會計信息系統(tǒng)之薪資管理子系統(tǒng)

會計信息系統(tǒng)第五章

薪資管理子系統(tǒng)當前第1頁\共有36頁\編于星期四\19點本章知識結構當前第2頁\共有36頁\編于星期四\19點第一節(jié)薪資管理子系統(tǒng)應用基礎一、薪資管理子系統(tǒng)的功能二、薪資管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關系三、薪資管理子系統(tǒng)的應用流程當前第3頁\共有36頁\編于星期四\19點一、薪資管理子系統(tǒng)的功能1．初始設置2．工資數(shù)據(jù)錄入3．日常業(yè)務處理4．憑證處理5．信息查詢6．期末處理當前第4頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關系1．薪資管理子系統(tǒng)與總賬子系統(tǒng)的關系薪資管理子系統(tǒng)主要是通過轉賬憑證向賬務子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)。薪資管理子系統(tǒng)將通過計算和分攤生成的工資、福利費、工會經費、養(yǎng)老保險金等轉賬憑證傳遞給賬務系統(tǒng)進行進一步的處理。同時，薪資管理子系統(tǒng)也可以通過相關的函數(shù)和公式從賬務子系統(tǒng)獲取工資、福利費等科目的數(shù)據(jù)。2．薪資管理子系統(tǒng)與成本子系統(tǒng)的關系薪資管理子系統(tǒng)為成本子系統(tǒng)提供其核算所需要的工資和福利費用的數(shù)據(jù)，是成本核算的基礎數(shù)據(jù)之一。3．薪資管理子系統(tǒng)與報表子系統(tǒng)的關系

薪資管理子系統(tǒng)將計算結果和各種統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)傳遞給報表子系統(tǒng)，以便其定義相關報表。當前第5頁\共有36頁\編于星期四\19點三、薪資管理子系統(tǒng)的應用流程建立工資賬套設置人員類別單工資類別？設置工資項目設置人員檔案設置計算公式建立并打開工資類別選擇工資項目輸入工資數(shù)據(jù)定義工資轉賬關系YN工資計算計算個人所得稅工資費用分配工資賬表查詢期末處理初始設置日常及期末處理當前第6頁\共有36頁\編于星期四\19點第二節(jié)薪資管理子系統(tǒng)初始設置一、薪資管理子系統(tǒng)的參數(shù)設置二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置三、薪資管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入當前第7頁\共有36頁\編于星期四\19點一、薪資管理子系統(tǒng)的參數(shù)設置1．業(yè)務控制參數(shù)1）參數(shù)設置工資類別個數(shù)：如單位按周或月多次發(fā)放工資，或者是單位中有多種不同類別（部門）的人員，工資發(fā)放項目不盡相同，計算公式亦不相同，但需進行統(tǒng)一工資核算管理，應選擇“多個”。如果單位中所有人員的工資統(tǒng)一管理，而人員的工資項目、工資計算公式全部相同，選擇“單個”，可提高系統(tǒng)的運行效率。幣種：系統(tǒng)提供幣別參照供用戶選擇，若選擇賬套本位幣以外其它幣別，則還須在工資類別參數(shù)維護中設置匯率。2）扣稅設置扣稅設置用來設定是否要從工資中代扣個人所得稅。3）扣零設置扣零設置是指系統(tǒng)是否進行扣零處理以及在進行扣零處理時依據(jù)的扣零類型。用戶一旦選擇了“扣零處理”，系統(tǒng)自動在工資項目中增加“本月扣零”和“上月扣零”兩個項目，用戶不必在計算公式中設置有關扣零處理的計算公式，“應發(fā)合計”工資項目中也不用包括“上月扣零”，“扣款合計”工資項目中不用包括“本月扣零”。其中扣零類型包括扣零至元、扣零至角和扣零至分。4）人員編碼設置人員編碼設置即設定薪資管理子系統(tǒng)中單位人員編碼的長度。操作演示當前第8頁\共有36頁\編于星期四\19點一、薪資管理子系統(tǒng)的參數(shù)設置2．權限設置

有的系統(tǒng)會在功能權限的基礎上對工資權限進行明細控制，例如可以控制用戶可以對哪些部門、哪些工資項目進行操作。如果將某用戶設置為工資類別主管，則該用戶將擁有該工資類別的全部部門和工資項目處理權限。操作演示當前第9頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置1．工資類別設置在薪資管理中如果存在多種不同類別的人員，每一類人員的工資發(fā)放的項目不同或計算公式不同，但都需要進行工資的核算管理，這時就需要建立不同的工資類別，進行多工資類別的核算。例如，對企業(yè)中在職人員和離退休人員分別進行工資核算時，就需要建立在職人員和離退休人員兩個工資類別。又如對企業(yè)中正式人員和臨時人員分別進行工資核算時，便可以建立正式人員和臨時人員兩個工資類別。操作演示當前第10頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置2．工資項目設置工資項目設置即定義工資項目的名稱、類型、寬度、小數(shù)、增減項。系統(tǒng)中有一些固定項目，是工資賬中必不可少的，包括：“應發(fā)合計”，“扣款合計”，“實發(fā)合計”，這些項目不能刪除和重命名。其他項目可根據(jù)實際情況定義或參照增加。如：基本工資、獎勵工資、請假天數(shù)等。在此設置的工資項目是針對所有工資類別的全部工資項目。當前第11頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置定義工資項目注意問題：

定義時應考慮各工資項目的先后順序。工資項目中有些項目是所有單位必須的，如：部門編碼、職工編碼、姓名、簽名等。這些項目一般工資系統(tǒng)均要求定義為字符型。定義工資項目時應適當考慮一段時期的發(fā)展需要，以便保證系統(tǒng)投入使用后保持較長時間的穩(wěn)定。部分工資項目如應發(fā)工資、實發(fā)工資、個人所得稅等項目的數(shù)據(jù)是由其他項目數(shù)據(jù)經過計算得出的，因此凡參與計算的工資項目的數(shù)據(jù)類型必須設置成數(shù)字型。工資項目的的設置是針對所有工資類別的。單工資類別下，只需完成工資項目設置即可；多工資類別下，工資項目設置完后，當打開某一工資類別時，可從已設置好的工資項目中為本工資類別選擇合適的工資項目。當前第12頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置例5-1：設置如下工資項目。項目名稱類型長度小數(shù)位數(shù)增減項基本工資數(shù)字82增項崗位工資數(shù)字82增項交通補助數(shù)字82增項應發(fā)合計數(shù)字102增項請假扣款數(shù)字82減項養(yǎng)老保險數(shù)字82減項代扣稅數(shù)字102減項扣款合計數(shù)字102減項實發(fā)合計數(shù)字102增項請假天數(shù)數(shù)字82其它操作演示當前第13頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置3．公式設置

定義某些工資項目的計算公式及工資項目之間的運算關系。例如：缺勤扣款=基本工資/月工作日*缺勤天數(shù)。定義公式可通過選擇工資項目、運算符、關系符、函數(shù)等組合完成。系統(tǒng)固定的工資項目“應發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”等的計算公式，系統(tǒng)根據(jù)工資項目設置的“增減項”自動給出。用戶在此只能增加、修改、刪除其他工資項目的計算公式。定義工資項目計算公式要符合邏輯，系統(tǒng)將對公式進行合法性檢查，不符合邏輯的系統(tǒng)將給出錯誤提示。定義公式時要注意先后順序，先得到的數(shù)據(jù)應先設置公式。當前第14頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置例5-2：設置如下工資項目計算公式。請假扣款=請假天數(shù)*100操作演示當前第15頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置4．人員設置

1）人員類別設置

為了使計算機自動進行工資費用的分配，需要正確劃分人員類別，以便于企業(yè)按人員類別進行工資的匯總計算。2）人員基本信息設置人員基本信息包括職工的編號、姓名、所在部門、所屬類別等。這些項目均是工資匯總、分配的基本依據(jù)。此外，還有很多企業(yè)利用薪資管理系統(tǒng)代理基本的人事信息管理職能，這樣就需要增加地址、電話、身份證號、職稱等管理信息。操作演示當前第16頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置5．部門設置通常，企業(yè)工資的匯總、統(tǒng)計、領款、分發(fā)等是以部門為基本單位的。正確設置企業(yè)部門，可以方便地按部門統(tǒng)計、查詢各項工資信息，也可以實現(xiàn)按部門進行工資費用分配的目的。部門檔案在基礎設置中完成。當前第17頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置6．銀行名稱設置由銀行代發(fā)工資的企業(yè)應進行銀行名稱的設置。代發(fā)銀行可能需要設置多個，這是由于同一工資類別中的人員在不同地點工作時，需要在不同的銀行發(fā)放工資，或不同的工資類別由不同的銀行發(fā)放工資。在設置代發(fā)銀行名稱時還需要對銀行賬號進行設置和管理，以便正確的完成銀行代發(fā)工資的工作。操作演示當前第18頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置7．定義工資轉賬關系會計信息系統(tǒng)中通過事先定義工資轉賬關系，就可以每月自動分配工資費用，生成轉賬憑證。定義工資轉賬關系就是定義工資費用分配的模板，即確定不同類別人員的工資計入不同的費用科目中去。當前第19頁\共有36頁\編于星期四\19點二、薪資管理子系統(tǒng)的基礎信息設置例5-3：定義如下工資轉賬關系。

工資分攤部門工資總額（100%）借方貸方綜合管理、財務部、采購中心管理人員6602012211銷售一部、銷售二部、銷售三部銷售人員66012211生產管理部管理人員51012211生產包裝部生產人員5001022211操作演示當前第20頁\共有36頁\編于星期四\19點三、薪資管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入

1．薪資管理系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的內容

薪資管理子系統(tǒng)在初次始用時需要錄入所有職工沒有進行公式定義的工資項目數(shù)據(jù)，即每月相對固定不變的部分如：基本工資、職務工資、職稱工資及各種固定補貼等。每月固定不變的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)投入使用時一次輸入，長期使用，只在提職、提薪、晉級時才進行修改。每個職工的這些基本工資數(shù)據(jù)形成了薪資管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的基礎。而對于每月變動的數(shù)據(jù)部分如：病事假扣款、水電費、代扣稅等代扣款等則需要在每月處理工資數(shù)據(jù)前進行編輯修改。操作演示當前第21頁\共有36頁\編于星期四\19點三、薪資管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入

2．薪資管理系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的方法1）使用過濾功能過濾工資項：如果只對某些工資項目或某一部分職工的工資數(shù)據(jù)進行錄入或修改，使用過濾功能可以將指定需要輸入的工資項目或人員過濾出來，使屏幕上只顯示用戶需要的數(shù)據(jù)，方便用戶輸入數(shù)據(jù)。如，每月只需輸入考勤記錄，可以利用過濾功能將相關工資項目篩選出來，屏蔽其他工資項目，以使數(shù)據(jù)錄入界面簡潔，實現(xiàn)快速輸入。2）成批替換某工資項目內容：用戶利用此功能可以通過設置公式按照某一特定的條件將某些工資項目數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一替代。如：年末每一職工工齡工資增加一年；或由于本月銷售一部業(yè)績突出，特銷售一部所有員工派發(fā)獎金200元。3）按指定條件快速定位：用戶可利用此功能按照職工所屬部門、職工個人編碼、姓名等條件快速定位到相關記錄以便進行編輯工作。當前第22頁\共有36頁\編于星期四\19點第三節(jié)薪資管理子系統(tǒng)日常及期末處理一、工資變動處理二、工資計算和匯總三、個人所得稅的計算四、銀行代發(fā)工資五、工資扣零處理六、票面分解處理七、工資分攤和憑證處理八、工資賬表查詢九、期末處理當前第23頁\共有36頁\編于星期四\19點一、工資變動處理工資數(shù)據(jù)按變動頻度分為基本數(shù)據(jù)和變動數(shù)據(jù)兩部分變動數(shù)據(jù)于每月工資計算處理前錄入。工資變動處理只能處理日常工資數(shù)據(jù)的調整、變動以及工資項目的增減等，而人員的增減和部門的變更需要在人員基本信息設置中進行調整。職工調入、調出本單位時，其基本工資數(shù)據(jù)可以輸入或刪除。一般情況下，該職工數(shù)據(jù)工資數(shù)據(jù)不必保留備查。特殊情況如某單位需要保留則需對軟件作特殊要求。職工在單位內部不同部門間進行調動時可以通過修改職工所在部門編碼直接實現(xiàn)調動。當前第24頁\共有36頁\編于星期四\19點一、工資變動處理例5-4：輸入變動工資數(shù)據(jù)。周偉請假3天；趙紅請假2天。操作演示當前第25頁\共有36頁\編于星期四\19點二、工資計算和匯總薪資管理子系統(tǒng)按照在初始設置中定義好的工資項目及計算公式計算職工的應發(fā)工資、各項扣款合計及實發(fā)工資等項目，并根據(jù)所屬部門、人員類別等條件自動匯總生成新的工資數(shù)據(jù)表。操作演示當前第26頁\共有36頁\編于星期四\19點三、個人所得稅的計算薪資管理子系統(tǒng)中個人所得稅的計算通常由用戶設定各級納稅基數(shù)和各段稅率，然后由系統(tǒng)自動完成計算工作。其處理步驟如下：1）設定納稅基數(shù)：一般把實發(fā)工資作為系統(tǒng)的納稅基數(shù)對應的工資項目。當出現(xiàn)納稅起征點不同的情況時，可以設置“扣稅起征額”工資項目，輸入不同人員的扣稅起征點金額或公式，把扣稅起征額作為對應的扣稅項目。2）定義稅率表：一般情況下，系統(tǒng)提供了國家規(guī)定的工資、薪金所適用的各級超額累進稅率。企業(yè)可以根據(jù)自身的需要調整費用基數(shù)、附加費用及稅率，修改扣除數(shù)，增加或刪除級數(shù)。3）生成個人所得稅申報表：薪資管理子系統(tǒng)根據(jù)用戶的定義自動計算并生成個人所得稅申報表。當前第27頁\共有36頁\編于星期四\19點三、個人所得稅的計算例5-5：設置個人所得稅扣稅基數(shù)為3500元。操作演示當前第28頁\共有36頁\編于星期四\19點四、銀行代發(fā)工資銀行代發(fā)工資是指企業(yè)為職工在代發(fā)工資的開戶銀行設置工資儲蓄賬戶，每月企業(yè)直接將職工工資劃入開戶銀行相應賬戶中。銀行代發(fā)工資的處理步驟如下：1）設置代發(fā)文件格式：企業(yè)需根據(jù)代發(fā)銀行的要求設置代發(fā)文件的格式，如文件中包含的數(shù)據(jù)項目、各數(shù)據(jù)項的類型、長度等。2）選擇代發(fā)文件的輸出格式：企業(yè)根據(jù)代發(fā)銀行的要求設置向銀行提供的工資數(shù)據(jù)文件的存放格式。3）向銀行報送工資數(shù)據(jù)文件：企業(yè)按照預先規(guī)定好的格式和文件名將工資數(shù)據(jù)文件報送代發(fā)銀行，以便銀行在規(guī)定日期內將員工應得薪金劃轉到員工個人賬戶。當前第29頁\共有36頁\編于星期四\19點五、工資扣零處理工資數(shù)據(jù)的扣零是將本月工資尾數(shù)留待下月處理的一種數(shù)據(jù)處理方式。對使用現(xiàn)金發(fā)放工資的單位這種處理是減少分發(fā)現(xiàn)金困難的重要措施。薪資管理系統(tǒng)扣零處理步驟如下：1）使用薪資管理子系統(tǒng)的第一個月按照預先設定的扣零條件計算扣零數(shù)據(jù)填入本月扣零字段2）下月系統(tǒng)自動用工資數(shù)據(jù)文件中當月扣零字段的值替換上月扣零字段，替換后本月扣零字段清零。3）將上月扣零字段值加上本月工資中應扣零數(shù)后將整數(shù)部分合并到本月實發(fā)工資數(shù)中，尾數(shù)部分作為本月扣零數(shù)額填入本月扣零字段。當前第30頁\共有36頁\編于星期四\19點六、票面分解處理對于使用現(xiàn)金發(fā)放工資的企業(yè)需通過票面分解的功能根據(jù)計算出的工資金額求出各種面值人民幣的需要量，生成票面分解一覽表，以便企業(yè)提取適合發(fā)放工資的不同面值的貨幣。票面分解的處理步驟如下：1）對每個職工的實發(fā)工資數(shù)據(jù)進行分解，得到發(fā)放每個職工工資所需要的各種面值的貨幣張數(shù)。2）得到發(fā)放每個職工工資所需要的各種面值的貨幣張數(shù)后，將不同面值的貨幣張數(shù)進行匯總從而得到整個企業(yè)的票面分解一覽表。當前第31頁\共有36頁\編于星期四\19點七、工資分攤和憑證處理工資發(fā)放完成之后，財務部門還需要對各個部門的工資數(shù)據(jù)進行分攤計提應付工資、應付福利費、工會經費、職工教育經費、養(yǎng)老保險金等費用。工資分攤處理需要設置工資總額和計提基數(shù)，系統(tǒng)將根據(jù)工資總額和計提基數(shù)自動計算各部門每一項費用的提取數(shù)。薪資管理系統(tǒng)的憑證處理包括定義憑證、生成憑證和查詢憑證