公司郵件、快遞收發(fā)管理辦法

公司郵件、快遞收發(fā)管理辦法為提高公司郵件、快遞收發(fā)工作效率，確保收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確，節(jié)約公司快遞成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法所指的郵件、快遞收發(fā)指公司員工因工作需要，向外部寄送或外部寄至公司的信函、文件、物品等活動。組織管理公司辦公室是郵件、快遞收發(fā)工作的管理部門，負(fù)責(zé)制定郵件、快遞收發(fā)管理辦法，具體收件發(fā)件工作，整理統(tǒng)計(jì)快遞明細(xì)清單、費(fèi)用結(jié)算及大額快遞費(fèi)審批等工作。公司前臺負(fù)責(zé)郵件、快遞收發(fā)的具體工作。（二）公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的快遞費(fèi)用管控工作，并做好本部門快遞收發(fā)組織管理。工作流程（一）收件1、前臺統(tǒng)一接收公司郵件、快遞，收取時(shí)間為周一到周五工作時(shí)間。前臺應(yīng)在接收快遞時(shí)檢查信件、快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場退回。2、前臺確認(rèn)簽收后，將收到的信件、快遞、掛號信函等在《郵件、快遞收件登記表》上進(jìn)行登記并通知收件人取件。若收件人當(dāng)時(shí)不在公司，前臺需電話通知收件人，以免耽誤公務(wù)。3、遇到付費(fèi)快遞，前臺應(yīng)聯(lián)系收件人親自付費(fèi)簽收，若其本人不在，可電話聯(lián)系本人由其指定代收人簽收。前臺不負(fù)責(zé)墊付任何到付費(fèi)用。（二）發(fā)件1.公司發(fā)件時(shí)間：前臺快遞發(fā)件時(shí)間為周一至周五工作時(shí)間。2.流程①發(fā)件人自行清點(diǎn)及打包好需快遞的物品（發(fā)貨人應(yīng)打包扎實(shí)確保在運(yùn)輸過程中安全可靠）并填寫快遞單②發(fā)件人在前臺處填寫《郵件、快遞發(fā)件登記表》③由發(fā)件人部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)④發(fā)件人將物品、快遞單及簽字后的登記表交前臺發(fā)送。如快遞費(fèi)單筆金額超過50元或當(dāng)天部門累計(jì)超過100元的，部門負(fù)責(zé)人簽字后，需辦公室負(fù)責(zé)人簽批確認(rèn)。3.發(fā)件人應(yīng)自行記錄快遞單號并進(jìn)行跟蹤查詢接收情況。4.前臺應(yīng)妥善保留好相關(guān)快遞底單，做好《郵件、快遞發(fā)件登記表》快遞員登記，按月份與登記表一同保存。每月底，前臺負(fù)責(zé)核對快遞費(fèi)用清單，核對無誤后由辦公室主任簽字，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付。本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。附件：1.郵件、快遞收件登記表2.郵件、快遞發(fā)件登記表附件：1公司郵件、快遞收件登記表年月收件日期收件人郵件單號簽收人簽字簽收日期附件：2公司郵件、快遞發(fā)件登記表年月發(fā)件日期發(fā)件人收件人及單號部門負(fù)責(zé)人前臺簽收辦公室簽字快遞費(fèi)快遞員簽收