公司文件資料管理制度

天津市尚拓環(huán)?？萍继旖蚴猩型丨h(huán)保科技文件編號(hào)ST/ZY7.5-2版本/修訂B/0公司文件資料治理制度頁碼1/8總則1制定本制度。2.適用范圍34綜合治理中心企管部負(fù)責(zé)公司全部文件資料的歸檔催促和日常治理工作。作業(yè)規(guī)定文件資料的分類式的文件和有關(guān)合同、協(xié)議、決議以及報(bào)表、圖書、照片與其他有保存價(jià)值的資料。政府行業(yè)類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、企業(yè)形象類、實(shí)物呈現(xiàn)類、后勤保障類、音像圖書類。。2。1〔；③公司打算、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要;天津市尚拓環(huán)保科技天津市尚拓環(huán)?？萍嘉募幪?hào)ST/ZY7.5-2版本/修訂B/0公司文件資料治理制度頁碼2/8。2①公司規(guī)劃、年度打算、經(jīng)營狀況等相關(guān)資料；②公司各類工作打算、工作總結(jié)、工作日志、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；。2.3〔技術(shù)檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等〕;〔工藝設(shè)計(jì)資料、設(shè)備平面布置圖、設(shè)計(jì)說明書、工藝及儀表自動(dòng)把握流程圖、工藝及儀表安裝圖、動(dòng)力系統(tǒng)流程圖、生產(chǎn)技術(shù)報(bào)表等)；卡作業(yè)指導(dǎo)書、客戶供給的技術(shù)文件、圖紙等〕.人力資源類:勞動(dòng)合同、勞動(dòng)人事檔案、勞開工資檔案、培訓(xùn)檔案等。1。2。6①政府下發(fā)至公司的各類文件；②企業(yè)執(zhí)行的行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)；。2。7VI②網(wǎng)站及其他平臺(tái)相關(guān)資料；③企業(yè)內(nèi)刊及周年慶等企業(yè)活動(dòng)相關(guān)資料;天津市尚拓環(huán)?？萍嘉募幪?hào)ST/ZY7.5—2公司文件資料治理制度版本/修訂B/0頁碼3/8④公司參與的各類展會(huì)、社會(huì)活動(dòng)、公益活動(dòng)等相關(guān)資料；。2。8①公司重要的產(chǎn)品樣品及其他外來產(chǎn)品樣品;②公司具有紀(jì)念意義及保存價(jià)值的各類禮品等;審批后制作的印章.1。2。91。2。10文件資料的格式WORDEXCEL1。1111。1.1。5距。。3XS—銷售中心:XS1-銷售一部，XS2—-銷售二部，XS3——銷售三部；JS-技術(shù)中心：JSKJ-—科技部，JSZJ—-質(zhì)檢部，JSJS-—技術(shù)部，JSYF-—研發(fā)部;GC-工程中心:GCXM-—工程工程部，GCZC——工程資材部,GCSJ-工程設(shè)計(jì)部；YY—運(yùn)營中心:YYSW—-商務(wù)部，YYFW-—生產(chǎn)效勞;ZH—企管部,ZHCW-WZ—物資中心：WZCG—選購部；WZSC——生產(chǎn)部；WZCK——倉庫；ZJB—總經(jīng)理辦公室。天津市尚拓環(huán)?？萍继旖蚴猩型丨h(huán)?？萍嘉募幪?hào)ST/ZY7.5-2版本/修訂B/0公司文件資料治理制度頁碼4/8文件資料的處理。13。1。1簽字)→企管部備案→發(fā)出部門負(fù)責(zé)發(fā)放3。1.2〔總經(jīng)理簽字)→企管部備案→發(fā)出部門負(fù)責(zé)發(fā)放3。1.3PDF3.2特別是合同原件、政府行業(yè)類〔特別是適用于公司的法律、。2各職能部門不得對(duì)需送至企管部的文件資料積壓遲誤,應(yīng)即時(shí)報(bào)送。3。3.文件資料的處理。3.1一張貼公布。文件更改后由文件原審批人審批,如不能由原審批人審批時(shí)，接替審批人全部受控發(fā)放的文件進(jìn)展相應(yīng)修改。天津市尚拓環(huán)?？萍嘉募幪?hào)ST/ZY7。5-2公司文件資料治理制度版本/修訂B/0頁碼5/8合尋常使用狀況適時(shí)進(jìn)展評(píng)審，必要時(shí)予以修改。審核后的修改體系文件以膠裝的格式3.3。4LOGO料員離職需要進(jìn)展文件交接.文件資料的歸檔4。1(檔案號(hào)由行政部填寫，最終交由行政部歸入檔案室保管。上記錄文件，需交由行政部歸檔治理。。3對(duì)于電子版文件，由行政部網(wǎng)絡(luò)治理員刻盤或拷貝在移動(dòng)硬盤中，建檔保管.《歸檔交接表》一式兩份，雙方各留一份備查.檔案的保存及天津市尚拓環(huán)?？萍嘉募幪?hào)ST/ZY7。5—2公司文件資料治理制度版本/修訂B/0頁碼6/8期等信息，便于快速查找。4。34。3。1A〔絕密)、B(機(jī)密、C〔隱秘)、D〔一般〕四種。文件資料。料.③C：指不為公眾所知悉﹑能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益﹑實(shí)行保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。一旦泄密會(huì)使企業(yè)受到確定程度的危害和損失.④D〔一般)：指一般性的可以供給應(yīng)全部員工查考利用的文件資料.4.4檔案的存檔期☆公司章程☆組織及業(yè)務(wù)規(guī)章☆財(cái)務(wù)報(bào)表☆政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件☆不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證☆工程設(shè)計(jì)圖。210天津市尚拓環(huán)?？萍继旖蚴猩型丨h(huán)保科技文件編號(hào)ST/ZY7.5—2版本/修訂B/0公司文件資料治理制度頁碼7/8☆預(yù)算決算書☆事業(yè)打算數(shù)據(jù)。4.35☆期滿或解除之合約。4。41☆使用后無長(zhǎng)期保存必要者。4。5。5室查〔借〕閱。4.5.2A、B、C〕閱必需經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理審批前方可查〔借)閱。〔借經(jīng)理批準(zhǔn)前方可進(jìn)展。原則上外部人員不得進(jìn)入公司檔案室.4。5.4公司檔案借閱時(shí)間一般不超過五個(gè)工作日，如需延期必需重補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)。行政部專人負(fù)責(zé)超期借閱檔案的催還。4.5.5財(cái)務(wù)檔案柜鑰匙由財(cái)務(wù)主管/經(jīng)理及總經(jīng)理保管，檔案室門鑰匙由行政部保管。查看財(cái)務(wù)資料時(shí)須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，行政人員伴隨查閱。4.6文件須由企管部收回，并填寫《作廢文件回收記錄》,加蓋作廢章予以存檔或銷毀。天津市尚拓環(huán)保科技文件編號(hào)ST/ZY7。5—2公司文件資料治理制度版本/修訂B/0頁碼8/82核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。4。6.32機(jī)粉碎,或在有金屬圍檔的固定地點(diǎn)燃燒