項(xiàng)目管理及知識(shí)管理系統(tǒng)

項(xiàng)目管理及知識(shí)管理系統(tǒng)系統(tǒng)目標(biāo)構(gòu)建一個(gè)企業(yè)知識(shí)共享管理平臺(tái)，有效地、安全地管理企業(yè)各類知識(shí)文檔（文件）；是業(yè)務(wù)系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)?；谄髽I(yè)知識(shí)共享管理平臺(tái)構(gòu)建一個(gè)基于企業(yè)實(shí)際需求的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、機(jī)會(huì)、報(bào)價(jià)、訂單等以形成訂單為目的各類商務(wù)對(duì)象進(jìn)行管理；構(gòu)建一個(gè)企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，管理面向企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目和工程項(xiàng)目，并與知識(shí)管理系統(tǒng)集成；系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)項(xiàng)目管理及知識(shí)管理系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)的三層結(jié)構(gòu)，包括：數(shù)據(jù)庫層、應(yīng)用層和客戶層。數(shù)據(jù)庫層采用SQLServer數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它管理該系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)；應(yīng)用層包括項(xiàng)目管理服務(wù)器端軟件，及知識(shí)管理軟件WSS，客戶層的應(yīng)用軟件以IE和項(xiàng)目管理客戶端軟件為主，Office軟件也是其重要的客戶層應(yīng)用軟件。知識(shí)管理平臺(tái)知識(shí)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)知識(shí)管理平臺(tái)以站點(diǎn)為主結(jié)構(gòu)，一個(gè)部門或一個(gè)項(xiàng)目都可以建立一個(gè)站點(diǎn)來組織與管理相關(guān)文檔。站點(diǎn)結(jié)構(gòu)站點(diǎn)是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)組織方式。一般結(jié)構(gòu)是頂級(jí)站點(diǎn)下帶子站點(diǎn)，子站點(diǎn)下還可以創(chuàng)建子站點(diǎn)，其結(jié)構(gòu)如下站點(diǎn)的數(shù)據(jù)組織方式站點(diǎn)包括兩類主要數(shù)據(jù)管理對(duì)象：列表庫與文檔庫。列表庫以管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，而文檔庫以管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主。其結(jié)構(gòu)如下：列表實(shí)例：文檔庫實(shí)例：列表庫中存儲(chǔ)的是一條記錄，而文檔庫存儲(chǔ)是一份文檔，它可以通過相應(yīng)的軟件打開，如：存儲(chǔ)的是*.doc文檔則可以用WORD打開。列表庫與文檔庫的視圖每一個(gè)列表為與文檔庫可以根據(jù)需求定義多個(gè)實(shí)用的視圖。視圖用于以多種方式快速而簡單地查看信息，是對(duì)同一個(gè)數(shù)據(jù)源通過篩選得到希望看到的數(shù)據(jù)。例如：令：作者=[本人]時(shí)，將是“我的文檔”?？梢詣?chuàng)建自定義視圖來執(zhí)行下列一個(gè)或多個(gè)操作：按一組條件進(jìn)行篩選按特定順序排序顯示或隱藏屬性字段基于列表數(shù)據(jù)對(duì)信息分組顯示欄的小計(jì)將帶有日期信息的列表顯示為日歷或表分組視圖分組視圖使您能夠基于一個(gè)或兩個(gè)欄對(duì)列表中的項(xiàng)目進(jìn)行分組。例如，您可以對(duì)事件列表中的項(xiàng)目進(jìn)行分組，以便將在特定日期發(fā)生的所有事件都顯示在一起，然后，可以基于安排該事件的人或事件發(fā)生的地點(diǎn)，在該組內(nèi)對(duì)事件進(jìn)行分組。日歷視圖如果列表中包括一個(gè)帶有日期的欄，則可以創(chuàng)建一個(gè)視圖將該列表顯示為日歷。此功能使您能夠創(chuàng)建可以按普通表視圖查看或按日歷查看的自定義列表?？梢钥焖僭趦蓚€(gè)視圖之間進(jìn)行切換。例如：銷售訂單：可以定義以下視圖類型。分組視圖實(shí)例：報(bào)價(jià)條目，按報(bào)價(jià)編號(hào)分組，則報(bào)價(jià)編號(hào)相同記錄顯示的同一組中。日歷視圖實(shí)例：用車申請(qǐng)列表，按申請(qǐng)用車日期顯示日歷視圖，類似于OUTLOOK中的日歷?；竟δ苤R(shí)管理系統(tǒng)將企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的人員、工作組和知識(shí)連接在一起。它將分散的信息統(tǒng)一起來，便于就文檔、項(xiàng)目和其他工作進(jìn)行協(xié)作，并根據(jù)用戶的功能組和組織角色呈現(xiàn)特定應(yīng)用程序和自定義內(nèi)容。知識(shí)管理系統(tǒng)可與MicrosoftWindows資源管理器、MicrosoftOffice應(yīng)用程序和Web瀏覽器協(xié)同工作，在整個(gè)組織范圍內(nèi)創(chuàng)建、管理和共享內(nèi)容。知識(shí)管理系統(tǒng)允許團(tuán)隊(duì)出于信息共享和文檔協(xié)作目的創(chuàng)建Web站點(diǎn)，從而有助于提升員工個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力。它為MicrosoftOffice系統(tǒng)以及其它桌面程序提供了團(tuán)隊(duì)服務(wù)和站點(diǎn)。知識(shí)管理系統(tǒng)將文件存儲(chǔ)帶入到了一個(gè)新的水平，為團(tuán)隊(duì)協(xié)作提供了一個(gè)活動(dòng)空間，它使基于文檔、任務(wù)和活動(dòng)的協(xié)作成為可能，并且使得共享聯(lián)系人和其它信息的過程變得更為輕松。知識(shí)管理系統(tǒng)允許團(tuán)隊(duì)和站點(diǎn)的管理人員更容易地管理站點(diǎn)內(nèi)容和用戶活動(dòng)。該環(huán)境旨在實(shí)現(xiàn)更為輕松和靈活的部署、管理和應(yīng)用程序開發(fā)過程。知識(shí)管理系統(tǒng)由WebPart和基于WindowsASP.NET的組件組成。WebPart設(shè)計(jì)用來向站點(diǎn)中添加頁面，它由站點(diǎn)管理員和用戶進(jìn)行配置，能夠創(chuàng)建基于頁面的完整應(yīng)用程序。團(tuán)隊(duì)社區(qū)知識(shí)管理系統(tǒng)為員工交流文檔、思想、信息以及溝通提供了一個(gè)場(chǎng)所。團(tuán)隊(duì)成員可以通過這些站點(diǎn)方便地加入到討論之中，圍繞共享文檔展開協(xié)作和調(diào)查。站點(diǎn)內(nèi)容可以通過Web瀏覽器和支持Web服務(wù)的客戶端工具加以訪問。文檔協(xié)作特性允許用戶輕松簽入、簽出文檔，并對(duì)文檔實(shí)施版本控制。提高員工能力知識(shí)管理系統(tǒng)成員可以查找重要的聯(lián)系人和專家，并與之進(jìn)行溝通和交流，這一切既可以通過電子郵件也可以通過即時(shí)消息來完成。站點(diǎn)內(nèi)容可以被輕松搜索，用戶還可以收到通知信息，告知現(xiàn)有文檔和信息已經(jīng)進(jìn)行了修改，或者有新的信息或文檔被添加到站點(diǎn)之中。站點(diǎn)內(nèi)容和布局可以針對(duì)用戶的個(gè)人喜好加以個(gè)性化定制，您還可以使用WebPart就某個(gè)主題向特定用戶展示有針對(duì)性的信息。MicrosoftOffice程序可以知識(shí)管理系統(tǒng)站點(diǎn)的內(nèi)容。站點(diǎn)上的所有協(xié)作內(nèi)容——例如：文檔、列表、活動(dòng)、任務(wù)分配以及成員名冊(cè)——都可以在MicrosoftOfficeWord2003、MicrosoftOfficeExcel2003和MicrosoftOfficePowerPoint?2003中讀取。您還可以對(duì)Web圖片庫中的圖片進(jìn)行編輯。MicrosoftOfficeOutlook?2003允許您同時(shí)查看知識(shí)管理系統(tǒng)的活動(dòng)日程和個(gè)人日程，它還可以為創(chuàng)建特定于某個(gè)會(huì)議的工作區(qū)，以便討論會(huì)議的具體召開時(shí)間和地點(diǎn)。管理賦能知識(shí)管理系統(tǒng)管理人員可以定制站點(diǎn)內(nèi)容和布局，以確保站點(diǎn)成員可以訪問和利用重要的相關(guān)站點(diǎn)信息。如果需要，管理員還可以對(duì)成員的參與行為進(jìn)行監(jiān)視。安全性和工作職責(zé)不僅是靈活的，而且是易于訪問的。經(jīng)過精心設(shè)計(jì)的列表和整個(gè)站點(diǎn)可以保存為模板并被整個(gè)組織范圍內(nèi)的員工個(gè)人、團(tuán)隊(duì)或企業(yè)部門重復(fù)使用。管理和部署知識(shí)管理系統(tǒng)可以進(jìn)行伸縮，以容納組織內(nèi)部的數(shù)以千計(jì)的站點(diǎn)。它完全支持負(fù)載平衡的Web場(chǎng)和群集數(shù)據(jù)庫部署。對(duì)于站點(diǎn)和服務(wù)器的管理人員來說，他們不僅可以對(duì)存儲(chǔ)設(shè)定和應(yīng)用配額，而且可以對(duì)每個(gè)服務(wù)器上的站點(diǎn)和每個(gè)站點(diǎn)中的用戶設(shè)定并應(yīng)用配額。站點(diǎn)的使用情況能夠被監(jiān)視，以檢查并清除不再使用的站點(diǎn)。安全選項(xiàng)不僅數(shù)量詳盡而且易于管理。服務(wù)器的管理人員可以委派最終用戶創(chuàng)建他們自己的站點(diǎn)。他們還可以通過Web瀏覽器、命令行工具或者可以訪問Web服務(wù)的對(duì)象模型對(duì)站點(diǎn)和服務(wù)器加以管理。集成化的Windows.NET部署除了WebPart基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)之外，知識(shí)管理系統(tǒng)服務(wù)器、站點(diǎn)以及站點(diǎn)內(nèi)容都可以通過一個(gè)完善的、基于Windows.NET的對(duì)象模型和符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的Web服務(wù)暴露給外界?？梢允褂肕icrosoftOfficeFrontPage?2003對(duì)站點(diǎn)進(jìn)行定制并增強(qiáng)由數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的站點(diǎn)內(nèi)容。安全控制企業(yè)數(shù)據(jù)的安全是企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。知識(shí)管理平臺(tái)具備完善的安全機(jī)制，能具體到什么角色的人對(duì)什么數(shù)據(jù)有什么樣的操作權(quán)限。系統(tǒng)安全一般分為安全主體與安全對(duì)象，安全主體是指訪問系統(tǒng)的人，而安全對(duì)象則是受保護(hù)的數(shù)據(jù)?？梢愿鶕?jù)工作崗位按分成不同的角色，每類角色賦予不同的權(quán)限，其結(jié)構(gòu)如下圖示：從上圖可看出，某一用戶可屬于不同的角色類型，每一角色類型可賦予不同的權(quán)限，包括只讀、可編輯、可刪除、可新建等。知識(shí)管理平臺(tái)的安全主體主要分兩類：第一類為站點(diǎn)，各種角色加入到站點(diǎn)中，例如：Marry屬于某一站點(diǎn)中的“只讀”角色，則她只能查看該站點(diǎn)中的數(shù)據(jù)，而不能進(jìn)行其它操作。第二類為列表，列表是一個(gè)廣泛的概念，它包括列表庫、文檔庫。對(duì)站點(diǎn)中的每個(gè)列表都可定義相應(yīng)的權(quán)限。如：Marry對(duì)某站點(diǎn)，只有“讀”權(quán)限，但對(duì)該站點(diǎn)的中“產(chǎn)品”列表有“修改”的權(quán)限，則Marry可修改“產(chǎn)品”列表中的數(shù)據(jù)。應(yīng)用情境數(shù)據(jù)管理員假定Marry是公司的數(shù)據(jù)管理員，他負(fù)責(zé)知識(shí)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)維護(hù)及權(quán)限控制。他在IE環(huán)境中工作，其基本操作包括：創(chuàng)建WEB站點(diǎn)，根據(jù)組織需要定義列表庫及文檔庫；定義站點(diǎn)訪問權(quán)限，并針對(duì)每個(gè)列有庫及文檔庫定義訪問權(quán)限；工作組成員工作組成員是指利用軟件工具工作的人員，包括工程師、文員等。其主要操作包括：創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)；將日常工作成果（文檔）上載到文檔庫中,或基于表單模板進(jìn)行日常工作；修改文檔庫的文檔（權(quán)限控制中）業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是在知識(shí)管理平臺(tái)上，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求而構(gòu)建的面向中小型企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。既可適應(yīng)生產(chǎn)型企業(yè)也可適應(yīng)銷售型企業(yè)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如上圖所示，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是以知識(shí)管理平臺(tái)為基礎(chǔ)而構(gòu)建的系統(tǒng)，其中的功能模塊可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求選擇或定制?；竟δ芄?yīng)商及采購管理供應(yīng)商及采購管理的主要目標(biāo)是為企業(yè)降低采購成本、提高采購效率和增加資金使用效率，同時(shí)也提高和供應(yīng)商、物資需求部門之間的協(xié)作能力。供應(yīng)商管理主要實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息建立、維護(hù)，供應(yīng)商產(chǎn)品信息建立和維護(hù)管理等。包括的主要內(nèi)容有：供應(yīng)商信息維護(hù),產(chǎn)品/服務(wù)信息維護(hù),供應(yīng)商查詢,供應(yīng)商評(píng)估管理,供應(yīng)商統(tǒng)計(jì),供應(yīng)商歷史紀(jì)錄管理、供應(yīng)商對(duì)賬管理以及供應(yīng)商協(xié)議管理。采購訂單管理：主要按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同樣本生成采購訂單，使采購訂單的格式標(biāo)準(zhǔn)化，生成方便，同時(shí)提供了采購訂單查詢和統(tǒng)計(jì)，從而加強(qiáng)采購訂單管理效率。采購訂單管理的功能如下：采購訂單模版生成和維護(hù),采購訂單生成,采購訂單打印,采購訂單查詢,采購訂單評(píng)價(jià),采購訂單維護(hù),采購訂單金額統(tǒng)計(jì),采購訂單物資金額統(tǒng)計(jì)客戶及銷售管理、客戶及銷售管理包括：客戶管理、機(jī)會(huì)管理、報(bào)價(jià)管理和銷售訂單管理?？蛻艄芾砜蛻艄芾砭褪浅浞掷每蛻糍Y源，通過與客戶交流，建立客戶個(gè)性化檔案，與客戶合作等方式，獲得大量針對(duì)性強(qiáng)，內(nèi)容具體，有價(jià)值的市場(chǎng)信息，包括有關(guān)產(chǎn)品特性和性能，銷售渠道，需求變動(dòng)，潛在客戶等，成為企業(yè)經(jīng)營決策的重要依據(jù)?？蛻艄芾韼椭髽I(yè)吸引潛在的客戶和留住最有價(jià)值的客戶。對(duì)企業(yè)的重要客戶需要建立以下與客戶相關(guān)的檔案：客戶簡報(bào)；客戶組織結(jié)構(gòu)分析；客戶年度項(xiàng)目預(yù)測(cè)；客戶競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析；客戶滿意度調(diào)查；機(jī)會(huì)管理機(jī)會(huì)是銷售人員在進(jìn)行銷售過程中從各種各樣的渠道得到的與企業(yè)產(chǎn)品銷售有關(guān)的有價(jià)值的線索（信息）。機(jī)會(huì)管理就是要充分利用的機(jī)會(huì)，形成銷售業(yè)績。對(duì)于銷售金額可能較大的機(jī)會(huì)需建立與該機(jī)會(huì)相關(guān)的檔案，充分調(diào)用公司資源，充分協(xié)作。機(jī)會(huì)概率測(cè)算；機(jī)會(huì)產(chǎn)品需求分析；機(jī)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告；機(jī)會(huì)關(guān)鍵問題分析；機(jī)會(huì)描述報(bào)告；報(bào)價(jià)管理報(bào)價(jià)管理：針對(duì)一個(gè)機(jī)會(huì)可能會(huì)產(chǎn)生多次報(bào)價(jià)，這就需要有一個(gè)報(bào)價(jià)管理，針對(duì)一個(gè)機(jī)會(huì)的多次報(bào)價(jià)分析得到一個(gè)最好的銷售業(yè)績。報(bào)價(jià)管理主要按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)單模板生成報(bào)價(jià)單，使報(bào)價(jià)單的格式標(biāo)準(zhǔn)化，生成方便，同時(shí)提供了報(bào)價(jià)單查詢和統(tǒng)計(jì)，從而加強(qiáng)報(bào)價(jià)單管理效率。報(bào)價(jià)單管理的功能如下：報(bào)價(jià)單模版生成和維護(hù),報(bào)價(jià)單生成,報(bào)價(jià)單打印,報(bào)價(jià)單查詢,報(bào)價(jià)單評(píng)價(jià),報(bào)價(jià)單維護(hù)等。銷售訂單管理銷售訂單管理：主要按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同樣本生成銷售訂單，使銷售訂單的格式標(biāo)準(zhǔn)化，生成方便，同時(shí)提供了銷售訂單查詢和統(tǒng)計(jì)，從而加強(qiáng)銷售訂單管理效率。銷售訂單管理的功能如下：銷售訂單模版生成和維護(hù),銷售訂單生成,銷售訂單打印,銷售訂單查詢,銷售訂單評(píng)價(jià),銷售訂單維護(hù),銷售訂單額統(tǒng)計(jì)。產(chǎn)品與庫存管理產(chǎn)品管理主要實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品信息建立、維護(hù)、查詢與統(tǒng)計(jì)等，包括產(chǎn)品編號(hào)、型號(hào)與規(guī)格、特征描述、進(jìn)貨價(jià)、最低銷售價(jià)、建議銷售價(jià)、最高銷售價(jià)等信息，為銷售報(bào)價(jià)和采購提供準(zhǔn)確的信息。庫存管理主要實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品在倉庫中信息建立、維護(hù)、查詢與統(tǒng)計(jì)等功能。包括產(chǎn)品在倉庫中的編號(hào)、位置、數(shù)量等信息，為采購、銷售和生產(chǎn)提供依據(jù)；庫存管理有進(jìn)倉單、出倉單、產(chǎn)品入庫檢驗(yàn)報(bào)告等。資產(chǎn)管理資產(chǎn)是一個(gè)廣泛的概念，它包括企業(yè)的固定資產(chǎn)和已銷售出去的產(chǎn)品。資產(chǎn)管理主要指資產(chǎn)信息的建立、維護(hù)、查詢與統(tǒng)計(jì)。對(duì)已銷售出去的資產(chǎn)主要是跟蹤與維護(hù)。建立維修記錄。對(duì)某一產(chǎn)品的維修歷史記錄，查看該產(chǎn)品的可靠性，從而從設(shè)計(jì)上不斷優(yōu)化或建議供應(yīng)商優(yōu)化產(chǎn)品設(shè)計(jì)。服務(wù)管理服務(wù)是指企業(yè)的今后服務(wù)，包括保修期內(nèi)的服務(wù)和保修期外的服務(wù)。服務(wù)管理主要建立服務(wù)信息的建立、維護(hù)、查詢與統(tǒng)計(jì)。它包括服務(wù)報(bào)價(jià)、服務(wù)活動(dòng)報(bào)告、服務(wù)采購等。服務(wù)管理以用戶和服務(wù)為核心，以提高工作質(zhì)量和效率為目標(biāo)。從用戶來電請(qǐng)求開始，全程跟蹤管理本次服務(wù)；方便的查詢功能，Outlook日歷樣式服務(wù)計(jì)劃安排；服務(wù)后續(xù)回訪，讓用戶倍感關(guān)懷，讓客戶滿意，提升企業(yè)自身形象合作伙伴管理合作伙伴指企業(yè)營運(yùn)的各個(gè)環(huán)節(jié)需要與外界協(xié)作的企業(yè)或個(gè)人。例如：協(xié)作加工商、分分銷商等。合作伙伴管理主要是為企業(yè)的主要合作伙伴建立相應(yīng)的站點(diǎn)，在相關(guān)權(quán)限的控制下，讓他們參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中來，實(shí)現(xiàn)充分的協(xié)同，就像是本企業(yè)的一個(gè)部門一樣。業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用情境從上圖可以看出，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是可以通過Internet接入的。供應(yīng)商、合作伙伴、客戶和公司的移動(dòng)用戶可通過Internet接入到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。項(xiàng)目管理系統(tǒng)在充滿競(jìng)爭(zhēng)的商務(wù)環(huán)境下，是否能夠有效地針對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)安排資源和業(yè)務(wù)活動(dòng)，將決定企業(yè)是成功還是勉強(qiáng)生存。要完成戰(zhàn)略安排，企業(yè)越來越多地將它們的活動(dòng)和流程作為項(xiàng)目來管理—實(shí)際上就是將業(yè)務(wù)“項(xiàng)目化”—執(zhí)行進(jìn)行更加嚴(yán)密的監(jiān)控，針對(duì)總體的組合工作包作出更好的決定。通過對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行透明且準(zhǔn)確的計(jì)劃和跟蹤，組織就能夠更加快速地對(duì)瞬息萬變的業(yè)務(wù)環(huán)境的要求作出反應(yīng)。管理企業(yè)項(xiàng)目群通過不斷地對(duì)符合公司戰(zhàn)略的項(xiàng)目進(jìn)行識(shí)別、分級(jí)和投資來更有效地管理公司的項(xiàng)目群。這樣，就能保證公司的努力都用在能對(duì)業(yè)績作出貢獻(xiàn)的活動(dòng)上。項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠通過以下方法有效地管理項(xiàng)目：通過圖形化顯示關(guān)鍵業(yè)務(wù)量的各種報(bào)表，合理地評(píng)估項(xiàng)目狀態(tài)并迅速確定有風(fēng)險(xiǎn)的和表現(xiàn)不佳的項(xiàng)目；使用強(qiáng)大的分析工具來確定趨勢(shì)和問題區(qū)域，從而更深入地了解您的所有項(xiàng)目的表現(xiàn)。使用“假定”方案模式功能來比較影響并評(píng)估戰(zhàn)略，以降低風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)化企業(yè)的資源人力資源是企業(yè)中最有價(jià)值的財(cái)富，常常也是昂貴的財(cái)富。要最大限度的提升生產(chǎn)效率、實(shí)現(xiàn)成本效益，將合適的人分配到合適的項(xiàng)目組就變得極為重要。盡管如此，要管理整個(gè)組織內(nèi)部的人確實(shí)十分復(fù)雜。資源信息經(jīng)常都在各個(gè)部門的掌握中，要準(zhǔn)確預(yù)測(cè)短期或長期的資源需求因此變得十分困難。缺乏對(duì)所有員工的技術(shù)和可用性的完整了解，該組織就無法從戰(zhàn)略的角度雇用、部署和開發(fā)符合項(xiàng)目群要求的資源。項(xiàng)目管理系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的資源管理功能，能夠協(xié)助企業(yè)從在雇員身上的投資中獲得最大化的回報(bào)。通過準(zhǔn)確并持續(xù)地追蹤資源的使用以及工作量，更好地評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目的資源效率和活動(dòng)性。使用人員工具將高績效項(xiàng)目組集合起來，優(yōu)化資源安置和分配。通過預(yù)測(cè)短期或長期的資源容量以及項(xiàng)目需求，有效地決定雇用需求。簡化企業(yè)項(xiàng)目管理無論提供的是產(chǎn)品還是服務(wù)，所有的組織都需要滿足項(xiàng)目的最后期限、控制項(xiàng)目預(yù)算和達(dá)到?jīng)Q策者的期望。要保持客戶的滿意度、達(dá)到他們的期望，項(xiàng)目就不能有錯(cuò)誤或延遲。為了保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，越來越多公司通過不斷地縮短周期、降低成本和控制質(zhì)量來改進(jìn)項(xiàng)目交付以取得主動(dòng)。經(jīng)驗(yàn)豐富的員工、標(biāo)準(zhǔn)化的流程和出色的技術(shù)經(jīng)過有效的項(xiàng)目管理來統(tǒng)一和推動(dòng)，都是取得主動(dòng)所不可或缺的。項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)簡化項(xiàng)目管理流程以實(shí)現(xiàn)更好的表現(xiàn)：通過獲取和部署最佳的方法并不斷地改進(jìn)流程來達(dá)成整個(gè)公司的一致，以及獲得更高的項(xiàng)目提交效率。通過創(chuàng)建能反映真實(shí)的進(jìn)度表、資源需求以及預(yù)算的計(jì)劃，持續(xù)性地完成項(xiàng)目目標(biāo)并取得更高的客戶滿意度。通過項(xiàng)目表現(xiàn)、問題以及風(fēng)險(xiǎn)跟蹤能力，達(dá)到對(duì)項(xiàng)目的更深層次的管理和控制強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部協(xié)作有效的溝通是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。通過明確的溝通流程，工作組成員可以共享知識(shí)，通過平穩(wěn)的協(xié)作完成任務(wù)和應(yīng)交付的項(xiàng)目，還能對(duì)變化作出快速的反應(yīng)。盡管如此，項(xiàng)目組變得越來越分散——不管是在組織結(jié)構(gòu)上還是在地理位置上——將影響生產(chǎn)效率，并且提高對(duì)能有效連接工作組成員以保持協(xié)調(diào)性及質(zhì)量的技術(shù)的要求。項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供了一個(gè)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，它能夠強(qiáng)化組織各層次間的協(xié)作和可靠性。向管理人員以及項(xiàng)目組提供基于Web的實(shí)時(shí)關(guān)鍵業(yè)務(wù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的訪問能力，這樣他們就能通過綜合考慮作出及時(shí)的決定。使工作組成員能夠更輕松地使用熟悉的工具（如Web和電子郵件）進(jìn)行項(xiàng)目管理、項(xiàng)目跟蹤和項(xiàng)目匯報(bào)，從而使得他們更多地參與到項(xiàng)目的管理當(dāng)中去。通過中心跟蹤系統(tǒng)的使用，使得項(xiàng)目組能夠記錄、分配和解決問題，從而實(shí)現(xiàn)更高的可靠性。通過使用帶有版本和編輯控制的中心文檔庫，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的應(yīng)交付工作進(jìn)行聯(lián)合開發(fā)和組織，從而獲得更高的質(zhì)量和效率?；竟δ茼?xiàng)目計(jì)劃制定項(xiàng)目計(jì)劃制定包括：任務(wù)項(xiàng)目日歷、資源日歷；任務(wù)工期設(shè)置、彈性工期任務(wù)關(guān)聯(lián)性設(shè)置、任務(wù)層次劃分；里程碑(MileStone)設(shè)置。項(xiàng)目資源管理建立資源資源分配資源工作表資源使用狀況資源調(diào)配項(xiàng)目成本管理項(xiàng)目成本劃分成本信息計(jì)算成本公式自定義成本盈余分析項(xiàng)目跟蹤管理比較基準(zhǔn)設(shè)定、任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度跟蹤成本跟蹤項(xiàng)目視圖報(bào)表管理甘特圖網(wǎng)絡(luò)圖跟蹤圖視圖自定義篩選器項(xiàng)目報(bào)表多重項(xiàng)目管理項(xiàng)目文件合并多項(xiàng)目工作環(huán)境保存項(xiàng)目之間關(guān)聯(lián)設(shè)置應(yīng)用情境項(xiàng)目管理人員假定Mark是項(xiàng)目經(jīng)理，他負(fù)責(zé)監(jiān)督和實(shí)施項(xiàng)目，有時(shí)也會(huì)同單位的其他項(xiàng)目管理人員和資源管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。因?yàn)镸ark的主管會(huì)考察Mark的項(xiàng)目是否符合目標(biāo)計(jì)劃和預(yù)算，因此Mark非常關(guān)心對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的跟蹤。Mark依靠來自其小組成員的經(jīng)常性更新來保持項(xiàng)目計(jì)劃的最新性。Mark使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)：創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃（使用來自公司最佳實(shí)踐信息庫的模板）;按照技能和工作安排分配項(xiàng)目任務(wù)的小組成員。快速確定預(yù)計(jì)和實(shí)際的項(xiàng)目期限和成本。輕松跟蹤進(jìn)度（通過自動(dòng)地接收和融合來自小組成員的任務(wù)更新，以及確定根據(jù)計(jì)劃需要調(diào)整哪些活動(dòng)）。生成報(bào)告，以保證內(nèi)部和外部投資者的知情。他外出工作時(shí)，他也會(huì)通過Web瀏覽器通過Internet連接到服務(wù)器，這樣他可以：通過聯(lián)機(jī)方式請(qǐng)求和接收狀態(tài)報(bào)告和任務(wù)進(jìn)度，從而保持同項(xiàng)目小組的聯(lián)系監(jiān)視與任務(wù)有關(guān)的問題，如果必要，會(huì)將它們歸結(jié)為風(fēng)險(xiǎn)，從而確定可能影響項(xiàng)目交付的問題。通過一個(gè)整合的項(xiàng)目狀態(tài)考核表對(duì)項(xiàng)目性能進(jìn)行經(jīng)常性的評(píng)估資源經(jīng)理假定Karen是資源經(jīng)理，她負(fù)責(zé)管理本部門的資源和技能儲(chǔ)備。為了確保機(jī)構(gòu)內(nèi)的項(xiàng)目管理人員可以通過合格的資源組合來交付成功的項(xiàng)目，她同這些項(xiàng)目管理人員的配合甚為密切。另外，她還要根據(jù)資源需求來確定本部門是否需要招聘技術(shù)員工和項(xiàng)目承包人。Karen主要操作過程：快速為具體項(xiàng)目確定合格的小組成員。幫助項(xiàng)目管理人員調(diào)配人員；監(jiān)視當(dāng)前的工作活動(dòng)，以便向管理層通知資源的使用情況。監(jiān)視未來的工作量，確定是否需要