公司常用公文寫作之培訓會

公文寫作培訓會Officialwritingfortrainingsessions01公文介紹Officialwritingfortrainingsessions常用公文寫作要領(lǐng)Officialwritingfortrainingsessions公文寫作解決方案Officialwritingfortrainingsessions公文寫作的總體要求與存在的問題Officialwritingfortrainingsessions020304目錄Directory公文介紹Officialwritingfortrainingsessions公文介紹Officialwritingfortrainingsessions一、公文的含義和特點公文是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡稱“文件”。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點二、公文的種類命令、決定、公告、通告、議案、意見、批復、通報、通知、請示、報告、函、會議記要公文的重要性O(shè)fficialwritingfortrainingsessions公文是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡稱“文件”。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點公文是企業(yè)實現(xiàn)管理職能的重要途徑公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段公文是員工履行崗位職責的重要工具公文是衡量員工綜合素質(zhì)的重要標尺根據(jù)發(fā)文對象可分為三類Officialwritingfortrainingsessions上行文——下級單位向上級單位的發(fā)文如：請示、報告等平行文——平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文如：通知、函等下行文——上級單位向下級單位的發(fā)文如：命令、決定、決議、指示、通報、批復等常用公文寫作要領(lǐng)Officialwritingfortrainingsessions請示的寫法Officialwritingfortrainingsessions請示：適用于向上級請求指示、批準（上行文）。請示的標準結(jié)構(gòu)１、標題：事由＋文種（關(guān)于***的請示）２、主體：（１）起因（２）事項（３）提出處理意見３、結(jié)尾用“妥否，請批示”請示應(yīng)注意的事項1、“理由”部分簡明扼要2、主要內(nèi)容在正文中表述3、要有傾向性意見，且具可操作性4、一事一請示5、送往政府部門的請示要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話6、請示和報告有本質(zhì)上的區(qū)別案例Officialwritingfortrainingsessions函的寫法Officialwritingfortrainingsessions函：適用于與平級部門或外單位進行協(xié)商、聯(lián)絡(luò)（平行文）。適用范圍及分類：１、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）２、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）３、詢問或答復問題（問答函）函的格式

1、標題：事由＋文種“**公司關(guān)于調(diào)用辦公物資的聯(lián)系函”

2、函件編號（部門+年份+數(shù)字如：ZHB2012001）

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾函的要求

1、對于同級單位，大膽用函。

2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采用不同的語氣和結(jié)尾方式。

3、商洽函和問答函必須有回復函，并在其中注明原函編號（如：貴公司ZHB2012001號函已收悉，現(xiàn)答復如下）。函的寫法Officialwritingfortrainingsessions通報的寫法Officialwritingfortrainingsessions通報：適用于向下級部門傳達信息（下行文）。通報常用的兩種類型1、表彰性通報2、批評性通報通報的格式

1、標題：事由＋文種“關(guān)于對駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報”

2、主送部門（運行科、財務(wù)科、業(yè)務(wù)部）

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾通報應(yīng)具備的幾個要素

1、引言部分

2、事實部分

3、分析處理部分

4、號召要求部分通報的寫法Officialwritingfortrainingsessions引言部分。主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。例:關(guān)于對物流公司駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報物流公司張某在駕駛車輛發(fā)生事故后隱瞞不報，擅自維修事故車輛，現(xiàn)將事情經(jīng)過及處罰決定通報如下：事實部分，就是對事實進行陳述，即要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。事情經(jīng)過2012年6月5日，物流公司駕駛員張某駕駛川L****車執(zhí)行選煤廠至電廠的煤炭運輸任務(wù)。約14:30分，……通報的寫法Officialwritingfortrainingsessions分析及處理部分。對事實進行分析，提出處理意見。分析原因和處理決定此事件反映出駕駛員張某專業(yè)技能不佳，且組織管理意識淡薄。根據(jù)公司《安全管理制度》、《安全獎罰制度》、《事故報告管理制度》等有關(guān)規(guī)定，決定給予張某批評通報，并糾錯2000元的處罰。號召及要求部分。根據(jù)通報的精神要求如何做，或者號召為實現(xiàn)什么目標而奮斗。提出要求望各駕駛員引以為戒，確保安全行駛。各科室要嚴格執(zhí)行公司安全管理制度，對相關(guān)崗位人員進行教育培訓，認真做好事故的統(tǒng)計報告工作，如有隱瞞、遲報、漏報情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。會議紀要的寫法Officialwritingfortrainingsessions主要反映會議的性質(zhì)和范疇。1、會議名稱+會議紀要（例行會議）如:**公司月度總結(jié)會會議紀要2、關(guān)于--問題+會議紀要（專項會議）如:關(guān)于協(xié)調(diào)**公司開業(yè)慶典事宜的會議紀要**公司月度總結(jié)會會議紀要會議時間：2012年7月14日14：30分會議地點：公司會議室出席人員：張某、李某、王某、蔣某、周某缺席人員：唐某（因公請假）主持人：張某記錄人：周某主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計劃下月工作安排。詳細如下：會議紀要的寫法Officialwritingfortrainingsessions這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。

1、重點將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。不要把會議紀要寫成會議記錄。

2、要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要。會議沒討論的不得寫入會議紀要。

3、會議紀要用“會議”作主語，即“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議認為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強調(diào)”等。

4、會議紀要須以第三人稱的語氣來擬寫。

5、會議紀要沒有落款。函的寫法Officialwritingfortrainingsessions公文寫作，簡明扼要很重要，要加強這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標題的草擬很重要。標題要與正文相一致，一目了然。要學會用分列項式起草公文。學會用序號區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標尺。希望各位引起重視、勤學苦練、提高公文質(zhì)量，維護企業(yè)形象。公文寫作解決方案Officialwritingfortrainingsessions函的寫法Officialwritingfortrainingsessions確立為別人而寫的原則擬文的直接目標是“四好”：好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實、宜準、宜平和二、掌握公文寫作的“三步曲”第一步：開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。第二步：主體。闡明具體觀點、敘述具體事項、提出具體要求。宜多費筆墨、重點對待。第三步：結(jié)尾。宜寥寥幾筆、謹慎用字。不犯語法錯誤Officialwritingfortrainingsessions主語、謂語、賓語齊全正確運用標點符號不要把日常生活中的表達方式運用到公文表達中來能用一句話表達清楚的，絕不用兩句話盡量用一個主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性一份公文只解決一個問題“復文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報告和請示中，不要向上級大講方針政策盡量用簡短的句子標題要高度概括全文主旨內(nèi)容復雜、篇幅較長的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角觀點明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句公文格式具體要求Officialwritingfortrainingsessions公文寫作，簡明扼要很重要，要加強這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標題的草擬很重要。標題要與正文相一致，一目了然。要學會用分列項式起草公文。學會用序號區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標尺。希望各位引起重視、勤學苦練、提高公文質(zhì)量，維護企業(yè)形象。公文格式具體要求Officialwritingfortrainingsessions序號的運用第一層一、二、三、第二層（一）（二）（三）第三層1、2、3、第四層（1）（2）（3）第五層①②③數(shù)字的用法公文標題、引用文件名中有日期的，必須用大寫數(shù)字（如：二〇一二年年度總結(jié)報告）；公文最后的落款日期必須用大寫數(shù)字（如：二〇一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、數(shù)字等一律只能用小寫數(shù)字。公文寫作的總體要求與存在的問題Officialwritingfortrainingsessions公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions（一）語言重復、啰嗦經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意2012年5月25日~5月31日下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報事故后，立即----。工作人員24小時夜以繼日輪班作業(yè)?！ǘ┰~序、語序不當關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關(guān)于三、四號線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，要求限期解決。岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的大型市政工程。修改：岷江航電工程是備受樂山市委、市政府及廣大市民關(guān)注的大型市政工程。公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions詞義：制定——制作、定出。公文中習慣用在較大場合。舉例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。詞義：制訂——制作、訂立。公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立。舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。詞義：和——表示兩者都是，是并列關(guān)系。與——表示兩者對立，是平等關(guān)系?；颉硎緝烧咂湟唬沁x擇關(guān)系。舉例：集團公司舉辦的籃球賽經(jīng)過兩天的激烈角逐，A公司和B公司一起進入了準決賽，明天，A公司與B公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions（四）詞語搭配不當借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責、承諾等，否則詞不達意修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。修改：嫌疑人應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年案件應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions（五）語法錯誤全國人大常委會第十八次會議于2005年10月27日通過《公司法（修訂案）》，并于2006年1月1日起施行。

我公司于9月30日召開了表彰先進個人和先進集體大會，董事長和其他公司領(lǐng)導同志出席了這次會議

公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions（六）邏輯混亂總公司領(lǐng)導：

2012年4月20日，我公司向總公司呈報了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了有關(guān)要求，請答復。修改：2012年4月20日，我公司向總公司呈報了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了相關(guān)意見，妥否，請批示?？偛恳筇岣弋a(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。修改：孤本、秘密檔案原則上不予借閱。如因特殊情況確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。2012年上半年，我公司共組織培訓30次，其中：總公司培訓5次，企業(yè)培訓19次。修改：2012年上半年，我公司共組織培訓30次，其中：總公司培訓5次，企業(yè)培訓19次，其它培訓6次。公文寫作中容易出現(xiàn)的問題Officialwritingfortrainingsessions集中控制室的溫度、濕度要確保符合國家標準，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查室內(nèi)的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。修改：集體控制室的溫度和濕度指數(shù)要確保符合國家標準，保持室內(nèi)清潔，避免造成磁場干擾，