特殊載體檔案管理制度

精選資料精選資料可修改編輯可修改編輯庫(kù)木塔格熱電廠 檔案制度特別載體檔案治理制度(XWRD-GC-08)2023-10-編寫 2023-10- 實(shí)施第一條 主要依據(jù)〔一〕《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)》GB/T18894—2023〔二〕《磁性載體檔案治理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》 DA/T15-95〔三〕《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求》GB/T17678.1-1999其次條 治理職責(zé)與要求〔一〕 治理職責(zé)檔案部門是光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體檔案歸口治理部門。負(fù)責(zé)本單位歸檔光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體的收集、整理、保管、鑒定、等工作。交?！捕持卫硪髾n案部門應(yīng)按GB/T18894—2023標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各業(yè)務(wù)部門移交的光盤、磁盤、錄像、檔案內(nèi)容的全都性，以及移交的特別載體檔案安全、有效?！部啼浀椒媳９芷谙迼l件的光盤上，按GB/T18894—2023標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定填寫電子文件登記表和編制歸檔說明，向檔案部門移交。光盤、磁盤、錄像、錄音等載體的形成部門應(yīng)按DA/T15-95和GB/T18894—2023標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定填寫電子文件登記表和編制歸檔說明，向檔案部門移交。第三條歸檔要求〔一〕歸檔范圍范圍。領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的錄像、錄音文件。本企業(yè)在重大大事、重大事故、重大自然災(zāi)難等大事中形成的錄像資料。為工程創(chuàng)優(yōu)、企業(yè)評(píng)級(jí)等工作編輯的工程概況、企業(yè)概況介紹等的錄像。生產(chǎn)治理系統(tǒng)形成的運(yùn)行記錄、設(shè)備狀況光盤。建設(shè)工程形成的竣工檔案移交的電子文件光盤〔含竣工圖電子光盤〕等。廠家供給的設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試光盤、磁盤。本企業(yè)所應(yīng)用的各種治理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份光盤。其他工作形成的應(yīng)歸檔的光盤、錄像、錄音等?！捕硽w檔時(shí)間原始的錄像、錄音文件材料及經(jīng)過編輯整理過的錄像、錄音，應(yīng)在工作完畢后由責(zé)任部門〔單位〕準(zhǔn)時(shí)移交歸檔。建設(shè)工程形成的光盤檔案，歸檔時(shí)間應(yīng)與紙質(zhì)檔案移交時(shí)間一樣。生產(chǎn)治理系統(tǒng)形成的運(yùn)行記錄、設(shè)備狀況光盤應(yīng)按生產(chǎn)檔案歸檔時(shí)間一樣。廠家供給的設(shè)備或系統(tǒng)等的光盤、磁盤，應(yīng)在設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試完畢后，由責(zé)任部門按紙質(zhì)檔案移交時(shí)間一起移交歸檔。本企業(yè)應(yīng)用的各治理軟件系統(tǒng)應(yīng)由信息部門定期做數(shù)據(jù)備份光盤，準(zhǔn)時(shí)向檔案部門進(jìn)展移交?！踩硽w檔份數(shù)磁性載體檔案一般歸檔二份，一份供給利用，一份保存。光盤檔案一般歸檔二份，一份存檔供給利用，一份異地保存?！菜摹骋平皇掷m(xù)DA/T15-95和GB/T18894—2023標(biāo)準(zhǔn)要求填寫相關(guān)表格，編制文件移交名目及歸檔說明，經(jīng)檔案人員檢測(cè)、核查、驗(yàn)收后，雙方辦理移交簽字手續(xù)，各留存一份以備查考?！菜摹迟|(zhì)量要求歸檔的檔案載體應(yīng)清潔，無病毒、無劃痕，歸檔信息填寫清楚〔版本、設(shè)備環(huán)境、記錄格式等。歸檔的電子文件以及數(shù)據(jù)備份應(yīng)優(yōu)先承受：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等，嚴(yán)禁用軟磁盤作為信息長(zhǎng)期保存的載體。歸檔的特別載體檔案必需是可讀文件，長(zhǎng)期保存的應(yīng)把電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀名目?jī)?chǔ)存在同一載體上。第五條整理與歸檔〔一〕收集檔案部門應(yīng)按歸檔范圍要求，收集各業(yè)務(wù)部門〔單位〕形成的光盤、磁盤、錄像、錄音DA/T15-95和GB/T18894—2023標(biāo)準(zhǔn)要求指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門編制歸檔說明及移交清冊(cè)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收?！捕澈瞬?，檢查，并應(yīng)在特別載體上用記號(hào)筆標(biāo)明內(nèi)容、刻錄時(shí)間、責(zé)任者，并填寫相應(yīng)表格。比照移交名目核對(duì)移交的數(shù)量。檢查機(jī)讀名目是否與電子文件內(nèi)容相全都，是否可讀。歸檔說明及按規(guī)定填寫的電子文件登記表的信息，填寫是否正確。檢查提交的載體是否有病毒、有劃痕等有損壞狀況，及使用的光盤、磁帶、硬磁盤等是否符合歸檔要求。〔三〕 整理特別載體檔案包括光盤、磁盤、錄像、錄音等載體。按類別代碼分別用：光盤——GP、錄像——LX、錄音——LY、磁盤——CP來標(biāo)識(shí)。歸檔的光盤、磁盤應(yīng)按“張”整理，裝“盒”；錄像、錄音應(yīng)按“盤”整理，裝“盒”。特別載體檔案的保管期限應(yīng)依據(jù)實(shí)際狀況設(shè)定，一般為長(zhǎng)期保管?！菜摹尘幠刻貏e載體檔案編目承受案卷級(jí)和文件級(jí)兩級(jí)編制名目。卷內(nèi)名目設(shè)置有：檔號(hào)、盤〔張〕序號(hào)、題名、責(zé)任者、電子文件個(gè)數(shù)、起始時(shí)間、互見號(hào)、歸檔說明、設(shè)備環(huán)境、記錄格式等工程?！獧n號(hào)，承受年度——類別——流水號(hào)，按年度、類別、排流水號(hào)?！}名，盤〔張〕內(nèi)主要電子文件的名稱，參照科技檔案題名要求擬寫?！?zé)任者特別載體形成的部門或單位名稱〔全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱?！娮游募€(gè)數(shù)，光盤存儲(chǔ)的電子文件數(shù)量，——起始時(shí)間，盤〔張〕內(nèi)電子文件形成的最早時(shí)間至最終時(shí)間；錄像、錄音內(nèi)存儲(chǔ)內(nèi)容時(shí)間的長(zhǎng)短?！ヒ娞?hào)，與特別載體檔案內(nèi)容一樣的其他載體歸檔文件的檔號(hào)?！矎垺硟?nèi)的全部信息。可參照照片說明編寫，綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，并對(duì)題名未能反映的信息作出補(bǔ)充?！O(shè)備環(huán)境，——記錄格式，DVD/VCD/案卷級(jí)名目設(shè)置有：檔號(hào)、題名、立卷者、起始時(shí)間、互見號(hào)。第六條保存與治理〔一〕保存存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合以下條件：——?dú)w檔載體應(yīng)作防寫處理。避開擦、劃、觸摸記錄涂層。——單片載體應(yīng)裝盒，直立存放，且避開擠壓?！娣艜r(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離?！h(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35％～45％。〔二〕治理存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體每隔〔滿〕2年、光盤每隔〔滿〕4年應(yīng)進(jìn)展一次抽樣機(jī)10％，如覺察問題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。44年。超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，依據(jù)紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子