工作是指存儲(chǔ)和查找檔案或檔案信息的過(guò)程。檔案檢索工作是由檔案信息存儲(chǔ)和檔案查找兩部分構(gòu)成的。檔案信息存儲(chǔ)是檔案查找的基礎(chǔ)和前提，檔案查找是檔案信息存儲(chǔ)的起因和目的。檔案檢索工作的意義主要在于它是檔案提供利用工作的先決條件。

管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.5.2常用檔案檢索工具的編制和使用1.案卷目錄案卷目錄是以案卷為單位，按照檔案整理順序組織起來(lái)的檔案檢索工具，它是檔案部門(mén)最基本、使用較為頻繁的一種檢索工具。2.全引文件目錄全引文件目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗內(nèi)文書(shū)檔案或其一部分卷內(nèi)文件目錄按一定的排列方法(分年度或分保管期限)匯編在一起而成的檢索工具。

7.5檔案檢索工作管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材

3.人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其檔案出處的檢索工具。人名索引一般由人名和檔號(hào)兩部分組成。利用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。7.5檔案檢索工作管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材4.全宗指南全宗指南是以文章敘述形式介紹和揭示檔案室所保存的某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價(jià)值的一種書(shū)本式檢索工具。其體例包括以下內(nèi)容：第一，立檔單位和全宗的歷史概況第二，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹第三，全宗指南的輔助材料7.5檔案檢索工作管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.6檔案利用工作

7.6.1檔案利用的概念

開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，稱為檔案利用工作。

7.6.2檔案利用的意義

1.提供利用是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)2.利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材7.6.3檔案利用工作的主要方式和途徑1.開(kāi)設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱（1）閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)格管理兩個(gè)方面。（2）為維護(hù)閱覽室的秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度。（3）利用接待人員需要良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。

7.6檔案利用工作管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版）21世紀(jì)公共管理系列教材2.檔案外借這里的檔案外借，是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室閱覽、使用。3.制發(fā)