企業(yè)公司采購與驗(yàn)收控制細(xì)則

細(xì)則名稱采購與驗(yàn)收控制細(xì)則細(xì)則編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門生效日期第1章總則第1條目的為規(guī)范公司采購與驗(yàn)收作業(yè)，明確采購及驗(yàn)收人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)采購過程控制與采購質(zhì)量控制，特制定本細(xì)則。第2條適用范圍公司的采購活動以及采購物資驗(yàn)收活動均應(yīng)遵照本細(xì)則辦理。第3條職責(zé)1．采購部負(fù)責(zé)采購的計(jì)劃、組織與實(shí)施工作。2．倉儲部收貨人員負(fù)責(zé)物資的清點(diǎn)、登記以及按照實(shí)際數(shù)量填報(bào)驗(yàn)收單等工作。3．質(zhì)檢部人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收，不合格品驗(yàn)收不予通過。第4條控制原則1．結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營需要開展物資采購工作，保障原材料和各項(xiàng)物資的連續(xù)供應(yīng)。2．在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購物資質(zhì)量合格。3．開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。4．驗(yàn)收工作嚴(yán)格執(zhí)行公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，杜絕違規(guī)、違法及暗箱操作。第2章采購申請與審批第5條物資需求部門填寫《物資需求單》，詳細(xì)注明需求物資的品名、型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、需求原因、要求到位時(shí)間等，并提交部門經(jīng)理審批。第6條物資需求部門將經(jīng)部門經(jīng)理審批通過后的《物資需求單》提交采購部，采購部匯總并結(jié)合年度采購計(jì)劃和庫存情況編制公司的《采購申請單》，按權(quán)限規(guī)定報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第7章采購部將經(jīng)審批通過的《采購申請單》交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及財(cái)務(wù)總監(jiān)的意見審核批準(zhǔn)并蓋章。第8條若無法于需用日期辦妥采購申請單，必須及時(shí)通知請購部門。第9條物資需求部門若需要變更申請采購物資的規(guī)格或數(shù)量，必須立即通知采購部，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。第10條緊急采購應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，由公司采購總監(jiān)核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。第11條緊急采購時(shí)，由請購部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。第12條材料檢驗(yàn)須試車方能實(shí)施者，物資需求部門應(yīng)于“備注”欄注明“試車檢驗(yàn)”及“預(yù)定試車期限”。第13條免開請購單事項(xiàng)規(guī)定如下。公司規(guī)定零星采購及小額零星采購物資項(xiàng)目、招待用品采購項(xiàng)目免開請購單，請購部門填寫《行政總務(wù)品申請單》委托行政部辦理。第3章采購過程管理第14條公司采購部根據(jù)采購物資的性質(zhì)選擇采購方式，一般采用招標(biāo)采購、詢價(jià)議價(jià)采購、定價(jià)采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。采購方式說明表采購方式采用說明適用范圍招標(biāo)采購1．對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標(biāo)押金等信息予以詳細(xì)列表，登報(bào)公告2．在規(guī)定時(shí)限內(nèi)收齊投標(biāo)供應(yīng)商的標(biāo)書并準(zhǔn)備開標(biāo)工作3．根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、服務(wù)等進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)單位4．招標(biāo)過程出現(xiàn)舞弊行為或結(jié)果高于底價(jià)時(shí)，采購人員有權(quán)廢標(biāo)，以議價(jià)處理對于大宗、貴重和批量性物資的采購可采取招標(biāo)采購的方式詢價(jià)、議價(jià)采購1．選擇3家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象2．供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同時(shí)，采購人員應(yīng)送需求部門確認(rèn)3．對于已核定的材料，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本的依據(jù)4．針對品質(zhì)、交期、服務(wù)等方面進(jìn)行談判對于市場供應(yīng)充足的材料、用品或項(xiàng)目物資，可采用詢價(jià)議價(jià)方式獲得最優(yōu)價(jià)格定價(jià)采購?fù)ㄟ^定價(jià)以現(xiàn)款收購采購物資數(shù)量巨大、無法由一兩家供應(yīng)商全部提供，或是市面上該物資匱乏時(shí)，可采用定價(jià)采購的方式公開市場采購公開市場采購是指采購人員在公開交易或拍賣場所進(jìn)行的隨時(shí)動機(jī)式的采購，價(jià)格的變動較為頻繁一般適合用于大宗物料的采購第15條供應(yīng)商選擇程序1．采購人員應(yīng)不定期收集供應(yīng)商信息，收集內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)質(zhì)量等。2．采購人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》，詳細(xì)登記供應(yīng)商各方面的情況。3．采購部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》初步篩選符合條件的供應(yīng)商，分析各供應(yīng)商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應(yīng)商。4．采購部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價(jià)格和后期服務(wù)為重點(diǎn)談判項(xiàng)目，其中，采購價(jià)格要符合公司底價(jià)制定要求。5．采購部相關(guān)人員根據(jù)談判結(jié)果擬定供應(yīng)商選定方案，報(bào)主管副總與總經(jīng)理審核。6．采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購合同。第16條采購部協(xié)同生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)檢部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、法務(wù)人員等召開采購合同評審會，根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》等對采購合同進(jìn)行評審，提出評審意見，并確定供應(yīng)商的采購份額。第17條若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合同需上報(bào)董事會審批，同時(shí)遞交評審會意見。第18條采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將《采購申請表》和采購合同轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算付款。第19條采購部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商履約情況，填寫《采購工作日報(bào)》并上報(bào)相關(guān)部門，確保按進(jìn)度完成采購作業(yè)。第4章采購價(jià)格管理第20條公司各有關(guān)單位和部門均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格訊息，以便采購部進(jìn)行比價(jià)參考。第21條采購部根據(jù)調(diào)查價(jià)格信息對采購物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。進(jìn)行成本分析的項(xiàng)目包括以下7項(xiàng)。1．物資的制作方法和生產(chǎn)工藝。2．物資制作所需的特殊設(shè)備和工具。3．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的人工成本。4．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的材料成本。5．物資生產(chǎn)制造所需費(fèi)用或者外包費(fèi)用。6．物資營銷費(fèi)用。7．物資管理費(fèi)用以及稅收。第22條公司通過對物資價(jià)格的計(jì)算（如下表所示）確定供應(yīng)商的價(jià)格底線，協(xié)助進(jìn)行采購談判。物資價(jià)格計(jì)算說明表計(jì)算公式說明P——物資的價(jià)格X——物資生產(chǎn)制造所需材料的用量a——物資所需材料的單價(jià)Y——物資生產(chǎn)制造所需要的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間（主要作業(yè)時(shí)間+作業(yè)準(zhǔn)備時(shí)間）b——單位時(shí)間的工資率c——單位時(shí)間的費(fèi)用d——修正系數(shù)，主要指非正常狀態(tài)下的特殊情況，包括趕貨、試用樣品的生產(chǎn)等Z——物資生產(chǎn)商的預(yù)期利潤第23條采購價(jià)格審核審批。1．采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后，于《請購單》上填寫詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，必要時(shí)附上書面說明。2．采購部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購人員重新議價(jià)，或由采購部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)，并將議價(jià)結(jié)果報(bào)公司主管副總與總經(jīng)理審核。3．主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價(jià)或要求采購部進(jìn)一步議價(jià)。第24條已核定的采購單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以《單價(jià)審核單》形式重新報(bào)批，且附上書面的原因說明。第25條對于單價(jià)漲跌的審核，應(yīng)參照價(jià)格的審核審批流程執(zhí)行。第26條采購數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。第5章采購物資驗(yàn)收第27條采購驗(yàn)收時(shí)必須有采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方同時(shí)在場，指定的第一驗(yàn)收人員不在時(shí)可讓替補(bǔ)驗(yàn)收員驗(yàn)收，但必須有指定的三方人員驗(yàn)收。第28條驗(yàn)收結(jié)束后，采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方應(yīng)當(dāng)在《驗(yàn)收單》（如下表所示）上簽字，方可報(bào)送財(cái)務(wù)部做賬務(wù)處理。驗(yàn)收單類別申請?zhí)柎a廠商名稱約交日期收貨日期統(tǒng)一發(fā)票號碼□材料□半成品□成品序號訂單號碼品名規(guī)格材料編號申請數(shù)量單位實(shí)收單價(jià)金額累計(jì)數(shù)量數(shù)量件數(shù)備注檢驗(yàn)結(jié)果檢驗(yàn)人第29條內(nèi)購物資核單點(diǎn)收1．物資運(yùn)達(dá)后，收貨人員應(yīng)檢查供應(yīng)商所提供的發(fā)票、送貨單、出廠檢驗(yàn)報(bào)告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規(guī)格、訂單編號等內(nèi)容是否填寫完備。2．收貨員點(diǎn)收時(shí)，應(yīng)先核對其送貨單內(nèi)容與訂購單有無錯(cuò)誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對實(shí)物。3．收貨員如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、品種、規(guī)格有異時(shí)，應(yīng)通知采購部處理，對于數(shù)量短缺的，應(yīng)由供應(yīng)商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確認(rèn)。第30條外購物資核單點(diǎn)收1．物資送達(dá)后，收貨人員依照裝箱單以及訂購單開箱核查物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2．開箱后，收貨人員若發(fā)現(xiàn)所裝物資與裝箱貨物訂購單內(nèi)容不一致時(shí)，應(yīng)通知采購部經(jīng)辦人進(jìn)行處理。第31條物資質(zhì)量檢驗(yàn)。1．質(zhì)檢員應(yīng)按照供應(yīng)商提供的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)或按照招標(biāo)文件中承諾的技術(shù)指標(biāo)、功能和檢測方法進(jìn)行驗(yàn)收。2．若驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，質(zhì)檢員應(yīng)及時(shí)告知采購人員通知供應(yīng)商前來處理或聯(lián)絡(luò)公證處前來公證，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)的進(jìn)行。3．供應(yīng)商或公證單位確認(rèn)后，采購部開立《索賠單》（如下表所示）呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)。索賠單索賠單編號：開單日期：供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱索賠原因索賠事項(xiàng)物資編號規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)金額合計(jì)索賠結(jié)果采購員采購經(jīng)理4．質(zhì)檢部應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況并出具驗(yàn)收報(bào)告，嚴(yán)格按照合同的品名、規(guī)格、型號等逐項(xiàng)驗(yàn)收，對所有不合格項(xiàng)進(jìn)行記錄，以便及時(shí)與供應(yīng)商或公證單位索賠、交涉。5．驗(yàn)收完畢后，質(zhì)檢部應(yīng)當(dāng)對驗(yàn)收合格的物資編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收報(bào)告，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購部和財(cái)務(wù)部。第32條驗(yàn)收結(jié)果處理1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供應(yīng)商；屬于自然溢余的，在驗(yàn)收單“備注”欄注明自然溢余的數(shù)量或重量，經(jīng)采購部經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并告知采購人員。2．交貨數(shù)量未達(dá)到訂購數(shù)量時(shí)，以要求補(bǔ)足為原則，由采購人員聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。3．對于驗(yàn)收合格的物資，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，再由倉庫人員入庫定位。4．對于驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的物資，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于驗(yàn)收報(bào)告上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第33條退換貨作業(yè)1．對檢驗(yàn)不合格