工程項目部辦公管理制度

工程項目部辦公管理制度一、概述為規(guī)范工程項目部日常辦公管理，提高工作效率和質(zhì)量，制定本管理制度。本制度適用于工程項目部全體員工，是每位員工必須遵守的規(guī)則。二、文件管理2.1文件保管所有文件應(yīng)按照文件編號、名稱、時間等要素進(jìn)行分類、編號、整理，并妥善保存。文件柜上應(yīng)設(shè)有“文件存放目錄”、“文件分類圖”等指導(dǎo)員工進(jìn)行存儲。2.2文件查閱部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在工作時間內(nèi)對本部門的文件進(jìn)行管理，每份文件均應(yīng)有簽字確認(rèn)流轉(zhuǎn)單。非本部門工作人員來查詢本部門文件，若涉及機(jī)密項目，應(yīng)經(jīng)過負(fù)責(zé)人同意并登記，未經(jīng)許可不得拿走或復(fù)印。如遇特殊情況需借閱文件逾期，應(yīng)提前向負(fù)責(zé)人申請延期，否則作廢。三、會議管理3.1會議組織部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，制訂會議議程和時間表，并通知參會人員。參會人員須于規(guī)定時間到達(dá)會議室，如有請假等情況需請假請假，無故缺席者將被記錄并向上級報告。3.2會議紀(jì)要會議記錄應(yīng)由專人擔(dān)任，確保記錄完整、準(zhǔn)確，內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、達(dá)成的共識和方案等。紀(jì)要應(yīng)在會后1個工作日內(nèi)完成，并通過企業(yè)內(nèi)部郵件或系統(tǒng)通知的方式全文發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，對于涉及保密內(nèi)容的項目，需要在紀(jì)要發(fā)送前進(jìn)行過濾、修改、審批。四、公文管理4.1待辦公文把有關(guān)的公文、文件及時分發(fā)到有關(guān)人員，按照工作進(jìn)度跟蹤情況，每天對未解決問題進(jìn)行反饋。辦理順序按照收文時間排序。如遇重大事件，需及時通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，協(xié)調(diào)應(yīng)有人員全程參與。4.2已辦公文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對已辦公文進(jìn)行歸檔，駁回的文件要注明駁回原因，如需公開請移交保密辦公室或法律部門處理。五、請假管理員工請假應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提出申請，詳細(xì)說明請假時間、原因等。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的請假原因、部門工作情況和目前的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行審批決定，并按規(guī)定對假期進(jìn)行登記。員工請假時應(yīng)提前咨詢負(fù)責(zé)人，不能自行判斷安排工作，以免出現(xiàn)因請假造成的損失。六、考勤管理6.1上下班打卡考勤人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)入打卡系統(tǒng)中進(jìn)行打卡，不能誤打或代打卡。如有特殊情況需請假或調(diào)休時，應(yīng)提前請假并得到單位同意。6.2班次管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在制定人員工作安排時，應(yīng)特別注明工作班次。每員工每周應(yīng)上班5天，如遇特殊情況需要加班，應(yīng)提前安排并發(fā)文通知和調(diào)整班次。七、保密管理7.1保密意識教育部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期開展保密教育培訓(xùn)，提高員工保密意識和貫徹執(zhí)行力，責(zé)任明確，部門間相互配合，必要時向上級報告。7.2信息公開部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)情況，申請保密辦和其他相關(guān)部門對文件予以認(rèn)真保密審查。必須保護(hù)與個人及機(jī)構(gòu)有關(guān)的隱私信息，包括信息的形式、應(yīng)用領(lǐng)域及信息的獲取、使用、保存、轉(zhuǎn)移和刪除。八、總結(jié)工程項目部辦公管理制度的實施，有助于提高辦公效率和質(zhì)量，保障工程項目部內(nèi)部各項工作的