職場(chǎng)資訊：真正累死你的不是工作而是低效的工作方法

職場(chǎng)資訊：真正累死你的不是工作，而是低效的工作方法

“多算勝，少算不勝，何況無(wú)算乎？”

這是《孫子兵法》里的一句話(huà)，意思是說(shuō)，考慮周全，方法得當(dāng)，勝利率就高；考慮不當(dāng)，籌劃不足，勝利率就低，更不要說(shuō)不經(jīng)考慮就想當(dāng)然地做事了。行兵打仗如此，日常工作也是這樣。只有學(xué)會(huì)周全考慮，找對(duì)了方法，工作效率才能明顯提升。

管理者總有這樣的疑問(wèn)：

“為什么職位越高，工作越忙？莫非職位與勞碌成正比？”

“為什么常常加班，業(yè)績(jī)就是上不來(lái)？”

“為什么下達(dá)的工作，執(zhí)行總是不到位？”

“為什么努力調(diào)動(dòng)員工的樂(lè)觀性，效果卻微乎其微？”

……

勞碌，低效率的勞碌，好像成了管理者的一個(gè)通病。癥結(jié)在哪兒？怎樣才能藥到病除？我們先看一個(gè)好玩的故事：

宏大的創(chuàng)造家愛(ài)迪生有一次在做試驗(yàn)時(shí)，遞給助手一個(gè)沒(méi)有燈口的空玻璃燈泡，讓助手測(cè)出燈泡的容積。過(guò)了好半天，助手也沒(méi)有測(cè)出來(lái)。愛(ài)迪生過(guò)去一看，發(fā)覺(jué)助手正拿著軟尺測(cè)量燈泡的周長(zhǎng)、斜度，并用簡(jiǎn)單的公式計(jì)算測(cè)得的數(shù)字。

愛(ài)迪生忍不住打斷助手：“把燈泡裝滿(mǎn)水，再將水倒入量杯中，不就測(cè)出燈泡的容積了嗎？”說(shuō)話(huà)間，愛(ài)迪生已經(jīng)把燈泡的容積測(cè)出來(lái)了。

看完這則故事，你有什么感受？

工作效率低，是不是由于你像那位助手一樣，把簡(jiǎn)潔的工作想得太簡(jiǎn)單？

工作效率低，是不是由于你像那位助手一樣，用錯(cuò)了方法，走了彎路？

工作效率低，是不是由于你不情愿與同事、上司乃至下屬溝通工作心得？

工作效率低，是不是由于你不習(xí)慣思索，總用慣性思維去做事？

工作效率低，還有許多其他方面的緣由，如缺少目標(biāo)和方案，不擅長(zhǎng)管理時(shí)間，雜亂無(wú)章的工作習(xí)慣影響了你的專(zhuān)注力……這些緣由歸結(jié)為一點(diǎn)，就是工作方法不對(duì)。

德國(guó)作為制造業(yè)大國(guó)，德國(guó)人深受工具化思維的影響。我曾接觸過(guò)許多德國(guó)名企的科研人員，比如西門(mén)子、麥德龍、寶馬公司等，他們?cè)谧鰷y(cè)試時(shí)，通常是先把一套測(cè)試思路和測(cè)試軟件編輯出來(lái)，然后論證這個(gè)工具，再用這個(gè)工具快速地測(cè)試數(shù)據(jù)。而國(guó)內(nèi)技術(shù)人員往往是先收集數(shù)據(jù)，然后想方法分析，再得出結(jié)論。單純地對(duì)比這種做法，德國(guó)人看似慢一點(diǎn)，但假如測(cè)試10次、100次，德國(guó)人的效率就會(huì)大幅度提升，由于他們無(wú)需每次測(cè)試都去分析，只需根據(jù)第一次論證后的系統(tǒng)和模式一遍遍地開(kāi)展工作就行。

畢竟什么是快，什么是慢？這個(gè)問(wèn)題值得每一位管理者深思。真正的快，并非拔腿就跑，而是先花幾分鐘時(shí)間，確定目的地和路線，選好跑鞋，系好鞋帶，再甩開(kāi)膀子奔向目標(biāo)。這就是方法的意義。

所以，我們可以忙，但忙要忙在點(diǎn)子上。我要告知那些沒(méi)有頭緒的勞碌者、沒(méi)有正確方法指導(dǎo)的勞碌者——

累死你的不是工作，而是低效的工作方法！

而在這里我特意整理了如下15種可以?xún)?yōu)化工作流程和提高效率的方法，關(guān)心你更高效輕松地完成工作。

1.做日／周工作方案并常常回顧

不管你習(xí)慣用PPT，Excel或是其他辦公軟件，肯定得給自己制定個(gè)日／周工作方案，包括上周工作進(jìn)展和本周工作方案。針對(duì)每一項(xiàng)工作或任務(wù)，都要具體標(biāo)注開(kāi)頭和截止時(shí)間，交付物是什么，需要對(duì)接的有哪些部門(mén)和同事，有什么樣的KPI等等。這樣便利自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài)，是待開(kāi)頭，進(jìn)行中，延誤還是取消，有利于自己針對(duì)不憐憫況實(shí)行下一步措施。

2.會(huì)議前的高效預(yù)備

參與會(huì)議時(shí)，我常常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看著主持人，被問(wèn)到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾，一看就是沒(méi)有什么預(yù)備。為了避開(kāi)這種尷尬局面，需要提前做這些預(yù)備：

提前看看會(huì)議日程，和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話(huà)題；

是否需要對(duì)上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新；

是否需要提前搜集和預(yù)備數(shù)據(jù)，資料及文件；

是否需要提前聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等等。

3.學(xué)會(huì)推斷任務(wù)優(yōu)先級(jí)

每天手頭的工作許多，既有正在進(jìn)行中的，也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過(guò)來(lái)的，假如不分輕重緩急，就會(huì)感覺(jué)毫無(wú)頭緒，倍感焦慮。因此需要學(xué)會(huì)依據(jù)這樣兩個(gè)維度推斷任務(wù)的先后挨次。即：

重要性（重要vs.不重喲?。?/p>

緊迫性（緊急vs.不緊急）

依據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限，就可以清楚推斷出，緊急而重要的事情肯定是最有優(yōu)先級(jí)，需要立刻處理的。

4.多種溝通渠道并用，而不是單純依靠于郵件

電子郵件儼然已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部溝通和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件，會(huì)議通知，爭(zhēng)論問(wèn)題，匯報(bào)工作無(wú)一例外都是通過(guò)郵件完成。但假如此時(shí)你完全依靠郵件一個(gè)溝通渠道，會(huì)發(fā)覺(jué)有時(shí)真的會(huì)壞事，尤其重要或緊急的工作。由于郵件不是即時(shí)通訊系統(tǒng)，人們不是隨時(shí)在線或者隨時(shí)可以回應(yīng)的，比如會(huì)議中或外出時(shí)間，就無(wú)法做到隨時(shí)回復(fù)。

所以如遇緊急重大問(wèn)題或通知，肯定記得打電話(huà)反復(fù)確認(rèn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

5.未完成事項(xiàng)提示

有的人特別喜愛(ài)將“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱板上，上面寫(xiě)滿(mǎn)了待辦事項(xiàng)或需要特殊提示或關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的方法。小小一塊貼紙，記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn)，比如時(shí)間，電話(huà)，找誰(shuí)。醒目地提示和督促你這件事情還沒(méi)完成，需要抓緊搞定，由于你確定接受不了一張貼紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動(dòng)。一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去，頗有成就感。

6.先梳理一天工作內(nèi)容

為了避開(kāi)自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦糊涂的時(shí)候，將自己的日歷（或者電子日歷）打開(kāi)，看看今日的主要工作內(nèi)容有哪些，然后依據(jù)優(yōu)先級(jí)安排自己的工作時(shí)間和精力。這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會(huì)遺漏重要工作，還會(huì)簡(jiǎn)單把控節(jié)奏，自信滿(mǎn)滿(mǎn)迎接新一天。

7.番茄工作法

就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專(zhuān)注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫(huà)一個(gè)X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。這樣我們就會(huì)比較簡(jiǎn)單專(zhuān)注在工作本身，而不簡(jiǎn)單走神或下意識(shí)地刷手機(jī)。由于人的留意力一旦被打斷，重新開(kāi)頭回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。

8.將本周或下周待開(kāi)會(huì)議提前發(fā)出邀請(qǐng)

許多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳，突然發(fā)出邀請(qǐng)召集同事開(kāi)會(huì)，這么做通常效果很差，由于沒(méi)有提前預(yù)約，同事要么在出差，要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。因此，假如不是特殊緊急的會(huì)議，最好提前一周就發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，提前將被邀請(qǐng)人的時(shí)間固定，也便利他人在空閑時(shí)間段支配其他工作。另外發(fā)完會(huì)議邀請(qǐng)也不是萬(wàn)事大吉，你需要在會(huì)議提前1～2天發(fā)個(gè)郵件提示，以確保大家準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議而沒(méi)有遺忘或發(fā)生時(shí)間沖突。

9.提高打字速度

這點(diǎn)特殊簡(jiǎn)單被忽視。我們有時(shí)寫(xiě)報(bào)告或郵件感覺(jué)花費(fèi)時(shí)間太多，可能就是由于打字速度太慢。學(xué)會(huì)盲打而不是邊看鍵盤(pán)邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會(huì)大大提高文字輸入效率，幫你節(jié)約不少時(shí)間。如必要可以特地花一段時(shí)間練習(xí)如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時(shí)間練習(xí)。

10.干凈有序的辦公桌

將自己的辦公桌整理得干凈有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時(shí)候毫無(wú)頭緒，翻來(lái)翻去。除此以外，在一個(gè)雜亂不堪的環(huán)境下工作，人的心情也會(huì)不自覺(jué)變得焦躁擔(dān)心，哪還能談得上效率和質(zhì)量。

11.充分利用午餐時(shí)間進(jìn)行社交

現(xiàn)代人時(shí)間珍貴，不愿過(guò)多占用私人時(shí)間進(jìn)比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐時(shí)間和同事聯(lián)絡(luò)感情就變得重要而便捷了。盡量多和兄弟部門(mén)以及跨部門(mén)同事一起用餐，可以聊些輕松話(huà)題，順便談下項(xiàng)目進(jìn)展，彼此如何更好地協(xié)作，就顯得順理成章。常常一個(gè)人午餐或者只和要好的幾個(gè)同事午餐，只是單純完成了吃飯這個(gè)任務(wù)，而沒(méi)有給予任何社交意義，實(shí)屬惋惜。

12.擅長(zhǎng)“偷師”學(xué)藝

公司不等于學(xué)校，沒(méi)有人像老師那樣有義務(wù)教你如何工作，如何更好地工作。這時(shí)我們就需要有一雙擅長(zhǎng)發(fā)覺(jué)的眼睛和機(jī)智的頭腦，看到別人受到認(rèn)可和表?yè)P(yáng)，就要認(rèn)真揣摩和觀看，看看人家究竟哪里做得好，怎么做得好的。有心人可以將對(duì)方報(bào)告或文件好好拆解，學(xué)習(xí)人家如何設(shè)計(jì)框架，提煉要點(diǎn)，組織素材和推導(dǎo)結(jié)論的。

13.集中時(shí)間回復(fù)郵件

假如隨時(shí)在線回復(fù)每一封郵件，就會(huì)將自己的留意力切割，無(wú)法集中做好一件事。不是全部郵件都需要你秒回，假如真的特別緊急，相信對(duì)方肯定會(huì)打電話(huà)或者直接找你。因此可以隔一段時(shí)間集中處理和回復(fù)郵件，這樣不僅效率高，還避開(kāi)了不斷被新進(jìn)來(lái)的郵件打斷手頭的工作。

14.多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，確認(rèn)需求

在公司中我們的的匯報(bào)對(duì)象是直線經(jīng)理，我們的工作是否得到認(rèn)可主要取決于領(lǐng)導(dǎo)。因此我們需要聽(tīng)清晰領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，ta的要求和期望是什么，需要什么時(shí)間完成等等，只有確認(rèn)好領(lǐng)導(dǎo)的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。

在最終完成任務(wù)時(shí)才不會(huì)發(fā)生南轅北轍，吃力不討好的情形。

15.對(duì)同事常常表達(dá)謝意

雖然許多時(shí)候，同事幫你完成的某項(xiàng)工作是ta份內(nèi)之事，但是肯定記得準(zhǔn)時(shí)表達(dá)感謝，不論通過(guò)郵件還是當(dāng)面致謝，最好當(dāng)著其領(lǐng)導(dǎo)的面表達(dá)謝意。這樣不僅可