高效會議管理(定稿)課件

1高效會議管理2內(nèi)容提要第一講關(guān)于會議

第二講會議效率不高的原因及解決方案

第三講開會前的準備工作

第四講會議中的溝通與反饋技巧

第五講主持人的會議管理技巧

第六講主持人與參會者的守則與責任

第七講會議記錄

第八講會后跟進3第一講關(guān)于會議4一、會議的意義．會議顯示一個組織或一個部門的存在．會議是一種群體溝通的方式

．會議是一個集思廣益的渠道

5二、會議的目的6三、會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類●團體會議●一對一會議●面對面會議●電話會議●視頻會議●宣布人事安排、講解政策的會議●當眾表揚或批評別人的會議●臨時處理突發(fā)事件的會議●固定的團隊會議●集思廣益的會議7四、會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。8.固定的部門會議9.全體會議10.處理突發(fā)事件的會議11.一對一會議12第二講

會議效率不高的原因及解決方案1314一、會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。15二、預(yù)防性管理會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。16三、高效會議的八大特征17四、會議規(guī)范會議規(guī)范包含個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。18．會議時間安排的規(guī)范19．會議規(guī)范本身◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間?！舫^小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羲信c會者都要準備在會上發(fā)言?！魷蕰r開始，準時結(jié)束?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負責人對決議能否達成負直接責任?！羲信c會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意?！粢庖姴煌呛檬拢h論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！魰h結(jié)束天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄?！羲信c會者應(yīng)承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。20．固定的會議流程規(guī)范

21第三講 開會前的準備工作22一、是否要開會．無需開會的“五個如果”23．必須開會的“五個如果”24二、準備工作的作用25．2627三、會議準備工作核對單會議準備工作核對單、了解會議的目的、確定會議的形式、決定會議的時間、決定會議的地點、確定出席人數(shù)、是否準備會議名簽、是否安排與會者住宿、確定視聽教材、準備會場周邊位置圖、確定自己人的相關(guān)資料、是否一定要開會、安排會議的議程、確定會議的主持人、研究會場如何布置、安排出席者座位、是否安排交通工具、是否發(fā)出了會議通知、確定輔助教材、是否要求與會者準備資料、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知2829會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；◆到人的會議，最好安排成半島型。30四、主持人的準備工作31第四講 會議中的溝通與反饋技巧一、會議中的溝通32種溝通圖畫．溝通漏斗33．溝通金三角34．溝通的冰山模式35二、有效溝通原則36三、造成溝通困難的因素37四、如何建立信任38五、會議中的反饋技巧．反饋的兩種方式39．反饋的兩種類型40．反饋時的特征41．如何接受反饋42第五講 主持人的會議管理技巧43主持人（主席）職責44一、傾聽的技巧．傾聽的禮節(jié)4546．傾聽的具體方法47．傾聽的誤區(qū)48．“傾聽”小總結(jié)49二、會議中的說話技巧◆展示?！籼皆??！粼u論?！艚ⅰ！魷y試理解情況。◆排除與引進?！艟统绦蛱岢鼋ㄗh。50第六講

主持人與參會者的守則與責任51一、主持人的守則與責任52二、與會者的守則與責任.與會者守則53.參會者的責任時間參會者的責任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項開會后會議達成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成54第七講 會議記錄55一、會議記錄者的功能◆會議記錄者特別重要，僅次于主持人?！魰h記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序?！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能?！粲^察預(yù)防功能。56二、三大會議誤區(qū)第一誤區(qū) 社會性懈怠第二誤區(qū) 從眾心理第三誤區(qū) 團體極化57三、誰能勝任會議記錄者58四、對會議記錄的大建議、重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。、除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。、大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔任。、會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。、會議記錄者的責任還包括：及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行。向與會者確認各議案的排序是否無誤。、會議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認每個結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細情形及完成日期。、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。、會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點；工作分派情形及完成日期記錄無誤。通過此決議的評估標準（如有必要）。、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。、將此份會議記錄發(fā)送給與會者。59五、團隊會議的誤區(qū)、社會性懈怠、團隊思維、團隊極化60六、團隊思維產(chǎn)生的原因、達成一致的時候，沒有考慮所有的信息；、可能是團隊有很強的凝聚力和特別強的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往一個方向思考；、更重要的是來自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。61第八講 會后跟進一、作為參會者的會后跟進62二、作為主持人的會后跟進63三、怎樣提高下次會議的質(zhì)量、只有必要時才開會。、召集會議之前及早著手準備是有效會議的關(guān)鍵。、制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。、時間是寶貴的，開會是要花錢