文件管理控制程序

作業(yè)指導(dǎo)書標(biāo)題：《文件控制程序》L目的編號(hào)：DBNWH-GL-RL-02第1頁共2頁一第次修改日期：2014/12/01通過文件控制，確保各部門及時(shí)得到現(xiàn)行的有效文件，防止誤用失效文件。.范圍與飼料質(zhì)量安全有關(guān)的所有文件的控制和管理。.職責(zé)人力行政部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件和資料的歸口管理。品管部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審批、更改的管理。.3各職能部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量體系文件的管理。.工作程序文件的分類和受控標(biāo)識(shí)。與質(zhì)量有關(guān)的文件和資料分如下三種；質(zhì)量管理體系文件：《質(zhì)量手冊(cè)》、《管理文件》和質(zhì)量記錄。技術(shù)文件：產(chǎn)品配方、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)文件以及相配套的技術(shù)文件等。外來文件：農(nóng)業(yè)部、省、市等部門的上級(jí)來文、本公司執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)等。內(nèi)部來文：集團(tuán)公司、總裁辦等上級(jí)單位、集團(tuán)內(nèi)部各事業(yè)部來文等。2上述文件和資料的媒介形式包括硬拷貝或電子媒體。文件分“受控”和“非受控”。4.1.2.1文件用于公司內(nèi)部時(shí)均為受控文件。4.1.2.2上述文件提供企業(yè)外部一次性使用時(shí)均為非受控文件，提供時(shí)加蓋“非受控”紅*早。4.2文件的編寫4.2.1質(zhì)量體系文件由管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫。4.2.2技術(shù)文件由技術(shù)部和品管部組織編寫。4.2.3其他質(zhì)量管理文件由各相關(guān)部門編寫。4.2.4文件編號(hào)按照下述規(guī)定：管理文件：**—GL—□□一□□文件序號(hào)主管部門管理代號(hào)注；行政部：XZ品管部PG原料部YL營銷部YX生產(chǎn)部SC人力資源RL技術(shù)部JS4.2.5企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)執(zhí)行技術(shù)監(jiān)督局的規(guī)定。4.3文件的審批和發(fā)布3.1《質(zhì)量手冊(cè)》由技術(shù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，技術(shù)部歸檔。2技術(shù)文件由品管部經(jīng)理審批，品管部歸檔。作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)：DBNWH-GL-RL-02標(biāo)題：《文件控制程序》第2頁共2頁第次修改日期:2014/12/013.3與質(zhì)量有關(guān)的外來文件由各對(duì)應(yīng)部門傳閱，經(jīng)品管部經(jīng)理確認(rèn)并保存。4質(zhì)量記錄由檢測(cè)人員起草，品管經(jīng)理審核。4.4文件發(fā)放所有質(zhì)量體系文件均由行政部發(fā)放。填寫《文件發(fā)放/回收登記表》。4.4.2質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)發(fā)放范圍由管理者代表確定，技術(shù)文件發(fā)放由品管經(jīng)理確定。4.4.3受控文件發(fā)放時(shí)要加蓋“受控”紅色印章。4.4.3.1對(duì)質(zhì)量體系起重要作用的所有使用場(chǎng)所都能得到相應(yīng)的有效版本。從使用場(chǎng)所及時(shí)收回失效和作廢的文件并加蓋“作廢”印章。隔離保存。文件領(lǐng)用部門同時(shí)填寫《文件領(lǐng)用登記表〉4.4.4文件在使用中如發(fā)生嚴(yán)重破損，應(yīng)由部門文件管理員填寫《文件領(lǐng)用審批表》，到文件控制部門辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，交回舊文件，換發(fā)新文件。對(duì)收回的舊文件，行政部要加蓋“作廢”印章。文件要妥善保管，如不慎丟失，應(yīng)由部門文件管理員填寫《文件領(lǐng)用審批表》，到文件控制部門辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，丟失后又找到的文件應(yīng)交回行政部加蓋“作廢”印章。4.5文件的更改。4.5.1文件的更改由文件的編制部門負(fù)責(zé)。452文件修改時(shí)，由文件更改的提出部門提出《文件更改通知單》，然后由該文件原審批部門進(jìn)行審批。若由指定的部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批依據(jù)的背景材料，重大更改應(yīng)在文件或相應(yīng)附件上標(biāo)明更改性質(zhì)。《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》用單頁更改替代的方法，有審批程序和更改狀態(tài)記錄，并在修改頁中，向該受控文件的持有者直接發(fā)放修改頁，撤回原頁并加蓋“作廢”章。4.5.4文件經(jīng)多次更改或有較大更改時(shí)，應(yīng)予以更換，視更換情況換頁或換版，更換時(shí)，文件控制部門按文件發(fā)放登記將舊文件收回并加蓋“作廢”章。4.6文件和資料的失效和作廢蓋有“作廢”章的文件均已成為作廢文件。462需作為資料保留的作廢文件，應(yīng)加蓋“作廢保留”印記或標(biāo)記。463需銷毀的文件由文件管理員填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》，總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政部處置。4.7文件管理受控文件的原件，每年都按《檔案管理制度》向行政部檔案管理員移交歸檔，填寫《文件檔案登記表》4.7.2歸檔文件的借閱和使用應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)單》，并執(zhí)行《檔案管理制度》4.7.3各部門使用的文件應(yīng)在《文件領(lǐng)用登記表》中進(jìn)行登記，部門文件管理員每年對(duì)登記的文件進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。受控文件未經(jīng)文件控制部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不允許復(fù)制和外借。5質(zhì)量記錄5.1DBN-JL-RL-09《文件領(lǐng)用登記與批準(zhǔn)表》；5.2DBN-JL-RL