醫(yī)院物業(yè)檔案管理制度

醫(yī)院物業(yè)檔案的建立和管理知識經(jīng)濟(jì)的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資源已成為居住區(qū)物業(yè)管理中不可缺少的組成部份。在北京市第二醫(yī)院的檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件以達(dá)到信息共享、合理利用的目的。同時(shí)，我們在信息資料收集中將廣開渠道，對居住區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項(xiàng)目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的管理檔案，有效保證物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度及檔案管理人員的職責(zé)，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需要。檔案管理運(yùn)作（一）資料的收集我們將設(shè)立專門的檔案室，并由專人負(fù)責(zé)管理。按照檔案的不同類別，我們將通過四個(gè)途徑進(jìn)行收集。首先在物業(yè)接管移交與設(shè)計(jì)單位，施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等原始資料。第二是在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其它相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化；第三是通過政府主管部門、國際互聯(lián)網(wǎng)等獲取相關(guān)信息。（二）資料的整理和分類在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄，修補(bǔ)破損的文檔，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。（三）資料的歸檔管理１、對于分類整理好的信息資料進(jìn)行分類保存即為歸檔。在北京市第二醫(yī)院的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制，確保儲存方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。２、對醫(yī)串和管理中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中接授權(quán)級別檢索，對保存在檔案的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。３、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存。４、為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。（四）檔案的使用利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，對管理中心的相關(guān)資料進(jìn)行查詢。對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。（五）檔案的銷毀根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆集和混淆。對于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀，同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。檔案資料的分類（一）產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料１、規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文２、建筑許可證、投資許可證、開工許可證3、紅線圖、竣工總平面圖4、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會審報(bào)告5、工程合同、工程預(yù)決算6、工程設(shè)計(jì)變更通知7、竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、電氣工程竣工圖及消防、燃?xì)?、電話電視、智能化、供熱等工程及地下管網(wǎng)竣工圖９、房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書１０、主要材料質(zhì)量保證書，新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書１１、水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料１２、砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告１３、綠化工程竣工圖１４、住宅區(qū)各類房屋清單１５、出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單１６、住宅區(qū)公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單１７、住宅區(qū)未完工的房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工日期１８、其它工程技術(shù)資料、電梯資料（二）維修資料１、維修申請記錄、回訪記錄２、維修派工單３、公共設(shè)施巡檢記錄（三）治安交通管理資料１、日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線２、日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶３、搬入／出記錄、突發(fā)事件處理記錄４、車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料（四）設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防）１、公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃２、公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄３、機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄４、設(shè)備分承包方檔案５、公用設(shè)備設(shè)施臺帳及更新記錄６、供暖設(shè)備臺帳及維修記錄（五）綠化清潔資料１、清潔班檢記錄、清潔周檢記錄２、綠化工作記錄、綠化周檢記錄３、消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄（六）員工管理資料１、員工個(gè)人資料、聘用記錄２、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄３、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄４、員工晉升、薪金變動(dòng)（七）用戶反饋１、服務(wù)質(zhì)量回訪記錄２、用戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄３、用