職業(yè)安全健康管理體系文件編寫的方式方法

職業(yè)安全健康管理體系文件編寫的方式方法

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2進(jìn)行文件編制預(yù)備。

在正式編制體系文件之前,編制小組應(yīng)進(jìn)行編制方案,這種有利于體系文件編制的整體性,同時加速編制制度。

在編制方案中,應(yīng)明確以下幾方面的內(nèi)容:①確定文件的編制格式。

對一個企業(yè)來說,全部的體系文件應(yīng)當(dāng)基本統(tǒng)一格式。

當(dāng)體系文件不是僅有少數(shù)幾個人編制時,更應(yīng)事先以書面形式規(guī)定各層次文件的編制格式。

以統(tǒng)一的格式編制出的體系文件,會給全部與之接觸的人產(chǎn)生深刻的印象,即職業(yè)平安健康管理體系是在有目的的策劃下產(chǎn)生的。

②搜集相關(guān)信息。

在編寫之前,必需考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。

來自企業(yè)外部的要求,經(jīng)常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現(xiàn),優(yōu)勢還體現(xiàn)在法律、法規(guī)中;來自用人單位內(nèi)部員工的要求是雙向的,一方面,它們需要清晰的了解它們做什么,達(dá)到何種程度才能滿意職業(yè)平安健康管理體系的要求:另一方面,它們在長期的工作中已形成了自己獨特的工作方法和慣,而且它們可能也有許多建議和要求,全部這些內(nèi)、外部信息都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。

③分析和清理現(xiàn)行文件。

在編寫體系文件之前,應(yīng)對企業(yè)已有的、與職業(yè)平安健康管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。

這項工作的目的是將哪些可以在職業(yè)平安健康管理體系中使用的文件加以保留,對不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善;將哪些失敗、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理,以確保今后所使用的文件的有效性。

企業(yè)假如已經(jīng)建立了9000質(zhì)量體系或14000環(huán)境管理體系,就應(yīng)使職業(yè)平安健康管理體系與這兩個體系充分融合,特殊是:培訓(xùn)、文件掌握、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等管理方式類似,這些程序最好在原9000或14000程序的基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。

④進(jìn)行培訓(xùn)和分工,明確任務(wù)和接口。

為保證體系的編制質(zhì)量,需從以下兩個方面進(jìn)行考慮:其一是對編制人員進(jìn)行培訓(xùn),使他們對標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,編制文件的主要內(nèi)容、格式方面有正確的理解;其二是制定一個體系的編寫方案,在方案中明確以下內(nèi)容:,明確各自的任務(wù);、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等各階段的時間;、協(xié)調(diào)的渠道和方式,必要時可選定一名總協(xié)調(diào)人,負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)及處理接口。

3編制過程掌握。

在體系文件的編制過程中,應(yīng)考慮以下幾個方面實施掌握:①盡可能地參加企業(yè)內(nèi)以往的有關(guān)文件,對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留從而削減對新文件的“生疏感”。

②在編制過程中要準(zhǔn)時勾通信息,尤其是在描述活動接口時,應(yīng)準(zhǔn)時協(xié)調(diào)清晰,以免后患。

③盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動過程及方式,對不違反標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn),切記“閉門造車”。

④送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見。

4進(jìn)行符合性審核。

職業(yè)平安健康管理體系文件的符合性審核是一項特別重要的工作,在審核中,要對已編制完成的初稿就其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求,是否滿意法律的要求,是否完整的描述本組織的職業(yè)平安健康活動的實際過程,是否存在職責(zé)和活動的交叉、重復(fù),是否符合編制格式的要求等諸多方面進(jìn)行審查。

此外,對體系文件的