企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定文件編碼(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)中國(guó)**投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則第一條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門(mén)。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文件管理、日常往來(lái)文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來(lái)文件管理需分為公司內(nèi)部往來(lái)文件和外部往來(lái)文件兩大類二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案的管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具1．會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。表、附注和文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4．其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為310年。2．原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。6．月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久保7．會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保留。第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)公司總裁批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：1．編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間2．公司總裁在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任4．監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保份保管。第十四條第十五條第十六條第十七條第十八條第十九條第二十條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名三、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理年度資料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號(hào)等。年度報(bào)告及審計(jì)等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，資料保管人需記錄四、預(yù)算檔案管理第二十一條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保五、保險(xiǎn)文件管理第二十三條保險(xiǎn)文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。包括以下幾方1．有關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來(lái)傳真、信函等。2．保險(xiǎn)索賠文件。3．保險(xiǎn)合同條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文件。第二十四條保險(xiǎn)文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時(shí)，依據(jù)保險(xiǎn)類別進(jìn)行詳細(xì)分類，如保險(xiǎn)合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤(rùn)損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條投保、續(xù)保等往來(lái)文件應(yīng)依據(jù)時(shí)間前后存檔保管，有關(guān)保險(xiǎn)索賠文件單獨(dú)存檔。第二十六條保險(xiǎn)合同正本依據(jù)保險(xiǎn)類別建立檔案并存放于保險(xiǎn)柜中。每一年度保險(xiǎn)應(yīng)分別存放，并注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險(xiǎn)合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對(duì)每年保險(xiǎn)合同做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類別、保險(xiǎn)范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條及時(shí)依據(jù)新的續(xù)保合同更改明細(xì)表，對(duì)年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細(xì)持續(xù)記錄。六、日常往來(lái)文件、合同檔案管理第三十條日常往來(lái)文件分為內(nèi)部往來(lái)文件及外部文件兩大類。其中內(nèi)部往來(lái)文件包括各子公司、各部門(mén)之間以及部門(mén)內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)內(nèi)外往來(lái)文件。第三十一條日常往來(lái)內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門(mén)進(jìn)行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來(lái)文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立一個(gè)檔案。第三十二條部門(mén)上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來(lái)通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門(mén)對(duì)外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告，需分別注如〖財(cái)〗第三十四條部門(mén)對(duì)外發(fā)放文件，除編號(hào)注釋外，還需用磁盤(pán)存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號(hào)順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不第三十五條公司內(nèi)部往來(lái)文件或外部文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條依據(jù)公司文件管理規(guī)定，國(guó)家或上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門(mén)內(nèi)部留第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力第三十九條依據(jù)公司合同管理規(guī)定，合