醫(yī)院合同檔案管理工作的實踐研究與新思路

醫(yī)院合同檔案管理工作的實踐研究與新思路

摘要：隨著經(jīng)濟生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度。因此，醫(yī)院合同檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會發(fā)展，從而促進我國醫(yī)行事業(yè)長遠發(fā)展。本文就醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略，以此提高醫(yī)院合同檔案資料利用效率和管理質(zhì)量。Key：醫(yī)院；合同檔案；分類；利用1合同檔案的研究背景《中華人民共和國合同法》于1999年10月1日開始實施，這部法律對合同做了明確的闡述：“合同，是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。”隨著社會發(fā)展，無論是我們的衣食住行，還是企事業(yè)單位的發(fā)展都離不開合同。本文以醫(yī)院為例，在醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中，設(shè)備采購、辦公用品采購、醫(yī)療糾紛、基建等工作都會產(chǎn)生大量的合同檔案，可以說合同檔案與醫(yī)院發(fā)展是息息相關(guān)，不可分割的。合同檔案，顧名思義就是指合同從簽訂到終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。近年來，為了改善醫(yī)療環(huán)境，提高醫(yī)院的服務(wù)水平，醫(yī)院不斷改擴建臨床科室，建新院，引進先進的醫(yī)療設(shè)備，每一項經(jīng)濟活動都產(chǎn)生了大量的合同檔案。這些檔案的形成清楚地反映出醫(yī)院完整的經(jīng)濟活動，真實地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。2醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，故而忽視在其管理方面的投人，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠發(fā)展。2.1現(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展。2.2合同檔案管理的信息化程度不夠高隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時還要利用信息技術(shù)改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。2.3合同檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不高目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊伍素質(zhì)不高的問題，導致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。3解決方法3.1加強人才建設(shè)和作風建設(shè)醫(yī)院檔案管理工作所承擔的責任極為重大，其需要具備一定的社會責任感和奉獻精神。現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作需要管理人員首先具備專業(yè)的醫(yī)療基本知識，既要熟悉檔案專業(yè)知識又要掌握現(xiàn)代化管理理論，既要具備相關(guān)醫(yī)學知識又要具備優(yōu)秀的作風?，F(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作需要的是一專多能的現(xiàn)代化復合型人才。醫(yī)院要制定相應(yīng)的人才管理策略，加強院風建設(shè)，制定醫(yī)院的相關(guān)文化和思想理念的培訓計劃，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。在相關(guān)政策的指導和引領(lǐng)下，使檔案管理人員能夠保持淡泊名利，保有奉獻精神。醫(yī)院領(lǐng)導層要通過各種激勵制定的建立激發(fā)工作人員的潛能，使其在工作中勇于創(chuàng)新，奮發(fā)向上。通過對人員的培訓和對外交流等工作使檔案管理人員不斷改善知識結(jié)構(gòu)、擴大知識面、更新理念，為醫(yī)院檔案管理工作做出應(yīng)有的貢獻。3.2以創(chuàng)新促進檔案科學發(fā)展創(chuàng)新永遠是企業(yè)和單位發(fā)展的動力源泉，只有創(chuàng)新才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的發(fā)展和保持持久活力。醫(yī)院檔案管理人員固有的落后思想一定要革除，思維方式要改變，將以往檔案管理的邊緣化思路徹底理順，改變重管輕用的傳統(tǒng)現(xiàn)象。改革一定伴隨著劇痛，檔案管理工作亦是如此，在創(chuàng)新理念不斷日新月異的今天，如果還是一味地抱殘守缺就等于自絕后路，醫(yī)院的發(fā)展更加無從談起。因此，檔案管理工作今后的任務(wù)就是要開闊思路，擴大視野，緊跟時代發(fā)展趨勢，對與時代發(fā)展不相匹配的落后制定進行動態(tài)調(diào)整，使之更切合現(xiàn)代檔案的發(fā)展需求，經(jīng)過創(chuàng)新管理模式，合理運用網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化技術(shù)管理，使檔案管理始終處于良勝發(fā)展，事實證明，落后的管理方式已不能滿足現(xiàn)代工作的需要。3.3網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化理念當前，高科技手段被運用于各個領(lǐng)域，給工作帶來很大的便利，管理方式也更加科學，大大提高了管理人員的工作效率。管理人員應(yīng)該盡快熟練對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，使檔案管理工作趨于規(guī)范化。檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是大勢所趨，也可以為檔案管理提供強大助力，形成新的活力。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速和便捷性的實現(xiàn)，從數(shù)據(jù)的入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個環(huán)節(jié)予以體現(xiàn)。檔案實現(xiàn)數(shù)字化對于檔案的開放、實現(xiàn)快速檢索、便于利用以及信息資源的整合共享等具有不可替代的作用，能夠極大滿足社會發(fā)展的需要。3.4合作共享發(fā)展理念檔案管理工作不僅要實現(xiàn)與人之間的交流合作，而且也要提高與不同領(lǐng)域經(jīng)驗的良好合作。檔案管理人員應(yīng)主動與其他管理部門，如科研部門、檔案學會、檔案局以及檔案網(wǎng)站等進行交流與合作，以開放的姿態(tài)學習和借鑒他人的管理經(jīng)驗和模式。與這些單位合作舉辦各種活動，共同開發(fā)各種項目，開拓視野，拓寬思路，整合資源。與不同領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化收集，異地備份等戰(zhàn)略合作，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間，我們在做好日常歸檔工作的同時，還應(yīng)當積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗，去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。Reference[1]金銀善.關(guān)于醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2015，31（17）：160+162.[2]胡昌松.醫(yī)院合同檔案的特點與管理措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2