跟單文員工作計(jì)劃范文3篇

2/2跟單文員工作計(jì)劃范文3篇跟單文員工作計(jì)劃范文一：

一.外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位一個(gè)公司或工廠的外貿(mào)部門在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對(duì)于市場(chǎng)的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。

其次，從形象上講，外貿(mào)部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個(gè)公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿(mào)部門的溝通交流間接地理解了公司的運(yùn)作，文化。

公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過外貿(mào)部門的工作推出去的，同時(shí)客戶的各種信息也是通過外貿(mào)部門的分析研究后轉(zhuǎn)達(dá)給公司內(nèi)部其它部門的，故在這點(diǎn)上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶?；谶@些特點(diǎn)，就要求公司的工作人員：在做事的時(shí)應(yīng)有原則，但又能靈活處理事情，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對(duì)于突發(fā)事件的發(fā)生，要能鎮(zhèn)靜處理，有溝通能力，工作協(xié)調(diào)能力，工作組織能力及能承受工作壓力。在本部門內(nèi)各位員工之間要充分合作，互相協(xié)調(diào)，工作任務(wù)分配明確，工作要有序，堅(jiān)持按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發(fā)生，爭(zhēng)取創(chuàng)造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗Ｍ赓Q(mào)部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門及其它部門為基礎(chǔ)的。在工作中要能同本公司其它部門進(jìn)行積極有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時(shí)間處理事情為原則。

二.外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程

1)外部2)內(nèi)部3)所需資料表格4)工作要求

(一).外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報(bào)關(guān)公司的聯(lián)系，同運(yùn)輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級(jí)配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個(gè)環(huán)節(jié)之間要安排仔細(xì)。工作不能斷層，

(二).內(nèi)部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購(gòu)部，生產(chǎn)部，等其它部門，從主要工作的特點(diǎn)來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，協(xié)助生產(chǎn)部，采購(gòu)部等其它部門完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實(shí)際的貨物。故外貿(mào)部門最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門的作用

(三).外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來規(guī)范部門的工作。做到各種信息都有記錄。1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會(huì)計(jì)一份，樣辦單填寫一定要標(biāo)明所有的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個(gè)，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后按照樣辦生產(chǎn)大貨。訂單落實(shí)后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，根據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個(gè)配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無誤后再通知供應(yīng)商生產(chǎn)。

2).報(bào)價(jià)單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時(shí)，價(jià)格可以馬上確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中很多時(shí)候要用到報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單填寫要標(biāo)明產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時(shí)間等。報(bào)價(jià)單由主管或業(yè)務(wù)員留存。

3).形式發(fā)票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開給客人的訂單書面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明所有合同要件，包括：價(jià)格，數(shù)量，訂單要求，單價(jià)，交貨條件，付款方式，交貨時(shí)間，客人嘜頭等。經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會(huì)計(jì)一份，以便查賬。

4).成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報(bào)價(jià)階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢價(jià)的成本分析(大概)，在訂單確認(rèn)后要重新進(jìn)行詳細(xì)的成本分析，如果利潤(rùn)低于部門規(guī)訂的百分比后要請(qǐng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤(rùn)范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這里要求公司部門要對(duì)利潤(rùn)百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門操作時(shí)，利潤(rùn)如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的同意。因?yàn)榭腿艘蟛煌?，?shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對(duì)低于常規(guī)利潤(rùn)的訂單需要進(jìn)行評(píng)估。

5).生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認(rèn)后，要根據(jù)同客戶所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對(duì)訂單的具體要求。每個(gè)細(xì)節(jié)都要有注明。特別是交貨期及對(duì)質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時(shí)。要召集相關(guān)部門主管開小會(huì)，由負(fù)責(zé)這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門講解訂單詳細(xì)要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個(gè)部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會(huì)時(shí)要求主管參加，做到再次對(duì)訂單的核對(duì)，如跟單(采購(gòu)對(duì)訂單理解有所偏差時(shí)可及時(shí)指出)。

6).采購(gòu)單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指根據(jù)訂單要求采購(gòu)一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求采購(gòu)單簡(jiǎn)單明了，對(duì)配件要求要詳細(xì)講明。質(zhì)量要求及交貨期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。采購(gòu)單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的采購(gòu)單要求供應(yīng)商簽回作實(shí)。

7).驗(yàn)貨報(bào)表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個(gè)跟單或主管要對(duì)每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對(duì)配件的檢查，中期驗(yàn)貨及最終驗(yàn)貨。驗(yàn)貨時(shí)要求照單驗(yàn)貨，如有任何凝問請(qǐng)及時(shí)通知主管或經(jīng)理，以便及時(shí)解決問題。跟單員要通知主管每次驗(yàn)貨的情況，主管也有責(zé)任詢問每張訂單的情況。

8).財(cái)務(wù)跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會(huì)計(jì)部門要有明確的訂單財(cái)務(wù)記錄。包括：1)訂單訂金/尾款詳細(xì)的記錄。2)各訂單配件的帳款項(xiàng)明細(xì)資料。

9).裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要根據(jù)客戶的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗(yàn)貨無誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10).其它文件：外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產(chǎn)地證，報(bào)關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。

11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個(gè)資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應(yīng)商情況和配件。工作要求:外貿(mào)部門不是一個(gè)獨(dú)立的部門它是基于生產(chǎn)部基礎(chǔ)之上的一個(gè)協(xié)調(diào)溝通的部門，需要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

1).采購(gòu)部，外銷部門經(jīng)常會(huì)碰到客戶問價(jià)格的情況，有的是產(chǎn)品比較熟悉的，可以馬上報(bào)價(jià);有的則不能一時(shí)馬上報(bào)價(jià)，這時(shí)需要同采購(gòu)部溝通，以了解成本構(gòu)成等價(jià)格因素。此外有時(shí)客人會(huì)在價(jià)格上不作讓步，需要生產(chǎn)工廠多做一些讓步，這時(shí)要同主管或經(jīng)理講明后聯(lián)系采購(gòu)部爭(zhēng)取有所降低(指成本方面)。因此需要外貿(mào)部門的人員要能與各部門相處融洽。

2).生產(chǎn)部，及時(shí)了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時(shí)同生產(chǎn)部溝通，以便安排訂單生產(chǎn);在特殊情況下(指客貨較急的情況下)，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。一個(gè)基本原則是平常不允許外貿(mào)部門過多過問干涉生產(chǎn)部的安排。

基本特點(diǎn)和工作規(guī)范：

1)外貿(mào)工作周期長(zhǎng)，工作隱性強(qiáng)，很多工作平時(shí)看不到成效，需要時(shí)間的積累和堅(jiān)持，通常半年或更長(zhǎng)時(shí)間才能看出效果。

2)工作方式上：要求與工廠工作同步，但是公司給予一定的自由度。因?yàn)榭赡芡獬鰰?huì)客/接客，找樣品/樣辦,看樣辦/樣品，考察工廠(配件生產(chǎn)或加工)3)部門上班時(shí)間為：8：00-12：001：30—6：00，通常不加班(特殊情況例外，比如周末出貨)

4)公司給外貿(mào)部門主管一定的處理事情的特權(quán)。主要是指：價(jià)格方面在利潤(rùn)允許范圍內(nèi)可以當(dāng)機(jī)立斷;交貨期方面可以根據(jù)實(shí)際情況接受客人短于常規(guī)的交貨期等，有效地去解決問題，爭(zhēng)取訂單。

5)外貿(mào)主管可以有相應(yīng)的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。指外出請(qǐng)客吃飯等(但只適合在一定的范圍之內(nèi))。

6)公司給外貿(mào)部門車輛方面的方便，可以及時(shí)調(diào)用公司交通工具。

7)外貿(mào)部門在傳達(dá)有關(guān)訂單信息時(shí)，要求指令明確不能含糊不清。

8)每期新產(chǎn)品一定要拍照整理存檔。圖象大小統(tǒng)一，格式統(tǒng)一，能直接上傳網(wǎng)上使用。

9)公司網(wǎng)站設(shè)計(jì)要具有時(shí)代特性，英中文，簡(jiǎn)單明了，主要要突出產(chǎn)品。網(wǎng)上產(chǎn)品要及時(shí)更新，維護(hù)由外貿(mào)部門專人負(fù)責(zé)。10)外貿(mào)部門要整理一份報(bào)價(jià)單，應(yīng)明確單價(jià)的上下浮動(dòng)范圍。以便能隨情況掌握，不至被動(dòng)。

11)公司有專有電話線及傳真線給外貿(mào)部門。傳真線分線安裝。12)部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報(bào)價(jià)資料，要按客戶分類歸檔，以便到時(shí)查驗(yàn)。

13)信息要及時(shí)處理，當(dāng)天的信息爭(zhēng)取當(dāng)天處理完畢。當(dāng)天詢價(jià)要當(dāng)天回復(fù)。

14)按照合同要求，按質(zhì)按量交貨。此處外貿(mào)部門有權(quán)威性，不得遷就其它部門的意見。

15)在同客戶溝通每一環(huán)節(jié)中，要把握服務(wù)做到前面的原則。16)主管的指令要明確。

17)辦公室區(qū)不準(zhǔn)打私人電話。

18)辦公室區(qū)不準(zhǔn)吸煙。(如有客例外)

19)辦公時(shí)間不準(zhǔn)上網(wǎng)聊天。外貿(mào)部門人員配備，工作權(quán)限及崗位職責(zé)1)人員要求2)主管3)會(huì)計(jì)4)助理員5)采購(gòu)?fù)赓Q(mào)部門的人員要求少而精。如部門人員暫時(shí)不夠，寧愿多花時(shí)間找合造人員，也不勿忙找人頂替所缺職位。部門要求人員性格：誠(chéng)實(shí)，勤奮，活潑，開朗有合作和團(tuán)隊(duì)精神。

經(jīng)理：

1)主要負(fù)責(zé)本部門的長(zhǎng)期規(guī)劃，帶領(lǐng)本部門人員開辟市場(chǎng)。

2)負(fù)責(zé)對(duì)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)。

3)負(fù)責(zé)抽查部門訂單情況。

4)負(fù)責(zé)公司部門的抽象業(yè)務(wù)規(guī)劃。

5)參加展覽會(huì)，接觸客戶。

6)對(duì)一些較復(fù)雜的情況作出斷定，指示主管如何操作。

7)經(jīng)常檢查部門訂單進(jìn)展情況。

8)定期或不定期抽查部門賬務(wù)情況。

9)負(fù)責(zé)主要的問題處理，不直接于涉部門主管下達(dá)的有關(guān)訂單任務(wù)。

10)主要負(fù)責(zé)對(duì)部門主管及部門會(huì)計(jì)的領(lǐng)導(dǎo)。有權(quán)過問部門的各項(xiàng)事務(wù)。但如有異議可直接同部門主管商談。

部門主管

1)負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理開拓市場(chǎng)。

2)負(fù)責(zé)部門與客戶的交流。

3)負(fù)責(zé)客戶開發(fā)及管理

4)負(fù)責(zé)本部門的具體工作的安排

5)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門的良好運(yùn)作。

6)對(duì)于較難處理的事，要同總經(jīng)理商議后做出快定及執(zhí)行。

7)對(duì)于比較重要的事情要取的與總經(jīng)理一致的意見。

8)要及時(shí)處理安排本部門的工作。做到有序。

9)要協(xié)助部門同本公司其它部門的溝通。

10)要協(xié)助部門同供應(yīng)商的溝通。

11)負(fù)責(zé)訂單的安排。

12)負(fù)責(zé)訂金的安排。

13)負(fù)責(zé)尾款的回收。

14)通知會(huì)計(jì)每張訂單的出貨情況。每次出貨時(shí)，在出貨前一定要通知會(huì)計(jì)。15)外出應(yīng)酬費(fèi)用要及時(shí)通知會(huì)計(jì)。

16)外出應(yīng)酬費(fèi)用不超過300元，可以直接行使，如超出300元要向經(jīng)理報(bào)告。

17)每個(gè)星期要作出一份總結(jié)報(bào)告。總結(jié)上一星期的工作情況。呈送總經(jīng)理。18)每個(gè)月底要做一份本月份報(bào)告，總結(jié)本月的工作情況。呈送一份給總經(jīng)理，自留一份存檔。

19)每個(gè)星期要組織本部門至少開3次早會(huì)。同大家討論關(guān)于部門的工作情況。及實(shí)際操作情況。

20)要通知會(huì)計(jì)每張訂單的的款項(xiàng)情況，及其它款項(xiàng)情況(關(guān)于訂金，尾款，樣辦費(fèi)，開模費(fèi)等其它費(fèi)用。)

21)如部門需要采購(gòu)一些物品，要向總經(jīng)理請(qǐng)示批準(zhǔn)后通知會(huì)計(jì)采購(gòu)。

22)如事先已因工作需要有所消費(fèi)。要向會(huì)計(jì)講明費(fèi)用目的(嚴(yán)禁虛報(bào))

23)工作中如出現(xiàn)失誤，應(yīng)反思吸取教訓(xùn)，不能隨便向部門其它同事發(fā)脾氣。

24)要能承認(rèn)由于自已的工作失誤造成的錯(cuò)誤。不允許推卸責(zé)任。

25)對(duì)于訂單的下達(dá)及信息傳達(dá)時(shí)，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對(duì)于下屬或其它同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。會(huì)計(jì)：會(huì)計(jì)主要是負(fù)責(zé)公司外貿(mào)部門的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，要求做到帳務(wù)記錄清晰。

1)會(huì)計(jì)受部門主管協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。但只對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2)負(fù)責(zé)部門每筆賬務(wù)的出入記錄。

3)負(fù)責(zé)訂單賬務(wù)的記錄，要及時(shí)詢問每張訂單的訂金情況，如訂金未入賬而部門已開始操作訂單，有權(quán)向部門主管詢問具體情況。直到有一個(gè)合理的解釋。

4)負(fù)責(zé)訂單的尾數(shù)款的回收，要及時(shí)詢問部門主管，如尾款未到，而準(zhǔn)備出貨的，要及時(shí)詢問部門主管，直到有一個(gè)合理的解釋。但要通知經(jīng)理知悉

5)負(fù)責(zé)配件(輔料)貨款的支付。在付款以前要核對(duì)每張訂單的具體情況。包括數(shù)量，交貨情況等，如供應(yīng)商經(jīng)常拖貨期或經(jīng)常有尾數(shù)，有權(quán)對(duì)所付貨款作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以加強(qiáng)供應(yīng)商對(duì)本部門的配合程度。

6)負(fù)責(zé)核對(duì)配件(輔料)價(jià)格。如同種產(chǎn)品前后價(jià)格不一時(shí)有權(quán)詢問采購(gòu)人員。

7)每月要做月結(jié)報(bào)表，一份呈送總經(jīng)理，一份呈送部門主管。助理或采購(gòu)：助理/采購(gòu)主要負(fù)責(zé)幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉(zhuǎn)化成實(shí)際的工作。本部門暫時(shí)只定助理員和采購(gòu)由一人擔(dān)當(dāng)，如需增加人員視情況而定。本公司要求工作人員：工作細(xì)心，勤奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團(tuán)體合作精神。

1)負(fù)責(zé)樣辦配件(輔料)的采購(gòu)。樣辦的跟蹤。

2)負(fù)責(zé)訂單配件(輔料)的采購(gòu)和跟蹤。

3)負(fù)責(zé)尋找一些好的供貨商，及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理

4)負(fù)責(zé)對(duì)配件價(jià)格的控制。目標(biāo)要做到用最低的價(jià)格采購(gòu)到最好的配件。做到采購(gòu)成本要處于本行業(yè)的最低水平。(要做到貨比三家，每次有新配件要詢價(jià)時(shí)，一定要至少詢問三家工廠)

5)負(fù)責(zé)對(duì)配件質(zhì)量的控制。配件質(zhì)量一定要與訂單要求相符，確保成品質(zhì)量

6)負(fù)責(zé)配件的確認(rèn)。根據(jù)訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經(jīng)過確認(rèn)后再安排生產(chǎn)。配件要交與主管確認(rèn)。(特殊情況例外)

7)負(fù)責(zé)配件入倉前的檢驗(yàn)。要根據(jù)訂單抽檢

8)負(fù)責(zé)大貨前樣辦的安排及確認(rèn)。大貨樣辦要交由主管確認(rèn)。確認(rèn)大貨樣辦與訂單相符后再根據(jù)訂單要求時(shí)間通知生產(chǎn)部安排生產(chǎn)。

9)負(fù)責(zé)配件貨期管理，要根據(jù)訂單時(shí)間要求及時(shí)調(diào)整配件的跟蹤。一定要根據(jù)訂單時(shí)間要求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時(shí)間為原則。

11)每張訂單配件價(jià)格確認(rèn)后要及時(shí)通知會(huì)計(jì)。

12)負(fù)責(zé)后期驗(yàn)貨。大貨生產(chǎn)完后，根據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn)貨。要填寫驗(yàn)貨報(bào)告。送呈主管。

13)每星期不少于3次以早會(huì)形式同主管溝通，同主管核對(duì)訂單進(jìn)展情況。以讓主管對(duì)訂單進(jìn)程有熟悉了解。

14)每月寫工作報(bào)告?？偨Y(jié)本月工作情況。及出現(xiàn)的問題報(bào)告送呈主管。

15)只對(duì)部門主管負(fù)責(zé)。如有越部門的事情處理?？赏ㄖ鞴?。

16)負(fù)責(zé)出貨安排，包括協(xié)助主管訂艙，報(bào)關(guān)等事項(xiàng)(具體要聽部門主管通知)。

17)訂單完成后，負(fù)責(zé)整理訂單歸檔。

18)不允許以任何形式收取供應(yīng)商的款項(xiàng)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即開除。

19)配件價(jià)格不許虛報(bào)，如有發(fā)現(xiàn)，經(jīng)指正不改立即開除。

20)如因出差產(chǎn)生費(fèi)用，請(qǐng)及時(shí)向會(huì)計(jì)報(bào)賬，要詳細(xì)列明出差地及目的地，出差費(fèi)用不許虛報(bào)。

21)對(duì)于上述18，19，20項(xiàng)。部門主管有權(quán)處理。貿(mào)易條件要求：1)樣辦2)合同3)付款方式的選擇樣辦：樣辦在訂單處理中占到十分重要的位置，故要求對(duì)樣辦的要求要小心認(rèn)真。如客戶有要求寄樣辦。在可能的情況下，要盡量寄辦給客人;但要參考下列要求。公司根據(jù)客人要求提供樣辦，但要收取相應(yīng)的樣辦費(fèi)用。具體情況以實(shí)際操作為準(zhǔn)。(具體體情況視客戶而定)在收到樣辦費(fèi)用后給客戶提供樣辦。如國(guó)外客戶，樣辦費(fèi)用要計(jì)算運(yùn)費(fèi)在內(nèi)。(特殊情況視具體情況而訂，由部門主管決定)打樣寄辦后要留存資料，以備查。所填樣辦單送交會(huì)計(jì)一份。

合同：大部分的商業(yè)行為都以合同為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。以確定雙方的權(quán)利和義務(wù)。故如有同客人簽訂合同，則一定要根據(jù)合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實(shí)際處理情況。如在沒有保證的前提下，不要隨便簽訂。如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時(shí)與經(jīng)理取得溝通。確認(rèn)可以達(dá)到客要求后再簽訂。合同中的四要素一定要仔細(xì)核對(duì)清楚：(價(jià)格，數(shù)量，品質(zhì)要求，交貨日期)在有凝問時(shí)要同客人溝通。

23)工作中如出現(xiàn)失誤，應(yīng)反思吸取教訓(xùn)，不能隨便向部門其它同事發(fā)脾氣。

24)要能承認(rèn)由于自已的工作失誤造成的錯(cuò)誤。不允許推卸責(zé)任。

25)對(duì)于訂單的下達(dá)及信息傳達(dá)時(shí)，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對(duì)于下屬或其它同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。會(huì)計(jì)：會(huì)計(jì)主要是負(fù)責(zé)公司外貿(mào)部門的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，要求做到帳務(wù)記錄清晰。

1)會(huì)計(jì)受部門主管協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。但只對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2)負(fù)責(zé)部門每筆賬務(wù)的出入記錄。

3)負(fù)責(zé)訂單賬務(wù)的記錄，要及時(shí)詢問每張訂單的訂金情況，如訂金未入賬而部門已開始操作訂單，有權(quán)向部門主管詢問具體情況。直到有一個(gè)合理的解釋。

4)負(fù)責(zé)訂單的尾數(shù)款的回收，要及時(shí)詢問部門主管，如尾款未到，而準(zhǔn)備出貨的，要及時(shí)詢問部門主管，直到有一個(gè)合理的解釋。但要通知經(jīng)理知悉

5)負(fù)責(zé)配件(輔料)貨款的支付。在付款以前要核對(duì)每張訂單的具體情況。包括數(shù)量，交貨情況等，如供應(yīng)商經(jīng)常拖貨期或經(jīng)常有尾數(shù)，有權(quán)對(duì)所付貨款作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以加強(qiáng)供應(yīng)商對(duì)本部門的配合程度。

6)負(fù)責(zé)核對(duì)配件(輔料)價(jià)格。如同種產(chǎn)品前后價(jià)格不一時(shí)有權(quán)詢問采購(gòu)人員。

7)每月要做月結(jié)報(bào)表，一份呈送總經(jīng)理，一份呈送部門主管。助理或采購(gòu)：助理/采購(gòu)主要負(fù)責(zé)幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉(zhuǎn)化成實(shí)際的工作。本部門暫時(shí)只定助理員和采購(gòu)由一人擔(dān)當(dāng)，如需增加人員視情況而定。

本公司要求工作人員：工作細(xì)心，勤奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團(tuán)體合作精神。

1)負(fù)責(zé)樣辦配件(輔料)的采購(gòu)。樣辦的跟蹤。

2)負(fù)責(zé)訂單配件(輔料)的采購(gòu)和跟蹤。

3)負(fù)責(zé)尋找一些好的供貨商，及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理

4)負(fù)責(zé)對(duì)配件價(jià)格的控制。目標(biāo)要做到用最低的價(jià)格采購(gòu)到最好的配件。做到采購(gòu)成本要處于本行業(yè)

的最低水平。(要做到貨比三家，每次有新配件要詢價(jià)時(shí)，一定要至少詢問三家工廠)

5)負(fù)責(zé)對(duì)配件質(zhì)量的控制。配件質(zhì)量一定要與訂單要求相符，確保成品質(zhì)量

6)負(fù)責(zé)配件的確認(rèn)。根據(jù)訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經(jīng)過確認(rèn)后再安排生產(chǎn)。配件要交與主管確認(rèn)。(特殊情況例外)

7)負(fù)責(zé)配件入倉前的檢驗(yàn)。要根據(jù)訂單抽檢

8)負(fù)責(zé)大貨前樣辦的安排及確認(rèn)。大貨樣辦要交由主管確認(rèn)。確認(rèn)大貨樣辦與訂單相符后再根據(jù)訂單要求時(shí)間通知生產(chǎn)部安排生產(chǎn)。

9)負(fù)責(zé)配件貨期管理，要根據(jù)訂單時(shí)間要求及時(shí)調(diào)整配件的跟蹤。一定要根據(jù)訂單時(shí)間要求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時(shí)間為原則。

10)如在樣辦及配件跟蹤過程中有任何凝問，要及時(shí)與主管溝通詢問，不能自作主張或賻衍了事付款方式的選擇：公司外貿(mào)部門的收款方式暫時(shí)為：現(xiàn)金付款CASH電匯T/T信用證L/C大筆的貨款：公司暫不接受：D/PATSIGHT/付款交單，D/A承兌交單MONEYGRAM速匯金，WESTUNION西聯(lián)匯款PAYPAL網(wǎng)上付款CREDITCARD信用卡付款CHECK支票等付款方式。原則上只有公司在收到尾數(shù)款后才安排出貨。如在未收到尾數(shù)款的情況下出貨時(shí)，會(huì)計(jì)有權(quán)利過問，除非主管能給出一個(gè)合理的解釋。(視具體情況而訂)，但會(huì)計(jì)一定要通知經(jīng)理。工作的開展及要求1)展會(huì)2)雜志及其它煤介3)網(wǎng)上平臺(tái)公司會(huì)安排參加各種專業(yè)的展覽會(huì)，如廣州的廣交會(huì)，上海的華東商品交易會(huì)等等，以達(dá)到推廣公司的目的，具體參展情況待公司研究決定。參加展會(huì)除選取國(guó)內(nèi)一些知名展會(huì)外，也會(huì)考慮到香港及國(guó)外的專業(yè)展會(huì)參展。以每年參加三到四次為限，包括國(guó)內(nèi)，香港及國(guó)外展會(huì)。(國(guó)內(nèi)展會(huì)一次，香港展會(huì)一次，國(guó)際展會(huì)一到兩次)。同時(shí)在行業(yè)內(nèi)比較出名的雜志上發(fā)布廣告。公司會(huì)安排選取一兩個(gè)較好的網(wǎng)上貿(mào)易平臺(tái)作為選取客戶的一個(gè)方式，比如阿里巴巴、中國(guó)制造網(wǎng)和中國(guó)紡織網(wǎng)等等，具體細(xì)節(jié)待總經(jīng)理決定。選取的網(wǎng)上平臺(tái)要知名度較高的一些網(wǎng)上貿(mào)易平臺(tái)，不宜選取過多，以一到兩家為主，便于維護(hù)和跟蹤。通過其它方式接觸客戶，客戶介紹，到國(guó)外網(wǎng)站收集客戶信息。

客戶分布群的簡(jiǎn)要概述及特點(diǎn)：客戶分布其基帶上可以分為7個(gè)大區(qū)域。在對(duì)外業(yè)務(wù)的接觸過程中，要對(duì)每個(gè)區(qū)的客人有所了解，以助于業(yè)務(wù)的開展。(下列情況只是作為外貿(mào)部門的參考，主要以實(shí)際情況而訂)

1)歐洲區(qū)客戶群：主要包括歐洲經(jīng)濟(jì)共同體在內(nèi)及其它的一些國(guó)家和地區(qū)。其中有，英國(guó)，法國(guó)，意大利，德國(guó)，瑞士，西班牙等國(guó)。這些國(guó)家及地區(qū)經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)，人們生活生平較高，對(duì)物品質(zhì)量要求也高?？腿溯^守信譽(yù)。付款及時(shí)，但對(duì)貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同此區(qū)客人做生意一定要注意產(chǎn)品質(zhì)量及交貨時(shí)間。一定要以確認(rèn)的樣辦或所簽合同為準(zhǔn)。(作為公司重點(diǎn)開發(fā)市場(chǎng))

2)美洲區(qū)客戶：分為南北兩大客戶群：主要指包括美國(guó)，加拿大，阿根延，巴西，哥倫比亞在內(nèi)的國(guó)家。北美地區(qū)經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)，人們生活生平較高，對(duì)物品質(zhì)量要求也高?？腿溯^守信譽(yù)。付款及時(shí)，但對(duì)貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同歐洲區(qū)客戶類似。注意事項(xiàng)同歐洲區(qū)客戶。南美洲經(jīng)濟(jì)一般，對(duì)物品要求一般。對(duì)貿(mào)易條件限制不是很嚴(yán)。一般根據(jù)合同要求做貨即可，但有些地區(qū)政治不穩(wěn)。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當(dāng)?shù)卣畬?duì)貿(mào)易的一些要求及限制。(作為公司重點(diǎn)開發(fā)市場(chǎng))

3)中東區(qū)客戶：中東迪拜作為中東地區(qū)最大的貿(mào)易市場(chǎng)，覆蓋了非洲以及海灣國(guó)家，貿(mào)易覆蓋人口達(dá)到13億，類似一個(gè)中國(guó)的總?cè)丝?，在這里云集了全世界120國(guó)家的客商，迪拜市場(chǎng)的特點(diǎn)為批發(fā)為主要的經(jīng)營(yíng)方式，產(chǎn)品以中低價(jià)為為主，質(zhì)量為中等要求，，求購(gòu)數(shù)量巨大，主要為轉(zhuǎn)口貿(mào)易貿(mào)易，現(xiàn)貨交易和訂貨貿(mào)易形式同時(shí)進(jìn)行。這些地區(qū)主要是一個(gè)貨物中轉(zhuǎn)地。貨物到此后輻射到的地區(qū)有非洲及歐洲的一部分地區(qū)。有好多客人從非洲及歐洲到此采購(gòu)貨物。需求大，要求出貨快。此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準(zhǔn)。但一定要注意出貨時(shí)間。一定要在客人規(guī)定的時(shí)間出貨?；蛉缈赡鼙M量提前出貨。也要注意貨款回收。要求在貨款到后再發(fā)貨。阿拉伯人從商精明，他們對(duì)于任何客戶都表現(xiàn)出他們的友好熱情，待人熱忱，不會(huì)流露出蔑視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價(jià)格等關(guān)鍵因數(shù)，如果你拿不出來信服的理由說服他，價(jià)格上一點(diǎn)一滴都不會(huì)退讓阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關(guān)系可以對(duì)生意的成功有至關(guān)重要的影響，所有日常友好的禮尚往來必不可少。公司主要的開發(fā)市場(chǎng)。

4)亞洲區(qū)主要包括日本，韓國(guó)，新加坡，馬來西亞，泰國(guó)，印度，印尼，中國(guó)等國(guó)家及地區(qū)。這些地區(qū)有一部分國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，對(duì)產(chǎn)品要求高，也有一些國(guó)家對(duì)產(chǎn)品要求不是很嚴(yán)。其中東南亞市場(chǎng)需開發(fā)。但南亞及其它市場(chǎng)視情況而定。在對(duì)外貿(mào)易中要視具體情況而定。5)非洲區(qū)非洲地區(qū)政局不穩(wěn)，語言障礙，及其它一系列因素。故公司不主張自主開發(fā)非洲市場(chǎng)。如要開展也要注意下列問題：特別要注意尼日利亞，BENIN等地的客戶。公司同非洲客戶不做D/P(托收)的條款，因?yàn)槟崛绽麃営械你y行可能和客戶勾結(jié)，在客戶沒付貨款的情況下放提單而使我們的企業(yè)蒙受損失?？蛻粑心崛绽麃喨魏毋y行開出的L/C，我們一定要求必須要經(jīng)過第三國(guó)銀行保兌(并要求如倫敦銀行、花旗銀行、渣打銀行等對(duì)L/C保兌)，沒有經(jīng)過保兌的L/C堅(jiān)決不收。對(duì)來公司的非洲客戶不要過分的熱情，在華的一切費(fèi)用一般要他們自己承擔(dān)，同時(shí)要婉言拒絕他們提出的索要高擋物品和借錢的要求。不要擔(dān)心生意做不成，只要公司賣給他的商品他覺得有利可圖，你們的生意是可以做成的。

有的客戶以尼日利亞銀行不能T/T大額外匯，千方百計(jì)的要求和你做D/P的條款，你不要答應(yīng)，在尼日利亞匯往境外的大額外匯是不受限制的。當(dāng)客戶只T/T了部分貨款要求你發(fā)貨后在給你T/T全部余款以贖取正本提單時(shí)你一定要注意，發(fā)貨后給客戶傳真付本提單時(shí)要將提單號(hào)、集裝箱號(hào)涂黑，因?yàn)樵谀崛绽麃啠ｊP(guān)和客戶勾結(jié)只憑提單傳真件上的號(hào)碼就可以將集裝箱提走的事情時(shí)有發(fā)生，故公司不主張開發(fā)非洲業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中請(qǐng)謹(jǐn)慎對(duì)待。大洋洲區(qū)：主要指澳大利亞及其周圍的地區(qū)。澳大利亞客人信譽(yù)很好，但數(shù)量少。周期長(zhǎng)。主要是同其地理環(huán)境有關(guān)。同澳大利亞客戶做生意請(qǐng)參照歐美等。其它地區(qū)：除上述之外的市場(chǎng)，在商務(wù)活動(dòng)中視情況處理。

總之。公司要求外貿(mào)部門在同客戶接觸時(shí)特別注意言詞用語，以免引起客人不必要的誤會(huì)。在合同中注明做不到的部分。合同中的條款一定要明確。在前期同客人的溝通中不能有欺騙性，所有提供給客人的資料一定要準(zhǔn)確，清楚，明了。另資料要留底。關(guān)于貨款一定小心處理，公司原則上在貨款沒有到賬的前提下不出貨。

跟單文員工作計(jì)劃范文二：

如果我能有幸進(jìn)入欣龍公司，我認(rèn)為要展開好一名銷售跟單文員的工作，真正的大展拳腳，促進(jìn)公司訂單的順利完成，應(yīng)該遵循以下幾點(diǎn)逐步進(jìn)入角色：一.7天之內(nèi)了解工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品。包括它的外觀，質(zhì)地，特性，優(yōu)點(diǎn)，缺點(diǎn)，用途。雖然跟單文員不屬于工程技術(shù)人員，似乎不需要對(duì)產(chǎn)品有更多的了解。其實(shí)不然。首先，在與客戶溝通時(shí)，如果你對(duì)產(chǎn)品只一知半解，那么客戶對(duì)你的信任度會(huì)大打折扣，甚至?xí)岩赡愕墓ぷ髂芰?。?dāng)客戶向你咨詢時(shí)，你也只能支支吾吾，或者老是去向技術(shù)人員打聽，客戶不可能放心的把訂單交給你去做。也沒有任何優(yōu)勢(shì)吸引客戶向你下單。

跟單人員的雖然不是官，但是他的門禁權(quán)限卻很廣，他可以進(jìn)出多個(gè)部門，這就給我們學(xué)習(xí)新產(chǎn)品提供了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下車間，不恥下問，沒有學(xué)不會(huì)的東西。紡粘無紡布，熔噴無紡布等，相信很快會(huì)被我熟知并熟練的運(yùn)用。

二.在最短的時(shí)間內(nèi)弄懂生產(chǎn)過程及工藝。剛開始，一般人會(huì)認(rèn)為跟單文員只需知道生產(chǎn)訂單的進(jìn)度就可以了，好像白領(lǐng)一樣，坐在辦公室，打著電話，發(fā)著email就可以掌控一切。一個(gè)優(yōu)秀的跟單人員，會(huì)非常熟悉產(chǎn)品的工藝流程，生產(chǎn)一定數(shù)量的產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)時(shí)間。會(huì)親自進(jìn)車間察看大貨的進(jìn)度。當(dāng)積累經(jīng)驗(yàn)久了，無論是工藝還是貨期你都可以直接回復(fù)客戶。

三.熟悉各部門的工作流程，按照公司的規(guī)定來辦事。每一個(gè)公司都有自己的工作模式。如果每個(gè)人都按照自己的流程來進(jìn)行工作，那么將會(huì)導(dǎo)致公司秩序的混亂，各個(gè)部門的工作也會(huì)受阻。嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟(jì)及名譽(yù)上的損失。比如說，公司規(guī)定收到客戶訂單需要經(jīng)理部門簽名確定。有一天，跟單員張三收到編號(hào)為a-001產(chǎn)品的訂單，當(dāng)時(shí)經(jīng)理部門正在討論產(chǎn)品調(diào)價(jià)的問題。下面的文員還沒得到具體的通知。這時(shí)，張三，直接將訂單發(fā)給生產(chǎn)線，催促生產(chǎn)。沒有給經(jīng)理確認(rèn)，而此時(shí)，a-001的產(chǎn)品因?yàn)樵牧蠞q價(jià)的問題需要漲價(jià)。但大貨已經(jīng)在生產(chǎn)了，張三跟客戶多次協(xié)商價(jià)格都調(diào)不上來。如果這時(shí)停止生產(chǎn)，那么那些半成品都會(huì)變?yōu)閺U品。如果讓大貨完成而不運(yùn)送給客戶，那你就違了約，且失去了信譽(yù)。最后只能虧本賣給了客戶。這樣就直接造成了公司虧損。

四.了解貨物的運(yùn)輸。出國(guó)的貨物一般通過船和飛機(jī)，國(guó)內(nèi)的貨物通過公司安排汽車或者安排物流公司運(yùn)送。在訂單完成之前，跟單文員要認(rèn)真選擇運(yùn)輸公司，并考察他的信譽(yù)度，是否有能力運(yùn)送此批貨物。欣龍公司貨物的運(yùn)送主要通過物流來完成，我會(huì)盡快熟悉這些物流公司。經(jīng)常與物流工作人員溝通，保證貨物安全準(zhǔn)時(shí)到達(dá)目的地。

五.熟悉了解客戶。對(duì)于客戶的訂購(gòu)產(chǎn)品的習(xí)性要有足夠的了解。當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí)，可以做出果斷的處理。比如說，客戶訂購(gòu)的產(chǎn)品，在外觀或者包裝上有一點(diǎn)微小的瑕疵，新來的跟單員可能會(huì)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者跟客戶協(xié)商是否能接受這種不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)品，如果是一位老跟單員，可以自己做出判斷。不必勞煩他人。

六.正確對(duì)待客戶服務(wù)。跟單文員實(shí)際上是公司和客戶之間的一個(gè)窗口。首先，你是公司的雇員，你得對(duì)公司絕對(duì)忠誠(chéng)，事事站在公司立場(chǎng)上，為公司著想。在客戶那邊，你必須堅(jiān)持“客戶是上帝”的原則。要讓客戶感覺到他是客戶，正在享受星級(jí)的服務(wù)?？蛻舨粫?huì)理會(huì)公司其他部門是怎么運(yùn)作，也不想知道更多，他只會(huì)與你聯(lián)系，了解他的訂單，了解他的貨期。所以要做一個(gè)明亮清晰的窗口，要看清事實(shí)，冷靜處理。我記得在東莞工作期間有一位同事，她總是盲目的滿足客戶的一切要求，從來不敢說“no”，根據(jù)工廠實(shí)際生產(chǎn)情況，訂單的貨期根本不能按照客戶的時(shí)間交貨，這位同事會(huì)說“ok”。后來只好安排訂單外包出去，結(jié)果貨期和質(zhì)量都達(dá)不到要求。有時(shí)，客戶給她一個(gè)新開發(fā)項(xiàng)目，所有人都曉得這個(gè)產(chǎn)品以我們現(xiàn)在的工藝無法完成，可這位同事總說：noproblem!一個(gè)新項(xiàng)目來來去去搞了兩三個(gè)月，既浪費(fèi)了時(shí)間，又得罪了客戶，最后又丟給客戶自己去找其它廠商。這時(shí)客戶時(shí)常打電話抱怨公司的服務(wù)不好，銷售人員不好。慢慢的這位客戶的訂單越來越少，最后換了供應(yīng)商。

七.加強(qiáng)與生產(chǎn)線的溝通，與車間工作人員保持良好的人際關(guān)系。跟單人員最關(guān)健的工作是溝通，跟催。如果與車間相關(guān)工作人員關(guān)系處理不好，那么跟單工作很難展開，根本無法促進(jìn)生產(chǎn)，保證訂單的順利完成。

八.努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)合同法》相關(guān)條款。在以往的工作中，很少接觸到法律，因?yàn)槿菄?guó)外訂單。公司都會(huì)由專業(yè)人士起草一份謹(jǐn)密的固定合同格式。所有的銷售員都采用統(tǒng)一的格式，只是修改一下客戶名，貨名，價(jià)格，貨期，付款方式，備注等等。遇到的經(jīng)濟(jì)糾紛較少。遇到不付款的客戶，在發(fā)電子郵件或打電話催款無效的情況下，有時(shí)是派國(guó)外追債公司或者公司駐外工作人員上門請(qǐng)款。在跟單過程中，只要重視與客戶交流時(shí)的書面證據(jù)，一般都不會(huì)有問題。我記得有一次，一個(gè)法國(guó)的客戶給我下了一張訂單，他們的訂單是法文，沒有其它英文描述。也沒有以往的英文貨物編號(hào)。我通過數(shù)量和單價(jià)判斷是一個(gè)裝戒指的戒指棉，我查出該客戶以往的訂貨記錄，找出當(dāng)時(shí)出貨的照片，電郵給了客戶，問他是否是需要這個(gè)產(chǎn)品?？蛻粼陔娻]中回答yes。出貨后的幾個(gè)月，收到客戶的投訴，說我們做錯(cuò)貨，要求我們賠。我立即找出當(dāng)時(shí)的電子郵件，客戶只好承認(rèn)是他們那邊沒有溝通好。然后重新下了一張訂單。當(dāng)時(shí)，生產(chǎn)部門也很高興，因?yàn)樯弦粏蔚呢浐苋菀咨a(chǎn)，而且單價(jià)高，現(xiàn)在又來一張類似的訂單，要知道，產(chǎn)量和銷售額是與工人的獎(jiǎng)金掛鉤的。在國(guó)內(nèi)，如果法律學(xué)得好，