項目管理及知識管理系統(tǒng)

項目管理及知識管理系統(tǒng)系統(tǒng)目標構建一個企業(yè)知識共享管理平臺，有效地、安全地管理企業(yè)各類知識文檔（文件）；是業(yè)務系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)的基礎平臺?；谄髽I(yè)知識共享管理平臺構建一個基于企業(yè)實際需求的業(yè)務管理系統(tǒng)，對企業(yè)的產(chǎn)品、客戶、供應商、合作伙伴、機會、報價、訂單等以形成訂單為目的各類商務對象進行管理；構建一個企業(yè)項目管理系統(tǒng)，管理面向企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)項目和工程項目，并與知識管理系統(tǒng)集成；系統(tǒng)體系結構項目管理及知識管理系統(tǒng)是基于B/S結構的三層結構，包括：數(shù)據(jù)庫層、應用層和客戶層。數(shù)據(jù)庫層采用SQLServer數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它管理該系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)；應用層包括項目管理服務器端軟件，及知識管理軟件WSS，客戶層的應用軟件以IE和項目管理客戶端軟件為主，Office軟件也是其重要的客戶層應用軟件。知識管理平臺知識管理平臺的數(shù)據(jù)組織結構知識管理平臺以站點為主結構，一個部門或一個項目都可以建立一個站點來組織與管理相關文檔。站點結構站點是最基礎的數(shù)據(jù)組織方式。一般結構是頂級站點下帶子站點，子站點下還可以創(chuàng)建子站點，其結構如下站點的數(shù)據(jù)組織方式站點包括兩類主要數(shù)據(jù)管理對象：列表庫與文檔庫。列表庫以管理結構化數(shù)據(jù)為主，而文檔庫以管理非結構化數(shù)據(jù)為主。其結構如下：列表實例：文檔庫實例：列表庫中存儲的是一條記錄，而文檔庫存儲是一份文檔，它可以通過相應的軟件打開，如：存儲的是*.doc文檔則可以用WORD打開。列表庫與文檔庫的視圖每一個列表為與文檔庫可以根據(jù)需求定義多個實用的視圖。視圖用于以多種方式快速而簡單地查看信息，是對同一個數(shù)據(jù)源通過篩選得到希望看到的數(shù)據(jù)。例如：令：作者=[本人]時，將是“我的文檔”?？梢詣?chuàng)建自定義視圖來執(zhí)行下列一個或多個操作：按一組條件進行篩選按特定順序排序顯示或隱藏屬性字段基于列表數(shù)據(jù)對信息分組顯示欄的小計將帶有日期信息的列表顯示為日歷或表分組視圖分組視圖使您能夠基于一個或兩個欄對列表中的項目進行分組。例如，您可以對事件列表中的項目進行分組，以便將在特定日期發(fā)生的所有事件都顯示在一起，然后，可以基于安排該事件的人或事件發(fā)生的地點，在該組內(nèi)對事件進行分組。日歷視圖如果列表中包括一個帶有日期的欄，則可以創(chuàng)建一個視圖將該列表顯示為日歷。此功能使您能夠創(chuàng)建可以按普通表視圖查看或按日歷查看的自定義列表?？梢钥焖僭趦蓚€視圖之間進行切換。例如：銷售訂單：可以定義以下視圖類型。分組視圖實例：報價條目，按報價編號分組，則報價編號相同記錄顯示的同一組中。日歷視圖實例：用車申請列表，按申請用車日期顯示日歷視圖，類似于OUTLOOK中的日歷?；竟δ苤R管理系統(tǒng)將企業(yè)業(yè)務流程中的人員、工作組和知識連接在一起。它將分散的信息統(tǒng)一起來，便于就文檔、項目和其他工作進行協(xié)作，并根據(jù)用戶的功能組和組織角色呈現(xiàn)特定應用程序和自定義內(nèi)容。知識管理系統(tǒng)可與MicrosoftWindows資源管理器、MicrosoftOffice應用程序和Web瀏覽器協(xié)同工作，在整個組織范圍內(nèi)創(chuàng)建、管理和共享內(nèi)容。知識管理系統(tǒng)允許團隊出于信息共享和文檔協(xié)作目的創(chuàng)建Web站點，從而有助于提升員工個人和團隊的生產(chǎn)力。它為MicrosoftOffice系統(tǒng)以及其它桌面程序提供了團隊服務和站點。知識管理系統(tǒng)將文件存儲帶入到了一個新的水平，為團隊協(xié)作提供了一個活動空間，它使基于文檔、任務和活動的協(xié)作成為可能，并且使得共享聯(lián)系人和其它信息的過程變得更為輕松。知識管理系統(tǒng)允許團隊和站點的管理人員更容易地管理站點內(nèi)容和用戶活動。該環(huán)境旨在實現(xiàn)更為輕松和靈活的部署、管理和應用程序開發(fā)過程。知識管理系統(tǒng)由WebPart和基于WindowsASP.NET的組件組成。WebPart設計用來向站點中添加頁面，它由站點管理員和用戶進行配置，能夠創(chuàng)建基于頁面的完整應用程序。團隊社區(qū)知識管理系統(tǒng)為員工交流文檔、思想、信息以及溝通提供了一個場所。團隊成員可以通過這些站點方便地加入到討論之中，圍繞共享文檔展開協(xié)作和調(diào)查。站點內(nèi)容可以通過Web瀏覽器和支持Web服務的客戶端工具加以訪問。文檔協(xié)作特性允許用戶輕松簽入、簽出文檔，并對文檔實施版本控制。提高員工能力知識管理系統(tǒng)成員可以查找重要的聯(lián)系人和專家，并與之進行溝通和交流，這一切既可以通過電子郵件也可以通過即時消息來完成。站點內(nèi)容可以被輕松搜索，用戶還可以收到通知信息，告知現(xiàn)有文檔和信息已經(jīng)進行了修改，或者有新的信息或文檔被添加到站點之中。站點內(nèi)容和布局可以針對用戶的個人喜好加以個性化定制，您還可以使用WebPart就某個主題向特定用戶展示有針對性的信息。MicrosoftOffice程序可以知識管理系統(tǒng)站點的內(nèi)容。站點上的所有協(xié)作內(nèi)容——例如：文檔、列表、活動、任務分配以及成員名冊——都可以在MicrosoftOfficeWord2003、MicrosoftOfficeExcel2003和MicrosoftOfficePowerPoint?2003中讀取。您還可以對Web圖片庫中的圖片進行編輯。MicrosoftOfficeOutlook?2003允許您同時查看知識管理系統(tǒng)的活動日程和個人日程，它還可以為創(chuàng)建特定于某個會議的工作區(qū)，以便討論會議的具體召開時間和地點。管理賦能知識管理系統(tǒng)管理人員可以定制站點內(nèi)容和布局，以確保站點成員可以訪問和利用重要的相關站點信息。如果需要，管理員還可以對成員的參與行為進行監(jiān)視。安全性和工作職責不僅是靈活的，而且是易于訪問的。經(jīng)過精心設計的列表和整個站點可以保存為模板并被整個組織范圍內(nèi)的員工個人、團隊或企業(yè)部門重復使用。管理和部署知識管理系統(tǒng)可以進行伸縮，以容納組織內(nèi)部的數(shù)以千計的站點。它完全支持負載平衡的Web場和群集數(shù)據(jù)庫部署。對于站點和服務器的管理人員來說，他們不僅可以對存儲設定和應用配額，而且可以對每個服務器上的站點和每個站點中的用戶設定并應用配額。站點的使用情況能夠被監(jiān)視，以檢查并清除不再使用的站點。安全選項不僅數(shù)量詳盡而且易于管理。服務器的管理人員可以委派最終用戶創(chuàng)建他們自己的站點。他們還可以通過Web瀏覽器、命令行工具或者可以訪問Web服務的對象模型對站點和服務器加以管理。集成化的Windows.NET部署除了WebPart基礎結構之外，知識管理系統(tǒng)服務器、站點以及站點內(nèi)容都可以通過一個完善的、基于Windows.NET的對象模型和符合行業(yè)標準的Web服務暴露給外界?？梢允褂肕icrosoftOfficeFrontPage?2003對站點進行定制并增強由數(shù)據(jù)驅(qū)動的站點內(nèi)容。安全控制企業(yè)數(shù)據(jù)的安全是企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎。知識管理平臺具備完善的安全機制，能具體到什么角色的人對什么數(shù)據(jù)有什么樣的操作權限。系統(tǒng)安全一般分為安全主體與安全對象，安全主體是指訪問系統(tǒng)的人，而安全對象則是受保護的數(shù)據(jù)。可以根據(jù)工作崗位按分成不同的角色，每類角色賦予不同的權限，其結構如下圖示：從上圖可看出，某一用戶可屬于不同的角色類型，每一角色類型可賦予不同的權限，包括只讀、可編輯、可刪除、可新建等。知識管理平臺的安全主體主要分兩類：第一類為站點，各種角色加入到站點中，例如：Marry屬于某一站點中的“只讀”角色，則她只能查看該站點中的數(shù)據(jù)，而不能進行其它操作。第二類為列表，列表是一個廣泛的概念，它包括列表庫、文檔庫。對站點中的每個列表都可定義相應的權限。如：Marry對某站點，只有“讀”權限，但對該站點的中“產(chǎn)品”列表有“修改”的權限，則Marry可修改“產(chǎn)品”列表中的數(shù)據(jù)。應用情境數(shù)據(jù)管理員假定Marry是公司的數(shù)據(jù)管理員，他負責知識管理平臺的數(shù)據(jù)維護及權限控制。他在IE環(huán)境中工作，其基本操作包括：創(chuàng)建WEB站點，根據(jù)組織需要定義列表庫及文檔庫；定義站點訪問權限，并針對每個列有庫及文檔庫定義訪問權限；工作組成員工作組成員是指利用軟件工具工作的人員，包括工程師、文員等。其主要操作包括：創(chuàng)建列表數(shù)據(jù)；將日常工作成果（文檔）上載到文檔庫中,或基于表單模板進行日常工作；修改文檔庫的文檔（權限控制中）業(yè)務管理系統(tǒng)業(yè)務管理系統(tǒng)是在知識管理平臺上，根據(jù)企業(yè)的實際需求而構建的面向中小型企業(yè)的業(yè)務管理系統(tǒng)。既可適應生產(chǎn)型企業(yè)也可適應銷售型企業(yè)。業(yè)務管理系統(tǒng)功能結構如上圖所示，業(yè)務管理系統(tǒng)是以知識管理平臺為基礎而構建的系統(tǒng)，其中的功能模塊可根據(jù)企業(yè)的實際需求選擇或定制?；竟δ芄碳安少徆芾砉碳安少徆芾淼闹饕繕耸菫槠髽I(yè)降低采購成本、提高采購效率和增加資金使用效率，同時也提高和供應商、物資需求部門之間的協(xié)作能力。供應商管理主要實現(xiàn)供應商信息建立、維護，供應商產(chǎn)品信息建立和維護管理等。包括的主要內(nèi)容有：供應商信息維護,產(chǎn)品/服務信息維護,供應商查詢,供應商評估管理,供應商統(tǒng)計,供應商歷史紀錄管理、供應商對賬管理以及供應商協(xié)議管理。采購訂單管理：主要按照企業(yè)標準合同樣本生成采購訂單，使采購訂單的格式標準化，生成方便，同時提供了采購訂單查詢和統(tǒng)計，從而加強采購訂單管理效率。采購訂單管理的功能如下：采購訂單模版生成和維護,采購訂單生成,采購訂單打印,采購訂單查詢,采購訂單評價,采購訂單維護,采購訂單金額統(tǒng)計,采購訂單物資金額統(tǒng)計客戶及銷售管理、客戶及銷售管理包括：客戶管理、機會管理、報價管理和銷售訂單管理。客戶管理客戶管理就是充分利用客戶資源，通過與客戶交流，建立客戶個性化檔案，與客戶合作等方式，獲得大量針對性強，內(nèi)容具體，有價值的市場信息，包括有關產(chǎn)品特性和性能，銷售渠道，需求變動，潛在客戶等，成為企業(yè)經(jīng)營決策的重要依據(jù)。客戶管理幫助企業(yè)吸引潛在的客戶和留住最有價值的客戶。對企業(yè)的重要客戶需要建立以下與客戶相關的檔案：客戶簡報；客戶組織結構分析；客戶年度項目預測；客戶競爭對手分析；客戶滿意度調(diào)查；機會管理機會是銷售人員在進行銷售過程中從各種各樣的渠道得到的與企業(yè)產(chǎn)品銷售有關的有價值的線索（信息）。機會管理就是要充分利用的機會，形成銷售業(yè)績。對于銷售金額可能較大的機會需建立與該機會相關的檔案，充分調(diào)用公司資源，充分協(xié)作。機會概率測算；機會產(chǎn)品需求分析；機會競爭對手分析報告；機會關鍵問題分析；機會描述報告；報價管理報價管理：針對一個機會可能會產(chǎn)生多次報價，這就需要有一個報價管理，針對一個機會的多次報價分析得到一個最好的銷售業(yè)績。報價管理主要按照企業(yè)標準報價單模板生成報價單，使報價單的格式標準化，生成方便，同時提供了報價單查詢和統(tǒng)計，從而加強報價單管理效率。報價單管理的功能如下：報價單模版生成和維護,報價單生成,報價單打印,報價單查詢,報價單評價,報價單維護等。銷售訂單管理銷售訂單管理：主要按照企業(yè)標準合同樣本生成銷售訂單，使銷售訂單的格式標準化，生成方便，同時提供了銷售訂單查詢和統(tǒng)計，從而加強銷售訂單管理效率。銷售訂單管理的功能如下：銷售訂單模版生成和維護,銷售訂單生成,銷售訂單打印,銷售訂單查詢,銷售訂單評價,銷售訂單維護,銷售訂單額統(tǒng)計。產(chǎn)品與庫存管理產(chǎn)品管理主要實現(xiàn)產(chǎn)品信息建立、維護、查詢與統(tǒng)計等，包括產(chǎn)品編號、型號與規(guī)格、特征描述、進貨價、最低銷售價、建議銷售價、最高銷售價等信息，為銷售報價和采購提供準確的信息。庫存管理主要實現(xiàn)產(chǎn)品在倉庫中信息建立、維護、查詢與統(tǒng)計等功能。包括產(chǎn)品在倉庫中的編號、位置、數(shù)量等信息，為采購、銷售和生產(chǎn)提供依據(jù)；庫存管理有進倉單、出倉單、產(chǎn)品入庫檢驗報告等。資產(chǎn)管理資產(chǎn)是一個廣泛的概念，它包括企業(yè)的固定資產(chǎn)和已銷售出去的產(chǎn)品。資產(chǎn)管理主要指資產(chǎn)信息的建立、維護、查詢與統(tǒng)計。對已銷售出去的資產(chǎn)主要是跟蹤與維護。建立維修記錄。對某一產(chǎn)品的維修歷史記錄，查看該產(chǎn)品的可靠性，從而從設計上不斷優(yōu)化或建議供應商優(yōu)化產(chǎn)品設計。服務管理服務是指企業(yè)的今后服務，包括保修期內(nèi)的服務和保修期外的服務。服務管理主要建立服務信息的建立、維護、查詢與統(tǒng)計。它包括服務報價、服務活動報告、服務采購等。服務管理以用戶和服務為核心，以提高工作質(zhì)量和效率為目標。從用戶來電請求開始，全程跟蹤管理本次服務；方便的查詢功能，Outlook日歷樣式服務計劃安排；服務后續(xù)回訪，讓用戶倍感關懷，讓客戶滿意，提升企業(yè)自身形象合作伙伴管理合作伙伴指企業(yè)營運的各個環(huán)節(jié)需要與外界協(xié)作的企業(yè)或個人。例如：協(xié)作加工商、分分銷商等。合作伙伴管理主要是為企業(yè)的主要合作伙伴建立相應的站點，在相關權限的控制下，讓他們參與到企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)中來，實現(xiàn)充分的協(xié)同，就像是本企業(yè)的一個部門一樣。業(yè)務系統(tǒng)應用情境從上圖可以看出，業(yè)務管理系統(tǒng)是可以通過Internet接入的。供應商、合作伙伴、客戶和公司的移動用戶可通過Internet接入到業(yè)務管理系統(tǒng)。項目管理系統(tǒng)在充滿競爭的商務環(huán)境下，是否能夠有效地針對企業(yè)戰(zhàn)略目標安排資源和業(yè)務活動，將決定企業(yè)是成功還是勉強生存。要完成戰(zhàn)略安排，企業(yè)越來越多地將它們的活動和流程作為項目來管理—實際上就是將業(yè)務“項目化”—執(zhí)行進行更加嚴密的監(jiān)控，針對總體的組合工作包作出更好的決定。通過對項目進行透明且準確的計劃和跟蹤，組織就能夠更加快速地對瞬息萬變的業(yè)務環(huán)境的要求作出反應。管理企業(yè)項目群通過不斷地對符合公司戰(zhàn)略的項目進行識別、分級和投資來更有效地管理公司的項目群。這樣，就能保證公司的努力都用在能對業(yè)績作出貢獻的活動上。項目管理系統(tǒng)能夠通過以下方法有效地管理項目：通過圖形化顯示關鍵業(yè)務量的各種報表，合理地評估項目狀態(tài)并迅速確定有風險的和表現(xiàn)不佳的項目；使用強大的分析工具來確定趨勢和問題區(qū)域，從而更深入地了解您的所有項目的表現(xiàn)。使用“假定”方案模式功能來比較影響并評估戰(zhàn)略，以降低風險優(yōu)化企業(yè)的資源人力資源是企業(yè)中最有價值的財富，常常也是昂貴的財富。要最大限度的提升生產(chǎn)效率、實現(xiàn)成本效益，將合適的人分配到合適的項目組就變得極為重要。盡管如此，要管理整個組織內(nèi)部的人確實十分復雜。資源信息經(jīng)常都在各個部門的掌握中，要準確預測短期或長期的資源需求因此變得十分困難。缺乏對所有員工的技術和可用性的完整了解，該組織就無法從戰(zhàn)略的角度雇用、部署和開發(fā)符合項目群要求的資源。項目管理系統(tǒng)擁有強大的資源管理功能，能夠協(xié)助企業(yè)從在雇員身上的投資中獲得最大化的回報。通過準確并持續(xù)地追蹤資源的使用以及工作量，更好地評估整個項目的資源效率和活動性。使用人員工具將高績效項目組集合起來，優(yōu)化資源安置和分配。通過預測短期或長期的資源容量以及項目需求，有效地決定雇用需求。簡化企業(yè)項目管理無論提供的是產(chǎn)品還是服務，所有的組織都需要滿足項目的最后期限、控制項目預算和達到?jīng)Q策者的期望。要保持客戶的滿意度、達到他們的期望，項目就不能有錯誤或延遲。為了保持競爭優(yōu)勢，越來越多公司通過不斷地縮短周期、降低成本和控制質(zhì)量來改進項目交付以取得主動。經(jīng)驗豐富的員工、標準化的流程和出色的技術經(jīng)過有效的項目管理來統(tǒng)一和推動，都是取得主動所不可或缺的。項目管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)簡化項目管理流程以實現(xiàn)更好的表現(xiàn)：通過獲取和部署最佳的方法并不斷地改進流程來達成整個公司的一致，以及獲得更高的項目提交效率。通過創(chuàng)建能反映真實的進度表、資源需求以及預算的計劃，持續(xù)性地完成項目目標并取得更高的客戶滿意度。通過項目表現(xiàn)、問題以及風險跟蹤能力，達到對項目的更深層次的管理和控制強化企業(yè)內(nèi)部協(xié)作有效的溝通是項目成功的基礎。通過明確的溝通流程，工作組成員可以共享知識，通過平穩(wěn)的協(xié)作完成任務和應交付的項目，還能對變化作出快速的反應。盡管如此，項目組變得越來越分散——不管是在組織結構上還是在地理位置上——將影響生產(chǎn)效率，并且提高對能有效連接工作組成員以保持協(xié)調(diào)性及質(zhì)量的技術的要求。項目管理系統(tǒng)提供了一個基礎結構，它能夠強化組織各層次間的協(xié)作和可靠性。向管理人員以及項目組提供基于Web的實時關鍵業(yè)務項目數(shù)據(jù)的訪問能力，這樣他們就能通過綜合考慮作出及時的決定。使工作組成員能夠更輕松地使用熟悉的工具（如Web和電子郵件）進行項目管理、項目跟蹤和項目匯報，從而使得他們更多地參與到項目的管理當中去。通過中心跟蹤系統(tǒng)的使用，使得項目組能夠記錄、分配和解決問題，從而實現(xiàn)更高的可靠性。通過使用帶有版本和編輯控制的中心文檔庫，對項目相關的應交付工作進行聯(lián)合開發(fā)和組織，從而獲得更高的質(zhì)量和效率。基本功能項目計劃制定項目計劃制定包括：任務項目日歷、資源日歷；任務工期設置、彈性工期任務關聯(lián)性設置、任務層次劃分；里程碑(MileStone)設置。項目資源管理建立資源資源分配資源工作表資源使用狀況資源調(diào)配項目成本管理項目成本劃分成本信息計算成本公式自定義成本盈余分析項目跟蹤管理比較基準設定、任務執(zhí)行進度跟蹤成本跟蹤項目視圖報表管理甘特圖網(wǎng)絡圖跟蹤圖視圖自定義篩選器項目報表多重項目管理項目文件合并多項目工作環(huán)境保存項目之間關聯(lián)設置應用情境項目管理人員假定Mark是項目經(jīng)理，他負責監(jiān)督和實施項目，有時也會同單位的其他項目管理人員和資源管理人員進行協(xié)調(diào)。因為Mark的主管會考察Mark的項目是否符合目標計劃和預算，因此Mark非常關心對項目進度的跟蹤。Mark依靠來自其小組成員的經(jīng)常性更新來保持項目計劃的最新性。Mark使用項目管理系統(tǒng)：創(chuàng)建項目計劃（使用來自公司最佳實踐信息庫的模板）;按照技能和工作安排分配項目任務的小組成員。快速確定預計和實際的項目期限和成本。輕松跟蹤進度（通過自動地接收和融合來自小組成員的任務更新，以及確定根據(jù)計劃需要調(diào)整哪些活動）。生成報告，以保證內(nèi)部和外部投資者的知情。他外出工作時，他也會通過Web瀏覽器通過Internet連接到服務器，這樣他可以：通過聯(lián)機方式請求和接收狀態(tài)報告和任務進度，從而保持同項目小組的聯(lián)系監(jiān)視與任務有關的問題，如果必要，會將它們歸結為風險，從而確定可能影響項目交付的問題。通過一個整合的項目狀態(tài)考核表對項目性能進行經(jīng)常性的評估資源經(jīng)理假定Karen是資源經(jīng)理，她負責管理本部門的資源和技能儲備。為了確保機構內(nèi)的項目管理人員可以通過合格的資源組合來交付成功的項目，她同這些項目管理人員的配合甚為密切。另外，她還要根據(jù)資源需求來確定本部門是否需要招聘技術員工和項目承包人。Karen主要操作過程：快速為具體項目確定合格的小組成員。幫助項目管理人員調(diào)配人員；監(jiān)視當前的工作活動，以便向管理層通知資源的使用情況。監(jiān)視未來的工作量，確定是否需要