IATF2016文件記錄管理程序

IATF2016文件記錄管理程序第9頁(yè)共7頁(yè)本程序文件屬有限公司內(nèi)部機(jī)密資料，不得復(fù)印外傳！文件編號(hào)版本號(hào)A/0文件記錄管理程序制定部門(mén)生效日期1.目的：為確保本公司質(zhì)量環(huán)境系統(tǒng)文件、資料、記錄得以有效合理的管制，以落實(shí)公司政策并達(dá)成管理目標(biāo)，進(jìn)而使各項(xiàng)管理工作得以改善，特制定本程序。2.適用范圍：適用于本公司質(zhì)量環(huán)境系統(tǒng)文件（外來(lái)文件）資料、記錄的制訂﹑發(fā)行﹑回收﹑歸檔﹑作廢、設(shè)計(jì)、填寫(xiě)、保存、保護(hù)、檢索管理。3.定義：外來(lái)文件：非公司內(nèi)部產(chǎn)生的有利用價(jià)值的文件。記錄：闡述取得的結(jié)果或提供活動(dòng)完成證據(jù)的文件。4權(quán)責(zé)：4.1文控：負(fù)責(zé)文件資料的整理、受控、發(fā)行、回收、變更、登錄﹑歸檔、保存和銷毀作業(yè)等。4.2相關(guān)部門(mén)：按規(guī)定使用本部門(mén)文件，進(jìn)行文件記錄的修訂﹑借閱、填寫(xiě)保管內(nèi)部文件記錄。4.3總經(jīng)理：負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)的批準(zhǔn)。5.文件與資料管理程序：作業(yè)流程圖文件與資料管理程序負(fù)責(zé)部門(mén)輸入過(guò)程重點(diǎn)提示輸出文件/表單文件編寫(xiě)文件編寫(xiě)相關(guān)部門(mén)文件編寫(xiě)各部門(mén)針對(duì)依據(jù)體系管理和實(shí)際工作的需求，對(duì)文件的制定，記錄表格實(shí)行“誰(shuí)使用，誰(shuí)設(shè)計(jì)”原則。IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。申請(qǐng)批準(zhǔn)IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。申請(qǐng)批準(zhǔn)相關(guān)部門(mén)需求申請(qǐng)各部門(mén)針對(duì)依據(jù)體系管理和實(shí)際工作的需求，對(duì)文件的制定責(zé)任部門(mén)填寫(xiě)：《文件審批通知單》。《文件審批通知單》文件批準(zhǔn)文件批準(zhǔn)部門(mén)主管總經(jīng)理文件審批一階文件：體系組制定、管理代理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；二階文件：部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人制定、部門(mén)經(jīng)理審核，管理代理批準(zhǔn)；三四階文件：部門(mén)權(quán)責(zé)人員制定、部門(mén)主管審核，部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。文件排版文件排版各部門(mén)文件排版具體參照《文件版面設(shè)計(jì)管理辦法》編號(hào)版本編號(hào)版本文控文件受控質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)規(guī)定:程序文件編號(hào)規(guī)定:三階文件編號(hào)規(guī)定:外來(lái)文件編號(hào)規(guī)定:四階表單記錄編號(hào)規(guī)定:部門(mén)代號(hào):參照《編號(hào)規(guī)則》（見(jiàn)附件）進(jìn)行編號(hào)，不可出現(xiàn)重復(fù)的文件編號(hào)。IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。文件受控IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。文件受控文控文件受控各部門(mén)將發(fā)行文件統(tǒng)一交文控進(jìn)行統(tǒng)一受控（印章）填寫(xiě)《文件總覽表》。文件發(fā)文件發(fā)放文控文件發(fā)放、回收再根據(jù)文件分發(fā)的范圍、權(quán)限和使用，分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，接收部門(mén)人員收到文件后要在上簽名，以便追溯。因工作需要若某一職能部門(mén)需要多份受控文件時(shí),需向文控申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理填寫(xiě)《補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》文控發(fā)放的文件應(yīng)有明確的生效日期，若在文件中未另加規(guī)定，按批準(zhǔn)日期為生效日期，文控負(fù)責(zé)發(fā)放的文件，受控日期即生效日期及時(shí)發(fā)放到需要場(chǎng)所。《補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》文件回收文件回收文控文件回收各部門(mén)文員依據(jù)文件管理要求針對(duì)本部門(mén)需回收的文件進(jìn)行回收統(tǒng)一交文控中心回收處置填寫(xiě)文件保管文件保管IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。文控IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。文件保管文控人員每月對(duì)各部門(mén)文件資料管理情況進(jìn)行檢查，不符合的要求責(zé)任部門(mén)進(jìn)行整改。各使用單位應(yīng)嚴(yán)格保管文件，閱讀時(shí)不得于文件上任意涂改，發(fā)放至各部門(mén)受控文件副本，由各部門(mén)保管，避免出現(xiàn)受潮、涂改、電子文件管理電子文件管理相關(guān)部門(mén)電子文件文控中心將經(jīng)審批后管理體系相關(guān)文件，電子檔保存于公司公共系統(tǒng)平臺(tái)，并更新、存儲(chǔ)（資訊部進(jìn)行電子文件資料的殺毒備份）文件更改管理文件更改管理相關(guān)部門(mén)文件更改各職能部門(mén)認(rèn)為受控文件存在不合理或條件發(fā)生變化時(shí),修訂新的文件填寫(xiě)《文件審批通知單》經(jīng)批準(zhǔn)后交文控辦理?！段募徟ㄖ獑巍肺募鲝U文件作廢相關(guān)部門(mén)文件作廢針對(duì)各部門(mén)文件破爛嚴(yán)重、過(guò)有效性的文件由文控中心必須進(jìn)行回收加蓋“作廢文件”印章，由文控統(tǒng)一保存并記錄在《文件發(fā)放回收記錄》上。收回的作廢文件應(yīng)在作廢的文件上蓋上“作廢”及“保存”章填寫(xiě)作為回收利用或直接銷毀。IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。非預(yù)期使用IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。非預(yù)期使用文控作廢文件使用部門(mén)針對(duì)臨時(shí)或非預(yù)期使用的文件加蓋“暫行使用”“有效期限”印章進(jìn)行受控發(fā)行使用“暫行使用”“有效期限”有效性評(píng)審有效性評(píng)審相關(guān)部門(mén)文件評(píng)審每年進(jìn)行一次針公司所有受控文件體系文件資料的評(píng)審，在對(duì)承載媒體不是紙張文件的控制（包括光盤(pán)、軟盤(pán)、E-MAIL文件、電子文檔、菲林、照片等形式），按以上程序執(zhí)行。外來(lái)文件獲取外來(lái)文件獲取相關(guān)部門(mén)外來(lái)文件各部門(mén)依據(jù)公司體系運(yùn)行及本部門(mén)實(shí)際的需要，應(yīng)主動(dòng)同外部聯(lián)絡(luò)索取相關(guān)外來(lái)文件資料如：客戶圖紙、產(chǎn)品變更資料、供方材質(zhì)報(bào)告、外訓(xùn)資料、政府/行業(yè)法規(guī)（包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家法律與法規(guī)）IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。其它需求的資料IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。外來(lái)文件外來(lái)文件管理文控外來(lái)文件管理收到的外來(lái)文件，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽收，統(tǒng)一交到文控。由文控在外來(lái)文件封面蓋紅色“文件接收”印章，并進(jìn)行外來(lái)文件編號(hào)后，依其版本要求進(jìn)行登錄填寫(xiě)《文件總覽表》。后再分發(fā)給相關(guān)部門(mén)使用，接收部門(mén)人員收到文件后在《文件借閱記錄表》上簽名，以便追溯?！拔募邮铡庇≌隆段募栝営涗洷怼酚涗浌芾肀砀裨O(shè)計(jì)表格設(shè)計(jì)相關(guān)部門(mén)新增/修訂需求表格實(shí)行“誰(shuí)使用，誰(shuí)設(shè)計(jì)”的原則，表格保存期限表格保存期限IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第6頁(yè)。文控IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第6頁(yè)。新訂/改版記錄表格使用部門(mén)必須參考相關(guān)要求制定記錄保存期限。參考原則：內(nèi)部管理需要顧客特殊要求認(rèn)證審核要求相關(guān)法律法規(guī)要求可追溯性其它原因注：“記錄”也包括顧客規(guī)定的記錄。記錄控制應(yīng)滿足法規(guī)和顧客的要求。如：汽車產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)記錄保存期限必須滿足客戶及法律法規(guī)要求,原則上保存到產(chǎn)品淘汰后一個(gè)日歷年以上。《記錄總覽表》《記錄總覽表》填寫(xiě)要求填寫(xiě)要求相關(guān)部門(mén)過(guò)程運(yùn)行記錄表格記錄人員填寫(xiě)相關(guān)記錄時(shí),應(yīng)嚴(yán)格并按以下規(guī)定填寫(xiě)記錄，以便追溯：記錄填寫(xiě)必須及時(shí)、準(zhǔn)確、清晰不可使用鉛筆用統(tǒng)一、規(guī)范、合理的記錄表格記錄不得隨意涂改，若需涂改可用劃線方式，并在劃旁簽名或蓋章，且注明涂改日期?？蛻粲刑厥庖髸r(shí),需按客戶要求填寫(xiě)。記錄完成后應(yīng)交組長(zhǎng)級(jí)以上人員確認(rèn)記錄的正確性、完整性、有效性，經(jīng)確認(rèn)合格的記錄交專人分類保存。記錄審批記錄審批相關(guān)部門(mén)過(guò)程運(yùn)行記錄審核填寫(xiě)完整的記錄須相關(guān)單位人員簽核（若填寫(xiě)不符合要求退回重新填寫(xiě)）認(rèn)可后方為有效。追溯查閱追溯查閱IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第7頁(yè)。相關(guān)部門(mén)IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第7頁(yè)。過(guò)程運(yùn)行情況追溯各部門(mén)需指定專人收集保管相關(guān)的質(zhì)量環(huán)境記錄。各部門(mén)文員定期針對(duì)本產(chǎn)部門(mén)形成的記錄按照記當(dāng)?shù)念悇e、性質(zhì)、編號(hào)、日期、型號(hào)等歸檔保存,以便必要時(shí)能即時(shí)查閱(包括來(lái)自相關(guān)方的記錄)。保存要求保存要求相關(guān)部門(mén)記錄保存針對(duì)本部門(mén)的記錄保存，應(yīng)注意儲(chǔ)存環(huán)境要求，做到防潮、防火、防蟲(chóng)鼠及丟失變質(zhì)損壞。針對(duì)汽車質(zhì)量要求的相關(guān)記錄，要求填寫(xiě)《記錄交接保存明細(xì)表》文控中心統(tǒng)一進(jìn)行存儲(chǔ)管理?！队涗浗唤颖４婷骷?xì)表》記錄銷毀記錄銷毀相關(guān)部門(mén)作廢記錄各部門(mén)依據(jù)文控中心的時(shí)間要求，定期清理部門(mén)過(guò)期的記錄，統(tǒng)一交至文控進(jìn)行銷毀處理。記錄保存記錄保存IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第8頁(yè)。相關(guān)部門(mén)IATF2016文件記錄管理程序全文共10頁(yè)，當(dāng)前為第8頁(yè)。保存記錄參照《記錄管理程序》附表：文件編碼原則6．參考文件：6.1《記錄管理程序》6.2《電子檔管理規(guī)定》7．使用表單：7.1《受控文件一覽表》7.2《文件發(fā)放回收記錄表》7.3《文件資料制定