檔案管理制度細(xì)則

第10頁(yè)共19第10頁(yè)共19頁(yè)[檔案治理規(guī)定]檔案治理制度細(xì)則Q/RICH**瑞氣氣體科技企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)–20232023--實(shí)施前言本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)**瑞氣氣體科技組織機(jī)構(gòu)治理標(biāo)準(zhǔn)制定。**瑞氣氣體科技綜合治理部起草并歸口治理，擁有解釋權(quán)。主要起草人：整理、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、查閱借閱等內(nèi)容。**瑞氣氣體科技及其下屬浙江瑞辰氣體科技的檔案治理工作。2標(biāo)準(zhǔn)性引用文件以下文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不行少的。但凡注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文〔包括全部的修改單〕適用于本文件。DA/T42-2023(企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》財(cái)會(huì)字[198]B2計(jì)檔案治理方法》Q/RICQHSQS.G16.001《文件和資料把握程3.1.1機(jī)構(gòu)設(shè)置。門檔案工作的負(fù)責(zé)人。各公司負(fù)責(zé)人職責(zé)3.2.1負(fù)責(zé)檔案工作的規(guī)劃和實(shí)施。專兼職檔案人員。負(fù)責(zé)對(duì)部門負(fù)責(zé)人檔案治理職責(zé)履行狀況進(jìn)展考核。對(duì)歸檔文件案卷的齊全、準(zhǔn)確的質(zhì)量負(fù)責(zé)。劃、組織實(shí)施。和關(guān)勵(lì)；。等工作。負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)的制定、依據(jù)公司進(jìn)展?fàn)顩r對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定與修改。保管期限表、密級(jí)文件等確實(shí)認(rèn)和審核。治理結(jié)果負(fù)責(zé)。鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和編研工作，對(duì)歸檔檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.4.2限和到期檔案鑒定。3.5.244.1BB.1。DA/T42-2023〔企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》中的《企業(yè)文件歸檔根本范圍與保管期限參考表》并結(jié)合實(shí)際狀況，進(jìn)展全宗檔案分類。全宗檔案分類見。cpkysbJYTSDZKJYGCWWSxz14.2.2格式檔號(hào)由類目號(hào)和案卷號(hào)組成，類目號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字或拼音表示。各級(jí)類目之間用“·”間隔號(hào)隔開。案卷號(hào)在“—”后2。XX·XX—XXX001〔或工程代4.2.31。表1檔號(hào)編制例如類別及代號(hào)檔號(hào)編制例如說明文書檔案WSJYWS·JY-001WS·JY，0011SCWS·SC-001WS·SC案的生產(chǎn)治理類，0011XZWS·XZ-0011KJCP1KJ·CP·1-001KJ·CP·1科技檔案的產(chǎn)品生產(chǎn)類的產(chǎn)品生產(chǎn)，00112KJ·CP·2-001KJ·CP·2生產(chǎn)，0011KYKJ·KY-001KJ·KY技檔案的科研開發(fā)類，0011XMKJ·XM-0011SBKJ·SB-001KJ·KY0011CW1CW·1-001CW·1冊(cè)、本〕2CW·2-001CW·2表示財(cái)務(wù)檔案的賬簿類，0011〔冊(cè)、本〕報(bào)表類3CW·3-001CW·300110012〔冊(cè)、本〕ZP1ZP·1-0011〔冊(cè)〕產(chǎn)品2ZP·2-001ZP·20011狀類，0011〔本〕2RY·2-001RY·2譽(yù)檔案的證書類，0011〔本〕獎(jiǎng)杯類3RY·3-001RY·3001100115RY·5-001RY·500111〔張、盤〕2DZ·2-001DZ·2電子檔案的移動(dòng)硬盤類，0011〔盤〕U3DZ·3-001DZ·3U，0011〔盤〕圖書TS1TS·1-001TS·10011〔本〕2TS·2-001TS·2紙類，00113TS·3-001TS·3檔案的雜志期刊類，0011〔本〕員工檔案YG1YG·1-001YG·1001100114.34.3.14.3.1.1營(yíng)、治理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件等檔案都應(yīng)納入歸檔范圍。1、本公司形成的文件等；2、本公司引進(jìn)工程、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件等；3、所屬單位應(yīng)向本公司提交的文件等；交的文件等；5、本公司執(zhí)行、辦理的外來文件等；公司應(yīng)依據(jù)經(jīng)營(yíng)治理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型，制定CC.1。等形成的文件，應(yīng)在辦理完畢后本年度七月和其次年一月歸檔。驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)、設(shè)備儀器文件應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；登記歸檔。會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，為便利12財(cái)務(wù)部門將超過三年以上的會(huì)計(jì)檔案交檔案室歸檔。電子類、榮譽(yù)類、圖書類、員工類檔案應(yīng)隨時(shí)歸檔。磁帶、照片及底片、膠片、錄音、實(shí)物等載體形載體歸檔時(shí)間全都。更、補(bǔ)充的文件等，公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。員應(yīng)依據(jù)規(guī)定將文件等檔案整理后歸檔。利于長(zhǎng)期保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件的質(zhì)量要求。下，歸檔復(fù)制件應(yīng)供給復(fù)制依據(jù)。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文〔或〕材林應(yīng)與譯文一起歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和名目后歸檔。檔案形成部門在歸檔時(shí)應(yīng)就歸檔文件填寫〔檔案〕的要〔D。案交接登記表》伴同已整理的檔案向檔案室移交。在《檔案交接登記表》簽字后各保存一份存檔。類、排列、編目。特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)大性。母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。條款挨次依次排列編號(hào)。依據(jù)檔案分類方案和排列挨次編制檔號(hào)，具有唯一性?；ヒ娞?hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。按全宗、類別、保管期限編制檔案名目。檔案室應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。4.6.1地備份。檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)準(zhǔn)時(shí)以保護(hù)。庫(kù)房治理應(yīng)做到：房。案室進(jìn)展。有害生物等防護(hù)功能。個(gè)人物品和外物件。庫(kù)房設(shè)備狀況應(yīng)定期檢查，并準(zhǔn)時(shí)排解隱患。變化時(shí)應(yīng)記錄說明，如有遺失、損失準(zhǔn)時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)、爭(zhēng)論處理。進(jìn)出庫(kù)房，做到順手熄燈、關(guān)門。4.7.1前，依據(jù)申報(bào)等級(jí)進(jìn)展密級(jí)治理；經(jīng)審定和批準(zhǔn)后，依據(jù)批準(zhǔn)的等級(jí)進(jìn)展密級(jí)治理?！睹芗?jí)文件申報(bào)審批表》見附錄F。申報(bào)、確認(rèn)、備案和保護(hù)。準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外供給信息和效勞。不得將密級(jí)文件、資料轉(zhuǎn)借給其他無關(guān)人員閱讀；不得在公眾場(chǎng)所任憑泄密內(nèi)容。4.8.1檔案鑒定、銷毀。各公司、各部門歸檔申報(bào)的密級(jí)文件，由檔案室按10級(jí)文件的密級(jí)審定。對(duì)檔案價(jià)值開展鑒定；重進(jìn)展審查，確定保管期限。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。但凡反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。但凡反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在確定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，3010〔財(cái)會(huì)字[198]32〕的規(guī)定。對(duì)保管過期，失去保存價(jià)值的檔案需要銷毀的，經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組提出鑒定意見，由檔案形成部門或檔案室填/員等審核簽字，經(jīng)法定代表人審批后銷毀，未經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定，任何人不得任憑銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，至少有兩人監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人員應(yīng)在《文件/案卷銷毀審批表》上注明“已銷毀”字樣以及銷毀日期、銷毀方式并簽名，檔案銷毀/〔文件/案卷銷毀審G。4.9.1案進(jìn)出、保管、利用等狀況進(jìn)展數(shù)量統(tǒng)計(jì)，填寫《公司檔案數(shù)量//質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表》的格式見附錄H。建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編量統(tǒng)計(jì)，利用人次、卷次，檔案復(fù)印的人次、份數(shù)和利用效果，銷毀狀況等。各公司檔案室每半年〔61011案數(shù)量、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.10.1證件可查、借閱本人工作業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案和非密級(jí)的檔案?！矷。等，確因工作需要應(yīng)按規(guī)定進(jìn)展審批。人查閱、借閱利用，跨部門查、借閱密級(jí)檔案時(shí)應(yīng)填寫〔查閱借閱檔案審批表〕申請(qǐng)，經(jīng)檔案形成部門審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后可查詢或借閱。意并在綜合治理部門的人員伴隨下查閱，查閱密級(jí)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理書面同意。資料。管，喪失檔案應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告綜合治理部門準(zhǔn)時(shí)處理。A〔標(biāo)準(zhǔn)性附錄〕檔案治理組織機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部文件治理人員綜合治理部文件治理人員綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)選購(gòu)部文件治理人員技術(shù)研發(fā)部文件治理人員售后效勞部文件治理人員銷售部文件治理人員生產(chǎn)部文件治理人員品質(zhì)部文件治理人員市場(chǎng)部A.1B〔標(biāo)準(zhǔn)性附錄〕檔案治理工作流程公司領(lǐng)導(dǎo)審定歸確檔認(rèn)綜合部檔效案益利反C〔資料性附錄〕C.1與保管期限表部門內(nèi)容保管期限〔年〕歸檔考核時(shí)間備注月末歸檔季度歸檔年度歸檔工程完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔綜合治理部1〕所屬各公司近期形成的公章、驗(yàn)資報(bào)告和公司成立注冊(cè)、更名、改制等材料永久√2〕董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)會(huì)議決議、公告和會(huì)議紀(jì)錄永久√3〕對(duì)各公司財(cái)務(wù)監(jiān)視把握形成文件永久√4〕對(duì)各公司規(guī)章制度制定、執(zhí)行，打算制定30～永久√5〕對(duì)各公司品牌、企業(yè)文化宣貫培訓(xùn)、VI標(biāo)識(shí)使用使用監(jiān)控形成文件材料10～30√6〕對(duì)各公司機(jī)構(gòu)、人員任獎(jiǎng)懲、用人政策用人貯存狀況監(jiān)控形成文件材料永久√7〕本公司各部門年度總結(jié)和打算10√8〕治理評(píng)審材料永久√9)商標(biāo)申請(qǐng)、公告、糾紛、異議、30～永久√10〕公司晚會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)重要講話5√11〕公司辦會(huì)會(huì)議記錄永久√12〕大事記永久√13〕對(duì)各公司建和在建工程的編制、審核狀況監(jiān)控形成的文件材料或其他各工程30～永久√14〕安標(biāo)證、責(zé)任書、三級(jí)教育記錄、10～30√15〕購(gòu)置辦公、交通等各項(xiàng)主要設(shè)備檔30√16〕企業(yè)內(nèi)部重大活動(dòng)照片、員工體檢記錄匯總材永久√17〕基建工程竣工驗(yàn)收和階段工程竣工驗(yàn)收材料30～永久√19〕檔案工作10√21〕檔案利30√歸檔考核時(shí)間部門內(nèi)容保管期限〔年〕備注月末歸檔季度歸檔年度23)重大事故調(diào)查報(bào)√24〕法院判決書、調(diào)解書、訴訟和仲裁等文件永久√25〕案件、糾紛及公證事務(wù)中結(jié)論性材料永久30√27〕公司簽訂的重要合同、協(xié)議永久√29〕30√30〕30√34〕工資報(bào)表、績(jī)效考核表10√35〕請(qǐng)收單、加班單、公務(wù)出差單10√36)體系文件永久計(jì)量、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化等級(jí)〔壓力管道〕鑒定評(píng)審資料永久√40〕煤安標(biāo)志取證資料永久√41〕體系認(rèn)證書、特種設(shè)備〔壓力管道〕制造許可證、計(jì)量證書、標(biāo)準(zhǔn)化等級(jí)證書、煤安標(biāo)志等證書永久√42〕國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及名目標(biāo)準(zhǔn)化治理的規(guī)劃、方法、1〕上年30～永久√2〕上年度配套協(xié)議書√3〕10～30√4〕投產(chǎn)通知單30～永久√6〕30～永久√7〕主要件選購(gòu)合同永久√生產(chǎn)部1〕壓力容器檢驗(yàn)單永久15√4〕進(jìn)貨15√6〕合同進(jìn)度表10√7〕作業(yè)指導(dǎo)書永久√8〕投產(chǎn)單10√9〕成品檢驗(yàn)臺(tái)賬30√10〕特種設(shè)備〔壓力管道〕制造許可證永久√11〕氣動(dòng)閥1〕不合格〔品)質(zhì)量信息反響處置單30√2〕整機(jī)檢驗(yàn)、進(jìn)貨檢驗(yàn)臺(tái)賬、進(jìn)貨檢驗(yàn)登記表、記錄單調(diào)試記錄單、出廠檢驗(yàn)〔托付〕報(bào)告、隨機(jī)出廠壓力容30√4〕30√5)充實(shí)健全部門關(guān)鍵測(cè)量設(shè)備二級(jí)日錄檔案材料30√技術(shù)研發(fā)部1〕√2〕外來產(chǎn)品材料試驗(yàn)報(bào)告及測(cè)試技政、科研等工程申報(bào)、驗(yàn)收、認(rèn)證材料永有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)、單位出具的產(chǎn)品檢驗(yàn)、工程檢測(cè)報(bào)告及公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、審批、備案材料永久√5〕專利申報(bào)材料永久√6〕學(xué)術(shù)論文、專著材料30√7〕常規(guī)設(shè)計(jì)文件、圖紙、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書永久√8〕門內(nèi)容保管期限〔年〕130√3〕重要圖片素材資料永久√4〕各類展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、廣告、印刷合同及相關(guān)資料30√5)30√6〕產(chǎn)品樣本的規(guī)劃實(shí)施及運(yùn)30√1〕年度經(jīng)營(yíng)甘標(biāo)、營(yíng)銷工作會(huì)議記錄、銷30√2〕年度工作總結(jié)〔含返修、整機(jī)數(shù)、質(zhì)量則細(xì)臺(tái)充實(shí)健全本部門治理二級(jí)檔案材料，向檔案室報(bào)備30√4〕上年度執(zhí)行完畢商務(wù)合同永久√5〕上年度客30√6〕提成安排方法、設(shè)備合同提成治理方法永久√7〕駐外機(jī)構(gòu)銷售借款及費(fèi)用規(guī)定永久√財(cái)務(wù)部1)〔原始記賬憑證〕15√2〕會(huì)計(jì)記賬薄類〔總賬、明〕15√3〕15√4〕會(huì)計(jì)檔案保管1〕外出效勞報(bào)告30√2〕30√3〕銷售合同永久√4〕調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久√5)30√6)配件合同〔貨物出庫(kù)單、送貨單及合同〕永久√7)30√8)技術(shù)材料清單永久√9)發(fā)貨通知15√10)1)各部門起草制訂的企業(yè)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)性附錄〕檔案D.1移交時(shí)間：接收人：E〔標(biāo)準(zhǔn)性附錄〕E.1F〔標(biāo)準(zhǔn)性附錄〕文件/F.1/案卷銷毀申批表序號(hào)文件、案卷題名形成年月保管期限文號(hào)〔檔〔頁(yè)、件、袋〕銷毀緣由審核人意見及簽署批準(zhǔn)人意見及簽署監(jiān)、銷毀人簽署編制部門：日期：/G.1檔案數(shù)量工程綜合檔案室治理工作面積〔m2〕人員〔人〕設(shè)備、裝具現(xiàn)有數(shù)辦公室調(diào)查室一、二二庫(kù)庫(kù)小計(jì)專職兼職小計(jì)本書架架資料柜套鐵檔案柜套電子檔案柜套密集架列電腦臺(tái)打印機(jī)臺(tái)空調(diào)臺(tái)監(jiān)控儀臺(tái)辦公