酒店采購(gòu)管理制度及流程

酒店采購(gòu)管理制度及流程賓館采購(gòu)管理制度為了讓酒店的采購(gòu)工作更加規(guī)范化和制度化，合理控制成本，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)，提高工作效率，我們特制定了本采購(gòu)管理制度。一、采購(gòu)管理部門(mén)酒店設(shè)立了專(zhuān)職采購(gòu)部門(mén)，接受總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部以及其他部門(mén)的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作。二、采購(gòu)部工作基本要求1.所有大型采購(gòu)項(xiàng)目都需要采購(gòu)小組討論簽批授權(quán)，并得到酒店財(cái)務(wù)部的批準(zhǔn)同意。2.所有采購(gòu)物品都需要至少比較三家的價(jià)格和品質(zhì)。3.所有采購(gòu)物品的質(zhì)量必須保持穩(wěn)定一致。4.采購(gòu)部工作人員必須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.采購(gòu)部每半個(gè)月必須通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類(lèi)物品主要品種的價(jià)格信息，并整理成價(jià)格信息庫(kù)，以書(shū)面形式向酒店財(cái)務(wù)部和董事會(huì)匯報(bào)。6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品，采購(gòu)部必須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)上述資料必須全部列入移交。采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息，采購(gòu)部每天必須錄入采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù)。7.采購(gòu)時(shí)間要求：一般物品采購(gòu)時(shí)間為3天；急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來(lái)；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部門(mén)必須提前兩個(gè)月下單采購(gòu)。8.采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷(xiāo)。9.禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜。10.采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款，及時(shí)簽批支付事宜。對(duì)到期的應(yīng)付賬款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利。三、采購(gòu)審批程序1.申購(gòu)單審批程序采購(gòu)申請(qǐng)單一共有三聯(lián)，經(jīng)過(guò)審批后，第一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)存檔并組織采購(gòu)，第二聯(lián)作為倉(cāng)庫(kù)收貨用，第三聯(lián)部門(mén)存檔。2.單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的物品由采購(gòu)部門(mén)現(xiàn)金自購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)必須事先貨比三家，并在申購(gòu)單上注明詢(xún)價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)過(guò)采購(gòu)小組最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu)，酒店財(cái)務(wù)部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查。3.單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在2000元以上的物品采購(gòu)審批程序：采購(gòu)部門(mén)尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)，采購(gòu)小組確定供貨商，采購(gòu)部門(mén)與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議。（評(píng)定小組由采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部、主管副總、總經(jīng)理組成）4.賒購(gòu)（月結(jié)）物品采購(gòu)審批程序蔬菜、肉類(lèi)、凍品、三鳥(niǎo)、海鮮、水果由主廚直接下單，餐飲部經(jīng)理簽字確認(rèn)后至采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)與供貨商對(duì)接；其他物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行。5.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法為了確保采購(gòu)的公平性和質(zhì)量，采購(gòu)部應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并由采購(gòu)部、使用部門(mén)、主管副總、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部共同組成供貨商評(píng)定小組，進(jìn)行價(jià)格和質(zhì)量的比較和討論，最終選定供應(yīng)商。采購(gòu)部和相關(guān)部門(mén)可以分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格和供應(yīng)商確定固定的供應(yīng)價(jià)，并在確認(rèn)期間內(nèi)要求供應(yīng)商按照此價(jià)格提供所需物料。為了控制采購(gòu)成本，財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)和公司稽查部應(yīng)共同完成采購(gòu)成本的監(jiān)督。各部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店采購(gòu)成本的控制和監(jiān)督。采購(gòu)部應(yīng)定期組織供應(yīng)商評(píng)估，每類(lèi)物品至少有三家供貨商，淘汰不合格供貨商。在選用供應(yīng)商時(shí)，采用1+2+N原則，即一個(gè)主供應(yīng)商、兩個(gè)輔助供應(yīng)商和數(shù)量不限的考察供應(yīng)商。采購(gòu)部還應(yīng)做好供應(yīng)商檔案管理，及時(shí)更新相應(yīng)的供應(yīng)商檔案，并維護(hù)與供貨商的聯(lián)系和接待等工作，以保證酒店形象和信譽(yù)。對(duì)于倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，并在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)補(bǔ)充存貨。每月月底，根據(jù)流動(dòng)資金狀況、固定資產(chǎn)的配備情況、預(yù)計(jì)客流量、物料的采購(gòu)周期和保存期，填寫(xiě)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)申請(qǐng)單，并注明貨品名稱(chēng)、規(guī)格、平均每月消耗量、庫(kù)存數(shù)量、最近一次訂貨單價(jià)和數(shù)量，以制定補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃表。經(jīng)維修部門(mén)確認(rèn)需要采購(gòu)維修零配件或工程物料后，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單并經(jīng)過(guò)維修部門(mén)主管審核后，交給采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單上的物料信息，在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格和品質(zhì)，提出采購(gòu)意見(jiàn)并按照酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批。經(jīng)采購(gòu)小組批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門(mén)立即組織實(shí)施采購(gòu)工作。如果采購(gòu)的物料需要安裝或維修，維修部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)行