物質采購控制程序

程序文件物質采購控制程序文件編號xx-7.4.1-B-01版/次B/0第7頁共7頁第7頁共7頁物質采購控制程序1.0目的對物質采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。2.0適用范圍適用于xx公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。3.0職責3.1行政部負責物資采購（各相關部門協(xié)助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。各部門或機構負責提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。定義4.1采購物資分類，根據(jù)對服務質量影響程度分為：A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。D類：緊急物品采購。E類:所有經常性采購的物品。4.2供方：提供產品的組織或個人。示例：制造商、批發(fā)商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。注1：供方可以是組織內部的或外部的。注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。5.0工作程序5.1物資采購的審批審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監(jiān)審核后，報總經理批準。E類物品采購需專題報財務總監(jiān)、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協(xié)助進行招標，工作程序參照xx-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監(jiān)、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。采購實施5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規(guī)定的采購要求是充分的。5.3采購物資的驗證方式5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：由行政部組織相關部門進行進貨驗證；由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；5.3.2行政部應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產品放行的方法。5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。5.4采購信息采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：產品采購批準的要求。對產品的驗收要求。適用的質量管理體系要求。其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。5.5公司的采購文件文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發(fā)放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。5.6對采購物資供方的評價5.6.1合格供應商的條件有營業(yè)執(zhí)照和相應的經營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產品供貨渠道；具有良好的供應物資業(yè)績；具有質量保證能力的證明（必要時）；價格合理；服務良好。5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。5.6.3對有多年業(yè)務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：質量管理體系認證證書；本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；供方的財務狀況及服務和支持能力等。5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：新供方根據(jù)提供的技術要求提供少量樣品；使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。5.6.7對連續(xù)兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。5.7對合格供方的定期復評行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。相關文件6.1《土建維修材料采購標準》xx-7.4.1–C-01-01質量記錄《用款采購計劃》xx–7.4.1–D-01-01《合格物資供方名錄》xx–7.4.1–D-01-02《采購合同》xx–7.4.1–D-01-03《采購物資分類明細表》xx–7.4.1–D-01-04《物資供方調查表》xx–