城建檔案工作探索

城建檔案工作探索

摘要：伴隨著我國政策的不斷激勵(lì)，城鄉(xiāng)建設(shè)的成果日新月異，同時(shí)也跟隨著大量的工程建設(shè)。筆者現(xiàn)就工程完工后，檔案館如何收集工程竣工材料，有效歸檔以方便日后查閱等工作，談一點(diǎn)想法。

關(guān)鍵詞：城建檔案;收集材料;有效歸檔

城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)保存的文字、圖片、聲像等各種載體的文字材料，它是城市規(guī)劃、建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)。城建檔案作為城市發(fā)展的產(chǎn)物，不但有豐富檔案學(xué)科內(nèi)容，而且對(duì)城市發(fā)展起到了非常重要的作用。那么應(yīng)該如何做好城建檔案工作呢？

一、檔案館接受材料要根據(jù)重要程度來劃分與制定管理方法

城建檔案館由于一味追求館藏量，而使接受范圍劃分過于粗放。進(jìn)館范圍劃分過分粗放，在一定程度上表現(xiàn)為對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目重要性區(qū)分工作沒有很好地開展起來。大量小項(xiàng)目、次要項(xiàng)目重復(fù)接收進(jìn)館，如一個(gè)工業(yè)建筑的配套用房，大至配電間，小至門衛(wèi)統(tǒng)統(tǒng)全收。使檔案資料的審核復(fù)核人員疲于應(yīng)付，這一切有否必要，也是一個(gè)值得商榷的問題。這不但使城建檔案館接受資料更加爆滿，檔案的整理、歸檔、入庫等工作都顯得滯后，而且就現(xiàn)實(shí)來講，城建檔案的鑒定、銷毀工作沒有配套進(jìn)行，這給利用帶來了不便，更使保管工作陷入無法開展的困境。這樣使大量利用價(jià)值不大的城建資料接收進(jìn)館，給檔案管理階段的整理利用帶來了巨大的壓力，造成人手不夠，檔案堆放場(chǎng)地不夠，檔案庫房不夠等諸多問題，使城建檔案館在這一塊浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。更重要的是，由于城建資料的長期堆積，使一部分重要的城建檔案資料于此相混，無法使其充分發(fā)揮其真正的使用價(jià)值。

二、城建檔案必須加強(qiáng)部門間的聯(lián)動(dòng)管理

城建檔案的收集、管理和建設(shè)工程竣工備案工作都是建設(shè)行政主管部門委托系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)部門履行的，根據(jù)有關(guān)法規(guī)和主管部門的規(guī)定，城建檔案的移交歸檔的監(jiān)管環(huán)節(jié)關(guān)鍵在竣工備案階段，這就需要部門間加強(qiáng)協(xié)作，密切配合，檔案管理部門要積極主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同承擔(dān)起對(duì)城市歷史資料的責(zé)任。必須嚴(yán)格執(zhí)行住房城鄉(xiāng)建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的規(guī)定，認(rèn)真做好城建檔案工作預(yù)驗(yàn)收工作，驗(yàn)收合格后將合格的檔案資料留存檔案館，并出具《建設(shè)工程預(yù)驗(yàn)收意見書》，待工程驗(yàn)收備案后，三個(gè)月內(nèi)將驗(yàn)收備案材料和工程后期等相關(guān)資料報(bào)送檔案館，換取《建設(shè)工程檔案合格證》。同時(shí)，建立健全檔案執(zhí)法機(jī)制，加大執(zhí)法力度。

三、為了提高接收檔案的質(zhì)量，

必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平城建檔案質(zhì)量的高低，直接影響到城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的運(yùn)行。在城市各項(xiàng)規(guī)劃編制、工程建設(shè)和城市管理活動(dòng)中，提供檔案的依據(jù)一旦沒有真實(shí)性和準(zhǔn)確性或是無據(jù)查找，就可能造成決策上的錯(cuò)誤和經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，加強(qiáng)城建檔案管理，提高進(jìn)館檔案質(zhì)量尤其重要。首先，必須提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，熟知一套合格檔案的基本內(nèi)容，在檔案預(yù)驗(yàn)收中，嚴(yán)格按照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)審核驗(yàn)收，堅(jiān)持原則，不姑息遷就，認(rèn)真把好標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量關(guān)。然后積極爭(zhēng)取相關(guān)部門的支持，對(duì)檔案不合格工程項(xiàng)目一律不予辦理驗(yàn)收備案手續(xù)，直至整改補(bǔ)充完善后，使檔案達(dá)到符合質(zhì)量要求為止。其次，城建檔案管理機(jī)構(gòu)要大力開展檔案宣傳工作，增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案工作的意識(shí)，使檔案工作備受關(guān)注，在建設(shè)行業(yè)中積極開展檔案指導(dǎo)服務(wù)，經(jīng)常組織檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，為更好地建立、編制高質(zhì)量的城建檔案奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作應(yīng)重視起來，有效地發(fā)揮其監(jiān)管職能

城建檔案的收集、保管工作需要建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的大力協(xié)作，密切配合，不是光靠城建檔案部門就能成其大事的。如果有關(guān)部門對(duì)城建檔案的產(chǎn)生、收集等階段不重視、不銜接，就有可能導(dǎo)致工程備案和檔案進(jìn)館的脫節(jié)，造成檔案收集工作的散漏。

五、城建檔案信息量龐大，要想建好城建檔案，必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)

（一）城建檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)的必要性

在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢(shì)。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績(jī)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到城建檔案管理中有非常大的優(yōu)勢(shì)，比如計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計(jì)算機(jī)的這些優(yōu)點(diǎn)可以有效地提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的信息處理。

（二）城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能

1.自動(dòng)化管理城建檔案

計(jì)算機(jī)有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速地輸出、輸入以及貯存信息，可以進(jìn)行推理與判斷。所以，在信息處理時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已成為一種核心的手段。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠使管理工作自動(dòng)化，可將城建檔案進(jìn)行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案信息的使用和開發(fā)。

2.數(shù)字化管理城建檔案

在城建檔案管理時(shí)，紙質(zhì)的檔案信息在錄入時(shí)非常麻煩，需要浪費(fèi)大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護(hù)工作非常繁瑣。城建檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會(huì)發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調(diào)取和傳遞，極大地提升了城建檔案管理的效率。

3.網(wǎng)絡(luò)化信息檢索

目前，在圖書管理中已經(jīng)廣泛應(yīng)用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認(rèn)可和支持。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息檢索時(shí)可以使用脫機(jī)檢索、網(wǎng)絡(luò)檢索以及聯(lián)機(jī)檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。

（三）計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用

在城建檔案中應(yīng)用計(jì)算機(jī)首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業(yè)知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，充分地動(dòng)腦思考后再進(jìn)行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時(shí)的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。在城建檔案管理中，計(jì)算機(jī)知識(shí)起到了輔助的作用，是輔助工具，而在首位的應(yīng)該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好資料以后，再輸入計(jì)算機(jī)中，要保證信息的準(zhǔn)確性，否則使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案就失去了意義。其次，要對(duì)城建檔案信息進(jìn)行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把資料和信息都收集完整，所以要對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進(jìn)行歸納分類，然后輸入到計(jì)算機(jī)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計(jì)算機(jī)來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計(jì)算機(jī)中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。