供電局檔案管理制度

供電局檔案管理制度一、概述為加強(qiáng)對(duì)供電局檔案的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保存、借閱、歸檔等流程，制定本檔案管理制度。二、檔案管理的基本要求統(tǒng)一管理。供電局檔案管理采取集中管理制度，原則上各部門、各單位產(chǎn)生的檔案全部送至檔案室進(jìn)行收集、整理、保存、歸檔、借閱和銷毀等統(tǒng)一管理。規(guī)范歸檔。遵循檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的檔案分類體系，逐級(jí)建立檔案目錄，將所有檔案存放在保險(xiǎn)柜中，并進(jìn)行多重備份。定期鑒定和審查。對(duì)所有檔案按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行鑒定和審查，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的檔案，則要按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行復(fù)制備份。加強(qiáng)安全保密。加強(qiáng)檔案的保密工作，對(duì)于涉及機(jī)密和重要的檔案，應(yīng)采取防火防盜等安全措施。三、檔案管理的流程1.檔案收集1.1.各部門、各單位需在文件/資料出現(xiàn)之日起3個(gè)工作日內(nèi)送至檔案室收集。1.2.收集范圍：本單位或下屬單位正式產(chǎn)生的文件、資料，包括文件、檔案、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、通知、公告、報(bào)表、計(jì)劃、考核材料、檔案流轉(zhuǎn)單等。1.3.收集單位應(yīng)按照檔案室規(guī)定的格式填寫檔案移交單，記錄并確認(rèn)移交檔案的種類和數(shù)量，并由相應(yīng)負(fù)責(zé)人在移交單上簽字確認(rèn)。2.檔案整理2.1.檔案室根據(jù)收集到的檔案種類和數(shù)量，按照檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.2.整理后的檔案應(yīng)按照建立的檔案目錄逐級(jí)歸檔，并制作檔案庫(kù)存卡片及檔案目錄。2.3.整理期間發(fā)現(xiàn)檔案不清、損壞、遺失等情況，應(yīng)向單位提交整改意見(jiàn)，并追溯檔案流轉(zhuǎn)記錄，查明責(zé)任。3.檔案保存3.1.檔案移交給檔案室后，應(yīng)立即存放到制定的保險(xiǎn)柜中。3.2.原則上檔案不得外借，但因工作需要必須外借的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表并由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借出，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，借閱后應(yīng)立即歸還。3.3.長(zhǎng)期保存的檔案必須進(jìn)行復(fù)制，并保存在多地備份，以保證檔案的安全性，防止遺失。4.檔案銷毀4.1.經(jīng)過(guò)鑒定審查，對(duì)于已達(dá)到銷毀條件的、無(wú)歷史研究?jī)r(jià)值和無(wú)法繼續(xù)利用的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。4.2.銷毀程序：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、組織有關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格審核、驗(yàn)收確認(rèn)后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行按照規(guī)定的銷毀程序予以銷毀。四、檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估4.1.監(jiān)督：檔案管理應(yīng)順應(yīng)實(shí)際情況，按照程序處理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理負(fù)總責(zé)，并指定專人管理檔案。4.2.評(píng)估：每年對(duì)本單位的檔案管理進(jìn)行一次評(píng)估考核，評(píng)估結(jié)果計(jì)入年度績(jī)效考核指標(biāo)。五、附則5.1.本