展會(huì)前期籌備與組織教學(xué)課件

第四章前期尊備工作的組織與竇皰第一節(jié)確定合作辦展機(jī)構(gòu)與邀請(qǐng)函第二節(jié)展覽會(huì)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)第三節(jié)展出場(chǎng)館的落實(shí)與展區(qū)劃分第四節(jié)宣傳推廣計(jì)劃第五節(jié)展覽會(huì)配套活動(dòng)策劃第四章第一節(jié)確定合作歷杌構(gòu)與邀彍函從目前國(guó)內(nèi)外會(huì)展業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看,如果想把一個(gè)展覽會(huì)做成一個(gè)具有影響力的名牌展覽會(huì),僅僅依靠一個(gè)單位的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,必須依靠幾個(gè)或者多個(gè)部門的大力支持與合作。其實(shí),邀請(qǐng)和確定展覽會(huì)舉辦機(jī)構(gòu)的過程也是一個(gè)整合資源的過程。通過各合作機(jī)構(gòu)的通力合作與配合,使要舉辦的展覽會(huì)的各項(xiàng)籌備工作能夠順利進(jìn)行,并能夠達(dá)到預(yù)期的展出效果。宀、合作歡蜃機(jī)構(gòu)的確定原則大家知道,展覽會(huì)的舉辦機(jī)構(gòu)有主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位之分,這些辦展機(jī)構(gòu)的多少要以該展覽會(huì)項(xiàng)目發(fā)起單位的社會(huì)資源而定,協(xié)辦和支持單位可以缺少,但主辦和承辦單位不能沒有。從單位性質(zhì)來(lái)分,辦展合作機(jī)構(gòu)可以是政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、新聞媒體、大型有影響力的企業(yè)集團(tuán)等?？傊徽摵献鬓k展機(jī)構(gòu)的性質(zhì)如何,一般來(lái)說(shuō),一個(gè)展覽會(huì)合作機(jī)構(gòu)的確定應(yīng)遵循以下幾項(xiàng)原則:1、堅(jiān)持提高展覽會(huì)影響力的原則2、堅(jiān)持增強(qiáng)展覽會(huì)權(quán)威性原則3、堅(jiān)持方便展覽會(huì)宣傳推廣的原則4、堅(jiān)持有利于展覽會(huì)招商招展的原則5、堅(jiān)持點(diǎn)面結(jié)合的原則1、堅(jiān)持高彩響加的原則目前,在我們國(guó)內(nèi)舉辦一個(gè)展覽會(huì),在條件允許的情況下,通常會(huì)邀請(qǐng)國(guó)家或舉辦地政府主管部門來(lái)作為展覽會(huì)的主辦或支持單位。這主要是利用政府主管部門的管理職能來(lái)提高展覽會(huì)的影響力,增強(qiáng)企業(yè)參展的信心和積極性。做到這一點(diǎn),主要以該展覽會(huì)的定位和展覽會(huì)發(fā)起單位所占有的社會(huì)資源而定2、啁持增騷權(quán)威嗟原則我們都知道,一個(gè)高水平的專業(yè)展覽會(huì)往往代表著一個(gè)國(guó)家或地區(qū)展覽會(huì)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)。所以,我們?cè)诖_定展覽會(huì)的舉辦機(jī)構(gòu)時(shí)必須要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),就要想辦法邀請(qǐng)?jiān)撜褂[會(huì)所涉及產(chǎn)業(yè)的行業(yè)協(xié)會(huì)作為展覽會(huì)的合作機(jī)構(gòu)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,行業(yè)協(xié)會(huì)在該產(chǎn)業(yè)內(nèi)的作用和地位是很多其他部門不能相比的。邀請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)來(lái)共同舉辦該展覽會(huì)不僅可以提高該展覽會(huì)的行業(yè)號(hào)召力和影響力,還有利于組織企業(yè)參展和組織專業(yè)人員入場(chǎng)參觀洽談,進(jìn)一步提高展覽會(huì)的展出水平與效果。3、堅(jiān)持亦便宜陟推廣的原在現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域,人們都能感受到傳媒的力量以及它對(duì)行業(yè)的各種影響,無(wú)論是廣告的傳播作用還是新聞報(bào)道的輿論導(dǎo)向作用,都在或多或少的影響著人們的生活,甚至影響著一些商業(yè)決策的進(jìn)行。目前對(duì)于展覽會(huì)而言,擁有傳播話語(yǔ)權(quán)以及豐富廣告資源的傳媒是一個(gè)不可或缺的合作伙伴,不論是媒體的廣告支持還是新聞報(bào)道,都對(duì)展覽會(huì)的成功與否有著重要的決定性作用。。與此同時(shí),現(xiàn)代媒體也開始越來(lái)越看重展覽會(huì)這個(gè)現(xiàn)場(chǎng)交流平臺(tái)以及通過展覽會(huì)所集聚起的優(yōu)質(zhì)客戶群體。所以,我們?cè)谶x擇媒體作為展覽會(huì)合作辦展機(jī)構(gòu)時(shí),在可能的情況下,最好是專業(yè)媒體與大眾媒體相結(jié)合、國(guó)家級(jí)媒體與地方媒體相結(jié)合、現(xiàn)代媒體與傳統(tǒng)媒體相結(jié)合。這樣,可以加快展覽會(huì)信息的有效傳遞,擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力,能有效地形成展覽會(huì)項(xiàng)目的品牌效應(yīng),最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略4、堅(jiān)特有利于招商招展的原則工作鑒會(huì)能均是辦排到:熱們道如招士作的益也不會(huì)好,甚至可能如果招商工作沒有做好,只有參展企業(yè)而沒有觀眾參觀洽談會(huì)單會(huì)的餐種計(jì)劃方案都必須要充分考展工作的能取特壯簽考廈的數(shù)校度5、遲京面會(huì)的原則點(diǎn)面結(jié)合就是在社會(huì)資源允許的情況下,展覽會(huì)的主辦機(jī)構(gòu)要做到國(guó)家政府部門與地方政府部門相結(jié)合;如果是國(guó)際性展覽會(huì),最好是國(guó)外機(jī)構(gòu)與國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)相結(jié)合;選擇媒體時(shí),要堅(jiān)持國(guó)家級(jí)媒體與地方性媒體相結(jié)合,專業(yè)媒體與大眾媒體相結(jié)合,現(xiàn)代媒體與傳統(tǒng)媒體相結(jié)合。這樣才能有利于展覽會(huì)品牌的傳播增強(qiáng)展覽會(huì)的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力,提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性,促進(jìn)展覽會(huì)項(xiàng)目的快速發(fā)展。二、邀的制作展覽會(huì)邀請(qǐng)函通常又稱招展函,它是辦展機(jī)構(gòu)向目標(biāo)參展企業(yè)傳遞展覽會(huì)信息的第一份主要核心資料。邀請(qǐng)函的主要作用是向目標(biāo)參展商說(shuō)明展覽會(huì)的有關(guān)情況,并引起他們對(duì)展覽會(huì)的關(guān)注和參展的興趣。邀請(qǐng)函也是進(jìn)行展覽會(huì)產(chǎn)品營(yíng)銷的重要資料并且是目標(biāo)參展商最初了解展會(huì)情況的主要信息來(lái)源。在很多時(shí)候,許多目標(biāo)參展商對(duì)展覽會(huì)的第一印象主要來(lái)自展覽會(huì)邀請(qǐng)函可見,展覽會(huì)邀請(qǐng)函的策劃和編印工作在展覽會(huì)各種文案策劃和展位營(yíng)銷工作中占有何等重要的地位。為了能使目標(biāo)參展商對(duì)展覽會(huì)有足夠的了解,并對(duì)展覽會(huì)做出基本的判斷,展覽會(huì)邀請(qǐng)函的內(nèi)容必須簡(jiǎn)單、明了、準(zhǔn)確、全面。1、邀彍函的編慚涼則展覽會(huì)邀請(qǐng)函的內(nèi)容較多,也較繁雜,在編制邀請(qǐng)函時(shí)一定要對(duì)其內(nèi)容、