物質(zhì)采購控制程序

程序文件物質(zhì)采購控制程序文件編號xx-7.4.1-B-01版/次B/0第7頁共7頁第7頁共7頁物質(zhì)采購控制程序1.0目的對物質(zhì)采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達(dá)到成本控制的目的。2.0適用范圍適用于xx公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價和控制。3.0職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進(jìn)行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。各部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購物品驗收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價。財務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項目的實施。3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.5使用物品的相關(guān)部門人員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測。定義4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。D類：緊急物品采購。E類:所有經(jīng)常性采購的物品。4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。5.0工作程序5.1物資采購的審批審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認(rèn)，財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。E類物品采購需專題報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照xx-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預(yù)算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)、董事長批準(zhǔn)；A類物品采購參照B類程序進(jìn)行公開招標(biāo)，并簽訂合同?！队每?采購計劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。采購實施5.2.1行政部負(fù)責(zé)實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。5.3采購物資的驗證方式5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)貨驗證；由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。5.4采購信息采購信息表達(dá)擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括：產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求。對產(chǎn)品的驗收要求。適用的質(zhì)量管理體系要求。其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。5.5公司的采購文件文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進(jìn)行審批。5.6對采購物資供方的評價5.6.1合格供應(yīng)商的條件有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；價格合理；服務(wù)良好。5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；使用部門對樣品進(jìn)行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；小批量進(jìn)貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進(jìn)貨驗證記錄即為對此供方的評價。5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。5.7對合格供方的定期復(fù)評行政部每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。相關(guān)文件6.1《土建維修材料采購標(biāo)準(zhǔn)》xx-7.4.1–C-01-01質(zhì)量記錄《用款采購計劃》xx–7.4.1–D-01-01《合格物資供方名錄》xx–7.4.1–D-01-02《采購合同》xx–7.4.1–D-01-03《采購物資分類明細(xì)表》xx–7.4.1–D-01-04《物資供方調(diào)查表》xx–