人事檔案管理制度范文（二篇）

第14頁共14頁人事檔案管理制?度范文第一條?為了規(guī)范人事檔?案的管理和利用?，為人力資源管?理工作提供有效?的信息依據(jù)，特?制訂本制度。?第二條集團(tuán)公司?員工檔案實行分?級管理由集團(tuán)?公司人力資源中?心引進(jìn)的員工的?檔案一律由集團(tuán)?人力資源中心統(tǒng)?一管理。（一?）原始檔案。員?工入司時隨轉(zhuǎn)的?人事檔案材料，?員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入?公司管理。（?二）新建檔案。?員工入司以后的?任職情況、培訓(xùn)?情況、工資調(diào)整?、學(xué)歷、職稱變?化、歷年考核等?情況及員工基本?情況復(fù)印件備查?材料。（三）?電子檔案。員工?的姓名、年齡、?婚姻狀況、身份?證號、家庭住址?、戶籍所在地、?畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷?、專業(yè)、職稱、?工作經(jīng)歷、崗位?、職務(wù)、合同期?限等情況通過電?子信息系統(tǒng)的形?式所形成的記錄?。經(jīng)集團(tuán)人力?資源中心授權(quán)自?行招聘的各分（?子）公司引進(jìn)的?員工的檔案由各?分（子）公司人?資科管理。第?三條人事檔案由?各公司、部門總?經(jīng)理分管或指導(dǎo)?，該公司、部門?人事負(fù)責(zé)人具體?負(fù)責(zé)操作和管理?，并對檔案的完?整性、真實性和?準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集?團(tuán)公司人力資源?中心全權(quán)負(fù)責(zé)對?各公司、部門人?事檔案的監(jiān)督考?核。二、人事?檔案的建立第?四條新建人事檔?案收集范圍由?人力資源部門直?接形成的材料：?（一）各種履?歷表、登記表、?面試評價表、個?人經(jīng)歷材料及求?職原始材料。求?職原始材料包括?：報名登記表、?照片、面試記錄?、身份證和畢業(yè)?證復(fù)印件、肝功?能、乙肝兩對半?和胸透檢驗單（?要求員工在進(jìn)公?司之前須到公司?指定的醫(yī)院進(jìn)行?體檢，且出具的?體檢證明須真實?有效）等材料。?（二）職務(wù)任?免申請表、行政?職務(wù)任免材料、?晉升技術(shù)職稱（?學(xué)位等）審批材?料。（三）工?資調(diào)整審批表。?（四）鑒定書?、鑒定表以及其?它各種鑒定材料?。（五）考核?、考勤或其它類?材料。（六）?有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)?歷及成績、學(xué)歷?情況等材料。?（七）各種處分?、處罰材料和通?報批評等材料。?（八）有關(guān)接?收、調(diào)配、解聘?等情況記錄材料?。（九）各種?重要的個人申請?、承諾、聘用合?同（協(xié)議）、保?險等材料。（?十）各種崗位責(zé)?任書、競聘、施?政方案等。通?過其它渠道形成?的材料：（一?）各類組織成員?或代表以及各種?先進(jìn)模范或受獎?勵材料。（二?）參加各級人大?或各類協(xié)會代表?大會材料。（?三）業(yè)務(wù)考績材?料、技術(shù)方面的?貢獻(xiàn)材料及各項?論文著作篇目等?。（四）出國?審批表及在外期?間鑒定材料。?（五）參加公司?組織的各類體檢?材料、工傷證明?材料。（六）?在原工作單位形?成的有關(guān)檔案材?料。（七）在?部隊或?qū)W校等機(jī)?關(guān)單位形成的有?關(guān)檔案材料。?（八）重要的社?會關(guān)系、親屬關(guān)?系的記錄材料。?（九）對違紀(jì)?、違法事件的申?訴、申報以及處?理情況記錄等。?第五條人事檔?案歸檔材料要求?歸檔材料應(yīng)具?備的條件：（?一）必須是已經(jīng)?處理完畢，而不?是懸而未決或沒?有最后審定和處?理意見的文件。?（二）材料必?須以個人為對象?。對反映多人有?關(guān)情況的材料，?應(yīng)當(dāng)分別制成以?個人為單位或反?映本人情況的材?料，方可歸入個?人檔案。（三?）凡歸檔材料必?須具有憑證性標(biāo)?記，如個人簽字?或加蓋個人印章?、單位公章等;?對屬于歸檔范圍?但手續(xù)不完備的?材料，應(yīng)先將手?續(xù)補(bǔ)齊，并在辦?理完備后再行歸?檔。（四）檔?案內(nèi)容必須實事?求是，不能帶有?虛構(gòu)、想象、夸?張的成份;人物?傳記、寫人物事?跡的報告文學(xué)、?個人回憶錄都不?得歸檔。（五?）檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)?完整，對頭尾不?清、來源時間不?明的材料，要盡?可能查清注明;?涉及個人重大問?題的材料，如需?查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相?關(guān)部門處理后，?方能歸檔。確定?材料能否歸檔時?，應(yīng)針對具體問?題具體分析，不?能一概而論;同?時，還應(yīng)對檔案?中應(yīng)當(dāng)具備而缺?少的材料予以登?記，并有計劃地?進(jìn)行收集補(bǔ)充。?應(yīng)妥善處理不?應(yīng)歸檔的材料：?（一）經(jīng)過鑒?別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有?關(guān)單位保存或處?理的材料，應(yīng)填?制《人事檔案轉(zhuǎn)?遞通知單》（此?指干部或重要人?員檔案）。（?二）接收單位清?點(diǎn)核對后，應(yīng)按?程序辦理接收手?續(xù)。（三）凡?屬退還本人的材?料、證章等，應(yīng)?開列詳細(xì)清單，?證明材料（物品?）名稱及份（件?）數(shù)，經(jīng)批準(zhǔn)后?退還本人，并由?本人在接收人處?簽字或加蓋個人?印章。（四）?對不直接退還本?人的材料，可經(jīng)?批準(zhǔn)后給予銷毀?，并應(yīng)對其本人?說明。（五）?銷毀人事檔案履?行一定審批手續(xù)?，任何個人都不?得擅自銷毀。?第六條人事檔案?的整理要求：?（一）應(yīng)遵循完?整、真實、精練?、實用的原則。?（二）應(yīng)做到?認(rèn)真鑒別、分類?準(zhǔn)確、編排有序?、目錄清楚、裝?訂整齊。（三?）人事檔案的保?管范圍與人員管?理應(yīng)相一致。?（四）材料增減?時應(yīng)進(jìn)行重新整?理。（五）人?事檔案原件作為?正本，對于機(jī)密?性較高的人事檔?案，可根據(jù)工作?需要和人員管理?情況建立副本。?第七條人事檔?案的建立（一?）集團(tuán)公司總部?新進(jìn)員工由人力?資源中心按要求?收集整理求職人?員原始求職材料?，并對于員工在?崗位工作期間形?成的各類檔案資?料須及時予以補(bǔ)?充完善。（二?）集團(tuán)公司人力?資源中心授權(quán)自?行招聘的各分（?子）公司直接按?人事檔案建檔要?求，經(jīng)該公司人?事負(fù)責(zé)人審核后?建立并逐步完善?各員工的人事檔?案。分（子）公?司人資科于每月?的____日前?將員工電子文檔?花名冊上報集團(tuán)?人力資源中心。?（三）員工所?在部門人事助理?建立本部門員工?基礎(chǔ)檔案，并對?員工在職期間相?關(guān)個人信息資料?（身份證號、聯(lián)?系方式、家庭住?址、戶籍地、學(xué)?歷、職稱、崗位?）的變更情況的?記錄于每月__?__日前以電子?文檔上報集團(tuán)人?力資源中心。?第八條人事檔案?的編號（一）?人事檔案編號構(gòu)?成。檔案代碼+?四位數(shù)字，按順?序編號。（二?）各分（子）公?司、部門人事檔?案代碼取正式名?稱前三個字的漢?語拼音第一個字?母（大寫），如?采購管理中心，?其人事檔案編號?為cgg。（?三）員工辭職后?的檔案編號繼續(xù)?保留，不重復(fù)使?用。（四）同?一部門員工的檔?案要求放在一起?，每____名?員工的人事檔案?存放在同一個檔?案袋內(nèi)，調(diào)動或?辭職抽出后不添?加新的員工檔案?，若檔案袋中員?工檔案已抽完，?此空檔案袋繼續(xù)?保留。抽出檔案?后應(yīng)該在檔案袋?上予以標(biāo)明。?第九條人事檔案?建立的具體程序?（一）集團(tuán)人?力資源中心以及?各分（子）公司?人事部門對材料?進(jìn)行鑒別，看其?是否符合歸檔的?要求。（二）?按照材料的屬性?、內(nèi)容確定其歸?檔的具體順序。?（三）在檔案?袋目錄上登記材?料名稱及其相關(guān)?的內(nèi)容。（四?）將新的材料存?入檔案。第十?條員工在職期間?形成的培訓(xùn)、獎?懲（考核）、晉?升等材料的收集?、整理與歸檔。?（一）大學(xué)生?、聘用人員、科?級（含）以上管?理人員在職期間?所形成的新檔案?材料，由所在公?司、部門每半年?整理一次，后備?管理干部的材料?由其所在公司、?部門每月收集整?理一次，統(tǒng)一交?集團(tuán)公司人力資?源中心存檔。?（二）其他員工?在職期間所形成?的培訓(xùn)、獎懲考?核、晉升等人員?在職期間所形成?的新檔案材料由?所在公司、部門?按季度定期收集?、整理，并要求?歸檔。三、人?事檔案的轉(zhuǎn)遞?第十一條人事檔?案轉(zhuǎn)遞的具體程?序（一）人事?負(fù)責(zé)人依據(jù)人力?資源調(diào)配通知單?或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)?走的員工檔案材?料。（二）在?檔案袋的人員編?號及姓名后注明?抽出的時間、原?因（調(diào)動、辭職?辭退和開除、自?離、晉升等）及?轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。（?三）填寫《人事?檔案轉(zhuǎn)遞通知單?》。（四）將?《人事檔案轉(zhuǎn)遞?通知單》放入員?工檔案一起，并?將檔案袋密封后?轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、?部門。（五）?收檔公司、部門?在收到檔案，核?對無誤后，必須?在《人事檔案轉(zhuǎn)?遞通知單》的回?執(zhí)單上簽字蓋章?，且及時反饋到?轉(zhuǎn)出公司、部門?。第十二條人?事檔案材料在轉(zhuǎn)?遞過程中要嚴(yán)格?執(zhí)行保密制度，?按要求裝袋密封?交接，并在封口?處加蓋公章，且?不能由員工本人?帶走，攜帶人員?嚴(yán)禁私自拆封偷?閱檔案。第十?三條員工晉升科?級（含）以上級?別，轉(zhuǎn)正后__?__月內(nèi)由所在?公司、部門按轉(zhuǎn)?檔程序和要求將?檔案提交集團(tuán)公?司人力資源中心?;科級管理干部?被免職后，其檔?案材料由集團(tuán)公?司人力資源中心?按照轉(zhuǎn)檔程序和?要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公?司、部門。第?十四條員工離職?后由其所在公司?、部門____?月之內(nèi)將其檔案?抽出，裝訂成冊?存檔，并妥善保?管二年。銷毀時?須填寫《檔案銷?毀申請單》，經(jīng)?集團(tuán)公司人力資?源中心核準(zhǔn)后予?以銷毀。四、?人事檔案的查詢?、借閱第十五?條檔案查詢和借?閱應(yīng)按程序辦理?（一）檔案的?查詢應(yīng)先申請，?說明查詢的對象?、理由和范圍，?所在公司、部門?人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?后，方可登記查?閱。不得隨意讓?人查閱員工檔案?。（二）外借?員工檔案須經(jīng)所?在公司、部門總?經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦?理借檔登記。最?長借閱期限為一?星期。若需延長?，需辦理續(xù)借手?續(xù)。（三）各?公司、部門、個?人需要出具人事?檔案證明材料，?由所在公司、部?門開具介紹信，?說明理由，再由?集團(tuán)公司人力資?源中心或所在公?司人事部按規(guī)定?予以辦理。（?四）人力資源中?心或各公司、部?門內(nèi)部查閱、借?檔和出具證明也?應(yīng)按照程序進(jìn)行?。五、人事檔?案的保管第十?六條人事檔案保?管必須嚴(yán)格遵守?保密的原則。?第十七條人事檔?案管理必須由專?人負(fù)責(zé)，定期檢?查核對，確保檔?案完整、準(zhǔn)確。?第十八條人事?檔案存放必須配?備專門設(shè)備，不?得與其它檔案混?放一起。第十?九條人事檔案存?放應(yīng)做到安全、?保密、防火、防?潮、防盜。第?二十條任何人不?得擅自將人事檔?案材料帶到公共?場合。六、考?核辦法第二十?一條凡出現(xiàn)以下?情況，將根據(jù)情?節(jié)輕重分別扣除?所在公司、部門?人事負(fù)責(zé)人績效?獎金____元?/次：（一）?人事檔案不全的?。（二）檔案?交接不清致使員?工檔案丟失的。?（三）不遵守?人事檔案保密制?度的。（四）?不履行正當(dāng)手續(xù)?將人事檔案帶出?檔案保管場所的?。（五）不按?規(guī)定銷毀人事檔?案的。公司人?事檔案管理辦法?規(guī)章制度一、?目的為了更有?效的的員工人事?檔案進(jìn)行妥善管?理，有效的保守?機(jī)密;同時為了?維護(hù)人事檔案的?完整，防止材料?損壞，便于高效?、有序的利用檔?案資料，特制定?本管理辦法。?二、檔案管理內(nèi)?容1、員工入?職檔案。個人簡?歷、員工入職登?記表、應(yīng)聘人員?登記表、面試記?錄及待遇核定事?項審批、筆試試?題、身份證復(fù)印?件、學(xué)歷學(xué)位證?復(fù)印件、離職證?明、各類合同及?協(xié)議。2、員?工培訓(xùn)檔案。培?訓(xùn)通知、培訓(xùn)總?結(jié)報告或者考評?結(jié)果、培訓(xùn)審批?表、員工外派培?訓(xùn)合同、外出培?訓(xùn)反饋表（證書?原件）、員工培?訓(xùn)統(tǒng)計表。3?、績效管理檔案?。將員工績效考?核相關(guān)資料按月?歸類整理。4?、員工離職檔案?。員工離崗包括?員工與公司解除?（終止）勞動關(guān)?系，死亡等情形?。三、檔案相?關(guān)規(guī)定1、基?礎(chǔ)管理1.1?原則。分類標(biāo)準(zhǔn)?、歸檔及時、排?列有序、層次清?楚、整理規(guī)范。?1.2員工入?職前，人力資源?部對人事檔案的?真實性、有效性?進(jìn)行核查，如有?虛假，可不予錄?用和解聘處理。?1.3對人事?檔案按入職時間?分類歸檔，按在?職人員、離職人?員進(jìn)行整理，并?及時登記于《入?職員工人事檔案?登記》（見附件?一）《離職員工?人事檔案登記》?，并在檔案前頁?填寫各種人事資?料的名稱及對檔?案進(jìn)行編號，人?事檔案原則上是?永久保存。1?.4當(dāng)在職員工?的基本資料有變?動時（如學(xué)歷變?動、身份證號碼?變動、個人技術(shù)?職稱變動、婚姻?情況變動等），?應(yīng)及時將相關(guān)資?料復(fù)印件交人力?資源部歸檔，原?件當(dāng)場查驗。?1.5調(diào)動和錄?用入公司的員工?，應(yīng)在辦理手續(xù)?前調(diào)閱檔案。在?其報到新崗位前?，對調(diào)入或新建?立的檔案都應(yīng)登?記。1.6對?員工進(jìn)行考察、?考核、培訓(xùn)、獎?懲形成的材料要?及時收集、整理?保持檔案的完整?性，歸檔的材料?必須認(rèn)真鑒別，?保證材料的真實?、文字清楚、手?續(xù)齊備。材料須?經(jīng)審批蓋章和本?人簽字的，應(yīng)在?蓋章、簽字后歸?檔。1.7員?工離職檔案每月?清查，另外存檔?，檔案保存原則?上三年后方可銷?毀（高管及核心?人員保留該員工?離崗____年?止）。___?_人力資源部檔?案員要注意檔案?管理環(huán)境的清潔?、整潔。1.?9檔案應(yīng)分類編?號存放，一個員?工一個編號，防?止重名重姓員工?檔案交叉，制電?子目錄，以便查?閱。2、檔案?的查、借閱2?.1檔案分為保?密與非保密，保?密檔案禁止查閱?，只能在檔案室?閱覽，不得外借?;非保密級檔案?因工作需要查、?借閱，須填寫《?查、借閱人事檔?案單》（附件三?），經(jīng)過行政人?力資源部經(jīng)理批?準(zhǔn)后方可查、借?閱。2.2任?何單位一般不得?垮部門查、借閱?人事檔案，下級?員工不得查、借?閱上級員工的人?事檔案。__?__公司級領(lǐng)導(dǎo)?、行政人力資源?部可直接查、借?閱員工人事檔案?。2.4所有?經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱?的人事檔案需在?三天內(nèi)歸還人力?資源部（除特殊?情況可延長），?對借閱后到期未?歸還者、歸還損?壞、私自復(fù)印檔?案者、遺失者依?照公司檔案管理?的相關(guān)規(guī)定處理?。____人?力資源部做好查?、借閱登記，并?在《人事檔案借?閱登記本》簽字?登記。3、查?、借閱檔案注意?事項3.1不?得涂改、圈劃、?抽取、撤換、損?壞檔案材料。?3.2不得擅自?復(fù)印、拍攝檔案?內(nèi)容，如有工作?需要從檔案中取?證須經(jīng)行政人力?資源部經(jīng)理同意?。3.3查、?借閱者不得擅自?泄露檔案內(nèi)容，?違反者視情節(jié)嚴(yán)?重，予以懲處。?4、檔案的銷?毀____公?司任何個人和部?門非經(jīng)同意不得?銷毀員工檔案資?料。4.2某?些檔案到了銷毀?期時，由人力資?源部填寫《公司?員工人事檔案銷?毀審批登記》，?經(jīng)行政人力資源?部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷?毀。4.3經(jīng)?批準(zhǔn)銷毀的人事?檔案，人力資源?部須認(rèn)真核對，?將批準(zhǔn)的《公司?員工人事檔案銷?毀登記》和將要?銷毀的人事檔案?做好登記并歸檔?，登記表永久保?存。四、制定?、修訂、廢除與?實施本管理辦?法經(jīng)行政人力資?源部經(jīng)理批準(zhǔn)后?，由人力資源部?實施，修訂和廢?止亦同。人事?檔案管理制度范?文（二）一、?公司管理的人事?檔案指公司內(nèi)部?人事檔案。公司?建立