辦公設(shè)備管理細(xì)則（二篇）

第5頁共5頁辦公設(shè)備管理細(xì)則辦公設(shè)備、辦公用品管理制度第一章總則一、目的。為了保證公司辦公系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率和辦公設(shè)備使用壽命，節(jié)約低值易耗辦公用品，降低辦公成本，特制定本制度。二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺(tái)式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、投影儀、筆記本電腦、攝像機(jī)、照相機(jī)、碎紙機(jī)、辦公桌椅及紙、筆、文件夾等低值易耗辦公用品（以下簡稱辦公用品）。三、相關(guān)部門職責(zé)。1、辦公室主要負(fù)責(zé)辦公用品的采購申請(qǐng)受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換等事宜。2、經(jīng)特殊批準(zhǔn)，相關(guān)部門也可自行購買辦公用品。3、辦公用品使用部門，主要負(fù)責(zé)辦公用品的申購、使用、保管、日常保養(yǎng)等事宜。第二章采購、領(lǐng)用一、辦公用品的申請(qǐng)和購買。1、各部門根據(jù)實(shí)際需要，向辦公室報(bào)送月度、年度辦公用品使用計(jì)劃，由辦公室統(tǒng)一呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2、工作人員根據(jù)需要和計(jì)劃提出辦公用品的購買申請(qǐng)，并填寫《辦公用品需求單》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任和主管副總裁（總監(jiān)）批準(zhǔn)；購買金額大于____元的需董事會(huì)批準(zhǔn)。3、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或董事會(huì)審批后，由辦公室根據(jù)月度、年度計(jì)劃安排專人定點(diǎn)采購。二、辦公用品的領(lǐng)用。1、辦公用品需求部門根據(jù)審批的《辦公用品需求單》到辦公室領(lǐng)取。2、辦公室對(duì)部門和個(gè)人領(lǐng)取的辦公用品進(jìn)行登記造冊(cè)，以便盤點(diǎn)清查。3、紙、筆等低值易耗品，能以舊換新的辦公用品必須實(shí)行以舊換新制度。4、所有辦公用品按月度、年度計(jì)劃領(lǐng)用，超出部分辦公室有權(quán)拒發(fā)。三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊(cè)，嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照設(shè)備說明書，正確使用，注重平時(shí)保養(yǎng)。3、辦公室對(duì)辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)設(shè)備的維修，更換零件要進(jìn)行登記備案。四、辦公設(shè)備維修管理1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時(shí)，設(shè)備使用人應(yīng)報(bào)辦公室聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報(bào)修。2、在保修期內(nèi)的設(shè)備，辦公室應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修；保修期外的設(shè)備，按照最經(jīng)濟(jì)可行的報(bào)修方案進(jìn)行維修，包括委托維修商來完成任務(wù)，由部門主管按照維修的真實(shí)情況，填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。五、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償1、辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺(tái)帳，每半年盤點(diǎn)清查一次，作到賬物相符。2、在規(guī)定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。六、辦公設(shè)備的報(bào)廢處理1、報(bào)廢審核。對(duì)于各部門提交的報(bào)廢物品清單，要認(rèn)真審核，確認(rèn)不能再次利用后，經(jīng)辦公室、副總裁（總監(jiān)）簽字后方可作報(bào)廢處理。2、對(duì)決定報(bào)廢的辦公設(shè)備，辦公室應(yīng)做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量、及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。3、報(bào)廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章日常管理一、電腦的使用管理1每臺(tái)電腦指定專人上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，其他人員不得隨意使用。2嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。3嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)____的文件資料。4、定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運(yùn)行的速度和存儲(chǔ)。二、固定電話的使用管理1、固定電話由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。2、固定電話按電話費(fèi)管理制度的規(guī)定限額使用話費(fèi)。3、電話出現(xiàn)故障的可報(bào)辦公室進(jìn)行維修。三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，工作時(shí)間以外必須關(guān)機(jī)。2、打印或者復(fù)印完成后，必須及時(shí)取走文件，防止失密。3、禁止打印或復(fù)印私人資料。四、傳真機(jī)使用管理1、傳真機(jī)放置于辦公室，其他部門若需使用時(shí)至此處使用。2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€(gè)人資料，____文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、每天下班后，傳真設(shè)置成自動(dòng)接收，防止遺漏重要文件。五、投影儀使用管理1、投影儀安置于公司會(huì)議室，需要使用部門向辦公室負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。2、投影儀用于公司、部門會(huì)議以及培訓(xùn)。六、筆記本電腦1、筆記本電腦由辦公室負(fù)責(zé)保管，其他部門若需使用時(shí)到辦公室借用。2、筆記本電腦用于公司、部門會(huì)議以及培訓(xùn)。3、因工作需要，以個(gè)人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。七、攝像機(jī)、照相機(jī)1、攝像機(jī)、照相機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)保管，其他部門若需使用時(shí)到辦公室借用。2、攝像機(jī)、照相機(jī)主要用于集團(tuán)重大新聞、信息收集。第四章附則本制度由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公設(shè)備管理細(xì)則（二）為建立完善的辦公設(shè)備體系，規(guī)范對(duì)辦公設(shè)備的管理，理順申購、使用、維護(hù)程序，明確和落實(shí)辦公設(shè)備使用和管理人的責(zé)任，提高辦公設(shè)備使用水平，發(fā)揮辦公設(shè)備的使用效率，特制定本細(xì)則。第一條公司辦公設(shè)備的界定辦公設(shè)備是指公司各部門在日常工作中用于辦公和服務(wù)的各類設(shè)備和設(shè)施。具體包括：1.電腦及相關(guān)附屬設(shè)備類：含電腦、服務(wù)器、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、各種裝訂機(jī)、電話交換機(jī)、電話機(jī)；2.影視攝錄及播放設(shè)備類：投影儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、影碟機(jī)、錄音機(jī)（筆）、電視機(jī)、機(jī)頂盒及監(jiān)控設(shè)備；3.辦公用具類：空調(diào)、電風(fēng)扇、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、檔案柜、文件柜；4.交通工具類：汽車、摩托車、電單車、自行車；5.后勤及宿舍用具類。洗衣機(jī)、電冰箱、燃?xì)猓姡崴鳌⒊橛蜔煓C(jī)、微波爐、電飯鍋、消毒柜、餐桌、餐椅、床頭柜、衣柜、上下床。6.其他被公司認(rèn)定按本細(xì)則管理的設(shè)備和器具。第二條辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)公司辦公設(shè)備分為標(biāo)準(zhǔn)配備和特殊需要配備，標(biāo)準(zhǔn)配備是以滿足辦公基本需求為條件的配備，特殊需要配備是各部門根據(jù)本部門實(shí)際工作情況而需額外添置的設(shè)備。一、標(biāo)準(zhǔn)配置具體包括：（1）部門經(jīng)理以上辦公室①辦公桌（按實(shí)際需求統(tǒng)一配置）；②辦公椅（皮質(zhì)電腦椅，可配置招待客人用椅2—____把）；③電腦一臺(tái)（按辦公應(yīng)用配置）；④材料及檔案柜1—____個(gè)；（鐵皮或木質(zhì)文件柜）；⑤電話（公司內(nèi)線及外線各一部）；⑥其它經(jīng)審批需配置的設(shè)備；（2）工作辦公室①辦公桌每人一張（____米內(nèi)），相關(guān)部門增設(shè)閱圖桌；②辦公椅（木質(zhì)或電腦椅），可配置招待客人用椅2—____把；③電腦每人一臺(tái)（按公司標(biāo)準(zhǔn)配置）；④噴墨或激光打印機(jī)（一體機(jī)）一臺(tái)（以滿足辦公需求為前提）；⑤材料及檔案柜若干（鐵皮檔案柜或文件柜，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行采購和擺放）；⑥電話（公司內(nèi)線，外線經(jīng)部門申請(qǐng)后進(jìn)行報(bào)裝）；⑦飲水機(jī)一臺(tái)；⑧財(cái)務(wù)部配備保險(xiǎn)柜和點(diǎn)鈔機(jī)，技術(shù)部配備專業(yè)繪圖儀和復(fù)印機(jī)，接待室配備傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)。（3）單船項(xiàng)目部集裝箱辦公室①項(xiàng)目經(jīng)理配備筆記本電腦；②辦公椅3—____張；③打印機(jī)（一體機(jī)）____臺(tái)；④飲水機(jī)一臺(tái)；⑤微波爐或小冰柜一臺(tái)（根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行申領(lǐng)，交船后交還倉庫保管）；⑥辦公室按公司企業(yè)文化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行布置。注：所有辦公室配置掛式或柜式空調(diào)。二、特殊需求配置對(duì)公司標(biāo)準(zhǔn)配置以外的辦公設(shè)備，均納入特殊需求配置，具體包括以下內(nèi)容：①網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、專業(yè)復(fù)印機(jī)、專業(yè)掃描儀、碎紙機(jī)、電話交換機(jī)；②投影儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、影碟機(jī)、錄音機(jī)（筆）、電視機(jī)、機(jī)頂盒及監(jiān)控設(shè)備；③皮質(zhì)辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾；④會(huì)議室、會(huì)客廳需配置的辦公設(shè)備；⑤汽車、摩托車、電單車、自行車；⑥各具體項(xiàng)目部需要的電腦、網(wǎng)絡(luò)配置設(shè)備。⑦在標(biāo)準(zhǔn)配置中列有，但規(guī)格檔次超過標(biāo)準(zhǔn)配置的辦公設(shè)備；⑧本細(xì)則未列入，但需購置的辦公設(shè)備。第三條辦公設(shè)備使用期限電子類設(shè)備____年以上；家具類設(shè)備____年以上；辦公桌椅____年以上；沙發(fā)____年以上；檔案資料柜木制____年以上，鐵制____年以上。第四條辦公設(shè)備的申購1.對(duì)于電腦、工程打印機(jī)等____元以上的大型辦公設(shè)備申購，各部門應(yīng)將所需配備的設(shè)備費(fèi)用做入下一年預(yù)算中，經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后由辦公室負(fù)責(zé)采購并分配至各部門。2.各部門根據(jù)工作實(shí)際需要向辦公室提出設(shè)備購置申請(qǐng)，辦公室對(duì)設(shè)備的品牌、型號(hào)、主要功能及價(jià)格和售后服務(wù)年限等情況進(jìn)行考察。3.對(duì)欲申購的設(shè)備調(diào)查了解后，由辦公室權(quán)衡確定并提出性價(jià)比高的購置申請(qǐng)，所購辦公設(shè)備屬于公司標(biāo)準(zhǔn)配備的，由辦公室進(jìn)行購置；所購辦公設(shè)備屬于特殊需求配置的，購置申請(qǐng)由辦公室審核后報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)審批同意后方可購置。4.辦公設(shè)備購置后，由辦公室辦公設(shè)備管理人員將購置設(shè)備名稱、品牌、型號(hào)、購置日期、購置地點(diǎn)、商家名稱、聯(lián)系電話、售后年限、購置價(jià)格以及購置人等基礎(chǔ)資料登記備案（按公司辦公設(shè)備管理軟件要求的項(xiàng)目填入）。電腦設(shè)備需要將配置情況列明，并確定是否附帶音箱、光驅(qū)等。5.價(jià)值超過____元的辦公設(shè)備，需要拍攝設(shè)備圖片并由辦公室和使用部門備案。6.辦公設(shè)備采購統(tǒng)一由公司辦公室負(fù)責(zé)。對(duì)在外地工區(qū)購置的辦公設(shè)備，也需履行上述程序進(jìn)行辦理。7.申購辦公設(shè)備應(yīng)符合公司的企業(yè)文化規(guī)定的顏色，如果申購的辦公設(shè)備沒有符合公司企業(yè)文化規(guī)定的顏色的，應(yīng)購買與公司企業(yè)文化規(guī)定的顏色相近或嚴(yán)肅、莊重、大方，與辦公環(huán)境協(xié)調(diào)的顏色。第五條辦公設(shè)備的入出庫及領(lǐng)用1.辦公設(shè)備購置后，由辦公室進(jìn)行入庫、備案、登記、編號(hào)，固定資產(chǎn)由經(jīng)營部進(jìn)行備案、登記、編排固定資產(chǎn)編號(hào)，辦公室更新臺(tái)帳，并加編辦公編號(hào)。辦公編號(hào)按以下原則進(jìn)行：部門號(hào)+類別號(hào)+順序號(hào)部門號(hào)按使用部門英文縮寫排列：辦公室：of質(zhì)檢部：qc財(cái)務(wù)部：fi技術(shù)部：te經(jīng)營部：bu安生部：sf舾裝部：ou類別編號(hào)按英文名稱縮寫編排：pc：臺(tái)式電腦sc：掃描儀gp：繪圖儀ct：筆記本電腦tp：電話機(jī)cm：相機(jī)pt：打印機(jī)op：復(fù)印機(jī)sp：不間斷電源pj：投影儀wm：飲水機(jī)fa____：傳真機(jī)vcm：攝影機(jī)mis：其他雜項(xiàng)fn：家具ps：碎紙機(jī)ac：空調(diào)if：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備see：小家電順序號(hào)按購置先后順序排列。例如。of/pc/01。即為辦公室使用的臺(tái)式電腦，序號(hào)為01。2.編號(hào)采用標(biāo)簽的形式粘貼到辦公設(shè)備上。3.各部門領(lǐng)用辦公設(shè)備應(yīng)持領(lǐng)料單，經(jīng)領(lǐng)用部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后領(lǐng)用。4.對(duì)異地（單船項(xiàng)目部）自行購置的辦公設(shè)備，回到公司后要補(bǔ)辦上述手續(xù)。第六條辦公設(shè)備的管理____公司辦公設(shè)備統(tǒng)一由公司辦公室進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備檢查驗(yàn)收、登記統(tǒng)計(jì)和調(diào)配工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督控制辦公設(shè)備設(shè)施的耗材、能耗、維修成本，并對(duì)違反規(guī)定者向主管領(lǐng)導(dǎo)建議給予相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分，保證公司資產(chǎn)的完整和合理使用。2.辦公設(shè)備實(shí)行責(zé)任到人的管理責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，對(duì)本部門使用的辦公設(shè)備負(fù)責(zé)，辦公設(shè)備具體使用人為直接責(zé)任人，對(duì)所使用的辦公設(shè)備負(fù)責(zé)。3.辦公設(shè)備個(gè)人領(lǐng)用時(shí)由辦公室查驗(yàn)辦公設(shè)備使用情況、是否完好，并辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)后領(lǐng)用，簽字手續(xù)由使用部門和辦公室、財(cái)務(wù)部留存。對(duì)辦公設(shè)備使用人變更的，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)進(jìn)行辦公設(shè)備查驗(yàn)，保證辦公設(shè)備的完好。4.辦公設(shè)備使用由辦公室建立電子檔案臺(tái)帳，辦公室和具體使用部門分別存檔備查。電子檔案臺(tái)帳要列明辦公設(shè)備名稱、品牌、型號(hào)、購置日期、購置人、購置商家名稱及購置價(jià)格、使用年限、售后服務(wù)年限、領(lǐng)（使）用部門、使用（責(zé)任）人等。5.辦公設(shè)備使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、正確合理使用辦公設(shè)備，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自外借他人。6.設(shè)備直接責(zé)任人應(yīng)熟悉和了解所使用辦公設(shè)備的性能和特點(diǎn)，按設(shè)備使用說明和正確操作程序來操作辦公設(shè)備。7.要嚴(yán)格按照辦公設(shè)備說明、程序使用辦公設(shè)備，嚴(yán)禁野蠻操作和擅自接裝、拆卸部件。8.辦公室需要按設(shè)備參數(shù)要求及條件及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)行保養(yǎng)辦公設(shè)備，避免出現(xiàn)重使用、輕保養(yǎng)、弱維護(hù)的局面。專業(yè)的檢測(cè)測(cè)量設(shè)備要按要求及時(shí)同技術(shù)監(jiān)督部門聯(lián)系進(jìn)行檢測(cè)年審。9.各部門受辦公室委托自行購置的辦公設(shè)備，要將設(shè)備使用說明書、保修卡、設(shè)備相關(guān)資料、附屬軟件光盤等寄遞到辦公室存檔。10.設(shè)備直接責(zé)任人調(diào)離時(shí)，由辦公室及部門領(lǐng)導(dǎo)（第一責(zé)任人）查看本部門設(shè)備管理臺(tái)帳，了解調(diào)離人員使用的設(shè)備，指定交接雙方辦好交接并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。同時(shí)由辦公室刷新備案登記。11.交接必須監(jiān)交。本部門負(fù)責(zé)人是交接雙方的監(jiān)交人，如人員調(diào)離或離職，暫時(shí)沒有交接人的，由部門領(lǐng)導(dǎo)指定交接人進(jìn)行交接，本部門領(lǐng)導(dǎo)的交接，由其主管領(lǐng)導(dǎo)指定監(jiān)交人，交接清單上須有監(jiān)交人簽字方為有效。12.各部門自行安排設(shè)備責(zé)任人崗位變動(dòng)的，也需要履行以上交接手續(xù)，設(shè)備直接責(zé)任人變更情況由辦公室及時(shí)變更備案。13.辦公設(shè)備由辦公室同各部門每季度核對(duì)一次，價(jià)值超過____元的辦公設(shè)備每季度都要拍攝照片并遞交辦公室存檔。14.對(duì)各部門公用的辦公設(shè)備（如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀、攝錄設(shè)備等也需要由主管部門指定一人做為責(zé)任人進(jìn)行負(fù)責(zé)）。第七條辦公設(shè)備的維修（護(hù)）及報(bào)廢1.設(shè)備出現(xiàn)故障，要及時(shí)通知辦公室，說明故障情況，由設(shè)備專業(yè)維修公司進(jìn)行檢修，并做好完整的辦公設(shè)備維修記錄。2.維修費(fèi)超過設(shè)備原值____%的，需按使用年限、損壞程度確定是否有維修價(jià)值。3.辦公設(shè)備經(jīng)檢驗(yàn)確認(rèn)需要維修的，維修費(fèi)用在____元以上的，須辦公室審批。4.設(shè)備出現(xiàn)故障無法維修或成本過高，且符合報(bào)廢條件的，由設(shè)備使用部門提出申請(qǐng)，填寫普通設(shè)備報(bào)廢單，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室。固定資產(chǎn)的報(bào)廢由設(shè)備使用部門填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢單，報(bào)經(jīng)營部和財(cái)務(wù)部備案審批，確定報(bào)廢的，報(bào)總經(jīng)理審批。經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部保留報(bào)廢單，并抄送辦公室。5.報(bào)廢后需要更換的，按辦公設(shè)備申購程序辦理。6.報(bào)廢設(shè)備由辦公室和財(cái)務(wù)部進(jìn)行處理，如報(bào)廢設(shè)備能出售的，收回的款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳，同時(shí)對(duì)報(bào)廢設(shè)備在辦公設(shè)備臺(tái)帳上變更登記、審批表存檔。7.凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞的，經(jīng)使用部門和專業(yè)維修人員確認(rèn)無法修復(fù)或修復(fù)后使用價(jià)值不大的，可提出報(bào)廢建議，按報(bào)廢