服裝跟單員的工作內(nèi)容與性質(zhì)

服裝跟單員的工作內(nèi)容與性質(zhì)概論本章要點(diǎn):跟單員的定義,工作界定,工作定位,工作特點(diǎn),跟單員的素質(zhì),工作內(nèi)容及知識(shí),技能要求及跟單員工作的重要性。一。跟單員的定義:（什么是跟單員?DocumentaryHandler跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中,以客戶訂單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品,跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職,替代所有圍繞著訂單去工作,對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人,都是跟單員。二。跟單員的工作界定:跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中,跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別,但跟單員總的來(lái)說(shuō)是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。1.業(yè)務(wù)跟單:對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興趣,有購(gòu)買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or業(yè)務(wù)助理。2.生產(chǎn)跟單:對(duì)已接來(lái)的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫:業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。。跟單員的工作定位:（工作性質(zhì)跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要:（1尋找客戶:通過(guò)各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。(2設(shè)定目標(biāo):主要客戶和待開(kāi)發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。(3傳播信息:將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。(4推銷產(chǎn)品:主動(dòng)與客戶接洽,展示產(chǎn)品,為獲取訂單為目的。(5提供服務(wù):產(chǎn)品的售后服務(wù),及對(duì)客戶的服務(wù)。(6收集信息:收集市場(chǎng)信息,進(jìn)行市場(chǎng)考察。(7分配產(chǎn)品:產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。跟單員是業(yè)務(wù)助理;跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色,他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待,管理,跟進(jìn)客戶,因此跟單員要:(1函電的回復(fù):(2計(jì)算報(bào)價(jià)單(3驗(yàn)簽訂單(4填對(duì)帳表(5目錄,樣品的寄送與登記(6客戶檔案的管理(7客戶來(lái)訪接待(8主管交辦事項(xiàng)的處理(9與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系跟單員是協(xié)調(diào)員:跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤,即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度,貨物報(bào)關(guān),裝運(yùn)等。因此,在小企業(yè)中,跟單員身兼數(shù)職,既是內(nèi)勤員,又是生產(chǎn)計(jì)劃員,物控員,還可能是采購(gòu)員。在大企業(yè),則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨,跟蹤出貨。。跟單員的工作特點(diǎn):跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié),從銷售,生產(chǎn),物料,財(cái)務(wù),人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是:復(fù)雜的,全方位的。責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的,因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命,客戶是企業(yè)的上帝,失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。溝通,協(xié)調(diào):跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶,與計(jì)劃部門,生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通,協(xié)調(diào)能力特別重要。3.做好客戶的參謀:跟單員掌握著大量的客戶資料,對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況,因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見(jiàn),以利于客戶的訂貨。4.工作節(jié)奏多變,快速:面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海,他們的工作方式,作息時(shí)間,工作節(jié)奏各不相同,因此,跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外,客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的,但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。5.工作是綜合性的:跟單員工作涉及企業(yè)所有部門,由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。。跟單員的主導(dǎo)意識(shí):什么是主導(dǎo)意識(shí)?就是全局觀念你要對(duì)所處的環(huán)境,擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解,這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例:足球隊(duì),每個(gè)隊(duì)員有自已的位置,但如只顧自已的位置,這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念:要不失球,要進(jìn)攻,要戰(zhàn)勝對(duì)方,要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此,不是我將訂單下了就沒(méi)事了,你們?nèi)绾紊a(chǎn)?何時(shí)完成?出來(lái)的產(chǎn)品怎樣?與我無(wú)關(guān),那就不能做好跟單員工作。你就沒(méi)有主導(dǎo)意識(shí)。有責(zé):全局意識(shí),責(zé)任感,對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方:有辦法,有主意,遇到問(wèn)題有解決的能力有效:有效率,有結(jié)果。目標(biāo)要達(dá)到:所有工作以最終結(jié)果,最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了,就沒(méi)什么好說(shuō)的?？傊?主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo),要有全局觀念,每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人,一個(gè)部門來(lái)評(píng)定。因此,在你的工作中,你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人看成是自已的部下。（不是說(shuō)你就是領(lǐng)導(dǎo),而是要給他們布置任務(wù),明確目標(biāo),提供條件。你的目標(biāo)很明確:就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。。跟單員的素質(zhì)要求:（跟單員的訓(xùn)練跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求:（1分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成,以利于報(bào)價(jià)。（2預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求,企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況,便于接單,生產(chǎn)及交貨的安排。(3表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。(4專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn),來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn),款式,質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。(5與人共事的能力。與各部門的人員打成一片,使其自覺(jué)完成客戶訂單。(6人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶,與上級(jí),與同事,與外單位人員的關(guān)系。通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。(7法律知識(shí)。了解合同法,票據(jù)法,經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法,守法,懂法,用法。(8談判能力。有口才,有技巧。(9管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。(10物流知識(shí)。了解運(yùn)輸,裝卸搬運(yùn),保管,配送,報(bào)關(guān)等知識(shí)。七.跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí),技能要求:跟單員的工作內(nèi)容主要有:外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單,物料采購(gòu)跟單,生產(chǎn)過(guò)程跟單,貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤(客戶接待。出口貨物跟單;(外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)了解基本外貿(mào)知識(shí):(談判,報(bào)價(jià),接單,簽合同等等?；A(chǔ)外語(yǔ)及函電往來(lái)。.物料采購(gòu)跟單。(業(yè)務(wù)跟進(jìn)懂營(yíng)銷,懂產(chǎn)品。(物料,性能,使用,保養(yǎng).生產(chǎn)過(guò)程跟單(生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)懂生產(chǎn),懂管理,懂溝通。.貨物運(yùn)輸跟單(出貨跟進(jìn)貨物運(yùn)輸知識(shí),(運(yùn)輸工具,方法,配柜及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤(客戶接待:了解對(duì)客戶的管理,懂國(guó)際禮儀知識(shí):八.跟單員工作的重要性:企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié),它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁,是一個(gè)企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證:跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖:跟單員:對(duì)外:業(yè)務(wù)部門（國(guó)內(nèi),國(guó)外貿(mào)易部,客戶（國(guó)內(nèi),國(guó)外客戶,外貿(mào)公司,中間商運(yùn)輸（海運(yùn),空運(yùn),汽運(yùn),鐵路運(yùn)輸,集裝箱,快遞公司政府/金融（海關(guān),銀巷,稅務(wù),商檢,保險(xiǎn)對(duì)內(nèi):計(jì)劃/物料（生產(chǎn)計(jì)劃,物料進(jìn)度,報(bào)價(jià)制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度,樣品制造技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格,新品開(kāi)發(fā),估價(jià),產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)/資財(cái)（出貨管制,成品倉(cāng),準(zhǔn)確報(bào)價(jià),包裝防護(hù),匯率結(jié)算行政部門（派車,放行,報(bào)關(guān),船務(wù)跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖:客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產(chǎn)部門——生產(chǎn)計(jì)劃——采購(gòu)部（庫(kù)存查詢（出貨傳票——供應(yīng)商——進(jìn)料——倉(cāng)庫(kù)——生產(chǎn)轉(zhuǎn)換——倉(cāng)庫(kù)——出庫(kù)第二講外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單本章要點(diǎn):接單與審單進(jìn)出口貨物的基本程序外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。貨物的出口交易有二種形式,一種通過(guò)外貿(mào)公司出口,另一種是自營(yíng)出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有:接單,跟進(jìn)生產(chǎn),出貨跟蹤,制單結(jié)匯等。一.接單:接單也即合同的簽定,訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱,標(biāo)的物的質(zhì)量,數(shù)量,價(jià)格,交貨和支付等交易條件的書面文件,包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件,電報(bào)或電傳,都足以構(gòu)成書面合同。1.下單方式:客戶下單的方式有:通過(guò)電話,Fax,Email或書面合同等方式。接單的途徑:交易會(huì),出訪,出國(guó)參展,邀請(qǐng)客戶來(lái)訪,利用我們的網(wǎng)站,等等。接單的形式:在出口貿(mào)易中,跟單員接的單沒(méi)有特定的限制,最常見(jiàn)的是:(1合同:(CONTRACT合同有銷貨合同(SALESCONTRACT和購(gòu)貨合同(PURCHASECONTRACT。前者由賣方草擬,后者由買方草擬。(2確認(rèn)書;(CONFIRMATION它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(SALESCONFIRMATION和購(gòu)貨確認(rèn)書(PURCHASECONFIRMATION。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等。要提的是,客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn)。接單的程序:接單的程序可分為詢盤,發(fā)盤,還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。(1詢盤:(INQUIRY又叫詢價(jià)。(2發(fā)盤:(OFFER又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。(3還盤:(COUNTER-OFFER又叫還價(jià)。(4接受(ACCEPTANCE買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二.審單:即審核合同審單內(nèi)容:確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。審單方法:(1產(chǎn)品名稱，規(guī)格:審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)?有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。(2質(zhì)量:也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。(3數(shù)量:應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù):如合同數(shù)量前加“約”,可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%,有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。(4單價(jià),總額的審查:1.客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒(méi)有加錯(cuò)?新客戶下單,要查看我們給他的報(bào)價(jià)。2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元(5價(jià)格條款的審查:出口貨物的單價(jià)條款,也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ),常用的有:FOB船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件C&F(FreightorCarriagePaidto?..運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指目的港價(jià)格常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：(1FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià)=FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)= 1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成(2CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CFR價(jià)-運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)= 1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成(3CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CIF價(jià)X(1-投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)=CIF價(jià)X(1-投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率(6付款方式審查：付款方式是否能接受?LC,付定金,等等。支付的貨幣能否接受?(7包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受?客戶提供的包裝(彩印,尺寸我們能否做?客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽,說(shuō)明書內(nèi)包裝：普合,白合,彩合,吸塑外包裝：紙箱,木箱,桶裝,編織袋。最主要是嘜頭印刷。(8交貨期的審查(1跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短。可以是2周,3周,或一個(gè)月,二個(gè)月,一個(gè)季度或更長(zhǎng)。(9交貨方式的審查:運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等。注:如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶要求空運(yùn)(趕銷售,我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品:要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。1.寄目錄,樣本:2.準(zhǔn)備樣品。(1工廠現(xiàn)有的款式(2新款(3客戶來(lái)樣。要領(lǐng):無(wú)論老品,新品,還是客戶來(lái)樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大。作為跟單員,我們要做到:(1有完整的產(chǎn)品資料,主動(dòng)進(jìn)行宣傳。(2新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算。(3新品的制作要留有實(shí)樣。(4客戶的來(lái)樣要保存好原樣。三.形式發(fā)票:PROFORMAINVOICE買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人,合同號(hào),形式發(fā)票號(hào),開(kāi)出日期。產(chǎn)品信息(品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期。合同條款(價(jià)格條款,付款方法。此外,提供我們的銀行資料以便客戶開(kāi)證或匯款。注意幾點(diǎn):1.單價(jià)條款要明確(FOB,CFR,CIF2.交期要明確3.付款條件要明確(LC,TT四.出口貨物跟單的基本程序:出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨,證,船,款為中心,包括備貨,催證,改證,租船訂倉(cāng),(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船,制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為:(1.籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時(shí),按質(zhì),按量地備好貨物。(2?催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證:貨物快完成時(shí)，要催證。審證:審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上,開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)?開(kāi)證行的資信?公司審開(kāi)證人和受益人對(duì)否？L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款?改證:審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上,總金額,效期,包括拼寫錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C,可能有幾處問(wèn)題,我們要一一指出,一次性修改。(3.訂倉(cāng)裝船:貨物備妥,L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR和CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。首先:出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。A.貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20'29-30立方/17.5噸40'58—61立方/22.5噸40'H68—71立方/27.5噸B.制作裝箱單:裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號(hào),嘜頭等。C.跟蹤裝柜:出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。(4制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。A.制單:貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有:匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險(xiǎn)單等。B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求:正確,完整,及時(shí),簡(jiǎn)明,整潔五.進(jìn)口貨物跟單的基本程序:(1就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)?租船訂倉(cāng),申請(qǐng)開(kāi)證,催交裝運(yùn),辦理保險(xiǎn),商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。第三講物料采購(gòu)及物料進(jìn)倉(cāng)跟蹤物料采購(gòu)跟單是指跟單員按采購(gòu)訂單所載明的物料,品名,規(guī)格,數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的:滿足企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)物料的需求,在必要的時(shí)候,獲得必要的物料,避免停工待料。一.采購(gòu)跟單的基本要求:適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間,適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。(適時(shí),適質(zhì),適地,適量,適價(jià)二.物料采購(gòu)跟單的原因:以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催:(1供應(yīng)商方面的原因:由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí),而使我們必須跟單的原因有:超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良,質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低,完不成。等原因。(2企業(yè)方面的原因:供應(yīng)商的選定有誤,對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。(3溝通方面的原因:信息交換不及時(shí)。三.物料采購(gòu)跟單流程:(1制作訂購(gòu)單:跟單員接到所需部門的請(qǐng)購(gòu)單,要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商。制訂購(gòu)單時(shí)注意:審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料,價(jià)格確認(rèn),確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量,制定訂單說(shuō)明書,發(fā)出訂購(gòu)單。(制作采購(gòu)單P。26,將要采購(gòu)的物料名稱,規(guī)格型號(hào),數(shù)量,價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商,并要求供應(yīng)商簽字回傳。(2訂單跟蹤對(duì)長(zhǎng)期合作的,信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝,跟蹤原材料,跟蹤加工過(guò)程,跟蹤組裝總測(cè),跟蹤包裝入庫(kù)。(3物料檢驗(yàn)確定檢驗(yàn)日期,通知檢驗(yàn)人員,進(jìn)行物料檢驗(yàn),處理檢驗(yàn)問(wèn)題(4物料進(jìn)倉(cāng)協(xié)調(diào)送貨,協(xié)調(diào)接受,通知送貨,物料入庫(kù),處理接受問(wèn)題四.物料采購(gòu)跟單的方法策略:催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料,使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。1.催單的方法:(1按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。有:聯(lián)單法:將訂購(gòu)單按日期順序排列好,提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。統(tǒng)計(jì)法:將訂購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表,提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。跟催箱:制作一個(gè)31格的跟催箱,將訂購(gòu)單依照日期順序放入跟催箱,每天跟催相應(yīng)的訂單。(2定期跟催。于每周固定時(shí)間,將要跟催的訂單整理好,打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。第四講生產(chǎn)跟蹤:(生產(chǎn)過(guò)程跟單本章要掌握:生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期,產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線,查看進(jìn)度,查看質(zhì)量。一.生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求:1按時(shí)交貨:要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合,做到不提前也不推遲。按時(shí)交貨跟單的要點(diǎn):2按質(zhì)交貨:生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。二.生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程:1.下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號(hào),數(shù)量,包裝要求,交貨期等。2.分析生產(chǎn)能力生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?3.制定生產(chǎn)計(jì)劃:生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度(1生產(chǎn)進(jìn)度控制流程:（2生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序（3生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn):A.實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異,要找原因。通常有下列原因:1.原計(jì)劃錯(cuò)誤2.機(jī)器設(shè)備有故障材料沒(méi)跟上。不良率和報(bào)廢率過(guò)高臨時(shí)工作或特急訂單的影響。前制程延誤的累積員工工作情緒低落,缺勤或流動(dòng)率高（4跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單:有:生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表,生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表,生產(chǎn)進(jìn)度控制表,生產(chǎn)異常處理表,生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒(méi)按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。第五講貨物運(yùn)輸跟單本章要點(diǎn)：出口貨物的跟單流程進(jìn)口貨物的跟單流程集裝箱貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒特涍\(yùn)單證的繕制貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)貨物運(yùn)輸主要有海運(yùn)，空運(yùn)，鐵路，，陸運(yùn)，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運(yùn)和集裝箱運(yùn)輸。跟單員的主要工作是制作貨運(yùn)單據(jù)，協(xié)助報(bào)關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)。貨物運(yùn)輸跟單流程：跟單流程隨貨物運(yùn)輸方式的不同而有所區(qū)別。我國(guó)進(jìn)出口貨物運(yùn)輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\(yùn)，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?．海運(yùn)出口貨物的跟單流程：視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉(cāng)。CNF=CFR出口方不要辦保險(xiǎn)。CIF出口方要租船訂倉(cāng)還要辦保險(xiǎn)。我們出口都希望用CIF成交。（1）報(bào)驗(yàn)：收到LC或貨款，審核無(wú)誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu)申報(bào)。（2）租船訂倉(cāng)：與船公司或貨代聯(lián)系。（3）辦保險(xiǎn)：CIF價(jià)，我們要投保（4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時(shí)間內(nèi)將貨物發(fā)運(yùn)到港區(qū)內(nèi)的指定貨場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)。（5）報(bào)關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時(shí)向海關(guān)辦理申報(bào)手續(xù)。（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。（7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號(hào)，品名，數(shù)量，金額，船名，開(kāi)航日期等。（8）支付運(yùn)費(fèi)：（9）退關(guān)：已完成報(bào)關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無(wú)艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報(bào)退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運(yùn)輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運(yùn)之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。2．海運(yùn)進(jìn)口貨物的跟單流程：也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIFCFR條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。我們進(jìn)口貨物大都按FOB貿(mào)易條件進(jìn)口。我們自已安排船。跟單程序如下：（1）租船訂艙：（2）發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名，船期通知出口方