后勤品管圈-降低庫房耗材的庫存量-庫房管理組-精課件

精準(zhǔn)圈降低庫房耗材的庫存量2019年4月15日精準(zhǔn)圈降低庫房耗材的庫存量2019年4月15日1圈的組成圈名精準(zhǔn)圈圈徽

品管圈成立日期2018年7月16日科室班組庫房管理組活動期別第五期圈長汪潔副圈長彭奇輔導(dǎo)員孫冬杰精準(zhǔn)幫扶責(zé)任人李晶，王甜甜圈員基本信息（包括圈長）姓名年齡崗位學(xué)歷彭奇54歲庫房主管大專汪潔28歲庫房記賬員本科韓夢思26歲庫房記賬員本科曹立發(fā)26歲庫房保管員本科劉灣25歲庫房保管員本科徐亮25歲庫房保管員本科蘭林亮26歲庫房采購員本科杜玲24歲二級庫房組員本科制表人：汪潔制表時間：2018年7月23日圈的組成圈名精準(zhǔn)圈圈徽品管圈成立日期2018年2步驟0102030405主題選定活動計劃擬定現(xiàn)狀把握目標(biāo)擬定解析0607對策擬定對策實施與檢討080910效果確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)化檢討與改進(jìn)步驟0102030405主題選定活動計劃擬定現(xiàn)狀把握目標(biāo)擬定3主題選定01主題選定014主題評價法注：全體圈員對每個主題從領(lǐng)導(dǎo)重視程度、圈能力、重要性、迫切性、可行性這五個維度按照“951”進(jìn)行評價打分，各維度總分與主題評價維度權(quán)重打分表統(tǒng)計出來的相應(yīng)權(quán)重乘積之和為主題總分，得分最高者為本期主題。制表人：汪潔制表時間：2018年7月28日主題評價法注：全體圈員對每個主題從領(lǐng)導(dǎo)重視程度、圈能力、重要5選題理由醫(yī)院提高貨物周轉(zhuǎn)率，提高資金流動性降低資金占用成本和管理費用減少貨物積壓，釋放空間，保證消防安全臨床科室保障臨床科室的耗材供應(yīng)加速耗材運轉(zhuǎn)，保證物品有效期為臨床提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)響應(yīng)上級要求，后勤服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作指南（2016）目標(biāo)庫存200萬提高采購計劃準(zhǔn)確性提高工作效率選題理由醫(yī)院提高貨物周轉(zhuǎn)率，提高資金流動性臨床科室保障臨床科活動計劃擬定02活動計劃擬定027甘特圖注：由于11月部分預(yù)算使用完畢，無法正常入出庫，所以真因驗證環(huán)節(jié)無法正常進(jìn)行，直至12月初增加預(yù)算后才能正常進(jìn)行解析環(huán)節(jié)。甘特圖注：由于11月部分預(yù)算使用完畢，無法正常入出庫，所以真8現(xiàn)狀把握03現(xiàn)狀把握039為何會產(chǎn)生庫存？入庫>出庫庫存入庫=出庫無庫存無庫存為何會產(chǎn)生庫存？入庫>出庫庫存入庫=出庫無庫存無庫存10現(xiàn)狀把握WhenWhereWhatHowmanyHowWhoWhy2018年8月1日-2018年10月31日器材科庫房三個月平均庫存金額及造成庫存積壓的次數(shù)及原因156回顧性統(tǒng)計法：統(tǒng)計每周入出庫金額層別法全體圈員物品備貨過多、科室領(lǐng)物不及時、系統(tǒng)故障、供應(yīng)商送貨不及時、其它現(xiàn)狀把握When2018年8月1日-2018年10月31日統(tǒng)計8~10月報表庫存金額現(xiàn)狀把握-現(xiàn)況值8月9月10月平均醫(yī)材2118282.922943684.842333499.372465155.71日用958634.45958815.891127943.281015131.21合計3076917.373902500.733461442.653480286.92制表人：汪潔制表時間：2018年11月1日統(tǒng)計8~10月報表庫存金額現(xiàn)狀把握-現(xiàn)況值8月9月10月平均12現(xiàn)狀把握日期醫(yī)材IT、辦公醫(yī)用器械醫(yī)用低值器械低值被服辦公用品印刷品日用品醫(yī)用被服低值設(shè)備電料水暖8月第一周-729970.81-195178.661620.40-6510.257096.94-10235.77-36525.45-4884.545252.101596.00-3691.000.008月第二周-156191.3592380.002509.963209.3874850.6815162.6523999.5028546.987980.940.002726.000.008月第三周136436.6624646.201952.621074.595684.62-3798.7410495.74-16895.215220.30-399.00-1440.000.008月第四周466634.56-28363.87-5819.44-12603.508323.544677.39-16169.9020434.243906.56-3591.00-1530.0076.008月第五周121199.4022503.90150.481219.080.000.000.00234.000.000.000.000.009月第一周-1009995.27-105587.28-4166.77364.2716210.23-5526.7723861.70-24741.43-4650.301197.002080.000.009月第二周-143951.9255699.736846.73-1604.22-16861.85-4555.56-26971.45-6709.58-23727.30399.00-880.000.009月第三周322226.95-171716.77-5851.39-4731.124228.174764.703866.50-27978.8610293.401197.00-2460.000.009月第四周266564.24-30529.042643.94-1614.007791.994572.853100.7551593.576791.80399.002534.000.0010月第一周-830622.0373376.2752.985140.6716183.72-2816.006994.10-36053.55-21409.60-1197.00-505.0038.0010月第二周667083.9624260.064690.97-3023.6018843.62-6744.31-18266.2632716.682990.40-1596.001584.00-228.0010月第三周315975.1654132.68-7400.63-2005.20-201217.679172.207835.8810961.52-569.922394.00568.000.0010月第四周299413.555190.631830.002090.00553.50910.9027.505105.503987.40399.00210.000.00統(tǒng)計8~10月每周入庫金額和出庫金額，出庫金額-入庫金額，若為負(fù)數(shù)，則有庫存積壓。制表人：汪潔制表時間：2018年10月31日現(xiàn)狀把握日期醫(yī)材IT、辦公醫(yī)用器械醫(yī)用低值器械低值被服辦公用13現(xiàn)狀把握-查檢表序號

原因庫房物品備貨過多科室領(lǐng)物不及時系統(tǒng)故障供應(yīng)商送貨不及時其它

合計

查檢負(fù)責(zé)人1醫(yī)材221005徐亮2低值IT辦公5712116韓夢思3日用五金7811017曹立發(fā)4辦公、被服6711116劉灣5總次數(shù)202444254徐亮制表人：曹立發(fā)制表時間：2018年11月5日現(xiàn)狀把握-查檢表序號原因物品備貨過多科室領(lǐng)物不現(xiàn)狀把握-改善前柏拉圖根據(jù)二八定律找出的改善重點：一、科室領(lǐng)物不及時二、物品備貨過多制圖人：曹立發(fā)制表時間：2018年11月6日現(xiàn)狀把握-改善前柏拉圖根據(jù)二八定律找出的改善重點：制圖人：曹目標(biāo)擬定04目標(biāo)擬定0416目標(biāo)值設(shè)定目標(biāo)值=現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×累計百分比×圈員能力）目標(biāo)值=3480286.92-(3480286.92×68.52%×55%)=2168705.99目標(biāo)值設(shè)定解析05解析0518解析：物品備貨過多（找出要因）物品備貨過多制圖人：汪潔制表時間：2018年11月20日解析：物品備貨過多（找出要因）物品備貨過多制圖人：汪潔19解析：物品備貨過多（找出要因）制表人：汪潔制表時間：2018年11月21日解析：物品備貨過多（找出要因）制表人：汪潔制表時間解析：物品備貨過多（找出要因）物品備貨過多制表人：汪潔制表時間：2018年11月21日解析：物品備貨過多（找出要因）物品備貨過多制表人：汪潔21現(xiàn)場查檢時間2018.12.5~2018.12.19解析：物品備貨過多（真因驗證）統(tǒng)計地點器材科庫房記賬室統(tǒng)計方式自制統(tǒng)計記錄表，記錄并統(tǒng)計出庫大于入庫次數(shù)統(tǒng)計對象2018.12.5~2018.12.19各個類別入出庫金額器材科物品備貨過多真因驗證查檢表原因次數(shù)累計百分比采購計劃不準(zhǔn)844.44%信息化不夠783.33%未按計劃數(shù)量送貨188.89%未能全程監(jiān)督采購流程194.44%其他1100.00%制表人：曹立發(fā)制表時間：2018年12月20日現(xiàn)場查檢時間2018.12.5~2018.12.19解析：物22解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）科室領(lǐng)物不及時制表人：汪潔制表時間：2018年11月20日解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）科室領(lǐng)物不及時制表人：汪潔23解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）制表人：汪潔制表時間：2018年11月21日解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）制表人：汪潔制表時解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）科室領(lǐng)物不及時制圖人：汪潔制表時間：2018年11月21日解析：科室領(lǐng)物不及時（找出要因）科室領(lǐng)物不及時制圖人：汪潔25現(xiàn)場查檢時間2018.12.5~2018.12.19解析：科室領(lǐng)物不及時（真因驗證）統(tǒng)計地點器材科庫房記賬室統(tǒng)計方式自制統(tǒng)計記錄表，記錄并統(tǒng)計出庫大于入庫次數(shù)統(tǒng)計對象2018.12.5~2018.12.19各個類別入出庫金額臨床科室領(lǐng)物不及時真因驗證查檢表原因次數(shù)累計百分比領(lǐng)物計劃不準(zhǔn)637.50%不按規(guī)定時間領(lǐng)物462.50%信息化不夠381.25%未提前制定計劃187.50%流程不具體193.75%其他1100.00%80%制表人：曹立發(fā)制表時間：2018年12月20日現(xiàn)場查檢時間2018.12.5~2018.12.19解析：科26對策擬定06對策擬定0627對策擬定問題點真因?qū)Σ邤M定提案人評價總分判斷負(fù)責(zé)人時間編號可行性經(jīng)濟性

重要性物品備貨過多采購及領(lǐng)物流程信息化不夠使用新的HIS系統(tǒng)及采購平臺ALL685860186√ALL1.11~3.31對策一建立微信交流群，加強溝通

杜玲645658178

√

杜玲1.11~3.31對策三使用規(guī)范的條碼進(jìn)行物品追蹤溯源曹立發(fā)4448521441.11~3.31器材科采購計劃不準(zhǔn)

根據(jù)科室領(lǐng)物計劃進(jìn)行采購徐亮

645656176

√徐亮

1.11~3.31

對策一根據(jù)保管員經(jīng)驗對采購計劃進(jìn)行完善

曹立發(fā)584852158

1.11~3.31

根據(jù)系統(tǒng)計算的領(lǐng)物量進(jìn)行采購韓夢思585652166

1.11~3.31

保管員在上報采購計劃前，需清點實際庫存劉灣645856178√劉灣1.11~3.31對策四科室領(lǐng)物不及時臨床科室領(lǐng)物計劃不準(zhǔn)按各科室領(lǐng)物習(xí)慣，對物品進(jìn)行優(yōu)先級排序

ALL646058182√

ALL

1.11~3.31

對策一收集科室領(lǐng)物數(shù)據(jù)，為科室制定個性化領(lǐng)物計劃汪潔524056148

1.11~3.31

為臨床科室提供耗材培訓(xùn)劉灣525668176√劉灣1.11~3.31對策五臨床科室不按規(guī)定時間領(lǐng)物

優(yōu)化領(lǐng)物時間表，并通知各科室領(lǐng)物時間徐亮

686056184

√徐亮

1.11~3.31對策二在系統(tǒng)上進(jìn)行領(lǐng)物時間提示ALL725852182

√ALL1.11~3.31對策一制表人：劉灣制表時間：2018年12月28日對策擬定問題點真因?qū)Σ邤M定提案人評價總分判斷負(fù)責(zé)人時間編號可28對策實施與檢討07對策實施與檢討0729對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月29日對策一對策名稱使用新的HIS系統(tǒng)及采購平臺要因分析采購及領(lǐng)物流程信息化不夠，人為管理不規(guī)范改善前：庫房缺乏信息化管理，耗材的采購和保管無法實現(xiàn)規(guī)范化的管理；科室領(lǐng)物無計劃，沒有規(guī)范化的領(lǐng)物制度改善內(nèi)容：依托于新系統(tǒng)中的陽光采購平臺執(zhí)行庫房耗材的采購和數(shù)據(jù)管理；科室按照系統(tǒng)化的流程按時領(lǐng)物對策實施：負(fù)責(zé)人：徐亮實施時間：2019.1~2019.3實施地點：器材科庫房1,2019年1月~3月由器材科辦公室多次組織了新系統(tǒng)信息化培訓(xùn)，對庫房相關(guān)人員進(jìn)行了系統(tǒng)化的流程培訓(xùn)。2,2019年一月開始試用新系統(tǒng)，前期工作有條不紊。3，科室領(lǐng)物人員在初期的組織培訓(xùn)工作中初步了解新系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)模式，并開始有計劃的辦理領(lǐng)物、記賬工作。對策處置：由新系統(tǒng)工程師定期組織對器材科庫房相關(guān)工作人員和臨床各科室領(lǐng)物人員的專業(yè)培訓(xùn)，逐步推進(jìn)新系統(tǒng)的正常使用對策效果：1，通過培訓(xùn)，庫房采購和驗收、保管流程有了新的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，可實現(xiàn)實時監(jiān)測采購流程以及科室領(lǐng)物動態(tài)。2，臨床各科室有了標(biāo)準(zhǔn)化的領(lǐng)物流程，使領(lǐng)物工作有章有序。對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月對策實施與檢討-對策一對策實施與檢討-對策一對策實施與檢討對策二對策名稱優(yōu)化領(lǐng)物時間表要因分析全院領(lǐng)物時間雜亂無章,舊的領(lǐng)物時間表在新系統(tǒng)模下不在具有約束力改善前：無有效的規(guī)范化領(lǐng)物時間改善內(nèi)容：根據(jù)全院樓層布局，制定領(lǐng)物時間表對策實施：負(fù)責(zé)人：徐亮實施時間：2019.1~2019.3實施地點：器材科庫房辦公室1,采集庫房收集的各科室領(lǐng)物信息，按樓棟統(tǒng)計各科室領(lǐng)物次數(shù)及領(lǐng)物量，分析各科室領(lǐng)物規(guī)律2，采集科室意見,對月度領(lǐng)物時間作適應(yīng)性分配,送貨時間表如下:對策處置：1，《制定并在OA平臺首頁推送《領(lǐng)物時間表》2，庫房采購按照樓棟領(lǐng)物時間針對性的執(zhí)行采購，按樓層各科室領(lǐng)物需求下達(dá)專一性的采購計劃3，臨床科室按照其領(lǐng)物時間提交當(dāng)月備貨計劃，迅速高效領(lǐng)出庫房物資對策效果：1，臨床各科室有了清晰的領(lǐng)物時間段，逐步開始調(diào)整領(lǐng)物時間以適應(yīng)優(yōu)化后的領(lǐng)物模式。領(lǐng)物工作變得有次序，有計劃。2，按照領(lǐng)物時間表，耗材配送工作可以高效而系統(tǒng)的安排到位，送貨效率有較大提升，庫房物資得到及時出庫，耗材積壓量大大減少。3，采購員按照樓層領(lǐng)物規(guī)律更容易掌握備貨規(guī)律，可以做到周期性、針對性、專一性的采購計劃，方便庫房物資即進(jìn)即出。制表人：徐亮制表時間：2018年3月29日對策實施與檢討對策二對策名稱優(yōu)化領(lǐng)物時間表要因分析全院領(lǐng)物時對策實施與檢討-對策二制表人：徐亮制表時間：2019年3月29日對策實施與檢討-對策二制表人：徐亮制表時間：201對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月29日對策三對策名稱建立微信交流群，加強溝通要因分析傳統(tǒng)交流手段主要靠電話，共性問題無法一起得到解決，只能單個處理，更容易占線，也無法24時全天保持溝通改善前：庫房辦公室、記賬式等各崗位基本電話不斷，多是處理共性問題，影響工作效率。改善內(nèi)容：建立了全院領(lǐng)物咨詢?nèi)簩Σ邔嵤贺?fù)責(zé)人：杜玲、曹立發(fā)、徐亮、汪潔、劉灣、韓夢思、彭奇實施時間：2019.1~2019.3實施地點：器材科庫房

請全院各部門的領(lǐng)物人員進(jìn)入領(lǐng)物咨詢?nèi)?，方便各科室及時提出相關(guān)領(lǐng)物問題。對策處置：納入各科室所有領(lǐng)物人員工作微信，建立領(lǐng)物咨詢?nèi)簩Σ咝Ч?，各科室關(guān)于領(lǐng)物的共性問題得以高效解決，大大提高了工作效率，節(jié)省了寶貴的工作時間。2，便于實時通知庫房物品到貨和庫存信息，各科室可以第一時間知曉到貨信息，便于快捷領(lǐng)物，有效減少庫房耗材積壓。3，領(lǐng)物群便捷實用，拉近了與臨床各科室的距離，促進(jìn)了器材科與各科室良好關(guān)系的建立，同時也推進(jìn)了新系統(tǒng)陽光采購模式的工作。對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月對策實施與檢討-對策三對策實施與檢討-對策三對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月29日對策四對策名稱采購員在上報采購計劃前需清點實際庫存要因分析缺乏優(yōu)化的、不準(zhǔn)確的采購計劃往往會導(dǎo)致不合理的備貨改善前：庫房保管員直接匯報采購計劃給采購員采購改善內(nèi)容：庫房保管員根據(jù)實際庫存和系統(tǒng)上庫存數(shù)據(jù)作比對就下達(dá)采購計劃對策實施：負(fù)責(zé)人：劉灣實施時間：2019.1~2019.3實施地點：器材科庫房1,庫房保管員每次在提交采購計劃前，需查詢系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，以系統(tǒng)計算的領(lǐng)物量作參考，再結(jié)合實際庫房庫存整理出合理的采購量。2，及時的查詢系統(tǒng)上庫存數(shù)據(jù)，以確保系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)與庫房實際庫存數(shù)量一致，以防賬務(wù)不符或借條未及時記賬對實際庫存造成影響。對策處置：給予庫房保管員登入系統(tǒng)的權(quán)限，便于查詢實時庫存；保管員在下達(dá)采購計劃時需做好庫存比對。對策效果：1，耗材入錯賬和借條未及時記賬的案例大大減少，保證了系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)與實際庫存量的一一匹配。2，采購計劃基本做到合理科學(xué)，有效避免了物資不足而滿足不了科室領(lǐng)物需求或物資過剩造成的庫房耗材積壓，進(jìn)一步保證了相對合理的庫存量對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月對策實施與檢討-對策四對策實施與檢討-對策四對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月29日對策五對策名稱為臨床科室提供培訓(xùn)要因分析對新系統(tǒng)的不適應(yīng)或者輪崗導(dǎo)致的科室領(lǐng)悟人員頻繁更換直接影響備貨、領(lǐng)物工作改善前：新系統(tǒng)領(lǐng)物模式下，科室領(lǐng)物人員專業(yè)化不足；輪崗的新領(lǐng)物人員不熟悉領(lǐng)物流程；未按規(guī)定時間領(lǐng)物。改善內(nèi)容：定期對科室領(lǐng)物人員及時的培訓(xùn)，讓其快速熟悉流程，做到規(guī)范化、專業(yè)化的領(lǐng)物、記賬工作。對策實施：負(fù)責(zé)人：劉灣實施時間：2019.1~2019.3實施地點：器材科庫房

通過當(dāng)面解析或微信群平臺下達(dá)通告實現(xiàn)對領(lǐng)物人員的專業(yè)化培訓(xùn)，規(guī)范其領(lǐng)物方式，對策處置：定期對領(lǐng)物人員作規(guī)范化培訓(xùn)，快速使其熟悉業(yè)務(wù)，按流程下達(dá)準(zhǔn)確的領(lǐng)物計劃。對策效果：1，確保了新的領(lǐng)物人員快速精通領(lǐng)物流程，有效避免了科室下達(dá)的錯誤領(lǐng)物計劃單。2，在新系統(tǒng)領(lǐng)物模式下，確保了各科室正確規(guī)范的制定領(lǐng)物計劃，節(jié)省了無效了摸索磨合時間。對策實施與檢討制表人：徐亮制表時間：2018年3月效果確認(rèn)08效果確認(rèn)0839統(tǒng)計1~3月報表庫存金額效果確認(rèn)-有形成果1月2月3月平均醫(yī)材1279107.11849863.841905616.091678195.677日用798020.55841433.99802879.97814111.5033合計2077127.652691297.832708496.062492307.18制表人：汪潔制表時間：2019年4月1日統(tǒng)計1~3月報表庫存金額效果確認(rèn)-有形成果1月2月3月平均醫(yī)40效果確認(rèn)-有形成果

|改善前-改善后|目標(biāo)達(dá)成率=——————————×100%|改善前-目標(biāo)值||3480286.92-2492307.18|目標(biāo)達(dá)成率=—————————————×100%=75.33%|3480286.92-2168705.99|

|改善前-改善后|進(jìn)步率=——————————×100%改善前

|3480286.92-2492307.18|進(jìn)步率=——————————————×100%=28.39%

3480286.92效果確認(rèn)-有形成果效果確認(rèn)-有形成果改善后庫存積壓次數(shù)率統(tǒng)計時間樣本量個數(shù)（個）造成庫存積壓次數(shù)未造成庫存積壓次數(shù)改善后庫存積壓次數(shù)率2018年12月—2019年3月130.0026.00104.0020.00%制圖人：劉灣制表時間：2018年4月1日效果確認(rèn)-有形成果改善后庫存積壓次數(shù)率統(tǒng)計時間樣本量個數(shù)（個效果確認(rèn)-有形成果改善前柏拉圖改善后柏拉圖制圖人：劉灣制表時間：2019年4月1日效果確認(rèn)-有形成果改善前柏拉圖改善后柏拉圖制圖人：劉灣效果確認(rèn)-效果維持制圖人：劉灣制表時間：2019年5月6日效果確認(rèn)-效果維持制圖人：劉灣制表時間：2019年效果確