保健食品采購(gòu)管理制度

保健食品采購(gòu)管理制度1.引言1.1目的本文檔旨在規(guī)范公司內(nèi)部保健食品采購(gòu)的管理制度，確保采購(gòu)過(guò)程的透明度、合規(guī)性和效率性，最大限度地滿足公司員工的健康需求。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有相關(guān)保健食品采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于保健食品的選購(gòu)、供應(yīng)商選擇與考核、采購(gòu)合同管理等環(huán)節(jié)。2.保健食品采購(gòu)流程保健食品采購(gòu)流程包括需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、報(bào)價(jià)評(píng)估、合同簽訂、發(fā)貨及驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。具體流程如下：2.1需求確認(rèn)由需求部門提出保健食品采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)需求、數(shù)量、規(guī)格要求等，并填寫采購(gòu)申請(qǐng)表；需求部門將采購(gòu)申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部門，并在申請(qǐng)表中注明相關(guān)的緊急程度和期望的交貨日期；采購(gòu)部門進(jìn)行需求確認(rèn)，核實(shí)申請(qǐng)的合理性與緊急性，與需求部門進(jìn)行進(jìn)一步溝通，以確保準(zhǔn)確理解其需求。2.2供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門根據(jù)需求確認(rèn)結(jié)果，制定供應(yīng)商選擇方案，明確選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)與要求；采購(gòu)部門收集相關(guān)供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的信譽(yù)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、價(jià)格水平、交貨期等；采購(gòu)部門將收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行評(píng)估，并選擇出合適的供應(yīng)商；采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商聯(lián)系，詢問(wèn)產(chǎn)品細(xì)節(jié)、價(jià)格等信息，并要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)。2.3報(bào)價(jià)評(píng)估采購(gòu)部門收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，包括價(jià)格合理性、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面；采購(gòu)部門與需求部門進(jìn)行溝通，商討供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否符合預(yù)期，是否需要進(jìn)行談判等；如需談判，采購(gòu)部門代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行談判，并達(dá)成最終的采購(gòu)合同條件；需求部門審核采購(gòu)部門提供的報(bào)價(jià)評(píng)估結(jié)果，確認(rèn)是否同意選擇該供應(yīng)商。2.4合同簽訂采購(gòu)部門與供應(yīng)商達(dá)成一致后，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交貨期、支付方式等；采購(gòu)部門將起草好的采購(gòu)合同提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，并進(jìn)行必要的修訂；采購(gòu)部門與法務(wù)部門對(duì)修訂后的合同進(jìn)行最終確認(rèn)，并與供應(yīng)商簽署正式的采購(gòu)合同。2.5發(fā)貨及驗(yàn)收供應(yīng)商按照采購(gòu)合同的約定進(jìn)行發(fā)貨，并提供相應(yīng)的發(fā)貨單據(jù)給采購(gòu)部門；采購(gòu)部門接收到發(fā)貨后，與發(fā)貨單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)發(fā)貨的數(shù)量、規(guī)格等是否符合采購(gòu)合同的要求；核對(duì)無(wú)誤后，采購(gòu)部門及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)采購(gòu)部門也進(jìn)行內(nèi)部的驗(yàn)收；如驗(yàn)收通過(guò)，采購(gòu)部門將驗(yàn)收結(jié)果記錄在臺(tái)賬中，并及時(shí)支付供應(yīng)商的貨款。3.供應(yīng)商管理3.1供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括但不限于供應(yīng)商的信譽(yù)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)性等；評(píng)估結(jié)果可以作為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)中供應(yīng)商選擇的重要參考依據(jù)。3.2供應(yīng)商考核采購(gòu)部門與需求部門對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行定期考核，包括但不限于供應(yīng)商的售后服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量等；考核結(jié)果作為供應(yīng)商績(jī)效的衡量標(biāo)準(zhǔn)，不合格的供應(yīng)商將被列入不合格供應(yīng)商名單。3.3供應(yīng)商退出若供應(yīng)商出現(xiàn)重大違約行為，影響到公司的采購(gòu)活動(dòng)，公司有權(quán)根據(jù)合同約定進(jìn)行終止合同并追究其責(zé)任；經(jīng)過(guò)考核，如果供應(yīng)商多次被列入不合格供應(yīng)商名單，公司有權(quán)決定終止與該供應(yīng)商的合作。4.采購(gòu)合同管理4.1合同備案法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司的采購(gòu)合同進(jìn)行備案，并審核合同的合規(guī)性；備案后的合同由法務(wù)部門進(jìn)行管理，并提供合同的存檔、查詢及查驗(yàn)服務(wù)。4.2合同終止根據(jù)采購(gòu)合同的約定，當(dāng)合同履行完畢或發(fā)生其他終止情況時(shí)，采購(gòu)部門與法務(wù)部門對(duì)合同的終止進(jìn)行確認(rèn)；終止后的合同由法務(wù)部門進(jìn)行歸檔管理。5.相關(guān)責(zé)任和義務(wù)5.1采購(gòu)部門責(zé)任采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行保健食品采購(gòu)管理制度，并監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和效率性。5.2需求部門責(zé)任需求部門應(yīng)提供準(zhǔn)確、具體的保健食品采購(gòu)需求，并與采購(gòu)部門緊密合作，確保采購(gòu)活動(dòng)按時(shí)完成。5.3供應(yīng)商責(zé)任供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)的保健食品產(chǎn)品，確保交貨準(zhǔn)時(shí)，并提供良好的售后服務(wù)。6.總結(jié)本文檔詳細(xì)介紹了公司內(nèi)部保健食品采購(gòu)管理制