初探棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)之路

南京房地產(chǎn)市場情況分析及農(nóng)行信貸支持的理性思考-PAGE8-裝訂線【摘要】隨著電子信息技術(shù)的日新月異，以往的檔案手工管理模式正漸漸被電腦技術(shù)、云技術(shù)的電子化模式所替代，檔案的信息化管理是我們適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的唯一途徑，也是不斷提升檔案工作能更好的為廣大群眾服務(wù)。檔案的信息化管理是棲霞區(qū)檔案館的基本工作之一，必須予以充分重視，目錄數(shù)據(jù)庫整合、基礎(chǔ)設(shè)施整合、信息資源整合以及辦理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高等必須加大工作力度，才能保證檔案管理工作更好的適應(yīng)社會發(fā)展的要求，實(shí)踐傳統(tǒng)檔案能更快的發(fā)展，并且為檔案的管理工作創(chuàng)造新的契機(jī)。【關(guān)鍵詞】棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)目錄引言1—、棲霞區(qū)檔案管理信息化概述1（一）檔案管理信息化含義1（二）棲霞區(qū)檔案管理的主要內(nèi)容2（三）棲霞區(qū)檔案管理信息化意義2二、棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀2（一）各級各部門領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持3（二）購置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)3（三）需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)3（四）依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)4（五）加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)5三、棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題6（一）缺乏檔案管理復(fù)合型人才6（二）檔案工作人員總體思路不明確6（三）檔案經(jīng)費(fèi)緊缺制約檔案信息化進(jìn)程6（四）檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段6四、對棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的思考6（一）加大資金投入6（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)7（三）引進(jìn)專業(yè)人才7五、結(jié)論7致謝7參考文獻(xiàn)8引言檔案是我們珍貴的歷史資料，是新政策制定的指導(dǎo)依據(jù)，其重要性不言而喻。針對社會的不斷信息化給檔案管理工作帶來新機(jī)遇，我們檔案局應(yīng)勢而動，在檔案管理的信息化建設(shè)方面作許多探索性的工作，譬如組建單位內(nèi)部局域網(wǎng)、建立健全檔案信息網(wǎng)站、采用合適的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案信息化建設(shè)向前邁出了堅實(shí)的一步。與此同時，在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，棲霞區(qū)檔案館既面臨機(jī)遇，也存在挑戰(zhàn)和壓力，如何做好檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。一、棲霞區(qū)檔案管理信息化概述（一）檔案管理信息化含義檔案管理信息化是用先進(jìn)的電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成檔案信息的采集、整理與歸納，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化的文件運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)將其數(shù)字化，以提高檔案管理工作的效率。（二）棲霞區(qū)檔案管理的主要內(nèi)容根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)單位的要求，確定棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：在全區(qū)構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)、以檔案信息資源建設(shè)為核心，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息工作法制化，形成具有棲霞區(qū)特色的檔案信息管理體系。（三）棲霞區(qū)檔案管理信息化意義檔案管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實(shí)力，擴(kuò)大潛在的檔案信息群體，提高檔案管理效率。促進(jìn)現(xiàn)行文件、政府公開信息和檔案管理“三位一體”管理模式的實(shí)現(xiàn)。促進(jìn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)真正意義上的“文檔一體化”管理。現(xiàn)在我們部門的檔案管理水平還停留在以紙質(zhì)管理基礎(chǔ)之上，這并不能完全適應(yīng)新時代發(fā)展。在日新月異的信息化管理時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式將會逐步被現(xiàn)代管理方式所替代。充分利用電腦進(jìn)行檔案管理，用電腦及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集、整理、編目、檢索等進(jìn)行信息傳輸，能更好地改造傳統(tǒng)的管理體制。充分利用管理信息化、服務(wù)現(xiàn)代化開發(fā)檔案信息，最大程度的發(fā)揮檔案資源的作用，提供有效優(yōu)質(zhì)的科學(xué)服務(wù)，能讓檔案工作的技術(shù)水平更上臺階。二、棲霞區(qū)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀（一）各級各部門領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動伊始，就得到各級各部門領(lǐng)導(dǎo)的支持。一八年以來，區(qū)政府、區(qū)委更是在物力、財力、人力等各個方面給予大力支持。幾年來，區(qū)政府、區(qū)委投入資金一百余萬元，用于區(qū)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的提升，為我區(qū)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。與此同時，棲霞區(qū)政府信息中心設(shè)定了專門的網(wǎng)絡(luò)地址，用于棲霞區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。一九年，區(qū)政府、區(qū)委面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案館制定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了全面的制度保障。各機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位，積極響應(yīng)區(qū)政府、區(qū)委檔案信息化建設(shè)的號召，做到人員到位、資金到位、設(shè)備到位、場所到位，最終實(shí)現(xiàn)與區(qū)檔案館信息化建設(shè)共同設(shè)計、共同實(shí)施、共同達(dá)標(biāo)。（二）購置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化幾年來，棲霞區(qū)檔案館加大硬件設(shè)施投入，主要購置服務(wù)器伍臺、計算機(jī)伍拾叁臺、投影儀貳臺、交換機(jī)貳臺、顯示屏貳臺、觸摸屏貳臺、刻錄機(jī)肆臺、掃描儀肆臺、打印機(jī)伍臺、復(fù)印機(jī)叁臺、計算機(jī)自動控制溫濕度記錄設(shè)備貳套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。初步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和自動化。區(qū)內(nèi)各個機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置相應(yīng)設(shè)備，截止一九年底，棲霞區(qū)應(yīng)用計算機(jī)管理檔案的普及率已達(dá)百分之百。2.強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺二零一七至二零一九年，棲霞區(qū)政府先后投入經(jīng)費(fèi)貳百多萬元，為檔案館設(shè)立獨(dú)立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。區(qū)內(nèi)所有街道、部門、企事業(yè)單位檔案管理新系統(tǒng)也同步建成，并通過專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)自八十年代年棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計收入各類檔案九十個全宗九十多萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。棲霞區(qū)檔案館打破固有的條塊結(jié)合管理體系，一切從實(shí)際需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動態(tài)模式。1.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫檔案管理信息化建設(shè)的首要工作就是建立完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。今年來我館完成了所有卷宗的案卷目錄和文件級目錄的數(shù)據(jù)錄入工作，實(shí)現(xiàn)了全館所有文件目錄百分百數(shù)字化。同時做到各個部門檔案文件及時進(jìn)館、目錄及時入庫，實(shí)行數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理。2.推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)近年來我館配備專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)組建檔案的數(shù)字化加工，及時拍照、錄像、錄音等等多媒體資料的管理工作。對以往的紙質(zhì)檔案文件及時進(jìn)行數(shù)字化加工，并通過現(xiàn)有的電子平臺及時發(fā)布，提高檔案的利用率。（四）依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理的信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程中，棲霞區(qū)檔案館不斷創(chuàng)新，努力做到檔案資源能為廣大群眾所共享。1.搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)二零一八年，與軟件公司合作，開發(fā)棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，利用自動采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位自動分類、自動歸檔、網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動記錄，初步構(gòu)建起棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺的電子文件中心。同年，棲霞區(qū)檔案館開通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門可公開的政務(wù)文件，建成動態(tài)文件數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。2.開通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道二零一八年七月，棲霞區(qū)檔案館開通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng)(域名為)。網(wǎng)站上開放了多個便民版塊，收錄了上萬條政府公務(wù)信息。訪問人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會效益。（五）加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)棲霞區(qū)檔案館在全區(qū)檔案人員自動化辦公效率不高的情形下，高度重視檔案信息人才建設(shè)，加大了對檔案人員信息化管理水平的培訓(xùn)力度。經(jīng)過持續(xù)信息化培訓(xùn)，大部分人員都通過了計算機(jī)應(yīng)用技能考試，完全掌握了信息化基礎(chǔ)知識。隨后又組織部分人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等；定期對本區(qū)檔案人員開展計算機(jī)基礎(chǔ)、文字處理、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、電子郵件使用、數(shù)據(jù)處理、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識與技能培訓(xùn)，從根本上提高了他們的信息化管理及應(yīng)用水平。三、棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題（一）缺乏檔案管理復(fù)合型人才首先人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專業(yè)人員來加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。另外在用人機(jī)制上，上級領(lǐng)導(dǎo)雖然對檔案工作十分重視，但由于檔案工作的特殊性和單一性，檔案工作專、兼職人員默默無聞，社會接觸面較小，地位待遇相對偏低，較難得到社會的承認(rèn)和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，因而重用概率很低。加之，一部分從事檔案管理的人員，其傳統(tǒng)知識和技能相對扎實(shí)，但對先進(jìn)的數(shù)字化、信息化檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，有些也未進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)過。因此，存在缺乏一定的復(fù)合型檔案管理人才。（二）檔案工作人員總體思路不明確檔案工作人員對檔案信息化建設(shè)總體思路稍顯雜亂，目標(biāo)尚不明確，缺乏規(guī)劃、管理、認(rèn)識，對資源共建與共享意識不強(qiáng)，僅僅局限于檔案資料的一般收藏、貯存。（三）檔案經(jīng)費(fèi)緊缺制約檔案信息化進(jìn)程檔案事業(yè)是回報周期較長，投入相對較高的一項(xiàng)社會公益事業(yè)，其成功與否，在一定程度上取決于經(jīng)費(fèi)的保障和落實(shí)。經(jīng)費(fèi)短缺、資金不足是困擾檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因！如果經(jīng)費(fèi)緊缺，加之檔案硬件設(shè)施更新速度緩慢，館藏檔案也難于大規(guī)模開發(fā)利用，許多珍貴檔案不能及時進(jìn)館，無法進(jìn)行檔案信息資源的深挖掘。四、對棲霞區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的思考（一）加大資金投入?yún)^(qū)政府、區(qū)委對我館的檔案信息化工作給予高度的重視和支持，要求配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件；對檔案信息化工作的機(jī)構(gòu)、設(shè)備、辦公條件進(jìn)行了改善，同時加大了對人員的檔案管理培訓(xùn)、定期學(xué)習(xí)投入，使得我館的檔案信息化建設(shè)速度加快。（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快全區(qū)檔案信息化的建設(shè)，努力適應(yīng)檔案的現(xiàn)代化管理，不要讓檔案管理信息化、現(xiàn)代化成為一句空話。同時配備專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的智能化、現(xiàn)代化、社會化。（三）引進(jìn)專業(yè)人才1.適當(dāng)招聘檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生，注重吸引既具有電腦操作技能且會檔案管理的綜合型人才，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。2.建立檔案管理人員信息化體系。將電腦應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等到納入檔案人員專業(yè)培訓(xùn)計劃，建立檔案管理人員信息化體系，提高他們的現(xiàn)代化技術(shù)能力，推動檔案管理信息化建設(shè)。五、結(jié)論綜上，檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢！我們應(yīng)緊跟時代的潮流，與時俱進(jìn)，加大資金投入，加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識，切實(shí)做好我館的檔案管理信息化建設(shè)。真正推動棲霞區(qū)檔案工作更快更優(yōu)的發(fā)展。致謝本論文在選題及寫作過程中得到吳立明老師的悉心指導(dǎo)，吳立明老師多次詢問寫