關(guān)于秘書素養(yǎng)的文獻

關(guān)于秘書素養(yǎng)的文獻秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。其活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者，根本職能是輔助管理，基本功做方式是處理信息和事務(wù)，由于這一工作的重要性，對從業(yè)人員也提出了較高的素質(zhì)要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時期，更需要一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、紀律嚴明的秘書隊伍。可以說，秘書素質(zhì)的好壞是造就高素質(zhì)秘書隊伍，推動秘書事業(yè)健康發(fā)展，保證各項工作正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此，研究秘書素質(zhì)問題有著重要的現(xiàn)實意義。一、素質(zhì)對秘書工作的作用素質(zhì)，是指一個人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學(xué)習(xí)所達到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先，高素質(zhì)是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行好黨的路線、方針、政策的可靠保證;其次，高素質(zhì)是提高秘書部門工作質(zhì)量和工作效率的重要依托;第三，高素質(zhì)是建立一支符合時代要求的優(yōu)秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業(yè)能力，高速的辦公效率，既能深刻領(lǐng)會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結(jié)合起來，運用現(xiàn)代化辦公手段，創(chuàng)造性地開展工作，做好綜合服務(wù)，才能適應(yīng)時代要求，充分發(fā)揮秘書職能，做好秘書工作。二、信息資料對秘書工作的重要意義首先，信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。決策是領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，秘書部門在領(lǐng)導(dǎo)決策中的首要任務(wù)是提供各種有效信息，秘書部門要想在決策的準備階段、決策階段、檢驗階段起參謀作用，一步也離不開信息。其次，信息是辦文辦事的參考依據(jù)，是起草文件的基礎(chǔ)，秘書部門是綜合辦事機構(gòu)，每天要辦理來自各方面的文書，應(yīng)接答復(fù)各方面的請示、詢問，天天都在代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令，依據(jù)的不僅是領(lǐng)導(dǎo)的意旨，更主要的是對客觀情況的綜合判斷。信息越豐富，辦文辦事越靈活。任何秘書人員起草各種文件都離不開方針政策、上級指示、存在問題、典型事例和對策實施等，這些東西不是頭腦的產(chǎn)物，而是對各種信息資料的搜集、整理、加工和利用的結(jié)果，頭腦只是信息資料的加工廠。一般地說，秘書起草文件，特別是內(nèi)容較為復(fù)雜的，總是要從熟悉情況入手，或者借助于平時記憶，或是利用信息資料，所以，秘書擬文的質(zhì)量和效率很大程度上取決于信息資料。再次，信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。隨著社會的發(fā)展進步，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，給中國秘書工作既帶來了難得的發(fā)展機遇，又遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，迫切要求現(xiàn)代秘書提高信息素養(yǎng)，學(xué)會用信息技術(shù)開展工作，以提高為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的效率和質(zhì)量。三、中國秘書人員信息工作和信息素養(yǎng)現(xiàn)狀從現(xiàn)實情況來看，中國秘書隊伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。(一)觀念陳舊，思想不夠開放，一些秘書人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習(xí)慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳的洞察信息的意識。(二)一些單位機關(guān)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機會學(xué)習(xí)信息新技術(shù)。使秘書人員的信息網(wǎng)絡(luò)意識較差，不能夠在工作中較好地為領(lǐng)導(dǎo)者提供有利信息，不利于領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策。(三)秘書人員缺乏良好的科學(xué)基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓(xùn)。沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，信息工作難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。這些都不利于秘書信息工作的展開。(四)知識的匱乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，中國秘書隊伍的信息素養(yǎng)，與信息時代的領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。(五)秘書人員收集信息的能力較差，獲取信息的較狹窄，秘書人員的信息反饋能力不夠，不能夠及時、準確、全面地反饋信息，使信息質(zhì)量的提高受到嚴重阻礙。四、把握好學(xué)習(xí)、實踐和監(jiān)督的關(guān)系學(xué)習(xí)是提高秘書人員素質(zhì)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是在當(dāng)前政治、經(jīng)濟、文化各方面深刻變革過程中，應(yīng)對新形勢、新課題的當(dāng)務(wù)之急。結(jié)合秘書工作，要突出抓好三個方面的學(xué)習(xí)：黨的方針、路線、政策，不斷提高理論和政策水平。首選要掌握黨的基本理論和各方政策。其次要深刻理解理論政策的精神實質(zhì)，不但要知其然，還要知其所以然。只有這樣經(jīng)過長期的努力，既做到深知熟記，又能在處理問題時融會貫通，才算是真正地做到了理解和掌握，整體素質(zhì)才能有望提高。針對辦公室工作的需要，學(xué)習(xí)好經(jīng)濟、科技、管理、法律等專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)與自己工作相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)知識。尤其要注意理論與實踐的聯(lián)系，從工作實踐中找學(xué)問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實際，寫就必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，學(xué)習(xí)要全面，要結(jié)合自身工作情況。學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備?，F(xiàn)在，我們已進入了辦公自動化的時代，各種先進辦公設(shè)備的運用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，以適應(yīng)新要求，協(xié)助強領(lǐng)導(dǎo)順利決策，靈活指揮。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學(xué)習(xí)書本是難以完成的，一個稱職的高素質(zhì)秘書人員必須經(jīng)受實踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎(chǔ)，充分發(fā)揮參謀、助手作用。領(lǐng)導(dǎo)要在實際工作中給秘書人員交任務(wù)、壓擔(dān)子，尤其對一些新進秘書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務(wù)交給他們?nèi)マk，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應(yīng)期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團團轉(zhuǎn)，新秘書在一旁看的現(xiàn)象，促進新老秘書的共同提高。其次，要注意組織秘書人員深入基層，深入實際，了解情況。秘書人員由于長期在機關(guān)工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊，紙面上的東西掌握較多，而實踐經(jīng)驗知道的少，容易出現(xiàn)脫離實際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。秘書人員要具有較高的素質(zhì)，除了自身努力之外，離不開工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中，其愛鍛煉的程度就高，學(xué)到的東西就多，素質(zhì)也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環(huán)境：秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦事機構(gòu)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優(yōu)越性和受的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學(xué)好本領(lǐng)。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領(lǐng)導(dǎo)者的作用。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視秘書工作和對秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養(yǎng);二是要注意啟動秘書人員的內(nèi)在動力，激發(fā)他們自我提高的意識。其次，要關(guān)心支持秘書人員自我素質(zhì)的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創(chuàng)造條件。由于秘書工作環(huán)境的特殊，使他們自身不免會產(chǎn)生優(yōu)越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監(jiān)督，實踐表明，良好的管理環(huán)境與秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監(jiān)督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風(fēng)不端正的秘書人員走上歧途。五、成為信息化社會下的高素質(zhì)秘書人員秘書隊伍是中國職業(yè)大軍中一個特殊的群體，由于職業(yè)的特殊要求，其信息要求也必然表現(xiàn)出一定的特殊性。一是與領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系的直接性，秘書人才的信息工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實現(xiàn)的。秘書工作者的信息水平如何，直接關(guān)系到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的水平的高低，其重要意義是顯而易見的。二是信息視野的全方位性。秘書工作以輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理為主要職責(zé)，而領(lǐng)導(dǎo)者管理的都是一個動態(tài)的大系統(tǒng)，涉及到政治、經(jīng)濟、文化、科技等各個方面，且具有高度的綜合性。因此，凡是與領(lǐng)導(dǎo)活動相關(guān)的信息，都應(yīng)該成為秘書工作者關(guān)注的信息。這就要求秘書的信息水平相對于其他機關(guān)工作者來說要求更高，胸襟更要寬廣，知識更要淵博，視角更要開放。三是提高發(fā)展的動態(tài)性，信息工作要求是秘書人才適應(yīng)信息化社會發(fā)展要求，經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練而生成的一種修養(yǎng)與能力，它必然隨著時代的發(fā)展變化而不斷提高和發(fā)展，決非一勞永逸的。秘書信息化建設(shè)是行政管理方式的一場深刻革命。各級領(lǐng)導(dǎo)同志要重視信息工程建設(shè)，發(fā)揮信息工作自身的特點，動員社會各方面力量，廣泛參與，形