人事檔案管理制度范本人事檔案管理規(guī)章制度

人事檔案管理制度范本合集3篇人事檔案管理規(guī)章制度人事檔案治理制度

第一章總則

一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案治理工作，有效地愛護(hù)和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合公司實際，特制定本制度。

二、適用范圍

公司內(nèi)部人事檔案治理。

1、人事檔案治理的作用

⑴保守檔案機(jī)密。

⑵維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞。

⑶便于人事檔案材料的使用。

三、治理體制

公司行政治理中心負(fù)責(zé)公司內(nèi)部人事檔案的治理工作。

1、人事檔案治理人員崗位職責(zé)

1）負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理員工檔案材料。

2）負(fù)責(zé)保管員工檔案，并做好員工檔案的安全、保密、愛護(hù)工作。

3）負(fù)責(zé)正確應(yīng)用檔案，保證員工檔案工作的精確無誤。

4）負(fù)責(zé)辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

5）負(fù)責(zé)登記員工工作變動狀況。

6）負(fù)責(zé)為有關(guān)部門供應(yīng)員工狀況。

2、人事檔案建立

1）員工人事檔案分類

①試用期員工檔案

?分類：根本資料類；試用期考核類；轉(zhuǎn)正材料類。

?詳細(xì)材料包括：

個人簡歷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等；

試用期考核資料；轉(zhuǎn)正申請、試用期末談話記錄及其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的材料。

②正式聘用員工檔案

?分類：員工檔案可分為根本資料類、合同/協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動類、獎懲類、離職類等。

?詳細(xì)材料包括：

?個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能

調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個人根本信息資料；

?勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議、辦理護(hù)照協(xié)議、赴國外工作協(xié)議等各類協(xié)議；

?培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料；

?試用期各類考核材料、每季度/每年績效考核材料、績效記錄等資料；

?工資記錄、調(diào)薪/降薪記錄等；

?職位說明書、職務(wù)晉升、職務(wù)異動等記錄和資料；

?各類嘉獎、懲罰材料；

?離職申請、離職交接手續(xù)、離職談話記錄等；

?其他無法歸入以上八項的材料。

七、人事檔案的歸類、排列和編號

1、人事檔案的歸類

人事檔案歸類后，應(yīng)把每份材料歸入相應(yīng)的類別中去。歸類的方法如下。

1）按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有精確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。

2）按文件內(nèi)容歸類：對只看名稱還無法確定類目歸屬的材料，應(yīng)依據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個類目時，則應(yīng)依據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類目。

2、排列

人事檔案歸類后，每類中的材料應(yīng)根據(jù)材料形成的時間先后，從遠(yuǎn)到近，依次排列。

3、人事檔案編號

公司人事檔案編號將根據(jù)部門職能類別+建檔年限+阿拉伯?dāng)?shù)字的序列進(jìn)展編號治理。

八、人事檔案保管的物質(zhì)條件

1、文件夾：試用期員工檔案屬臨時檔案，用一般文件夾臨時保存。試用期滿經(jīng)考核轉(zhuǎn)為正式員工后按正式員工的要求歸檔和治理檔

案；

2、檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。

檔案袋是人事檔案的主要包裝材料。

九、人事檔案檢查核對。

1、檢查的內(nèi)容主要包括對人事檔案材料本身進(jìn)展檢查（如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀等）及對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)展檢查（查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等）。

2、檢查核對一般要定期進(jìn)展。但在以下狀況下，也要進(jìn)展檢查核對。

（1）突發(fā)大事，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。

（2）對有些檔案發(fā)生疑問，如不能確定某份材料是否喪失。

（3）發(fā)覺某些損害，如發(fā)覺材料變霉，發(fā)覺蟲蛀等。

（4）檔案柜（室）移動或搬遷等相關(guān)狀況。

十、保衛(wèi)保密治理：

1、原則上要設(shè)專人負(fù)責(zé)人事檔案的保管，應(yīng)備齊必要的存檔設(shè)備；

2、檔案室須備有必要的防火、防潮器材，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案柜（室）保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

4、任何人未經(jīng)書面授權(quán)不得擅自將人事檔案材料帶出檔案室。

5、無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

6、人事檔案治理人員離開檔案室時要關(guān)燈關(guān)窗，鎖好門窗。

十一、人事檔案供應(yīng)利用方式

人事檔案供應(yīng)利用的方式是人力資源部門在可供應(yīng)利用的范圍內(nèi)，供應(yīng)檔案的詳細(xì)形式。目前，供應(yīng)利用方式主要有查閱、調(diào)閱、出具證

明材料、供應(yīng)人事資料卡片、供應(yīng)人事工作信息等。

十二、人事的查閱、調(diào)閱治理

十三、檔案保存期限與銷毀

1、公司建立的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退、離職等人員檔案，自員工離職之日起保存二年前方可銷毀。

2、按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，并指定兩人執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員在銷毀申請單上簽字，并存檔。

其次章附件

十三、行政治理中心負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的起草工作。

十四、總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止的核準(zhǔn)。

十五、本制度含附件：

1、員工人事檔案借閱申請表

人事檔案治理制度

一、人事檔案保管制度

□目的

第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企

業(yè)機(jī)密的一局部。對人事檔案進(jìn)展妥當(dāng)保管，能有效地保守機(jī)密。

其次，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是嚴(yán)密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔

案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的根本內(nèi)容

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)展有效保管的關(guān)鍵。其根本內(nèi)容大致包括五局部：材

料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)準(zhǔn)時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料

進(jìn)展鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的詳細(xì)

位置；再次，在名目上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最終，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)展檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀

等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)展檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤

等。

檢查核對一般要定期進(jìn)展。但在以下狀況下，也要進(jìn)展檢查核對：

——突發(fā)大事之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否喪失。

——發(fā)覺某些損害之后，如發(fā)覺材料變霉，發(fā)覺了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等

緣由

引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位

在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，準(zhǔn)時退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。詳細(xì)要求如下：

①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充狀況。

③檔案整理狀況。

④檔案保管狀況。

⑤利用狀況。

⑥庫房設(shè)備狀況。

⑦人事檔案工作人員狀況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循肯定的程度和手續(xù)，這是保證檔案治理秩序的重要手段。

其次，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案治理活動供應(yīng)規(guī)章依據(jù)。工作人員必需按

照這些制度行事，這是對工作人員的根本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和治理。這種方式具有很多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)視，利于防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出訪用。借出庫房須滿意肯定的條件，比方：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；

公安、保衛(wèi)部門因特別需要必需借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)準(zhǔn)時

催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)狀況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求

出具材料的緣由一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時，必需符合肯定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在

報告

中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等狀況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)

人簽字；最終，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)展審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則賜予批準(zhǔn)。

(2)外借手續(xù)。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相像。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

再次，人事檔案部門對其進(jìn)展審核、批準(zhǔn)。

然后，進(jìn)展借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清晰，并由借檔人