工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理制度

工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理制度1.頒布目的本管理制度旨在規(guī)范工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校公章、公函管理，保證學(xué)校公章、公函的使用合法合規(guī)、規(guī)范有序，增強(qiáng)學(xué)校形象，維護(hù)學(xué)校權(quán)益。同時(shí)，也為學(xué)校公章、公函使用管理、保管、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提供明確的規(guī)定和指導(dǎo)。2.適用范圍本管理制度適用于工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校所有部門(mén)、各類(lèi)人員使用學(xué)校公章、公函，以及公章、公函的管理、保管和審核。3.學(xué)校公章管理3.1公章種類(lèi)工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)校共有三個(gè)公章，包括印發(fā)公文專(zhuān)用的正式公章、刻制校辦文件用的行政公章和印制借用通知書(shū)用的借記公章。3.2公章使用規(guī)定3.2.1公章使用范圍和用途公章僅用于正式文件審批、傳遞、印制和簽收等公務(wù)活動(dòng)。具體范圍和用途如下：正式公章：印制本校發(fā)文、收文、封發(fā)、簽收及重要合同等涉及本校權(quán)益事項(xiàng)；行政公章：印制內(nèi)部交辦的便箋、通知、請(qǐng)示、報(bào)批及相關(guān)卡片等；借記公章：印制校內(nèi)外借用書(shū)籍、教學(xué)器材及公章等物資的通知書(shū)。3.2.2公章使用程序公章使用程序如下：需要使用公章的人員填寫(xiě)正式/行政/借記公章使用申請(qǐng)單，并加蓋本人簽名／單位公章；分管領(lǐng)導(dǎo)、主管行政辦公室人員核對(duì)申請(qǐng)單、審核公章使用的正當(dāng)性和必要性；分管領(lǐng)導(dǎo)、主管行政辦公室人員根據(jù)不同用途開(kāi)具不同的授權(quán)書(shū)，同時(shí)在對(duì)應(yīng)公章上簽字蓋章；公章使用人員在文面或印面頂部標(biāo)注編號(hào)，并嚴(yán)格按照授權(quán)書(shū)的要求使用公章；公章使用完畢后，必須由公章使用人員本人交由相關(guān)部門(mén)予以收回，收回人員對(duì)公章編號(hào)、次數(shù)、日期進(jìn)行記錄。3.3公章保管公章保管負(fù)責(zé)人要按照下列規(guī)定：負(fù)責(zé)管理學(xué)校的公章；簽辦公章使用申請(qǐng)單；嚴(yán)格保管學(xué)校公章，防止外泄丟失；定期檢查公章的保存狀態(tài)，必要時(shí)進(jìn)行維護(hù)或更換。3.4公章蓋錯(cuò)、遺失、損毀的處理3.4.1公章蓋錯(cuò)公章蓋錯(cuò)緊急處理方式如下：在公章蓋錯(cuò)的文書(shū)正式提交之前，由公章使用人或領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，修正或重新簽字；如已正式提交要求追加/修正，則可有領(lǐng)導(dǎo)單位或相關(guān)人員按照規(guī)定流程辦理追加/修正。3.4.2公章遺失、損毀的處理遺失和損毀公章的緊急處理方式如下：遺失公章：立即報(bào)告上級(jí)主管機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)，同時(shí)報(bào)警處理；損毀公章：進(jìn)行及時(shí)更換。如造成經(jīng)濟(jì)損失，由負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；遺失后找回的公章，由公章保管負(fù)責(zé)人在找回后盡快在相關(guān)部處帶領(lǐng)被遺失前的公章使用人重新辦理號(hào)碼，并及時(shí)上報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案。4.公函管理4.1公函的類(lèi)別公函共有兩種，分別為內(nèi)部、外部公函。4.2內(nèi)部公函4.2.1內(nèi)部公函分類(lèi)內(nèi)部公函分為行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、后勤類(lèi)、研究類(lèi)五種，具體如下：行政類(lèi)：針對(duì)行政人員的互相傳遞的公函；教學(xué)類(lèi)：針對(duì)教學(xué)部門(mén)、教師的互相傳遞的公函；學(xué)生類(lèi)：針對(duì)學(xué)生宿舍、學(xué)生公寓、學(xué)生教育管理等方面的互相傳遞的公函；后勤類(lèi)：針對(duì)餐廳、宿舍樓等相關(guān)后勤事宜的公函；研究類(lèi)：針對(duì)學(xué)術(shù)論文、科技研究等相關(guān)事宜的公函。4.2.2內(nèi)部公函的傳遞流程內(nèi)部公函的傳遞流程如下：編寫(xiě)公函；內(nèi)部傳遞時(shí)，在公函右上角標(biāo)注收件部門(mén)名稱(chēng)及負(fù)責(zé)人姓名；行政服務(wù)中心設(shè)置公函交收箱，供各部門(mén)外來(lái)公函交換；內(nèi)部公函需在主管領(lǐng)導(dǎo)或行政服務(wù)中心簽字方可進(jìn)行最后傳遞環(huán)節(jié)。4.3外部公函4.3.1外部公函分類(lèi)外部公函分為發(fā)函、收函兩種。4.3.2發(fā)函管理發(fā)函管理程序如下：發(fā)送單位或領(lǐng)導(dǎo)填好公函，指定收人及收件地址；進(jìn)行編號(hào)審核并保留復(fù)印件；傳遞至領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過(guò)后，由相關(guān)工作人員進(jìn)行打印、蓋章并發(fā)出；填寫(xiě)發(fā)函清單，進(jìn)行部門(mén)檔案存留。4.3.3收函管理收函管理流程如下：領(lǐng)導(dǎo)事先指定收函人員；收函清單歸納入專(zhuān)門(mén)文件柜；日常收函工作中，根據(jù)收函信封填寫(xiě)登記表；轉(zhuǎn)移或寄出收函時(shí)，必須注明由誰(shuí)帶領(lǐng)，并簽字私章。5.總結(jié)本制度的頒布是為了規(guī)范工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)