淺談PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院財務(wù)管理中的應(yīng)用

淺談PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院財務(wù)管理中的應(yīng)用

按廈門市醫(yī)療服務(wù)收費價格標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院就診患者提供的病歷卡可按0.5元/張收費，收費員發(fā)出一張病歷卡就得向患者收取0.5元現(xiàn)金，從財務(wù)管理看，病歷卡類似于現(xiàn)金等價物，必須加強對病歷卡的管理。財務(wù)科工作人根據(jù)PDCA循環(huán)管理理論，對病歷卡管理進(jìn)行改進(jìn)和完善。按PDCA循環(huán)管理理論，一個PDCA循環(huán)從選題開始劃分階段，可以將PDCA循環(huán)細(xì)分為九個階段：發(fā)現(xiàn)問題、成立小組、明確現(xiàn)狀、分析原因、選擇方案、計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check），處理（Action）。

一、發(fā)現(xiàn)問題階段

發(fā)現(xiàn)問題階段主要是發(fā)現(xiàn)問題、確認(rèn)問題，根據(jù)確認(rèn)的問題收集數(shù)據(jù)及相關(guān)資料。2013年7月，財務(wù)科會計人員在賬務(wù)處理和會計憑證審核過程中，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院門診收款員每月向銀行繳交病歷卡收入款是收款員填一張現(xiàn)金解款單，然后把款項繳交銀行，但是沒有一個憑據(jù)來核對收款員是否按時足額上繳病歷卡收入。會計人員評估認(rèn)為，病歷卡管理不完善，存在的管理風(fēng)險是有關(guān)人員可能截留病歷卡收入款。

二、成立小組階段

成立小組階段是圍繞發(fā)現(xiàn)的問題，成立一個臨時性的組織，組織協(xié)調(diào)有關(guān)人員去解決發(fā)現(xiàn)的問題。針對發(fā)現(xiàn)的病歷卡管理不完善的問題，我們成立了一個臨時小組，小組成員有會計、出納、票據(jù)專員和財務(wù)科有關(guān)負(fù)責(zé)人，小組成員的任務(wù)是制定病歷卡管理制度，并監(jiān)督實施，防范可能發(fā)生的管理風(fēng)險。

三、明確現(xiàn)狀階段

明確現(xiàn)狀階段主要是明確要達(dá)到的預(yù)期管理目的所必備行流程和規(guī)范。小組成員經(jīng)過討論，認(rèn)為要完善病歷卡管理，需有以下基本流程：（1）病歷卡購買金額和數(shù)量的登記與核對。（2）收款員病歷卡的領(lǐng)取與登記。（3）收款員上繳病歷卡收入。（4）核對收款員是否按時足額上繳病歷卡收入。（5）核對病歷卡專管員病歷卡的庫存數(shù)量。（6）對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見并制定整改方案，持續(xù)改進(jìn)。

四、原因分析階段

原因分析階段主要是分析發(fā)現(xiàn)的問題產(chǎn)生的原因，并通過分析的結(jié)果，反復(fù)問一個為什么，把問題逐漸引向深入，最終找出導(dǎo)致問題發(fā)生的作用因素。小組成員經(jīng)過查找分析認(rèn)為，病歷卡管理不完善的根本原因是管理者認(rèn)為工作人員都是

好同志，能自覺遵守職業(yè)道德，做好本職工作，不會主觀有意識想截留病歷卡收入從而違反財經(jīng)紀(jì)律。但是作為管理者，需要制定完善的管理制度，讓執(zhí)行人員知道，有相關(guān)制度在監(jiān)控他們的日常工作，從而達(dá)到管理的預(yù)期目的。

五、選擇流程改進(jìn)的方案

六、計劃階段

計劃階段主要是要明確制定行動計劃和資料的收集與分析計劃，明確以下問題：第一，確定相關(guān)工作責(zé)任人，哪些部門哪些人員完成什么樣的任務(wù)。第二，明確每個實施步驟的工作，實施過程控制的方法。第三，預(yù)計任務(wù)實施需要的時間。第四，明確在改進(jìn)過程的哪些環(huán)節(jié)實施測量。第五，明確數(shù)據(jù)收集的方式及收集方式的科學(xué)性。依據(jù)改進(jìn)病歷卡管理選擇的方案，決定從2013年8月開始實行病歷卡領(lǐng)用和盤點登記制度，為達(dá)到管理的預(yù)期目的，設(shè)計以下兩張表格：

表1反映票據(jù)專管員的病歷卡期初、期末庫存及購進(jìn)數(shù)量，由會計人員進(jìn)行核對并由會計人員和票據(jù)專管員簽名確認(rèn)，發(fā)出數(shù)量由領(lǐng)取人一般為收費員簽名確認(rèn)，時間及數(shù)量必須與表2每個收費員的領(lǐng)用情況一致；定期盤點庫存數(shù)與期末賬上庫存數(shù)核對。表2反映每個收費員的病歷卡期初、期末庫及本期發(fā)出數(shù)量。期初、期末庫存由收費處負(fù)責(zé)人及票據(jù)專管員共同盤點核對并簽名確認(rèn)，領(lǐng)用由收費員簽名確認(rèn)，每期根據(jù)每個收費員的當(dāng)期初期末庫存及領(lǐng)用情況計算出當(dāng)期發(fā)出數(shù)量并由收費員簽名確認(rèn)，每期根據(jù)發(fā)出數(shù)量計算收費員應(yīng)上繳病歷卡收入。出納和會計人員確認(rèn)收費員是否按時足額上繳病歷卡收入。

七、實施階段

實施階段主要是執(zhí)行已制定的解決問題的行動計劃。根據(jù)計劃，7月30～31日對病歷卡專管員及各個收款員的病歷卡數(shù)量進(jìn)行盤點登記、簽名確認(rèn)，并對之后（截至2013年10月31日）的病歷卡購入和領(lǐng)用情況進(jìn)行登記和簽名確認(rèn)，實施情況如下：

八、檢查階段

檢查階段主要是在確保數(shù)據(jù)收集科學(xué)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，確認(rèn)實際結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或者與預(yù)期目標(biāo)的差別和差距在哪里，并且確認(rèn)每項措施的有效性并得出結(jié)論。

2013年10月31日至11月中旬，小組成員安排對專管員和門診收費人員的庫存病歷卡進(jìn)行盤點，首先是2013年10月31日安排會計人員對票據(jù)專管員的庫存病歷卡進(jìn)行盤點，盤點數(shù)為25524張，與賬上數(shù)相符。之后票據(jù)專管員和收費負(fù)責(zé)人對各個收款員的庫存病歷卡進(jìn)行盤點，仍以其中一個收費員李某某為例，2013年11月3日現(xiàn)場盤點庫存數(shù)為216張，領(lǐng)用數(shù)和?？顔T登記的發(fā)出數(shù)相等都是4000張，由此計算從2013年8月1日至2013年11月3日李某某應(yīng)上繳病歷卡

收入=（期初2000+領(lǐng)用4000-盤點216）*0.5=2892元。會計人員和出納核對李某某2013年8月1日至2013年11月6日病歷卡收入上繳銀行的記錄為2013年8月28日1000元，9月29日500元，10月29日1000元，總上交2500元，與應(yīng)上繳差額392元。會計人員根據(jù)各個收費員的實際上繳收入借記銀行存款，貸記收入科目；根據(jù)表1領(lǐng)用情況借記支出科目，貸記庫存物資。

病歷卡管理的目標(biāo)是防范可能存在的風(fēng)險即有關(guān)人員截留病歷卡收入，與之前的病歷卡管理比較，完善后的病歷卡管理制度對病歷卡的購入、發(fā)出、庫存、領(lǐng)用、收入上繳情況能做到可追溯稽核，能夠?qū)Σv卡的收入上繳情況做到有效監(jiān)管，達(dá)到了預(yù)期的管理目標(biāo)。

小組成員對收費員李某某繳交金額差額原因進(jìn)行分析，存在的原因有：第一，上繳收入金額是截止10月29日，盤點日期是11月3日，按盤點數(shù)計算的應(yīng)上繳款含10月30日至11月3日的收入，這兩者之間有差額。第二，收款員少繳?？墒且喇a(chǎn)生差額的確切原因及數(shù)量還需要一定的時間和人力來核實，小組成員經(jīng)過討論認(rèn)為，已制定的病歷卡管理制度有需要完善或改進(jìn)的地方，這就涉及PDCA循環(huán)管理理論中的持續(xù)改進(jìn)，即在檢查管理制度的實施效果中發(fā)現(xiàn)了新的問題后整個管理工作進(jìn)入下一個PDCA循環(huán)。

九、處理階段

處理階段是流程標(biāo)準(zhǔn)化、經(jīng)驗推廣及進(jìn)一步總結(jié)的過程。標(biāo)準(zhǔn)化要將整個流程制度化，確保系統(tǒng)流程穩(wěn)定運行，并通過成果匯報等形式將經(jīng)驗從單一部門推廣至更多的部門。進(jìn)一步總結(jié)就是發(fā)掘這一PDCA循環(huán)中尚未解決的問題，把它轉(zhuǎn)到下一個PDCA循環(huán)。

小組成員經(jīng)過對這段時間病歷卡管理工作的總結(jié)和分析，提出了管理流程的完善措施并制度化，對病歷卡管理的控制環(huán)節(jié)和重點進(jìn)行調(diào)整，并從2013年12月開始執(zhí)行。完善措施是：保留表1，取消表2，重新設(shè)計一張表，相關(guān)人員登記并簽名確認(rèn)每個收費員每月領(lǐng)用病歷卡情況，收費員每月都應(yīng)按領(lǐng)用情況上交病歷卡收入。月末把該新表和表1移交會計做賬，會計人員根據(jù)該新表借記其他應(yīng)收款（應(yīng)收收費員病歷卡收入），貸記收入科目；根據(jù)收費員上交收入借記銀行存款，貸記其他應(yīng)收款（應(yīng)收收費員病歷卡收入）；根據(jù)表1借記支出科目，貸記庫存物資。如此，病歷卡管理制度較完善前方案有了很大的改進(jìn)，收費員是否有少繳病歷卡收入和少繳金額可在會計信