會議溝通管理溝通課件

第五章會議溝通學習目的

1.明確會議的目的和類型2.了解組織會議的基本步驟3.認識會議中的角色及其職責4.明確影響會議的因素5.掌握有效會議的策略為什么會議如此重要?為什么會議會失敗? 如何在會前作充分的準備?如何計劃會議影響會議成效的因素有哪些？什么是有效會議溝通的策略？

經常困惑人們的會議溝通問題5.1會議的目的和類型1.會議的定義和含義通常人們把會議簡稱為會。嚴格說來，聚而不議（不討論、不交換意見或看法）者謂之會，聚而又議（討論、協(xié)商、交換意見或看法）者稱之為會議。

會議是群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。會議的定義有什么事情開個會解決根據不同的目的和要求，既可以將會議看作是一個集思廣益的過程，也可以當作是一種信息傳遞的方式。通過會議，可以將許多人聚集在一起，就某些問題與員工互相交流思想并提出相應的對策。會議也是向上溝通意見的途徑之一，管理者可以借開會之機聽取下屬或員工的意見和建議。會議的目的CompanyLogo會議的含義第一，會議是人類社會發(fā)展的產物；第二，會議是人類社會的一種集體活動形式；第三，會議是有目的、有組織的集體活動；通常是為了解決一個或多個問題；第四，會議是短時間聚集的集體活動形式。2.會議的基本特征普遍性（時間、空間、每一個人）；目的性；組織性；集體性（多人參與的，不是一個人單獨活動，也不是兩個人的活動。交流信息:政策和指示傳達給下屬,反饋信息；給予指導:培訓；解決問題:澄清誤會，解決問題；作出決策:參與討論、決策3.會議的目的談判：目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。通知：目的是為了傳播信息，采取單向的方式，一般沒有討論。解決問題：目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應提出解決的方法。在這類會議上，人們都會為探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。決策：目的是為了在不同的方案中權衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流：目的在于集思廣益，常采用“頭腦風爆法”討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以講自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。4.會議的種類中國會議的現狀“人多的會議不重要，重要的會議人不多；解決小問題開大會，解決大問題開小會；解決關鍵問題不開會，不能解決問題老開會?！薄靶∈麻_大會，大事開小會，重要事情不開會?！?.2會議的組織

會前準備會議過程控制會后工作1.會前準備（1）明確會議的必要性（不開會的原則和開會的原則【下頁〗）不開會的原則如果已經有每周的例會；如果會議的成本過高；如果還有比開會更好的方法；

如果沒什么特別重要的事；如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人。如果必須把信息同時傳達給很多人；如果需要當眾表揚或批評一些人；如果要讓多些人參與決策的問題；如果需要聽取部門匯報工作；如果要給小組委派任務。開會的原則1.會前準備（2）確定會議的目標：如達成協(xié)議、通過策劃方案（3）擬定會議議程：通常，會議議程應包括會議日期、時間、地點、議題及參加對象等。

（4）準備會議文件（5）分發(fā)預閱資料1.會前準備（6）確定會議主持人：會議的成敗在很大程度上取決于會議的主持人。作為優(yōu)秀的會議主持人，不僅僅主持會議，而且要以政治家、鼓動者、調解人或仲裁人的角色參與會議。作為主持人，他應具有敏捷的思維能力，沉著自信，表達能力強、富有幽默感，并且具有較強的領導能力。1.會前準備(7)確定與會人員：

①首要原則是少而精；

②信息型會議，應該通知所有需要了解該信息的人都參加；

③決策型會議，需要邀請能對問題的解決有所貢獻，對決策有影響的權威，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加；

④需要對某些未在會議邀請之列的關鍵人士說明原因。（8）預定會議場所

①會議室一般比較方便且費用低廉，是首選地點。但如果涉及公司的對外公共關系形象或者與會人數很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專用會議室。

（8）預定會議場所②應注意會議室的空調溫度、桌椅舒適度，燈光和通風設備應和會議的規(guī)模和安排的活動相適應

（8）預定會議場所③根據溝通需要來選用適當的桌椅排列方式。信息型會議的與會者應面向房間的前方，而決策型會議的與會者應面向彼此。（8）預定會議場所④確定視聽器材如幻燈機、多媒體播放機、麥克風等都是否準備就緒。（8）預定會議場所⑤會場布置應根據會議的目的、會議性質及與會人數而定，常見的有六種類型（下圖）：會場布置CompanyLogoV型禮堂型長桌型U型圓桌型課堂型（9）補充最新信息：在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在會上向大家簡要地通報一下。

會

議

吟（順口溜）

----一個辦公室主任感懷

這個主任實難當，

文山會海煩斷腸，

名目繁多會連會，

身心無閑晝夜忙，

無病呻吟編報告，

“同志們”下幾十張，

優(yōu)勝先進要獎勵，

早備旗匾和證狀，

“經驗”選材合主題，圈點杠插套框框，

大會若簽責任狀，

數字先進目標“墻”。

會未開場我登場，

內外安排莫亂檔，

名簽茶具排座次，

會標居中前上方，

裝點環(huán)境造氛圍，

群花斗艷滿場香，

登記發(fā)文禮儀姐，

定點到位須周詳，

調試麥克“喂喂喂”，會議期間保通響，

茶水質量先品嘗，

保溫不熱也不涼。

2.會議過程控制

會議能否順利進行，在很大程度上取決于會議主持人對會議的節(jié)湊和方向的把握。具體說來，可按以下步驟來控制會議進程：宣布會議的主題和目的；根據會議議程順序提出議題，然后征求與會者的意見；給予每個人闡述觀點的機會；控制討論進程：如果發(fā)生與議題無關或深入到不必要的細節(jié)時，應該及時引導到議題本身；遵守預定時間，不要拖延；在每個問題討論結束后加以概括，以便達成共識或做出決策；在會議結束時，對已取得的結果進行概括；對于部分問題如確有必要作進一步討論，可以安排在下一次會議進行討論；確定下次會議議題和時間。

3.會后工作（1）為了貫徹會議精神，執(zhí)行會議決議，應下發(fā)會議記錄或會議簡報：①會議記錄應該準確無誤②決議要突出任務責任人姓名、時間及驗收標準（2）對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查

會議開始我更忙，

組織人員查會場，

掃描與會專心度，

秩序井然需護防，

傾聽臺上領導講，

臺下注目觀風向，

覆蓋全場無死角，

心中無二守好崗，

無論報告長和短，

我寫我聽我欣賞，

領導祈使我捧場，

帶響場內一片掌。

散會未及松口氣，

伏了此場起彼場！

二〇一〇年四月二十八日5.3會議議程

會議議程是所有會議的重要組成部分，它能夠使會議目標一目了然。會議議程的設計原則會議議程的設計步驟1.會議議程的設計原則表明議題：會議議程應該明確需要討論的議題及這些議題的排列順序；確定主次：例行公事的內容放在議程一開始，然后再安排新的問題；當議程中包括一些比較簡短或緊迫的內容時，先安排這些內容，余下的時間專注于比較費時的事項；注重實效；適時調整：會議主持者應根據具體情況對議程做出適當的調整；提供背景資料：會議議程還應包括在會前提供給與會者所需的背景資料，以便與會者做好充分準備。2.會議議程的設計步驟突出問題：即根據根據實際情況列出重要的問題；提出新議題：即通過預期目前發(fā)展和與會議成員的聯系，提出管理活動或工作中的新議題；選擇重要議題：即針對諸多需要考慮的議題，確定最為主要和緊迫的事項；分清主次順序：即將例行項目放在開始，按邏輯關系或難度系數排列關鍵議題；確定時間：根據可用時間和與會者情況安排項目；表明順序：議程中的每個議題應用數字排序；結束議程：即要求提出下次會議的細節(jié)，并在議程結尾處明確下次會議的議程。會議議程實例

生物燃燒發(fā)電項目組會議議程會議時間：上午10：30-11：30，會議地點：第一會議室1.進度安排與決定（20分鐘）討論：各自項目組工作近況介紹；著重通報項目進展中存在的問題措施：2.向電網送電日期（15分鐘）討論：并入電網期間各部門相互協(xié)同預案措施：3.高熱卡植物推廣種植及收購政策（20分鐘）討論：（1）確保生物燃料供給的兩個預案（2）高熱卡植物種植技術的培訓及財務預算措施：4.下次會議時間安排（5分鐘）日期：——————時間：——————地點：——————會議議程實例資料：典型會議議程實例M計算機公司一號項目檢查會議日期：2006年10月16日，星期一時間；下午2：20----3：45地點：B大廈第二會議室會議目的：研究一號項目進展情況議程：1、公司第四季度銷售情況2、杜民做關于CPU進展報告3、陳漢做關于CASE設計進展報告4、李強做關于軟件進展報告附件：1、軟件進展報告，第7號2、CASE設計進展報告，第2號3、關于軟件問題的短文5.4會議記錄會議記錄的內容會議記錄的注意要點1.會議記錄的內容

會議記錄對會后執(zhí)行會議決議、檢查會議效果，甚至對下次會議的召開起著至關重要的作用。完整的會議記錄包括如下內容：會議名稱；地點、日期；起止時間；主辦者；出席人員；缺席人員；會議主席致開幕詞并宣布會議議程；會議過程；會議決議；下次會議的時間及地點。2.會議記錄的注意要點充分了解會議主題、目的及議程；可以采用多種記錄方式：筆記、電腦直接錄入，或同時采用錄音、照相或攝影方式記錄；記錄時緊跟會議進程；及時確認要點，澄清含糊不清的觀點；避免夾雜自己的主觀意識；會后應校對記錄并及時打印。

會議記錄實例時間：1995年4月8日上午地點：管委會會議室主持人：李××(管委會主任)出席者：楊××(管委會副主任)、周××(管委會副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局長)、陳××(市建委城建科科長)及建委、工商局有關科室宣傳人員、街道居委會負責人。列席者：管委會全體干部記錄：鄒××(管委會辦公室秘書)討論議題：

1．如何整頓城市市場秩序。

2．如何制止違章建筑、維護市容市貌。楊主任報告城市現狀：我區(qū)過去在開發(fā)區(qū)黨委領導下，各職能單位同心協(xié)力、齊抓共管在創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市方面取得了一定成績，相應的城市市場秩序有一定進步，市容街道也較可觀?？山鼛讉€月來，市場秩序倒退了，街道上小商販逐漸多起來，水果攤、菜擔、小百貨滿街亂擺……一些建筑施工單位沿街違章搭棚。亂堆放材料，搬運泥土撒落大街……這些情況嚴重地破壞了市容市貌，使大街變得又亂又臟；社會各界反應很強烈。因此今天請大家來研究：如何整頓市場秩序？如何治理違章建筑、違章作業(yè)、維護市容……

例子：市場秩序整頓會議記錄討論發(fā)言(按發(fā)言順序記錄)肖××：個體商販不按規(guī)定到指定市場經營，管理不得力、處理不堅決，我們有責任。這件事我們堅決抓落實：重新宣傳市場有關規(guī)定，坐商歸店、小販歸市、農民賣蔬菜副食到專門的農貿市場……工商局全面出動抓，也希望街道居委會配合，具體行動方案我們再考慮。羅××(工商局市管科科長)：市場是到了非整不可的地步了。我們的方針、辦法都有了，過去實行過，都是行之有效的，現在的問題是要有人抓，敢于抓落到實處。只要大家齊心協(xié)力問題是能夠解決的。秦××(居委會主任)：整頓市場紀律我們居委會也有責任。我們一定發(fā)動群眾配合好，制止亂擺攤，亂叫賣的現象。李××(建委副主任)：去年上半年創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市時，市上出了個7號文件，其中規(guī)定施工單位不能亂擺戰(zhàn)場。工棚、工場不得臨街設置，更不準侵占人行道。沿街面施工要有安全防護措施……今年有的施工單位不顧市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。這此違章作業(yè)嚴重地影響了街道整齊、美觀，也影響了行人安全?；ㄈ〕龅哪嗤?，拖斗車裝得過多，外運時沿街散落，到處有泥沙，破壞了街道整潔。希望管委會召集施工單位開一次會，重申市府7號文件，要求他們限期改正。否則按文件規(guī)定懲處。態(tài)度要明確、堅決。會議記錄實例會議記錄實例陳××：對犯規(guī)者一是教育，二是逗硬?！安唤潭鴼⒅^之虐”，我們先宣傳教育，如果施工單位仍我行我素不執(zhí)行，那時按文件逗硬處理，他們也就無話可說。周××：城市管理我們都有文件、有辦法，現在是貴在執(zhí)行，職能部門是主力軍，著重抓，其他部門配合抓。居委會把居民特別是“執(zhí)勤老人”(退休職工)都發(fā)動起來，按七號文件辦事，我們市區(qū)就會文明、清潔，面貌改觀……與會人員經過充分討論、協(xié)商，一致決定：

1．由工商局牽頭，居委會和其他部門配合，第一周宣傳、第二周行動，監(jiān)督實施，做到坐商歸店，攤販歸點，農貿歸市，徹底改變市場紊亂狀況。

2．由管委會牽頭，城建委等單位配合對全區(qū)建筑工地進行一次檢查。然后召開一次施工單位會議，對違章建筑、違章工場限期改正。一個月內改變面貌。過時不改者，堅決照章處理。

散會。

主持人(簽名)

記錄人(簽名)

5.5會議中的角色

正式會議中的角色包括：會議主持人；會議秘書或記錄員；其他與會者。

1.會議主持人主持人的素質主持人的作用主持人的主要職責（1）主持人的素質思維清晰敏銳；善于言詞表達；良好的溝通能力；積極傾聽的能力；較強的應變能力；很好的分析能力；公正公開；幽默。（2）主持人的作用其一，引導；其二，激勵；其三，控制。（3）主持人的主要職責會前：明確會議的目的、起草議程、決定參加會議的人員、會議舉行的時間和地點以及準備分發(fā)的材料；會議期間：營造合適氛圍、宣布會議開始、控制會議進程、鼓勵與會者發(fā)言、作出決策、確認行動和職責以及宣布會議結束；會后：重新檢查會議記錄、評估會議成果以及使所有成員都明確會議結果；總之，主持人的主要職責是做好會前的準備、宣布會議準時開始、提出會議的議題、控制會議進程、總結會議過程、追蹤會議的結果等；其中營造一種適宜的、開放的、寬松的氛圍對主持人來說是非常重要的。思考如果你是會議主持，面對以下幾中情況你會怎么解決：1、偏離正題2、獨霸會場3、啞場或悶會4、私下開小會5、私自插入消息和話題6、爭論討論:

某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主持。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以鞏固國內市場為主”轉向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。

但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內市場取得絕對優(yōu)勢地位。結果雙方爭論得不可開交。討論

如果你是會議主持，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結?

2.會議秘書會議秘書的職責會前：應詳細檢查會議的日期、時間、通知與會人員以及分發(fā)必要的背景資料；會議期間：記錄會議時間、參加人數、會議內容以及報告人和會議結束的日期；會后：撰寫會議備忘錄、核對必要的事實和數據，與主持人協(xié)商以及分發(fā)會議備忘錄；總之，會議秘書的職責主要是準確記錄會議要點、發(fā)放會議紀要、確認執(zhí)行人、完成時間以及所需資源。一般地，會議秘書在會議主持人右手落座。3.其他與會者其他與會者的職責：會前：了解會議議程并閱讀有關資料，明確會議的主題和目的，確認在會議討論中有哪些項目與自己有關，并對這些相關內容有所考慮，應該持什么觀點，用什么材料作論據來支持這些觀點；另外，還要明確會議時間和地點；會議期間：注意傾聽他人的觀點，積極參與會談，并且對所討論的問題充滿興趣；對涉及自己工作的決策、行動計劃，應做好詳細記錄；會后：全力貫徹會議精神，完成會議期間所分配的任務?？傊?，其他與會者的職責無外乎是：明確會議目的；了解會議內容；作好發(fā)言準備；遵守會議制度。會議中的角色職責5.6有效會議的組織影響會議成效的因素組織有效會議的策略會議溝通的技巧1.影響會議成效的因素會議目的不明確，與會者不清楚會議議題，致使討論漫無邊際；會議持續(xù)太久，本該開一小時的會，卻花兩個小時，致使與會者過于疲勞；簡單問題復雜化：簡單的問題，三言兩語就可解決，卻要與會者反復討論，不僅花費大量時間，而且使問題復雜化，引出許多不必要的矛盾；發(fā)言者過于健談

：一些發(fā)言者一有機會就滔滔不絕，致使與會者生厭；會議時間不當（下頁）繁忙的周一OR周五下午；會議時間沖突；已經有約在先；準備不充分或根本來不及準備。

會議時間不當2.有效會議的策略不搞形式主義：只有在需要多方協(xié)商或有較多信息需要在一定范圍內迅速傳達的情況下才召開會議，例會制不一定好；明確會議的目的和目標：用書面的形式將會議的目的和目標記錄下來。多數情況下，會議的目的包括：“討論”或“以備評估”等；目標的范圍就比較具體，如“購買品牌A或品牌B”或“是否需支出10萬元進行裝修等”；

提前分發(fā)會議備忘錄：在會議召開之前，應以備忘錄的形式提前通知與會者，以便使他們有充足的準備時間。備忘錄的內容應包括：時間、日期、地點、與會者名單、主要議題等，這些都應該在備忘錄上體現出來；

選擇合適的與會者：主要邀請能夠起到積極作用的人參加會議，對于那些優(yōu)柔寡斷，缺乏主見的人則盡量不要邀請。

有效會議的策略控制好會議進程：按照議事日程上的安排按時召開和結束會議；分發(fā)會議簡報：在會議結束的24小時之內將會議簡報分發(fā)下去。會議簡報應列出所做出的決策以及要求采取的主要措施的具體日期和具體負責人。3.會議溝通的技巧

建立正面態(tài)度；學會傾聽；消除抱怨與不滿；培養(yǎng)良好情商；盡量鼓勵；掌握提問技巧；強化個人溝通能力。會議的有效改善1、誰參加（參加的人分為必須參加；隨意參加）2、誰主持：導言人、主席、觀察員共同主持隨意參加主席導言人觀察員必須參加會議的有效改善3、誰控制4、誰先發(fā)言主席:控制秩序導言人：控制時間觀察員：控制全程由內而外由下而上真正了解市場的一線人員會議的有效改善5、誰負責及誰追蹤確定具體負責和追蹤的人6、誰在浪費時間7、誰結論：沒有解決的方法，門不準打開。沒有更好的解決方法，就用“主持人”的方法。

導言人——主席——觀察員資料提前閱讀只講方案管理溝通實訓６：如何防止售票員貪污問題

背景：溫州永中公交有限公司，是一家經營城鄉(xiāng)公交巴士民營客運公司，共有３２位股東，有801和601路公交車４６輛，路線分別為新城至永強濱海工業(yè)區(qū)和永強機場往返。票價分站計價，沒有刷卡器，只收現金。司機、售票員（有時少量股東也做售票員）均為公開招聘的社會人員，并交納3000元和2000元的保證金。公司為防止售票員貪污，聘請工作人員和股東以乘客身份監(jiān)督售票員貪污問題，一旦被抓貪污罰款300元／次，還核算售票款與售票量是否相符，一旦不相符，每少２元罰款２００元。目前這種方法還是有很多售票員（依據股東售票時也貪污）冒險貪污，公司也想了很多辦法，還是解決不了。請同學們分組討論，商議售票員貪污問題如何解決。專題：事例1：“泰諾”是美國約翰遜聯營公司生產的治療頭痛的止痛膠囊商標，這是一種家庭用藥，在美國年銷售額達到4.5億美元，占公司總利潤的15%。1982年9月29日至30日，有消息報道芝加哥地區(qū)因有人服用泰諾止痛膠囊而死于氰中毒。開始報道是死亡3人，后增至7人，隨著新聞媒體的傳播，傳說在美國各地有25人因氰中毒死亡或致病，后來這一數據增加到2000人（實際死亡人數7人），這些消息引起了1億服用泰諾的消費者的極大恐慌，民意測驗表明94%的人表示今后不再服用此藥。約翰遜公司面臨一場生死存亡的巨大危機。實際上，對回收的800萬粒膠囊所做的化驗，只發(fā)現芝加哥地區(qū)的一批膠囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人為破壞。面臨這一嚴峻局勢，你認為應如何處理？

危機溝通專題：成立由董事長為首，負責公關的副總等7人委員會，危機之初每天開兩次會，對事件討論、決策；決定在全國范圍內立即收回全部價值近1億的泰諾止痛膠囊（5天內完成）；花費50萬美元通知醫(yī)生、醫(yī)院和經銷商停止使用；（這一決策受到輿論廣泛贊揚）與新聞媒介密切合作，以坦誠態(tài)度對待新聞界，無論好壞，迅速傳播真實消息；敞開公司大門積極配合公眾和醫(yī)藥管理部門的調查，5天內對全面收回的膠囊進行抽檢，向公眾公布結果；重新設計重返設計計劃，舉行大規(guī)模的衛(wèi)星轉播的記者招待會，感謝新聞界的公正對待；推出防止污染的止痛膠囊重新包裝，現場播放生產流程；一年時間內恢復其領先地位，取得公眾信任。危機溝通計劃：

“公眾和顧客的利益第一”在危機面前沒有存在任何僥幸心理；領導人參與和強烈的公關意識；平時與社會各界建立良