公司電話管理規(guī)定

公司電話管理規(guī)定1.前言公司電話是企業(yè)的重要資源之一，對于企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)、客戶服務(wù)、業(yè)務(wù)拓展等方面都起著重要作用。為了規(guī)范公司電話管理，保護企業(yè)利益，制定本規(guī)定。2.電話使用流程2.1打電話前準備呼出電話前請確認自己的身份和所在部門，避免因電話不當使用引起不必要的麻煩；進行商務(wù)通話時，首先詢問對方是否方便接聽電話，并簡短介紹自己的身份和所在公司；打電話時請注意語速、語氣和禮貌，盡量做到禮貌和有效的溝通；使用本公司電話撥打國際長途或區(qū)域內(nèi)長途電話需要經(jīng)過公司批準。2.2通話中通話中請注意禮貌和認真，回答問題要簡明扼要、內(nèi)容清晰；遇到不了解的問題，應(yīng)及時詢問，或者將電話轉(zhuǎn)接給相關(guān)人員處理；若電話通話時間過長，請適時提醒對方，并盡量避免因通話時間過長而影響工作效率。2.3通話結(jié)束通話結(jié)束時，應(yīng)禮貌告知對方自己的姓名和所在部門，并感謝對方接聽；若有需要追加說明、說明文件或資料，需及時發(fā)送電子郵件或傳真，以便做好知識儲備。3.電話保密規(guī)定電話作為一種即使傳遞方式，必須做好秘密防范工作，保護公司和客戶的利益。3.1保密原則除非經(jīng)過相關(guān)授權(quán)，獲得相關(guān)允許，并經(jīng)過信息中心批準，或者為雙方的業(yè)務(wù)合作需要，否則不得泄漏公司保密信息和客戶私人信息。在進行商務(wù)活動、調(diào)查、信息收集、競爭情報或其他相關(guān)活動時，必須遵守公司有關(guān)保密和TheConfidentialInformation,TradeSecretsandCopyrightACT的規(guī)定，保護公司利益。3.2競爭情報取得方式競爭情報是商業(yè)活動中的重要組成部分，如果從公開渠道獲得而無需付出成本，則稱之為“公開取得方式”；競爭情報取得方式可以是監(jiān)視問卷、招聘信息、客戶信息、企業(yè)活動、銷售行為等多種渠道。4.電話錄音和留言管理4.1電話錄音公司對重要電話錄音進行備檔存放，方便后期查詢和管理，避免因電話記錄不清而引起的糾紛；如使用電話錄音功能進行調(diào)查等私人行為，必須經(jīng)過授權(quán)，并遵守公司相關(guān)規(guī)定。4.2留言管理若有未接來電，請盡快回電話，一般情況下，不應(yīng)超過2小時；若有留言，請盡快回復(fù)，針對業(yè)務(wù)客戶的留言，應(yīng)及時轉(zhuǎn)告相關(guān)部門和員工，及時跟進處理。5.電話維護維護電話設(shè)備的正常工作和使用狀態(tài)，對于公司日常工作的開展非常重要。以下是電話維護規(guī)定：維護電話機良好、干凈，并使用適合的材料清潔鍵盤和機身表面；不得隨意移動改動電話設(shè)備，如有需要請跟電話維護人員聯(lián)系；在電話使用過程中出現(xiàn)故障，應(yīng)及時向電話維護人員報告；嚴禁私自拆卸、損壞電話設(shè)備，如有違反，應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任。6.后記電話作為