城建檔案信息電子化必要性與可行性

城建檔案信息電子化必要性與可行性

摘要：進入新世紀以來，人類社會經(jīng)歷了互聯(lián)網(wǎng)革命，信息時代和大數(shù)據(jù)時代的來臨改變了人們的生活方式，信息化已經(jīng)是社會和經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。城建檔案工作也正在向著這一方向變革。傳統(tǒng)的城建檔案管理面臨著較大的問題，如工作量大、效率低下等，已經(jīng)無法適應(yīng)大規(guī)模城市建設(shè)的需要，為了更好地促進城市建設(shè)，適應(yīng)信息時代的發(fā)展變化，城建檔案信息電子化是必經(jīng)途徑。本文就城建檔案信息電子化的必要性與可行性展開研究。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；可行性

檔案工作是對社會中的各項生產(chǎn)活動中信息的記錄，隨著城市建設(shè)的規(guī)模不斷擴大，檔案工作也越來越復(fù)雜和繁重，城建檔案的信息化管理是必然趨勢，也是提升效率、提升服務(wù)質(zhì)量的主要措施，城建檔案的信息于豐富的數(shù)據(jù)，其主要內(nèi)容包含了城市建設(shè)中的工業(yè)、市政、基礎(chǔ)設(shè)施、民用工程等建設(shè)類信息，檔案的形式有文字、圖片、影像等。本文就城建檔案信息化建設(shè)的意義和必要性進行論述，并就可行性展開探討。

一、城建檔案信息化的意義

（一）城建檔案信息化后，檔案管理工作朝向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化發(fā)展，提升工作效率。

文書的管理錄入、數(shù)據(jù)錄入、報表的打印、檔案的打印、檔案信息的統(tǒng)計查詢、錄入信息的查詢和報告生成全部都可以依賴于計算機操作，并直接生成最終成果，可以大大地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免發(fā)生重復(fù)工作和錯誤工作。

（二）檔案管理實行信息化后，使得檔案的檢索、查詢、查閱更加方便快捷。

檢索查閱工作可以通過網(wǎng)絡(luò)立即實現(xiàn)，不受空間和時間上的約束，更加準確、方便、快捷。查詢的手段也有多重方式，模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，檢索的信息將更全面、更高效。

（三）城建檔案信息化后，檔案的借閱工作更加可控，傳統(tǒng)的借閱需要手工記錄和操作，容易出錯，而信息化后的借閱工作可以自動管理借閱記錄、自動催還。

（四）檔案信息化后，利用率將得到提升。

一般的檔案都要隔年才能整理完成，但實際上在檔案的利用中當年的需求是最多的，這就影響到了檔案的使用效率。已經(jīng)形成的檔案利用較為繁瑣，要登記之后在眾多檔案中查找，并且一份檔案只能一個人借閱。信息化建設(shè)后可以實現(xiàn)信息的內(nèi)部共享，控制檔案的合理利用，提升利用率。

（五）實現(xiàn)信息化后，城建檔案將擴大其服務(wù)面。

城建檔案歸根結(jié)底是一種信息資源，其社會價值在于對檔案的開發(fā)利用，而現(xiàn)代化的信息管理手段更有利于開發(fā)和利用其價值產(chǎn)生社會效益，例如建立城建檔案信息管理系統(tǒng)后，將有助于檔案信息的二次開發(fā)，讓更多的人利用城建檔案信息資源進行更深層次的研究與開發(fā)。

二、城建檔案信息化的必要性

（一）庫房容量無法適應(yīng)檔案增長的速度。

許多城市的檔案管理庫房容量有限，但是城建規(guī)模卻大幅增長，現(xiàn)有的庫房容量完全無法滿足檔案的存儲需要，已經(jīng)嚴重不足，重新選址建設(shè)又需要層層審批，并且投資較大，可謂勞民傷財。因而，城建檔案的信息化可以緩解有限的庫房容量與無限增長的檔案之間的矛盾。

（二）多套重復(fù)保管復(fù)印件檔案并無必要且成本高昂。

一個完整的建設(shè)項目所涉及到的檔案文件眾多，從最開始的設(shè)計、施工、建立到后期的投入驗收，城建檔案的所有文件都需要復(fù)制5套，分別保存。檔案的原件數(shù)量只有一份，許多建設(shè)文件在歸檔到檔案館時就只有復(fù)印件，失去了其原有的憑證價值，并且多套重復(fù)材料的保管并沒有必要，還增加了制作和保存成本。

（三）收藏內(nèi)容不能做到齊全。

城建檔案館中保存的文件具體來看只是整個建設(shè)工程中的一部分，也就是還有一部分的文件并沒有歸檔，主要包括項目的科研報告、地質(zhì)報告、地勘計算書、結(jié)構(gòu)計算書、初步設(shè)計、施工圖、預(yù)算書、施工記錄、監(jiān)理報告等。這些文件對于建設(shè)項目來說都是無比重要的，如果將這些以電子形式保存，將極大地提升利用效率。例如哈爾濱大橋發(fā)生傾覆事故，在對其進行事故的分析調(diào)查中專家查閱資料時就發(fā)現(xiàn)缺少橋梁的結(jié)構(gòu)計算書、設(shè)計圖和地勘報告，這毫無疑問影響了事故調(diào)查。從根本上來看，這部分的資料用紙質(zhì)的形式保存并不合理，數(shù)量和體積過于龐大，但是電子化的形式保存則可以解決這一問題。

三、城建檔案信息化的可行性

（一）大部分城建檔案以電子文檔的形式生成

城建檔案中的許多內(nèi)容都是以電子化的形式存在的,例如地勘報告、工程設(shè)計圖紙、勘察設(shè)計、監(jiān)理和施工合同等,甚至工地的施工日記和驗收記錄這些內(nèi)容在最初的生成都是以電子文檔的形式存在的,既方便了記錄和歸檔,也可以很直觀的調(diào)閱等,如需紙質(zhì)的也可以隨時打印。這些內(nèi)容的檔案在建設(shè)工程的所有檔案中占到了90%以上，對于簽章內(nèi)的文件，有研究人員提出了引入電子簽章技術(shù)，讓城建檔案實現(xiàn)電子化具有基本的前提條件。

（二）城建檔案信息與載體的可分離性

對于一些歷史檔案，具有寶貴的信息價值，有時候載體的價值甚至還超過了信息的價值。例如名人的畫作、筆墨等，這樣的檔案其載體和信息是不可分離的，必須要妥善的保管。然而，城建檔案是在城市的建設(shè)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的檔案，其信息的價值可以轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，與載體的存在形式?jīng)]有較大的關(guān)聯(lián)，并且信息和載體可以分離，從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另外一個系統(tǒng)中去。因而，城建檔案的最初形式就是電子信息存在，而信息和載體的分離特征可以讓檔案信息實現(xiàn)電子化的接收和管理。

（三）檔案載體的變遷

在我國，檔案的載體最早發(fā)生在商代的甲骨檔案，到了西周時期出現(xiàn)了金石檔案，也就是將信息篆刻在鐵器上，在隨后的歷史變遷中，出現(xiàn)了簡牘、縑帛，一直到如今的紙張。紙張作為載體的材料，到如今已經(jīng)使用了超過了1600多年。隨著工業(yè)革命時代的發(fā)展，檔案的載體呈現(xiàn)多樣化的特征，照片、錄音、錄像等檔案形式面世，進一步演變出了磁性載體檔案光盤以及電子檔案等。每一次的檔案載體的變遷都是人類的技術(shù)革命，從信息的形成、制作、保存、利用一系列的環(huán)節(jié)中，通過通訊技術(shù)和電子信息化技術(shù)的電子檔案必然是順應(yīng)時代趨勢的，給檔案工作帶來新的氣象。

（四）電子檔案的技術(shù)要求

1.電子檔案的原始性、真實性和完整性問題一直存在著爭議。由于電子數(shù)據(jù)的易改性，其原始性、真實性和完整性很難保證萬無一失，這是實施全面電子化所遇到的最大的技術(shù)阻礙。但是隨著技術(shù)的發(fā)展和國家出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》之后，尤其是元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，對電子文件在形成、傳輸、保存、使用過程中的一系列過程進行了記錄，元數(shù)據(jù)形成就不能被更改，因而在一定程度上保證了其真實性和溯源性。

2.防火墻技術(shù)，是專用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)間的一個保護的機制，對安全的信息可以允許通過，否則拒絕。由此杜絕外來非法訪問和內(nèi)部信息被非法輸出。

3.操作授權(quán)驗證技術(shù)。為了保證信息的安全，需要對文檔和電子信息進行加密，結(jié)合公共密匙和私人密匙，對進入訪問的人進行識別機制，可以有效防止主觀的惡意破壞行為。

4.消息認證技術(shù)。用分組解碼的方法進行消息認證，以此來判定是否被篡改。為了全面實現(xiàn)城建檔案的電子化，應(yīng)盡快