世茂第太平物業(yè)采購控制工作程序

世茂第太平物業(yè)采購控制工作程序一、編制目的和依據(jù)為規(guī)范世茂第太平物業(yè)公司所有采購行為，加強(qiáng)對采購流程的監(jiān)管和管理，提高采購效率并避免采購風(fēng)險(xiǎn)，特別編制本操作程序。本程序依據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國物品質(zhì)量法》、《中華人民共和國商業(yè)銀行法》等相關(guān)法律規(guī)定以及公司實(shí)際情況制定。二、適用范圍本程序適用于世茂第太平物業(yè)公司所有采購活動，所有參與采購活動的員工必須嚴(yán)格按照程序執(zhí)行。三、采購流程需求申請階段由物業(yè)各部門編制采購需求計(jì)劃，提交給行政部門申請。行政部門負(fù)責(zé)審核需求計(jì)劃并進(jìn)行初步評估。采購方案制定階段行政部門根據(jù)需求計(jì)劃編制采購方案，包括但不限于采購目標(biāo)、采購方式、采購數(shù)量、采購條件、開標(biāo)時間、中標(biāo)候選人等內(nèi)容。在制定采購方案時，需評估采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購方案的可行性和科學(xué)性，并將采購方案提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。招標(biāo)公告發(fā)布階段行政部門按照采購方案，起草招標(biāo)公告并發(fā)布于公司內(nèi)部和公開招標(biāo)平臺，同時在公司內(nèi)部和公開招標(biāo)平臺公示開標(biāo)時間和地點(diǎn)，以及有關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系人的聯(lián)系方式。公告應(yīng)當(dāng)明確招標(biāo)程序、招標(biāo)條件、投標(biāo)要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保公開、公平、公正。投標(biāo)階段符合條件的投標(biāo)人按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點(diǎn)提交投標(biāo)文件。行政部門組織專業(yè)人員對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，篩選出符合招標(biāo)條件的候選人。在評審過程中，應(yīng)當(dāng)注重保護(hù)投標(biāo)人的商業(yè)機(jī)密，并保證評審的公開、公平、公正。中標(biāo)階段在評審過程中，根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過綜合評定后確定中標(biāo)人，并對中標(biāo)人進(jìn)行公示。確定中標(biāo)人后，行政部門應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行中標(biāo)通知，進(jìn)入談判、簽訂合同等后續(xù)工作，并及時通知未中標(biāo)的投標(biāo)人。合同執(zhí)行階段行政部門按照中標(biāo)人所簽訂的合同履行監(jiān)督和檢查，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，并在合同履行期滿后進(jìn)行驗(yàn)收、結(jié)算和存檔，確保合同履行完整、合規(guī)、及時、有效。四、采購控制臺賬行政部門需建立采購控制臺賬，對所有采購活動的實(shí)施情況及時進(jìn)行監(jiān)督和檢查。采購控制臺賬包括采購計(jì)劃、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知、合同、資金支付情況等各類信息，并應(yīng)當(dāng)按時間順序準(zhǔn)確記錄。五、采購風(fēng)險(xiǎn)控制行政部門需加強(qiáng)對采購風(fēng)險(xiǎn)的掌控和管理，確保采購風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)。在采購方案制定階段需充分評估采購方案的風(fēng)險(xiǎn)，并在招標(biāo)公告和投標(biāo)文件中對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要說明，同時在中標(biāo)通知和合同中設(shè)置采購風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任條款。對于重要采購項(xiàng)目，可以考慮引入獨(dú)立第三方進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和合規(guī)審查。六、采購流程改進(jìn)行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，不斷完善和改進(jìn)采購流程，并及時進(jìn)行評估和總結(jié)。對于采購流程中出現(xiàn)的問題和短板，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行整改和改進(jìn)，并在采購控制臺賬中進(jìn)行記錄，以提高采購效率和改善采購質(zhì)量。七、責(zé)任認(rèn)定違反本程序的，行政部門將對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)和處理，并依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對于公司及個人的不良行為，行政部門應(yīng)當(dāng)及時向公司高層報(bào)告，