管理程序文件-QA07002基礎(chǔ)設(shè)施及辦公環(huán)境管理辦法

基礎(chǔ)設(shè)備及辦公環(huán)境管理辦法1目的、適用范圍和職責(zé)1.1為了規(guī)范上海寶鋼國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)寶鋼國(guó)際）辦公環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)，保證辦公室的整潔、安全和貿(mào)易工作的順利進(jìn)行，防止不測(cè)損傷事故的發(fā)生，特制定本辦法。1.2本辦法適用在寶鋼大廈辦公的寶鋼國(guó)際各事業(yè)部、公司職能部門(mén)及直屬機(jī)構(gòu)，非寶鋼大廈辦公的單位參照本辦法自行制定相關(guān)的管理辦法。1.3職責(zé)1.3.1寶鋼國(guó)際辦公室(以下簡(jiǎn)稱(chēng)辦公室)是公司辦公環(huán)境的管理部門(mén)，擔(dān)任制定辦公環(huán)境的全體方案、辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)，擔(dān)任辦公室用房的分配及調(diào)整，擔(dān)任公司高層管理人員、職能部門(mén)辦公設(shè)備的配置和事業(yè)部辦公配置方案的審定;擔(dān)任辦理各單位辦公用電話(huà)的新增、拆移機(jī)，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和電話(huà)機(jī)維修以及相關(guān)發(fā)生的費(fèi)用劃轉(zhuǎn)；組織實(shí)施辦公環(huán)境日常清潔和安全設(shè)備的維護(hù)，辦公用房中硬件設(shè)備的維護(hù)和修繕、環(huán)境衛(wèi)生藥劑的放置、綠化、花卉的擺放等工作。1.3.2信息化管理部擔(dān)任公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)、維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用單位相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)、審批、發(fā)放。2002年7月22日發(fā)布2002年7月30日實(shí)施1.3.3寶鋼國(guó)際運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部擔(dān)任辦公環(huán)境管理中各類(lèi)辦公費(fèi)用的結(jié)算。1.3.4寶鋼國(guó)際戰(zhàn)略企劃部擔(dān)任公司環(huán)境標(biāo)識(shí)方案的確定和實(shí)施。1.3.5寶鋼國(guó)際各事業(yè)部、公司職能部門(mén)及直屬機(jī)構(gòu)擔(dān)任本單位辦公環(huán)境方案的擬訂，組織實(shí)施本部門(mén)內(nèi)辦公用房的分配、調(diào)整和辦公設(shè)備的配置。2實(shí)施辦法2.1辦公用房面積配置2.1.1公司高層管理人員辦公室，由辦公室配置。2.1.2各事業(yè)部、職能部門(mén)、公司直屬機(jī)構(gòu)由辦公室根據(jù)該單位在寶鋼大廈辦公人數(shù)，按照公司直管干部26平方米、普通員工13平方米的標(biāo)準(zhǔn)分配。2.2辦公設(shè)備配置2.2.1公司高層管理人員辦公室標(biāo)準(zhǔn)配置為：壁櫥、櫥柜、2.2米辦公桌、高級(jí)轉(zhuǎn)椅、長(zhǎng)短沙發(fā)、會(huì)議桌椅、電冰箱、電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)、飲水機(jī)、電話(huà)等。2.2.2公司直管干部的辦公室標(biāo)準(zhǔn)配置為：壁櫥、沙發(fā)、1.8米辦公桌、轉(zhuǎn)椅、櫥柜、電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)等。2.2.3員工辦公室標(biāo)準(zhǔn)配置為：壁櫥、1.6米以下辦公桌、椅子、櫥柜、電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電話(huà)等。2.2.4公司職能部門(mén)可設(shè)傳真機(jī)一臺(tái)，每一樓層設(shè)復(fù)印機(jī)一臺(tái)，貿(mào)易部、管理部可根據(jù)需求設(shè)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)。2.2.5公司高層管理人員的辦公設(shè)備由辦公室一致配置；公司直管干部的辦公桌椅由辦公室一致配置，辦公室內(nèi)需安裝壁櫥須經(jīng)辦公室贊同，并由辦公室組織安裝，其他設(shè)備按規(guī)定辦理。2.3買(mǎi)賣(mài)大廳2.3.1各買(mǎi)賣(mài)大廳內(nèi)應(yīng)設(shè)置電子報(bào)價(jià)屏幕和電腦查詢(xún)系統(tǒng)，便于客戶(hù)掌握商品的相關(guān)信息。2.3.2買(mǎi)賣(mài)大廳內(nèi)應(yīng)設(shè)置客戶(hù)的暫時(shí)工作區(qū)域，區(qū)域內(nèi)放置供客戶(hù)運(yùn)用的桌椅和必要的文具用品。2.3.3不具備上述條件的單位應(yīng)設(shè)置公用的業(yè)務(wù)洽談區(qū)域，供業(yè)務(wù)人員和客戶(hù)洽談業(yè)務(wù)，避免企業(yè)機(jī)密信息或文件材料的外泄。2.4環(huán)境布置2.4.1辦公室的布置應(yīng)符合公司的CI規(guī)范要求。2.4.2員工辦公桌前可設(shè)隔斷，但隔斷不能高于1.2米；事業(yè)部?jī)?nèi)辦公環(huán)境方案經(jīng)辦公室審定后，由所在管理部組織實(shí)施；公司職能部門(mén)和直屬機(jī)構(gòu)辦公環(huán)境方案由辦公室組織實(shí)施。2.4.3辦公室可按不低于每30平方米擺放一盆花（草）的要求擺放適當(dāng)數(shù)量花草。2.4.4各事業(yè)部?jī)?nèi)的格調(diào)要一致，機(jī)關(guān)職能部門(mén)和直屬機(jī)構(gòu)的格調(diào)要一致。2.5電話(huà)管理2.5.1各單位需求安裝、拆移辦公用寶鋼大廈分機(jī)、市內(nèi)直撥、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話(huà)，須填寫(xiě)《電話(huà)業(yè)務(wù)懇求單》（見(jiàn)附件1），經(jīng)本單位指導(dǎo)贊同，由辦公室審核和組織實(shí)施；2.5.2各單位需求安裝、拆移辦公用國(guó)際長(zhǎng)途電話(huà)，須填寫(xiě)《電話(huà)業(yè)務(wù)懇求單》，經(jīng)業(yè)務(wù)總裁以上指導(dǎo)贊同，由辦公室審核、組織、實(shí)施。2.5.3電話(huà)費(fèi)用按照“誰(shuí)運(yùn)用，誰(shuí)支付”的準(zhǔn)繩，由辦公室按各單位運(yùn)用的賬單分類(lèi)，并交運(yùn)營(yíng)運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部核銷(xiāo)。2.5.4如需在已安裝電話(huà)上開(kāi)通新的電話(huà)功能，管理部應(yīng)書(shū)面告訴辦公室，如發(fā)生技術(shù)緣由無(wú)法滿(mǎn)足，辦公室應(yīng)在三天內(nèi)書(shū)面反饋給懇求單位，闡明狀況。2.6復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修2.6.1辦公室是復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修歸口管理部門(mén)。2.6.2運(yùn)用單位報(bào)修人員根據(jù)《寶鋼國(guó)際復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修處理單》（附件2）提出復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)的檢修懇求，檢修懇求須經(jīng)各單位指導(dǎo)簽字確認(rèn)。2.6.3辦公室按照有關(guān)規(guī)定選定專(zhuān)業(yè)檢修單位，并委托選定的單位進(jìn)行復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)的檢修工作。其他單位和個(gè)人不得自定檢修單位。違犯本規(guī)定所發(fā)生的費(fèi)用由送修人自理。2.6.4檢修項(xiàng)目及結(jié)果經(jīng)運(yùn)用單位報(bào)修人員和指導(dǎo)的簽字確認(rèn)，交辦公室審核后，發(fā)生的費(fèi)用由運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)部門(mén)予以核銷(xiāo)劃轉(zhuǎn)進(jìn)入相關(guān)部門(mén)。2.6.5辦公室建立《復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修臺(tái)帳》（附件3）,并擔(dān)任質(zhì)量跟蹤管理。2.7網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備管理按《信息化管理辦法》執(zhí)行。2.8辦公區(qū)域的整潔與安全2.8.1大堂入口處應(yīng)懸掛寶鋼國(guó)際各單位樓層分布圖，電梯口應(yīng)設(shè)置該樓層辦公室分布指示標(biāo)志，各辦公室門(mén)口應(yīng)設(shè)置門(mén)房牌號(hào)和部門(mén)稱(chēng)號(hào)標(biāo)牌，保證公司其他單位人員便利迅捷到達(dá)。2.8.2辦公室桌面上的電腦、電話(huà)機(jī)、文具用品擺放有序、整潔。2.8.3員工下班后須關(guān)閉計(jì)算機(jī)電源，服務(wù)器等特殊設(shè)備需保持不間斷電源的，必須有安全防備措施和分明的警示標(biāo)志。2.8.4不準(zhǔn)把零食、食物等帶入辦公室，防止因鼠害形成電源短路危及公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和其他傳播疫情昆蟲(chóng)的繁衍形成危害員工健康事情的發(fā)生。2.8.5吸煙點(diǎn)設(shè)置在每一樓層的消防電梯旁，并安置吸煙點(diǎn)標(biāo)志。3質(zhì)量記錄附件1：電話(huà)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單QA07002－01A附件2：寶鋼國(guó)際復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修處理單QA07002－02A附件3：寶鋼國(guó)際復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修臺(tái)帳QA07002－03A制定：鄭華2002年7月2日審核：傅新宇2002年7月2日附件1：表格編號(hào)：QA07002－01A電話(huà)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單日期：年月日單位公章：懇求單位聯(lián)系人聯(lián)系電話(huà)單位領(lǐng)導(dǎo)審核電話(huà)申請(qǐng)內(nèi)容新增：房間號(hào)碼信息端口編號(hào)直線(xiàn)電話(huà)1、國(guó)內(nèi)直撥2、國(guó)際直撥3、ISDN電話(huà)分機(jī)1、開(kāi)通外線(xiàn)2、開(kāi)通長(zhǎng)途撤銷(xiāo)：房間號(hào)碼電話(huà)號(hào)碼撤銷(xiāo)功能1、國(guó)內(nèi)直撥2、國(guó)際直撥3、ISDN電話(huà)4、分機(jī)外線(xiàn)5、分機(jī)長(zhǎng)途移機(jī)：電話(huà)號(hào)碼移出房間移入房間移出信息端口編號(hào)移入信息端口編號(hào)業(yè)務(wù)交接記錄辦公室交接日期年月日物業(yè)公司交接日期年月日用戶(hù)確認(rèn)確認(rèn)日期年月日備注：1、懇求單上報(bào)辦公室后必須在三天內(nèi)將信息反饋給懇求用戶(hù)。2、原始記錄由辦公室保存，復(fù)印件交用戶(hù)單位。

附件2：表格編號(hào)：QA07002－02A寶鋼國(guó)際復(fù)印機(jī)、電話(huà)、傳真機(jī)檢修處理單報(bào)修部門(mén)設(shè)備稱(chēng)號(hào)設(shè)備型號(hào)報(bào)修項(xiàng)目報(bào)修日期報(bào)修部門(mén)指導(dǎo)簽字辦公室經(jīng)辦人員報(bào)出日期檢修項(xiàng)目和結(jié)果檢修單位簽字年月日?qǐng)?bào)修部門(mén)確認(rèn)簽字