管理型QCC改善案例

管理型QCC改善案例提高員工內(nèi)部溝通效率和效果(管理型改善案例圈名：快樂號成立時間：2005年7月圈隊概況（見表3-153）。表3-153圈隊介紹及分工。（1）輔導(dǎo)員：S（人力資源總監(jiān)）。工作職責(zé)：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、支持和協(xié)助團(tuán)隊的活動開展，為活動的開展提供指導(dǎo)意見和資源安排。（2）圈長：W（總經(jīng)理助理）。工作職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、分配和監(jiān)督各圈員的工作，對對策實(shí)施的有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。（3）圈員：G、D、U、N、L、X（相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）。1/17管理型QCC改善案例工作職責(zé)：負(fù)責(zé)相關(guān)資料和數(shù)據(jù)的收集、整理與記錄；負(fù)責(zé)制定并實(shí)施改善措施。3.選題理由。2005年上半年，經(jīng)總經(jīng)理會議安排工作任務(wù)達(dá) 50項(xiàng)，所有工作均需兩個或兩個以上部門共同完成，在無客觀原因下，及時完成率為70%（效率），工作有效率為85%（效果），工作未能達(dá)到規(guī)定的效率和效果，經(jīng)初步分析，原因在于部門與部門工作之間的溝通存在問題，為此我們組建了快樂號 品管圈，讓大家全心投入，快樂地工作，加強(qiáng)溝通與交流，提高效率與效果。 4.活動主題及目標(biāo)?；顒又黝}：提高員工內(nèi)部溝通效率和效果?；顒幽繕?biāo)：將工作及時完成率從 70%提高到90%，工作有效率從 85%提高到95%。工作及時完成率和有效率在活動前及活動目標(biāo)值對比如下（見圖 3-126）：圖3-1265.活動計劃及實(shí)際進(jìn)度表（見表3-154）。表3-1542/17管理型QCC改善案例表示計劃完成時間 6.現(xiàn)狀調(diào)查和數(shù)據(jù)收集整理。（1）工作及時完成率（效率）和工作有效率（效果）統(tǒng)計。對從2005年1～6月總經(jīng)理會議安排工作的完成情況和有效性統(tǒng)計，統(tǒng)計情況如下（見表3-155）：表3-1553/17管理型QCC改善案例從上表3-155看出，2005年1~6月平均及時完成率為 70.9%，平均有效率為85%，每月工作及時完成率差距較大，有效率差別不大。每月工作及時完成率和有效率用柱狀圖對比如下（見圖 3-127完成率有效率2003年1月2月3月4月5月6月圖3-127原因分析和確認(rèn)。全體圈組成員開會討論，利用頭腦風(fēng)暴法對可能存在的問題原因進(jìn)行分析和討論，用因果圖表示如下（見圖 3-128）：4/17管理型QCC改善案例經(jīng)圈組全體成員投票表決，確定下列主要原因：（1）部門主管組織和領(lǐng)導(dǎo)能力差。（2）員工責(zé)任心差。（3）工作計劃不好。（4）工作過程無檢查和監(jiān)督。（5）會議效果差。（6）沒有進(jìn)行工作溝通和匯報。 （7）內(nèi)部電腦網(wǎng)不通暢。 8.對策擬定及實(shí)施。（1）針對上述主要原因，擬定如下對策（見表3-156）：表3-1565/17管理型QCC改善案例6/17管理型QCC改善案例11月8~9日由總經(jīng)理助理組織對公司副主任以上管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后考核，合格率為80%，培訓(xùn)效果并不是很好，同時決定在12月份再進(jìn)行一次類似培訓(xùn)。11月10~12日人力資源部組織分五批對公司全體員工進(jìn)行增強(qiáng)工作主動性和責(zé)任心培訓(xùn)，考核合格率為90%，具體效果有待在以后工作驗(yàn)證。③總經(jīng)辦制定《工作計劃及總結(jié)報告管理規(guī)定》，經(jīng)總經(jīng)理助理審批后，于11月15日發(fā)布實(shí)施；11月13日對現(xiàn)有工作計劃（正執(zhí)行或?qū)⒁獔?zhí)行）的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn) 5個部門共提出6個問題，責(zé)令部門負(fù)責(zé)人限期整改。④總經(jīng)辦制定《會議管理制度》，經(jīng)總經(jīng)理助理審批后，于 11月15日發(fā)布實(shí)施。⑤總經(jīng)辦制定《工作匯報制度》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，于 11月25日發(fā)布實(shí)施。⑥行政部申請購買 8臺電腦及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)配件，對公司局域部進(jìn)行升級， 11月1日已正式投入使用。 9.效果確認(rèn)。（1）有形成果。經(jīng)過2005年為期半年的改善活動后，對從 2006年1~3月總經(jīng)理會議安排工作的完成情況和有效性統(tǒng)計，統(tǒng)計表情況如下（見表 3-157）：表3-1577/17管理型QCC改善案例活動前后工作及時完成率對比如下（見圖 3-129）：及時完成率活動前目標(biāo)活動后圖3-129活動前后工作有效率對比如下（見圖 3-130）：有效率活動前目標(biāo)活動后圖3-130（2）無形成果。具體無形成果獲得如下（見圖 3-131）：8/17管理型QCC改善案例活動前活動后1～5表示從差至優(yōu)10.標(biāo)準(zhǔn)化。（1）編制并實(shí)施《工作計劃及總結(jié)報告管理規(guī)定》（附件一）。 （2）編制并實(shí)施《會議管理制度》（附件二）。 （3）編制并實(shí)施《工作匯報制度》（附件三）。附件一工作計劃及總結(jié)報告管理規(guī)定 1．目的。規(guī)范工作計劃及總結(jié)報告的編寫、審批、實(shí)施、確保工作計劃實(shí)施的有效性。2．適用范圍。適用于公司所有工作計劃及其總結(jié)報告的管理。 3．管理規(guī)定。（1）工作計劃和總結(jié)報告的分類。9/17管理型QCC改善案例①按計劃和總結(jié)報告的類別分：個人工作計劃和總結(jié)報告；部門工作計劃和總結(jié)報告；公司工作計劃和總結(jié)報告。②按計劃和總結(jié)報告的時間分：日工作計劃和總結(jié)報告；周工作計劃和總結(jié)報告；月工作計劃和總結(jié)報告；年工作計劃和總結(jié)報告。（2）工作計劃和總結(jié)報告的內(nèi)容。工作計劃的內(nèi)容。①常規(guī)性工作和臨時新增加工作計劃內(nèi)容。 ②預(yù)計完成指標(biāo)/結(jié)果/程度。③預(yù)計花費(fèi)時間、完成日期。 ④所需費(fèi)用、設(shè)備和工具。 ⑤執(zhí)行人或責(zé)任人。⑥是否需要他人（或部門）協(xié)助。⑦公司/部門工作的建議。工作總結(jié)報告的內(nèi)容。①已完成工作內(nèi)容及過程記錄。 ②完成指標(biāo)、結(jié)果、程度。③花費(fèi)時間。④工作過失及影響。 ⑤制定計劃的不足之處。 ⑥工作心得。⑦對公司、部門工作的建議。（3）工作計劃和總結(jié)報告的提報時間。 工作計劃提報時間。①每天下午5：00提報次日的工作計劃。②每周五提報下周的工作計劃。③每月29日提報下月的工作計劃。④每年12月提報下年的工作計劃。工作總結(jié)報告提報時間。①每天下午5：00前提報當(dāng)日的工作總結(jié)報告。②每周一提報上周的工作總結(jié)報告。③每月2日提報上月的工作總結(jié)報告。④每年1月提報上年度的工作總結(jié)報告。（4）工作計劃及總結(jié)報告的審批。①個人工作計劃及總結(jié)報告由直接上級審批。 ②部門工作計劃及總結(jié)報告由主管副總經(jīng)理審批。 ③公司工作計劃及總結(jié)報告由總經(jīng)理審批。 （5）工作計劃實(shí)施的檢查和監(jiān)督。10/17管理型QCC改善案例工作計劃在實(shí)施過程中，執(zhí)行人或責(zé)任人應(yīng)對實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)偏差及時糾正，及時改進(jìn)或報告相關(guān)人員。對月度和年度工作計劃的實(shí)施應(yīng)進(jìn)行定期或不定期檢查，不定期檢查由執(zhí)行人直接上級負(fù)責(zé)或指定人負(fù)責(zé)。檢查人對檢查和監(jiān)督情況及結(jié)果進(jìn)行記錄，作為工作計劃實(shí)施的考核依據(jù)。（6）工作計劃及總結(jié)報告的填寫規(guī)定。部門、姓名、日期、職務(wù)等項(xiàng)應(yīng)填寫清楚準(zhǔn)確，無漏項(xiàng)。各類報告中“指標(biāo)/結(jié)果/程度”應(yīng)描述細(xì)致，對完成工作的結(jié)果/程度要具體描述，不能寫“完成”了事。各類報告要填寫詳細(xì)、認(rèn)真、內(nèi)容表達(dá)清楚。因各種原因不能及時報報工作計劃和報告，應(yīng)填寫《工作計劃及總結(jié)報告未交/遲交情況說明》報上級主管，說明原因，并在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)交。（7）工作計劃和總結(jié)報告管理要求。工作計劃落實(shí)堅持層層確保、層層落實(shí)責(zé)任原則，充分調(diào)動員工的積極性和主觀能動性?？缭路莶拍芡瓿傻闹攸c(diǎn)工作，各部門應(yīng)將任務(wù)指標(biāo)分解落實(shí)到月份、周、日、并將責(zé)任落實(shí)到入。工作計劃堅持檢查與反饋原則，直接上級定期對所屬員工工作計劃提出建議和要求，定期對工作完成情況進(jìn)行總結(jié)和分析。各工作計劃目標(biāo)制定以數(shù)據(jù)量化為標(biāo)準(zhǔn)，采用時限性語言和定性化語言描述，以便衡量，不得采用模糊語言描述目標(biāo)計劃。對未能按時完成的計劃項(xiàng)目，應(yīng)重新11/17管理型QCC改善案例制定計劃，包括未完成的原因，提出完成計劃的具體辦法和措施，完成計劃的責(zé)任人以及預(yù)計完成時間，所需的資源支持和配合。（8）工作計劃和總結(jié)報告的考核。考核要求。①工作計劃和完成情況納入年、月度考核體系。②單列考核的重點(diǎn)工作，如重大的經(jīng)營調(diào)查報告、項(xiàng)目引進(jìn)、項(xiàng)目合作及投資、公司臨時下達(dá)的重要工作等。③各部門應(yīng)將工作計劃任務(wù)落實(shí)到月、周、日及責(zé)任人。工作總結(jié)報告提交考核項(xiàng)目。①是否按時按量提交報告。②報告缺寫份數(shù)。③重寫次數(shù)。④報告合格率。獎懲規(guī)定。按時完成工作計劃及提交工作報告，月度、年度重點(diǎn)工作計劃與結(jié)果業(yè)績突出，作為晉升、加薪等獎勵的重要依據(jù)。工作計劃制定不完整，工作不負(fù)責(zé)任及工作計劃不達(dá)標(biāo)者，公司將給予相應(yīng)的降薪、降職等處分，工作總結(jié)報告被上級審核不合格，需補(bǔ)交而未能及時補(bǔ)交者將按公司相關(guān)制度進(jìn)行處罰。附件二12/17管理型QCC改善案例會議管理制度1．總則。為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本管理制度。公司會議管理制度本著精簡、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約的原則運(yùn)行。2．會議種類。公司設(shè)立四級例會制度。（1）公司例會。（2）部門日常工作會議。（3）全體員工會議。（4）其他會議。每周一上午9：30召開公司例會，會議由總經(jīng)理主持，參加人為公司助理、部門負(fù)責(zé)人。總經(jīng)理外出由總經(jīng)理助理主持會議。公司例會就上周工作作出總結(jié)，就下周工作作出安排；貫徹落實(shí)決議、決定；就有關(guān)問題做出協(xié)調(diào)安排；傳達(dá)董事會精神。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會議記錄，整理《會議紀(jì)要》，需要相關(guān)人員和公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)《會議紀(jì)要》不經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。會議紀(jì)要應(yīng)編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（條件許可可通過電子郵件傳遞）。日常工作會議由各部門根據(jù)需要安排，但不得與公司例會沖突，會議內(nèi)容上報上級領(lǐng)導(dǎo)。13/17管理型QCC改善案例公司員工大會每年不少于一次，具體內(nèi)容由公司例會安排制定，行政部負(fù)責(zé)組織。上級領(lǐng)導(dǎo)或外單位在我公司召開的會議或業(yè)務(wù)會一周內(nèi)由行政協(xié)同有關(guān)部門受理安排，做好工作。3．公司會議分為常設(shè)會議、定期會議和臨時不定期會議。可針對不同會議制定細(xì)則管理。4．會議管理制度。公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議須在行政部審批或登記備案。行政部應(yīng)有年度計劃中提出全年會議工作計劃和費(fèi)用預(yù)算以及壓縮會議開支的指標(biāo)，在上級批準(zhǔn)后遵照執(zhí)行。公司嚴(yán)格控制未預(yù)見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。 會務(wù)工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會議，行政部應(yīng)予協(xié)助。公司財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對會議開支預(yù)算方案的審核，減少不合理費(fèi)用，并確保合理經(jīng)費(fèi)及時到位。除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。會議程序。會前準(zhǔn)備。對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議策劃報告，經(jīng)審批后執(zhí)行，該策劃報告包括：①會議名稱。②會議主旨和目標(biāo)。③會議時間和地點(diǎn)。④會議議程和會議主持人。14/17管理型QCC改善案例⑤出席人員（名單）。⑥會議財務(wù)（支出收入）預(yù)算。⑦現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展。⑧（可能）存在的問題、解決方案及要求。通過口頭或書面形式提出會議申請?？陬^僅適用于例會召開的確認(rèn)。會議通知。根據(jù)會議要項(xiàng)擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。對重要會議須發(fā)幾輪通知的，應(yīng)做好每輪工作。出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并作出相應(yīng)安排。會議承辦人及時準(zhǔn)備會議場所、會議文件或資料。必要時要進(jìn)行會場布置、設(shè)備調(diào)試。對重點(diǎn)發(fā)言對象須確保其發(fā)言。在會議進(jìn)行中要做好記錄。記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像、妥善保存記錄材料。會議注意事項(xiàng)。會議前做好有關(guān)準(zhǔn)備，包括準(zhǔn)備會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計劃草案、決定決議草案，落實(shí)會場，安排好座位、獎品、紀(jì)念品、通知與會者。參會人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得隨意走動，不得使用手機(jī)、呼機(jī)。 保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。會議發(fā)盡量簡潔，有條理、有重點(diǎn)。15/17管理型QCC改善案例會議不得無故缺席、遲到。每次遲到罰款 50元，每次無故缺席罰款 100元。附件三工作匯報制度1．目的。為了及時掌握、了解各分公司、各部門的工作情況，促使各項(xiàng)工作快速、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，推動企業(yè)管理向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展，特制定工作匯報制度。2．工作匯報制度的內(nèi)容。各分公司、各部門要將本分公司、本部門的主要工作、重要經(jīng)營動態(tài)、重要黨政工事件、重大突發(fā)性事件、重大災(zāi)情和疫情等，按要求匯報到公司各分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)歸口管理部門。 3．請示匯報的方法。 （1）書面匯報。（2）口頭匯報。（3）電話匯報。（4）逐級匯報。（5）對口專項(xiàng)匯報。注：①在非緊急、重大情況下一般可采取書面或請示的形式進(jìn)行匯報。 ②緊急或非重大情況下可采取口頭匯報。4．工作會報的形式。種類工作匯報形式包括：年度匯報制度、半年匯報制度、月度匯報制度、專項(xiàng)匯報制度、逐級匯報制度。（1）年度匯報制度。各分公司、各部門每年要制定各項(xiàng)工作年度計劃，撰寫工作總結(jié)、工作述職報告，并按期上報公司相關(guān)歸口管理部門。 年度計劃應(yīng)對一年內(nèi)本分公司的全面工作，提出具體要求和目標(biāo)，制定詳細(xì)的措施、方法、細(xì)則。年度工作 總結(jié)應(yīng)用科學(xué)的觀點(diǎn)和方法對一年的工作進(jìn)行客觀的分析研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出存在問題，提出解決辦法。工作述職報告的撰寫要著眼于公司或本部門、分公司的發(fā)展，可以從經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的角度行文，也可以從研究探討角度行文，材料觀點(diǎn)必須切合本分公司工作實(shí)際。年度計劃、年度工作總結(jié)和工作述職報告的字?jǐn)?shù)均要達(dá)1500字以上。（2）半年匯報制度。對于需要以半年度進(jìn)行工作匯報的工作，各分公司、各部門要以專項(xiàng)工作材料或報告的形式向公司匯報。（3）月度匯報制度。對于需要以月度進(jìn)行工作匯報的工作，各分公司、各部門每月要以專項(xiàng)工作材料、報告、計劃的形式向公司匯16/17管理型QCC改善案例報，月度工作匯報應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確、及時、以 保證正常工作的及時進(jìn)行，匯報形式可采取文件、報表、報告、計劃、請示 等形式進(jìn)行匯報。 （4）專項(xiàng)匯