藥企采購(gòu)部工作計(jì)劃

藥企采購(gòu)部工作計(jì)劃第一步：確定購(gòu)貨訂單說(shuō)明書(shū)

在選購(gòu)流程的初始階段，需要確定選購(gòu)需求，公司也面臨著“制造或者購(gòu)買(mǎi)”的選擇問(wèn)題。必需打算哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將被對(duì)外轉(zhuǎn)包。隨后要爭(zhēng)論的就只是外包的問(wèn)題。這個(gè)過(guò)程從草擬所要購(gòu)買(mǎi)的項(xiàng)目的說(shuō)明書(shū)開(kāi)頭，而這些說(shuō)明書(shū)可能在細(xì)節(jié)上有所不同。

一般而言，區(qū)分下列術(shù)語(yǔ)是可能的：功能規(guī)格說(shuō)明—即產(chǎn)品必需滿(mǎn)意用戶(hù)需求的功能（在本章里，術(shù)語(yǔ)“用戶(hù)”被用于更加廣泛的意義上。它可以是購(gòu)買(mǎi)并實(shí)際使用產(chǎn)品的個(gè)人，也可以指做出關(guān)于選購(gòu)的財(cái)務(wù)決策的人—預(yù)算是由他安排的）。這里有一個(gè)例子：在外購(gòu)綠化服務(wù)時(shí)，買(mǎi)方可能會(huì)在其與園丁簽訂的合同中規(guī)定，使用特定訓(xùn)練背景的園丁和Qualcast牌低噪音高效割草機(jī)，每個(gè)星期修剪一次草坪。然而，他也可以在合同中規(guī)定園丁必需使草坪保持不超過(guò)一英寸的高度，同時(shí)把工作時(shí)的噪音保持在若干分貝以下。差異是明顯的：在第一種狀況下，園丁會(huì)每周都修剪草坪（冬天也是如此），由于這是與客戶(hù)協(xié)定的。在其次種狀況下，園丁只有在需要時(shí)才會(huì)修剪草坪。（這個(gè)例子對(duì)讀者來(lái)說(shuō)可能價(jià)值不大，然而，它是以真實(shí)狀況為基礎(chǔ)的！）

使用功能規(guī)格說(shuō)明的優(yōu)點(diǎn)很明顯：

．潛在的供應(yīng)商被賜予了供應(yīng)其專(zhuān)長(zhǎng)的最佳機(jī)會(huì)；

．新技術(shù)及購(gòu)買(mǎi)者所不熟識(shí)的技術(shù)會(huì)被使用；

．它創(chuàng)建了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，全部的概念都將以它為對(duì)比進(jìn)行評(píng)價(jià)；

．詳盡的技術(shù)規(guī)范—這指的是產(chǎn)品的技術(shù)性能和特征，也包括由供應(yīng)商完成的活動(dòng)。通常這些技術(shù)規(guī)范被具體地繪制在技術(shù)圖紙上和用來(lái)監(jiān)控供應(yīng)商的活動(dòng)的行動(dòng)方案中。立約人以這種方式工作很簡(jiǎn)單導(dǎo)致規(guī)范說(shuō)明過(guò)多，用戶(hù)對(duì)產(chǎn)品和供應(yīng)商兩方面都加以要求則簡(jiǎn)單導(dǎo)致成本居高不下而功效不佳。功能規(guī)格說(shuō)明和技術(shù)規(guī)范都是一個(gè)更加廣泛的概念—購(gòu)貨訂單說(shuō)明書(shū)的一部分。

這份文件（通常是一系列文件）包括下列內(nèi)容：

．質(zhì)且標(biāo)準(zhǔn)，描述產(chǎn)品如何交付（是否有質(zhì)量證書(shū)）和產(chǎn)品要滿(mǎn)意什么技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；

．物流標(biāo)準(zhǔn)，說(shuō)明所需要的數(shù)量和要求的交貨時(shí)間；

．修理要求，描述產(chǎn)品如何由供應(yīng)商進(jìn)行修理和服務(wù)（和將來(lái)是否需要供應(yīng)備件）；

．法律和環(huán)境要求，打算了產(chǎn)品和生產(chǎn)流程兩方面都必需聽(tīng)從健康、平安和環(huán)境法規(guī)；

．目標(biāo)預(yù)算，說(shuō)明白在何等的財(cái)務(wù)限制內(nèi)，可能發(fā)覺(jué)的由將來(lái)的供應(yīng)商提出的解決方案。

在建筑工程和民用項(xiàng)目的選購(gòu)中，購(gòu)貨訂單說(shuō)明書(shū)通常以工作范圍的形式記錄下來(lái)。用戶(hù)或預(yù)算持有人對(duì)指定購(gòu)貨訂單需求負(fù)責(zé)，而購(gòu)買(mǎi)者的任務(wù)則是確保說(shuō)明書(shū)能夠制定客觀、不偏向任何供應(yīng)商的條款。一些制造業(yè)公司（包括施樂(lè)）規(guī)定了這種被稱(chēng)為結(jié)束程序的責(zé)任。在說(shuō)明書(shū)發(fā)給供應(yīng)商之前，它必需得到關(guān)于購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品和（或）向（潛在的）供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)的正式許可。這一程序的目的在于防止在選購(gòu)流程的執(zhí)行階段中產(chǎn)生誤會(huì)。通過(guò)這種方法，被稱(chēng)為解決問(wèn)題變更的開(kāi)支就被削減了。閱歷表明這種預(yù)備會(huì)使得項(xiàng)目的總工期大大縮短。

項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中發(fā)生的技術(shù)轉(zhuǎn)變的處理必需與轉(zhuǎn)變訂單程序全都。購(gòu)買(mǎi)者的工作在于確保供應(yīng)商的工作是根據(jù)發(fā)給他的最新規(guī)范進(jìn)行的。最抱負(fù)的是供應(yīng)商確定每一個(gè)經(jīng)核準(zhǔn)的轉(zhuǎn)變，最好是以書(shū)面形式—充分的結(jié)構(gòu)管理可以防止很多間題！總的來(lái)說(shuō)，在編制說(shuō)明書(shū)階段，購(gòu)買(mǎi)者實(shí)現(xiàn)的增值在于：

．確定明確的功能、技術(shù)、物流和修理說(shuō)明書(shū)；

．防止使用供應(yīng)商或某一品牌產(chǎn)品的規(guī)格說(shuō)明—保持在供應(yīng)商選擇的可能性上的開(kāi)放性；

．將被核準(zhǔn)的規(guī)格的轉(zhuǎn)變用明確的程序記錄在案；

．確保一個(gè)明確的樣品檢查程序；

．確定一個(gè)明確的方法使得買(mǎi)賣(mài)雙方能夠檢測(cè)產(chǎn)品質(zhì)量；

．（假如可能）確定一個(gè)總成本分析和（或）計(jì)算方法，用以在稍后階段評(píng)估報(bào)價(jià)