公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1.引言公司檔案是公司的重要管理資源，具有極高的價值。做好公司檔案管理工作，不僅有助于促進公司管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化，同樣也有助于增強公司的核心競爭力和增強公司的商業(yè)信譽度。為做好公司檔案管理工作，制定一套完善、科學、合理的檔案管理制度，可更好地對檔案進行保護、利用和管理，真正實現(xiàn)對檔案的大力保護和高效利用。2.管理范圍公司檔案管理范圍應包括以下幾個方面：2.1檔案類型公司檔案分類應包括：行政管理檔案：財務、人事、行政等相關部門管理的檔案。經營管理檔案：經營計劃、市場分析、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)、研發(fā)資料等。技術管理檔案：公司技術研究、開發(fā)、設計、測試等過程記錄以及技術改進、創(chuàng)新、發(fā)明成果檔案。其他管理檔案：公司成立及變更、合作協(xié)議、法律文件等檔案。2.2檔案保管位置檔案保管位置應當是安全、防火、防潮、防盜的地方，同時也應當是便于管理、取用、檢索、鑒定和借閱的地方。2.3檔案保管期根據(jù)國家有關檔案管理規(guī)定，公司檔案應當根據(jù)不同類別、目錄分級的原則，確定不同的檔案保管期限。3.檔案管理職責公司檔案管理應當明確相應職責，即：檔案管理員：負責公司檔案管理、操作和維護，執(zhí)法檔案保管規(guī)定，負責對檔案保管環(huán)境進行日常巡視和檢查。部門主管：負責公司檔案管理相關業(yè)務的監(jiān)督和管理，并對部門內部檔案管理工作進行指導和管理。全體員工：負責公司檔案管理工作中的保密和避免損壞、丟失、篡改等問題。4.檔案管理程序4.1檔案采集公司應及時、全面的對各類檔案進行采集，應確保因工作性質和操作規(guī)程的要求而產生的檔案及時完整地采集歸檔。4.2檔案歸檔公司應通過細化的目錄體系，將不同類別的檔案進行分類并歸檔，同時提供各類檔案的管理、利用和借閱服務。4.3檔案保管公司應當做好檔案的保管工作，確保公司檔案的安全，預防丟失、損壞等問題。對涉密檔案應嚴格保護，有必要設置密碼、容器等安全保障措施。4.4檔案利用公司檔案應充分展示、利用和開發(fā)檔案內涵和價值，滿足人員科研、管理、法律等需求，提高檔案的社會價值和經濟效益。4.5檔案評估定期對公司檔案進行評估，從全面、科學、合理等角度，評估公司檔案的效益和利用價值，為公司日后的發(fā)展和利益提供保障。5.檔案借閱公司應為有關部門以及內部員工提供便捷的檔案借閱服務。借閱手續(xù)應符合檔案管理規(guī)定，保障檔案的完整性、保密性和安全性。6.檔案摧毀公司檔案到期后，應符合國家的檔案管理規(guī)定，將檔案進行摧毀。這需要指定封存摧毀人員，進行紀錄和安全保障以及規(guī)范的處理程序。7.結論公司檔案管理制度是建立公司檔案保障工作的體系和措施的基礎，也是獲得檔案保障、安全利用和價值創(chuàng)造的關鍵步驟。制定公司檔案保障工